高校集約化辦公的現狀與實現

【摘 要】集約化辦公是高校綜合實力與管理水平的重要標志之一。本文從高校辦公中存在的問題進行分析，通過電子政務數據交換平臺的構建和對高校辦公人員的集約化安排來解決這方面的問題。

【關鍵詞】集約化辦公 數據交換平臺 人員的集約化

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）36-0052-02

一 高校辦公中存在的問題

中國高校的辦公信息化建設程度不斷提高，辦公信息化建設已全面轉向系統整合和業務發展的方向，但是客觀地講高校辦公的實際效果并不理想，還存在工作效率低下、資源過度分散、資源消耗量大等問題。另外，信息數據的應用水平較低，大量數據無法快速轉換為分析、決策信息，而僅僅停留在保存數據的狀態。因此目前無法通過辦公信息化全面實行對內考核、對外監控。

縱觀其原因，還是傳統的工作模式占了主流。面對面的請示、報告，逐層級的制發文件，電話、傳真的普遍低效運用。對新技術、新服務缺少與時俱進的對比和擇優。大量的信息孤島和流程孤島成為部門內部和部門之間的數據共享障礙、成為提高辦公效率的瓶頸。重復性工作和重復性人力、物力、財力投入屢見不鮮，資源內耗抑制著管理的提速。

二 高校辦公集約化的重要性

集約化管理包括人力資源集約化管理、財務集約化管理、物資集約化管理、資金集約化管理等，它的精髓就是集合人力、物力、財力、管理等生產要素，進行統一配置，并且以節儉、約束、高效為價值取向，目的是為了降低成本、高效管理、可持續發展。集約化辦公會使信息渠道更暢通，領導決策變得更迅速科學。集約化辦公能調動廣大教職工參與管理的民主性、積極性。

高校集約化辦公管理可以是啟用一個辦公系統以達到提高辦公效率和辦公自動化水平的目的，可以將各種具有固定程序的工作模板化，以便資源共享。如辦公系統中集中的大量的數據資源，行政人員信息、系部教師信息等，這些資源可以被高校其他信息系統所共享。

三 如何實現辦公集約化

1.進行電子政務數據交換平臺的構建

第一，集成辦公設備的配備。在設備的配備上，實行固定辦公與移動辦公集成，多功能集成的大集成方式，大幅度提高辦公效率和質量，有效減少設備的重復配置。如在集中辦公區域配置一臺多功能機，讓多套辦公設備成為一套設備，可以實現打印、復印、掃描、電郵一體化，可以通過授權實現使用的限制，不但便于管理，而且更加環保和節約綜合成本。充分應用集成設備，可以大幅度提高辦公效率，不但減少辦公勞動，而且使工作人員將更多精力去從事其他工作。

第二，有效整合分散異構的信息資源。采用SOA設計理念的數據交換平臺來靈活實現不同系統間的信息交換、信息共享及業務協同，提升信息化建設對業務和管理的支撐作用，進一步發揮應用系統和信息資源的效能。現在辦公自動化建設不再僅僅考慮信息安全加密、小系統優化改進的問題，而是全面向業務和系統整合方向發展（數據鏈跨區域、跨平臺方向發展）。信息共享數據交換平臺應該具備以下基本功能：格式轉換可視化配置；支持數源中的數據管理；支持全量同步；支持增量同步；支持同構和異構數據交換；支持內容過濾；支持格式轉換；支持遷移方式同步；支持同步交易記錄；支持同步報文規范；支持復制方式同步；支持主流的幾種數據庫，如Oracle、MySql、SqlServer；支持Windows Server、UNIX等操作系統。

第三，網絡通訊的實現。實行以網絡平臺辦公為主線，以其他形式為補充的雙線互補辦公模式，取代完全的傳統模式和雙線并行雙規模式，來提高網絡資源利用率。如用網絡IP電話取代傳統電話，從實踐來看，可節約通話費用的25%～60%；通過IP電話召開電話會議，有效避免了會議籌備等各項費用；利用網絡進行教育培訓，在時間、空間、費用上都擺脫了現場培訓的限制。我校在辦公活動中廣泛推行QQ群，對于一些重要的需要傳達的文件，辦公室工作人員可以將其上傳到共享文件夾中，供各部門使用，確保了信息傳達的及時性和準確性，避免了辦公室工作人員在部門之間奔走通知，同時也節省了費用。另外，我校還嘗試推進運用世界大學城這種網絡虛擬城市，把教師與學生聯系起來。運用Web2.0、Sns、Blog、Tag、Rss、Wiki等為核心，依據六度分隔理論、XML、Ajax等理論和技術設計并以網絡交互遠程教育為核心，是綜合了遠程教學、網絡辦公、即時通訊、商務管理、全民媒體、個性化數字圖書館等功能的一個既虛擬又真實的大學社區平臺，可以實現無紙化辦公，同時還在人員培訓等方面做了有益的推廣，并取得了令人滿意的效果。

2.對高校辦公人員的集約化安排

第一，加強配備專業技術人員。目前，大多數高校都自我開發軟件或購買成熟軟件，但無論是自我開發軟件還是購買成熟軟件，首先都要以建立和培養自己的技術隊伍為前提，有些高校由于缺乏自己的技術人員，在辦公自動化運行中可能會遇到一些不能及時解決的技術故障，影響了人們對它使用的熱情，那么辦公自動化就很難得到推廣應用。其次，根據工作特點、崗位職責等屬性，適當實行不同部門員工組合辦公、員工與領導配合辦公，形成大體系、大集體的辦公格局，形成辦公的新模式。這樣不但降低了能源消耗量、提高資源利用率，而且解決了以往各個部門間、不同員工間工作聯系不便、管理分散的問題，也大大提升了協調、管理和監控的工作質量，促進工作效率和工作作風的提升和改善。

第二，實現學校教師技術人員和管理人員的全員培訓。教職工的素質、態度、積極性等非技術因素對辦公集約化能否正常運行影響很大。辦公室工作人員要以平等、客觀的心態，從多渠道獲取信息，然后對信息進行科學加工和處理，提高信息的真實性和權威性。發送信息時，要以正確、清晰、適量為原則，選擇恰當的傳遞方式，使信息接收者可以正確接收信息，為學校的發展和建設服務。

四 結束語

通過構建數據交換平臺的方式進行信息共享、交換，不但能減少辦公系統的重復開發，減少人力物力浪費，而且也能大大提高工作效率，縮短統計、查詢時間。高校實施辦公集約化，不僅是學校信息化建設的必經階段，更是高校綜合實力與管理水平的重要標志之一。因此，這是一項基礎性的長期工作，人們需要在思維“管理”等方面經歷一次深層次的全面轉變，將辦公集約化系統廣泛應用到高校管理的實際工作中，進而有效整合學校資源，提升管理水平。

參考文獻

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〔責任編輯：龐遠燕〕