高校檔案行政管理模式存在的問題與應對策略

文/濟南市企業服務中心（濟南市行政審批綜合保障中心） 呂秋儀

行政檔案管理是高校行政工作中重要的組成部分，掌握著高校所有部門和教職工以及學生的檔案，這些檔案對高校穩定發展有著積極的影響，所以，應重視和關注檔案行政管理工作。當前，各大高校的規模在不斷拓展，學生與教職工數量以及各項工作隨之增加，在這一背景下，高校的檔案內容與數量會增加，以往傳統的檔案管理模式已經難以適應當前高校的發展需要。因此，需要深入分析高校現行檔案行政管理存在的問題，并運用行之有效的對策加以解決。

一、高校現行檔案行政管理存在的常見問題

（一）尚未形成檔案管理制度。因為個別高校領導不重視檔案管理，檔案管理制度不健全。高校檔案管理如果沒有有效的管理制度來保障，那么檔案管理人員就不會重視檔案管理工作，工作的積極性與主動性也會隨之降低，甚至在檔案管理過程中存在應付心理，經常消極對待工作。另外，檔案管理人員的離職與升遷以及部門更換都缺少明確的規定，不知道哪些檔案資料需要移交，也不清楚應該移交給誰，甚至單純地認為工作中形成的檔案屬于個人，最后這些檔案的歸檔不了了之。針對剛剛入職或剛接手檔案管理的工作人員來講，他們一方面想要將檔案管理工作做好，但另一方面又無從下手，不知道該如何進行。如果檔案管理人員長時間努力而沒有結果，那么他們就會出現懈怠工作的心理，進而降低檔案管理的有效性。

（二）檔案管理人員業務知識欠缺。針對新時期高校檔案行政管理工作來說，完善且健全的檔案行政管理制度體系十分關鍵和重要，但目前個別高校沒有構建和形成完善的檔案管理制度體系，這就造成檔案管理人員很難依照相關制度來開展工作，并且導致檔案管理工作人員認識不到檔案工作的重要性。另外，由于檔案工作基本上由兼職人員來完成，那么他們難以準確分辨哪些檔案需要歸檔哪些不需要歸檔，并且歸檔的范圍也不清晰，導致行政檔案通常較為零散，有的是文字檔案，有的是圖片檔案，還有的是實物檔案，不同的檔案其歸檔方式并不相同，在檔案管理人員業務能力和業務知識較為欠缺的背景下，都會造成檔案歸檔不規范。另外，檔案歸檔時間與歸檔內容的要求也不盡相同，存在較大的差異，但因為檔案管理人員的流動性較大，在工作交接時沒有積極做好這項工作，同時因為兼職人員的存在，難以顧及到一些細致的工作內容，甚至不熟悉業務知識，導致難以管好檔案。

（三）檔案沒有得到全面且充分利用。高校檔案行政管理只有做好檔案的歸類和匯總，這樣才可以確保檔案在使用階段發揮出自身作用，但因為沒有做好檔案管理工作，導致檔案在未來需要使用時難以及時有效地提供相關檔案資料，并且查找十分困難，甚至部分檔案缺失。例如年度總結與評定優秀教職工時都缺少檔案支撐，進而出現臨時抱佛腳或東拼西湊的現象。這一問題出現的主要原因是兼職檔案管理人員只是為了完成歸檔任務，并不會重視檔案是否有利用價值，也不會對檔案進行妥善管理和細致分類，甚至錯誤地認為檔案管理工作可有可無。

二、高校檔案行政管理問題的對策

（一）健全檔案管理制度體系。在高校檔案行政管理工作中，健全檔案管理制度體系是提升檔案管理工作質量和效率的重要措施，檔案及時歸檔且統一分類以及全面匯總可以保障檔案管理的完整性與規范性。在構建檔案管理工作機制的基礎上，還需要進一步明確檔案收集、保管、借閱制度，同時，需要制定流程與工作表格，這樣的方式不僅可以保障檔案管理工作有章可循，還能夠促進檔案管理的科學化。另外，高校應適當增加檔案管理資金的投入力度，使檔案存放環境更加充足，還可以購買相關設備，如打印機、復印機以及掃描儀等，這樣既可以做好檔案管理工作，還能夠提高檔案管理工作效率。同時，需要完善檔案信息化管理制度體系，將管理重點放在電子文件管理過程中，并且保障電子文件檔案管理工作落實到位。在此過程中，檔案管理與電子政務應接軌，保障檔案為學校與社會提供服務。

（二）穩定隊伍，提升檔案管理人員的業務素養。針對剛接觸高校檔案管理工作的人來說，因為他們缺少相應的工作經驗，難以將檔案管理工作細致做好。在時代快速發展的背景下，高校檔案行政管理工作需要創新和優化。因此，新入職的檔案管理人員需要對其進行崗前業務知識培訓，確保其快速熟悉和適應檔案管理工作流程。另外，針對在崗檔案管理工作人員，在對其開展知識業務培訓與設備使用培訓的基礎上，還應為他們提供交流平臺和學習的機會，不定期開展交流會，這樣既可以讓檔案管理人員互相學習，同時還可以實現共同提高的目標。穩定檔案管理隊伍也十分關鍵，規避頻繁更換工作人員的現象。如果需要更換，則應做好檔案管理交接工作，避免檔案資料出現丟失的現象。

（三）科學且充分利用檔案。檔案管理工作開展的最終目的是全面利用檔案，保障檔案為教學與科研等提供信息，并且為高校領導提供決策依據，最為重要的是能夠為高校發展提供檔案信息。在過程中，想要提升檔案的利用效率，需要著重培養檔案工作人員的利用意識與分享意識，且不可將歸檔之后的檔案當成收藏品，應全面分析、匯總檔案資料，構建完善的借閱制度流程，及時發布相關檔案信息。另外，檔案管理人員需要具有較強的安全意識，優化檢閱與歸還制度體系，這樣才可以有效收回檔案資料。

三、高校檔案行政管理模式的創新思考

在高校檔案行政管理工作過程中，應廣泛運用現代化科技。例如將信息化技術運用到檔案行政管理中，借助信息技術來促進檔案管理工作效率與質量的提升，這是促進高校檔案行政管理的重要方式。其一，需要強化檔案信息化軟硬件建設水平。高校檔案行政管理工作的開展，想要通過信息化技術來促進工作效率的提升，需要強化檔案信息化軟硬件建設水平，其是信息化檔案管理工作開展的支撐。在此過程中，需要配備檔案管理工作站，將照相機、攝像機、掃描儀和計算機等硬件設備配備齊全。同時，還需要開發與應用軟件設施，需要選擇適合本校檔案行政管理的軟件，然后將其與校園網進行融合，這樣就可以全面實現檔案信息資源的共享；其二，應依照信息化管理規則與信息化管理標準來開展高校檔案行政管理，為進一步方便查詢與使用數字化檔案，檔案采集、整理及調閱等各項環節都需要依照信息化標準來進行編碼。同時需要注意的是，計算機中的編碼格式應與終端機運用軟件相匹配，原始檔案信息目錄應與計算機電子檔案的目錄統一，進行一對一編制，這樣的方式不僅有利于降低故障率，還能夠保障檔案信息儲存單元化目標的實現，重要的是有利于檔案數據庫的拓展。另外，計算機電子檔案的儲存和備份系統需要與主系統分別放置，以免出現同時損壞或丟失現象；其三，在5G時代，網絡技術呈現出快速發展態勢，在這一基礎上出現了諸多非法網絡人才。因此，為進一步保障高校檔案的完整性與安全性，需要強化檔案安全管理意識，同時充分明確檔案信息化管理過程中可能會出現的風險，促進檔案管理人員信息化管理操作的規范性與系統性。此外，高校檔案行政管理需要引入專業能力較強的網絡人才，這樣就可以提升檔案信息化管理的安全性。專業管理人員應定期對系統更新檢查，安裝防火墻和設置登錄權限，在這種安全的環境中，可以規避檔案盜取或檔案非法篡改的現象。同時，高校還應進一步完善和優化信息化檔案管理細則，將管理責任落實到位，保障檔案信息的安全性。

四、結語

綜上所述，在社會快速發展的背景下，人們的思想觀念不斷改變，對檔案的重視度隨之提升。針對高校檔案行政管理工作來說，應保障檔案管理工作的多元化發展，全面探索現行檔案行政管理存在的問題，提出相應的解決措施，從根本上解決高校檔案行政管理中出現的問題，促進檔案管理工作不斷進步與發展。