從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理

張曉華

摘? 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭日趨激烈。企業(yè)之間的競(jìng)爭歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭。加強(qiáng)企業(yè)人才管理體系建設(shè)是企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理是人事管理的中心環(huán)節(jié)和最重要的環(huán)節(jié)。它提供了各種能力的可靠信息，反映了能力的綜合性，對(duì)人才選拔和培養(yǎng)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人事;信息管理;措施

1企業(yè)干部管理信息化建設(shè)的意義

1.1推進(jìn)人事管理現(xiàn)代化

在強(qiáng)大的信息時(shí)代，只有不斷挖掘信息資源，將其價(jià)值應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理，加強(qiáng)人事檔案的計(jì)算機(jī)化建設(shè)，將低劣的工作轉(zhuǎn)化為靈活的流程，才能極大地提高企業(yè)人事檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，推動(dòng)企業(yè)按照現(xiàn)代潮流發(fā)展。

1.2促進(jìn)企業(yè)人事檔案共享

在信息共享的新時(shí)代，人事檔案管理領(lǐng)域的信息流管理已成為一種趨勢(shì)，它將克服傳統(tǒng)人事檔案“紙面”管理在收集、處理和分析方面的不足，確保快速、全面、準(zhǔn)確地獲取全面、多樣的人力資源信息，能力、個(gè)人發(fā)展、績效等方面，共享人事檔案，提高檔案利用效率，有效促進(jìn)資源共享進(jìn)程。

1.3方便獲取個(gè)人數(shù)據(jù)

一般來說，傳統(tǒng)的檔案檢索需要很長的時(shí)間，但是個(gè)人檔案的管理可以保證快速、準(zhǔn)確地獲取各種檔案。數(shù)字和電子處理極大地促進(jìn)了文件的檢索，無論通過計(jì)算機(jī)集成可以簡化多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)，訪問個(gè)人文件中包含的數(shù)據(jù)也很方便。

2新時(shí)期員工信息檔案管理存在的問題

2.1無知和缺乏關(guān)注

目前，一些企業(yè)對(duì)干部管理重視不夠。在建設(shè)和發(fā)展過程中，許多企業(yè)注重國內(nèi)業(yè)務(wù)發(fā)展和科技創(chuàng)新，而人才在企業(yè)建設(shè)和發(fā)展中的作用還沒有形成正確的思維定勢(shì)。企業(yè)用于人事檔案管理的人力、物力、財(cái)力資源不多，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部人事管理不完善。由于對(duì)思想認(rèn)識(shí)不足，檔案管理的發(fā)展受到限制，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生了極其不利的影響。因此，企業(yè)要想成功實(shí)施員工信息檔案管理，就必須改變和更新觀念。

2.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后

據(jù)了解，在信息化環(huán)境下，企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問題。由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)不完善，企業(yè)搭建的檔案信息管理平臺(tái)存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。例如，在不完善的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中，人事信息記錄錯(cuò)誤、混亂，甚至重要人事信息的丟失時(shí)有發(fā)生。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不系統(tǒng)、不完整，檔案信息管理效率低下。同時(shí)，由于錯(cuò)誤記錄或混亂，一些人事信息被扭曲，這也不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。

2.3缺乏高素質(zhì)、全面的管理人才

目前，在人事管理領(lǐng)域，檔案信息化建設(shè)效率低下的問題主要在于缺乏高素質(zhì)、全面的人事管理人才。目前，我們還沒有意識(shí)到信息管理平臺(tái)在檔案建設(shè)中的重要作用，因此沒有重視信息管理平臺(tái)在傳統(tǒng)檔案管理中的作用。同時(shí)，在專業(yè)技能和素養(yǎng)方面，管理者缺乏信息技術(shù)專業(yè)技能，信息管理平臺(tái)的建設(shè)和實(shí)施能力相對(duì)較弱，導(dǎo)致企業(yè)現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在明顯障礙。

3人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1管理與信息化的結(jié)合

企業(yè)改革后，該單位人員不斷增加。這一現(xiàn)象也給人事檔案的管理帶來了很大的麻煩。文件的排序、歸納和重新查詢?cè)黾恿艘欢ǖ墓ぷ髁俊４藭r(shí)，如果繼續(xù)采用原有的人力資源管理方法，很不利于優(yōu)秀人才的發(fā)掘。可以采用信息處理方法來增加信息量。利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理速度，可以對(duì)檔案進(jìn)行信息管理，可以錄入和保存本單位的人事檔案，也便于后續(xù)審核。將文件信息輸入計(jì)算機(jī)還可以減少對(duì)原件的讀取，這也有利于原件的保存和保護(hù)。審核人員在查閱人事檔案時(shí)，也可以通過計(jì)算機(jī)直接查閱人事檔案。這種快速的信息管理方式優(yōu)化了企業(yè)人力資源管理，提高了企業(yè)人力資源的管理效率，使企業(yè)的人才得到合理配置，進(jìn)而優(yōu)化了管理機(jī)制。

3.2健全管理機(jī)制，完善人事檔案

隨著新鮮血液的流入，人才管理機(jī)制應(yīng)充分發(fā)揮其作用。企業(yè)應(yīng)更加重視管理部門，制定明確的人事管理規(guī)定，在會(huì)議上重新強(qiáng)調(diào)規(guī)定的要求，加強(qiáng)各部門與管理部門的聯(lián)系，要求各部門積極配合管理部門的工作，積極提交本部門成員的人事檔案，力求準(zhǔn)確、真實(shí)。管理部門在整理、收集檔案時(shí)，應(yīng)積極對(duì)檔案進(jìn)行審核，積極發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與有關(guān)部門溝通解決問題，努力提高人事檔案管理水平。

3.3加強(qiáng)人事檔案管理信息軟件的研發(fā)

為了推動(dòng)人事檔案管理逐步向信息化方向發(fā)展，必須建立信息化操作平臺(tái)，否則任何事情都無異于空談。在這方面，無論是人事檔案管理人員還是政務(wù)研究人員，在實(shí)際工作中都要致力于人事檔案管理信息軟件的開發(fā)，基于目前使用的各種操作系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)，建立相對(duì)科學(xué)完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿足當(dāng)代社會(huì)對(duì)政府人員檔案管理的要求。當(dāng)然，人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立除了具備管理、維護(hù)、新增、刪除、查詢、修改等基本功能外，還需要實(shí)現(xiàn)與其他政府資源的溝通與共享，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實(shí)可靠的人事信息。

3.4做好安全人員檔案管理工作

企業(yè)人事檔案是各種人力資源在企業(yè)發(fā)展中的集中體現(xiàn)。信息管理需要使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，存在嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)。如果企業(yè)人事檔案信息泄露，將影響企業(yè)的發(fā)展。在信息時(shí)代的背景下，信息泄漏已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)非常重要的威脅。因此，在企業(yè)人事檔案信息管理過程中，也需要做好安全管理工作，有效防止人事檔案管理中的安全漏洞。積極應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、檢測(cè)攻擊、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等多種計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，使企業(yè)人員檔案信息得到有效保存。

3.5加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)

對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)，在實(shí)際管理過程中，要確保人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。人事管理人員需要充分考慮相關(guān)資源的配置是否合理，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)的費(fèi)用，確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性和有效性。同時(shí)，加大投入，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力和技術(shù)裝備操作水平，備份相關(guān)人員檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息和設(shè)備數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，多方位保障人員信息檔案的安全。

4結(jié)束語

總之，企業(yè)只有不斷加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，才能使人事檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、高效，為企業(yè)人才管理和資源優(yōu)化配置提供重要的檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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