中小型企業OA軟件系統建設及其開發利用措施研究

摘 要：OA軟件系統作為一種信息化技術手段，對現代辦公具有重要作用。文章主要研究了中小型企業OA軟件系統建設的應用價值，經研究發現，OA軟件系統可以輔助員工進行數據的規范填寫，有效控制企業運行成本的非必要消耗。基于此，提出了中小型企業OA軟件系統開發利用措施，以期為企業管理提供參考。

關鍵詞：中小型企業;辦公自動化;建設;開發利用

引言

OA軟件系統即辦公室自動化軟件系統，是基于現代網絡通信技術和PC機設備而形成的一種新的辦公方式。OA軟件系統可以代替辦公室職員完成一些重復性業務活動，能夠實現最大限度地提高工作效率，同時還能保障工作質量。

一、中小型企業OA軟件系統建設的應用價值

（一）減輕工作人員負擔

中小型企業職員基于OA軟件系統進行數據的規范填寫，可以保障數據信息的便捷化查詢。OA軟件系統中，企業經營活動相關的電子表單可以按照關鍵字進行自動化檢索。并且OA軟件系統針對錯誤填寫或者漏寫的表單信息，會向用戶提示操作失誤[1]。除此之外，OA軟件系統還能實現永久性保存，減低工作人員的業務負擔。

（二）降低企業運行成本

中小型企業使用OA軟件系統后可以實現無紙化辦公，從辦公材料消耗、人工成本等方面縮減運行成本。OA軟件系統會推動中小型企業電子化辦公建設，所有的文件審批和打印、發放都可以在線上完成。文件檔案只需要經過掃描上傳就能通過OA軟件系統進行線上閱覽和流轉下發。OA系統不僅操作簡便還能減少打印費用，有效控制企業運行成本的非必要消耗。

（三）提升內部工作效率

OA 軟件系統輔助下的業務流程審批方式更為簡單，并且在線上審批過程中，辦公室職員可以在申請節點完成規范填寫，減少咨詢和查詢流程。OA軟件系統的流程圖查閱板塊還支持在任意節點上顯示，很大程度上縮減了工作人員詳細觀察審批路徑所需的時間。同時，基于OA系統的線上審批不需要申請人將紙質表單送往院區，審批活動不受時間和空間的限制，進一步提高了辦公室工作效率。

二、中小型企業OA軟件系統開發利用措施

（一）模式選擇

中小型企業開發OA軟件系統時需要滿足以下幾個需求：第一，OA軟件系統要選擇具有一定移植能力的，不會對企業固有的網絡設施和系統產生影響，或者需要企業硬軟件進行大范圍改造[2]。第二，技術人員要根據OA軟件系統設計其專用的應用服務器，以及數據庫服務器，對OA軟件系統的數據管理和日常辦公事務處理進行優化。第三，企業要構建穩定的網絡系統，防止企業內外交流出現數據誤差、網絡不穩定等情況。同時，企業要配置開放性基礎網絡服務，避免網絡信號分流影響OA 軟件系統運行環境。第四，OA軟件系統的設計開發要滿足市面上多數網絡協議的要求，并且能夠符合中小型企業內部網絡結構的需要，為業務對接創造有利條件。第五，OA軟件系統的操作界面設計要簡單明了，兼顧便利性、美學性和實用性，從而降低OA系統內部推廣應用的難度。

（二）軟件設計

根據中小型企業生產經營的特點，建議將OA 軟件系統的結構體系設計成三層結構：數據儲存層、業務層和WEB表示層。其中，在數據存儲層選用Mysql 數據庫，在此基礎上增添Model層，以此提高數據庫技術和對象技術之間的適配性。針對OA軟件系統的功能模塊設計上，企業可以結合自身日常經營管理的實際需求進行配置。例如，企業根據業務范圍配置前后臺管理模塊，針對OA軟件系統的操作、演示好后臺管理進行專項管理，增強企業管理流程的安全性。另外，企業還可以向基于OA軟件系統設計的公告系統融入論壇系統，支持用戶在該系統中瀏覽各類主題活動，為員工、合作對象和目標客戶群體提供深入了解企業相關信息的機會。

（三）權限管理

中小型企業基于OA軟件系統設計用戶身份并設置相關權限，通常需要與企業的管理架構相適配，對用戶的訪問權限、執行權限及功能權限進行劃分。所以企業要基于OA軟件系統的用戶身份的設計標準，按照用戶的工作范圍、崗位特點和工作權限調整其使用OA 軟件系統的權限。例如，OA軟件系統的數據處理權限一般包括：數據和檔案錄入、數據瀏覽與下載、數據修改與刪除等權限。企業基層員工賬號的OA軟件系統使用權限一般在固定范圍，管理層則擁有數據下載、OA軟件系統管理等多項權限。因此，企業要進一步完善OA軟件系統的用戶權限設置板塊，對管理層同等職位的用戶，要求對用戶權限修改時需要獲得兩個以上的同級管理人員或高層管理人員的許可。

結語

綜上所述，OA軟件系統可以發揮提升管理效能和協作辦公能力的作用，有利于提高企業員工辦公的工作效率。因此，中小型企業要結合自身發展設計和構建OA 軟件系統，進而推動企業內部經營生產的信息化建設，不斷提高企業管理水平。

參考文獻

[1]周積，吳豐銘，楊小劍，朱建平. 一體化協同辦公OA系統的架構分析[J]. 電子技術，2022，51（01）：128-129.

[2]張振. 淺談中小企業中OA系統的設計及應用思考[J]. 數據，2021，（11）：65-67.

作者簡介：劉曉東，男，1968年1月21日;江西宜春;漢;大專;信息技術技術開發。方向：企業管理類軟件開發運維。