事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

陳磊

摘 要：本文針對事業單位檔案管理工作活動開展的過程中存在的問題與解決措施進行了研究，針對當前事業單位檔案管理存在的問題進行分析，從而有針對性地提出解決策略，以此來推動事業單位檔案管理工作活動的開展，希望能夠有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;創新

事業單位是我國設立的服務型機構，在整個社會時代發展的過程中，具有重要的管理職能和任務。在時代發展背景下，需要對行業的發展進行詳細的記錄，以此來促進工作效率的提升，事業單位在管理工作活動開展的過程中，檔案管理工作具有十分重要的作用。在管理過程中，要采用科學的檔案管理的方式，對相關的信息和內容進行記錄，以此來為今后工作活動的開展奠定堅實的基礎[1]。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

1.管理者缺乏專業知識

當前，隨著信息化時代的發展，為事業單位整項工作的開展帶來了巨大的挑戰，所以相關檔案管理工作人員必須要不斷提升檔案管理專業技能，同時還要積極的學習各類信息化操作模式，有效地促進自身能力的提升，以此來為整個檔案工作的發展起到推動的作用。但是通過分析當前的實際情況來看，很多工作人員缺乏專業的技能，對于檔案管理知識內容了解相對較少，進而導致整項工作活動缺乏規范性和科學化。在工作活動中，存在檔案交接問題的時候，部分工作人員缺乏專業性對工作缺乏了解，導致整個管理工作，在一定程度上受到了阻礙，不利于工作的推進。

2、管理理念相對落后

在整個工作開展的過程中，必須要積極的創新，檔案管理工作的思路和發展的方向，對于當前的管理系統進行積極的改革和創新。我國在檔案管理工作開展的過程中，經歷了很長時間的發展，形成了一套固有的檔案管理的理論以及經驗和方法，并且形成了具有特色的檔案管理工作體系。面對當前時代的發展，傳統的檔案管理模式已經不能夠適應當前信息技術環境，我國在事業單位檔案管理工作過程中雖然有了一定的創新，但是仍然處于初級的狀態，在整個創新的過程中存在很多的問題，同時也受到了各種各樣因素的制約。與此同時，相關的工作人員在整個過程中并沒有樹立很強的責任意識，管理工作不到位，這就導致創新檔案管理工作的進程十分的緩慢，要想進行工作的創新，就必須從工作實際開始，找準在整個過程中存在的問題，以此來為檔案創新工作奠定堅實的基礎。

3、檔案管理方式相對落后

通過當前的調查情況來看，當前很多事業單位軟件設施相對較差，檔案管理的檢索效率相對較低，一些單位甚至將一些雜物擺放在檔案室。很多單位檔案室并沒有配備專門的電腦和打印機，相關防火防潮的措施缺乏。在檢索相關檔案的過程中，仍然采用人工翻手的方式進行查找，管理的效率十分低下。在整個管理的活動中，對于收集歸檔的工作積極性很低，由此導致信息管理的不完整和不及時，上述的種種問題造成了檔案利用率相對較低，并且影響了檔案管理的質量。由于所采用的方式不夠現代化在這項工作活動開展的過程中，浪費了人力，物力以及時間成本[2]。

二、事業單位檔案管理工作創新策略

1、加強在崗人員信息素質的培訓

加強檔案館員信息素質的培養，將重點放在檔案館員的培訓工作方面。面對當前時代的快速發展，在崗工作人員的技能必須要不斷地更新，所以相關部門也要有針對性地展開培訓工作，這樣才能夠讓已經在崗的工作人員更好地適應現代化的需求，可以開展階段性的培訓活動，不影響在崗人員的基本工作，同時也可以將整個培訓工作放在整個日常工作上，只有這樣才可以提高檔案館員的綜合能力，更好地對用戶進行服務。對檔案管理工作人員進行培訓的過程中，必須要有明確的培養目標，只有正確的目標的指引才能夠更好地推動工作的開展。必須要培養復合型的檔案管理人員，除了具備相對較強的理論知識能力之外，同時還要不斷地提高實踐操作的能力，要具備經濟管理，行政管理等不同方面的能力，只有這樣才能夠更好地推動工作的開展保證管理工作的質量[3]。

2.樹立高度檔案管理意識

在整個工作活動開展的過程中，必須要認真貫徹落實各類方針政策，嚴格的推動工作活動的開展，要積極地樹立檔案管理的意識。在事業單位內部進行總體的統籌和規劃，重點概括檔案管理的具體工作內容，各個部門之間相互的進行溝通和交流，做好合作方面的工作，以此來創造全員檔案管理的意識。提升對該項工作的重視程度，鼓勵工作人員積極的配合檔案管理工作人員工作的開展，同時要將內部所有的資源充分的調動起來，只有這樣才能夠確保檔案管理效率不斷地提升。

3.創新檔案管理模式

面對當前發展的背景，信息化時代改變了我們生活的各個方面，所以在開展檔案管理工作活動中也要結合信息化技術，不斷創新檔案管理的模式，對傳統檔案管理的方式有效地進行轉變，以此來提升信息化管理水平。在整個過程中，相關部門要給予檔案信息化管理足夠的資金作為支持，將完整的事業單位方面的信息，能夠通過信息庫的方式進行收集，以此來提升檔案的利用效率。從另一方面來看，在建立新型檔案管理模式的過程中，要做好安全管理工作，尤其是檔案網絡信息庫的內容，加大安全管理工作活動的開展避免非法入侵現象的出現，以此來有效地保證整個內部的信息安全。除此之外，還必須要做好監督和管理機制，將涉密管理工作做到實處，加強信息化檢測監督機制管理活動，采用內部外部監督相結合的方式，不斷提升管理活動的有效性[4]。

總而言之，事業單位在日常管理工作活動開展的過程中，必須要認識到檔案管理工作的重要性。當前，隨著社會經濟時代的快速發展和進步，事業單位在內部改革不斷地進行，所以內部工作人員也必須要認識到檔案管理的重要性，對工作模式進行科學的優化，保證正向管理工作能夠更加科學規范，有效地提升管理的效率。在具體管理活動中，相關工作人員需要結合當前實際的工作情況以及工作過程中的需求，開展多個角度分析，能夠讓檔案工作不斷提升科學性和合理性，充分的發揮出檔案的作用，以此來提供更好的服務。

參考文獻：

[1]魏文婷.現代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中國市場，2019（02）：131-132.

[2]王 巖.提升事業單位檔案管理信息化建設的措施分析[J].現代商貿工業，2018，39（16）：65-66.

[3]鐘群蓮.強化事業單位檔案管理的有效措施分析[J].辦公室業務，2018（09）：79+94.

[4]李秀玲.淺談事業單位檔案管理的現狀及改進方法[J].蘭臺世界，2018（S1）：64-65.