大數據背景下機關單位檔案管理工作創新探析

王瑋

摘 要：隨著云時代的到來，大數據覆蓋了現代人的生活與工作。機關單位檔案管理一直是工作中的重中之重，計生檔案管理、黨群服務等已開始進入信息化辦公模式。本文分析在大數據背景下，對大數據技術在機關單位檔案管理中的作用、存在問題及創新展開分析，望能為相關工作提供參考。

關鍵詞：大數據技術;機關單位;檔案管理;創新

近年來，事業單位職能的轉變，其檔案管理制度、工作人員結構等改變明顯。檔案管理會隨著時代的發展而調整管理模式，體現了可持續發展的理念。機關單位檔案管理是存放政府信息的重要載體，隸屬于公共管理的重要部位[1]。大數據快速發展，在人們工作、生活中應用廣泛，因此機關單位也需對檔案管理做出調整，提升工作效率，保證保存信息的安全。

1大數據基本含義及技術特點

大數據技術通過計算機設備將信息咨詢虛擬化存儲使用，將信息技術作為依托，從而實現信息資源共享[2]。近年來，我國科技發展快速，大數據的分布式數據挖掘和分布式處理已取得十分顯著的進步，通過分析以往數據，對未來各項工作的可行性做出評估，及時發現漏洞，給機關單位制定未來發展方向提供參考。其特點主要表現在兩個方面，一方面是載體虛擬化，另一方面是效率化。前者在當下多媒體設備和計算機技術發展快速的背景下，使得大數據技術能夠廣泛用于各個領域，有效提升管理效率，避免浪費資源。大數據載體虛擬化功能是將信息轉換成為虛擬信號，從而提升傳輸速度。大容量計算機能夠同時處理此類虛擬信號并將其存儲至服務器光盤和磁盆上，經處理后的數據其準確度更高，且涵蓋的范圍更廣。與紙質化管理不同的是，可以省去大量數據整理的步驟，借助多媒體設備或是利用計算機載體方能完成，體現了大數據技術虛擬化特性[3]。而后者提示快速是信息技術的明顯優勢，大數據可在計算機內部快速處理各項數據，與人工整理相對比明顯更快。科技的快速發展也使得信息數據處理精確度更高，信息檢索能力也在不斷地強化，能夠將同一特征的信息進行整理，方便查閱者查閱。大數據還能夠使得塵封已久的信息被利用，實現有效傳輸。當下社會，掌握信息就意味著掌握部分有效資源，滿足自己的需求，同時也是社會進步的表現，檔案信息在數據平臺上傳輸開始向著多樣化的方向發展。檔案資源使用效率增高，在一定程度上加快機關事業單位管理工作的發展，對提升機關單位管理效率有積極作用。

2大數據技術在機關單位檔案管理中的作用

2.1有效促進機關單位改革轉型

科技帶動社會發展，機關單位改革轉型已成為必然趨勢。研究表示，機關單位檔案管理為其發展決策、業務開展提供重要根據。但傳統的檔案管理、保管、分析，在工作效率和信息利用率、準確率上已經失去優勢，難以滿足機關單位檔案信息利用的需求，尤其是對于內容繁多、信息量大且時間跨度較大的檔案信息，傳統檔案管理方法無法實現信息分析，阻礙機關單位的發展。而通過大數據技術，海量信息也能夠輕松轉化為所需的專項分析結果，為機關單位及時提供有效的信息參考，促進其不斷改革發展。

2.2充分利用檔案管理信息化的作用

在傳統檔案管理中，機關單位使用的是傳統紙質檔案管理方法，此類管理方式對存儲空間、濕度、溫度均有較高要求，容易造成資料損壞，紙質保障難度高，導致檔案管理工作量大。大數據支持下實現電子檔案管理，建立檔案數據庫，為機關單位檔案管理工作提供了更多的基礎及實踐經驗。

2.3能夠滿足檔案存儲信息化需求

我國社會經濟的快速發展，機關單位工作量日漸增加，檔案數量巨大，同時檔案類型和信息化程度也越來越復雜，增加了檔案管理工作難度。此時，利用大數據技術能夠使得電子檔案數據庫的建設更為完善，強化信息數據分類，可以更好掌握隱藏信息，幫助檔案數據實現最大化，能夠為群眾提供優質服務，促進社會。

3機關單位檔案管理工作存在問題

一方面，服務觀念過于傳統，例如較多計劃生育工作對大數據技術認識不多，對如何使用移動檔案，如何利用互聯網技術提升工作效率等缺乏研究。另一方面，工作人員應定期接受培訓，部分計生檔案管理部門的人員知識面受限，精通信息技術和檔案管理的人才較為缺乏，加上此類基層部門的待遇普遍不高，這也導致了一直難以引進高素質人才或是造成人才流失的重要原因。另外，服務方式單一。查閱國外檔案管理服務相關文獻發現，檔案管理觀念開放，能夠為每位來訪者服務，其檔案館或藏館均是開放的。針對于公共較為關注的檔案館藏，開放時可擴大宣傳范圍。而美國則是利用公共網絡實現檔案數字化戰略，哪些展開數字化管理還經網站征求民眾的意見，國外的部分經驗有一定的借鑒意義。

4大數據背景下機關單位檔案管理工作創新

4.1轉變檔案管理工作理念

大數據時代的到來，機關單位對檔案管理提出更高要求，傳統的檔案管理已難以滿足機關單位的使用需求，在檔案管理工作創新過程中需從工作觀念轉變，從機關單位實際需求出發，尋求突破口，由被動服務轉變為主動服務。另外，有部分機關單位在檔案管理中有保密的要求，僅有部分人有權限查看，這對檔案管理工作帶來了一定的阻礙。在大數據時代下，應該及時改變此類觀念，針對機關單位中較為基礎的檔案信息，可以考慮公布，提升檔案管理服務質量，若為機密文件就要妥善保管，預防信息外泄。例如，在計劃生育工作及黨群服務中心中，培養相關部門工作人員的“互聯網+”意識，利用移動互聯網創建計生檔案APP、檔案微信公眾號等，頁面設計有檔案館簡介、檔案信息資源或館藏特色、網上查檔等功能，摒除傳統思維，大膽嘗試新的服務方式。

4.2強化機關單位檔案管理工作的技術創新

現階段，機關單位檔案管理遇到的問題是檔案信息利用率普遍較低。檔案管理其目的在于能夠更好地利用檔案信息，發揮其更大的利用價值，但目前檔案信息利用效率不高，這也導致了機關單位檔案管理工作一直不被重視。為了能夠解決利用率低的問題，需充分發揮機關單位檔案管理工作的職能。應重視大數據技術的應用。

4.2.1大數據的云存儲，能夠實現資源信息共享

依靠大數據技術，機關單位作為目標，建立高效的云檔案管理系統，機關單位檔案管理的數據錄入其中與之相連接，實現數據備份管理，另外能夠對檔案數據信息實現共享和使用，很多程度上能夠提升機關單位對檔案信息數據的使用。而此類檔案管理主要用于基礎性的檔案信息資料，針對機關單位保密性較高的檔案資源需單獨做保存。例如生育服務管理方面，能夠有效實現生育的利益社會在不斷地發展和進步，計生服務工作人員理念也發展了很大的改變，不僅要推進計生服務工作的發展，另外還需實現計生利益。例如以往我國針對獨生子女的家庭有照顧政策，此類均需要核對檔案，因此檔案在此發揮了重要的作用。計生服務工作期間檔案管理是重要緩解，關乎到計生服務工作質量與效率的同時，對推進社會進步與發展也至關重要。檔案管理的實施便于相關部門獲取計生檔案信息，為廣大群眾提供便民服務，能夠保證計生相關動態信息及時傳達，大幅度提升群眾的生活質量，建立檔案信息的同時向群眾宣傳計生服務相關政策。

4.2.2通過云計算，提升檔案數據分析計算效率

機關單位對檔案管理信息的處理過程中，主要是使用其儲存功能，整理資料后獲取相應的統計分析數據，對機關單位工作進行指導。因此，能夠幫助工作人員高效處理工作，利用云計算技術，在較短時間內獲取正確、有效的數據，滿足使用者的更高需求。近年來提出虛擬化檔案管理資源，例如在計劃生育檔案管理數字化板塊中，提升加花生與檔案管理的虛擬化程度有助于集中管理服務資源，這對于服務器管理效率的提升意義重大，便于長期保存計劃生育檔案資料。虛擬化計劃生育檔案能夠減少存儲空間，節約管理成本[4]。在虛擬化資源模式下，計劃生育檔案資源能夠建立與公共信息平臺間的關聯，提升檔案資源的共享性，利于促進檔案管理工作的實施。計劃生育檔案資源的共享特點的是目前檔案管理重大革新。計劃生育檔案管理經計算機技術能夠提升檔案檔案管理價值，通過檔案軟件、數據庫管理程序，使得傳統文本向著數字化檔案管理轉變，這對于豐富計劃生育檔案管理功能有著十分重要的意義。另外，計劃生育檔案管理使用智能檢索技術，提升資料信息的檢索效率。加密技術有助于保障檔案資料的安全，滿足計劃生育檔案管理的保密性。數據歸檔技術的使用能夠減少檔案管理人員工作量，節省資源成本。

4.2.3強化機關單位檔案管理服務創新

大數據背景下，機關單位檔案管理創新需從服務上尋求突破。考慮到使用者的需求，使用者查閱資料時，經搜索功能搜索需要的資料，通過大數據技術可以在較短時間內的完成檢索，獲取想要的資料，檢索效率提升。而實際操作過程中，機關單位檔案管理有大量的數據信息，為了使用者能夠短時間內獲取有效信息，機關單位構建數據模型，對儲存數據信息做分類、歸類或是相關性分析，促使錄入的數據更為精確，使用多樣化算法，提升數據檢索的精確性[5]。其優點有以下兩點，一方面，能夠有效推進計劃生育事業的發展。我國人口龐大，對計生服務工作也提出了更高要求，做好檔案管理工作很有必要，直接關系到人們的生育健康，提升計生服務水平，還能有助于推進計劃生育事業的發展。實施人口計劃生育目的是控制人口出生率，近年來，隨著人口老齡化社會的發展，國家鼓勵二胎、三胎，人們優生優育的觀念增強，對計生服務的要求也越來越高。工作人員也應轉變工作方式，確保檔案管理質量，促使人口計劃生育事業的發展。另一方面，推進計生服務工作。計生服務工作的實施需與群眾保持緊密關系，盡可能為廣大群眾謀取福利。這對于計生服務工作而言，檔案管理起到十分關鍵的作用，做好檔案管理利于推進計生服務工作的實施。另外，為推進檔案管理工作的開展，計生服務工作人員深入群眾內部，了解其需求，盡可能滿足群眾的實際需求，維護其權益，為計生部門維持良好形象，順利開展計生服務工作。

4.2.4強化機關單位檔案管理安全創新

機關單位有大量的信息屬于涉密信息，針對該類信息，存儲管理要做好加密防護。互聯網的應用，并不能保證完全安全，極有可能會受到外界某些病毒的攻擊，泄露涉密信息，這會給機關單位帶來極大的負面影響。因此檔案管理的安全工作也要給予重視，不斷地更新安全管理系統，提高檔案管理安全性。另外，可從制度上約束檔案管理人員的行為，強化其保密意識，降低內部工作人員造成檔案管理安全隱患。另外提升計算機系統安全防護等級，設置安全防護軟件系統，提升檔案管理安全性。另外，整個檔案管理創新，離不開專業檔案管理人才，因此要重視人才引進，強化人員培訓，推動機關單位檔案管理的健康發展。計劃生育檔案情報管理涉及較多的信息治療，要不斷地提升檔案管理信息化和數字化水平，利用計算機網絡咨詢提升數碼技術的應用效率。通過計算機網絡咨詢等功能，及時更新計劃生育檔案相關信息，擴大計劃生育檔案管理有效性。同時要求參與計劃生育檔案的工作人員要具備良好的職業道德，秉持客觀、嚴謹的工作態度參與信息管理。也有研究表示[6]，能夠為國家干部任免提供根據，我國社會經濟發展快速，計生服務工作社會地位提升明顯，干部任用也是計劃生育中的重要組成部分，檔案管理與計生服務關系緊密。干部人員的選拔，要求每位提名者需符合計劃生育政策，積極維護國家利益，針對違反計劃生育政策的干部人員要撤職。檔案管理也便于相關審查人員了解計劃生育落實情況，可見計劃生育檔案管理至關重要。

5小結

大數據背景下，機關單位內外部環境均對檔案管理提出了更高的要求，要求滿足各方面的使用需求，另外還需強化機關單位檔案管理的創新性。結合自身部門的實際情況，實施創新工作可以從理念、技術、服務等方面入手，建立一個更符現代環境的現代機關單位檔案管理工作體系。

參考文獻

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[3]吳佳怡，李芳麗.從數字化到數據化的變革之路——大數據背景下檔案管理工作創新路徑研究[J].湖南科技學院學報，2021，42（2）：124-126.

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[6]劉芬.加強“三化”建設 提升檔案管理科學化水平[J].科技視界，2020（32）：127-128.