新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的革新思路探究

楊黎言

摘要：檔案管理工作是通過對(duì)檔案資源歸檔、儲(chǔ)存，為人民群眾提供檔案服務(wù)。檔案信息量大、覆蓋范圍廣，導(dǎo)致檔案管理工作難度比較大。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及使得信息化管理、數(shù)字化管理成為主流趨勢(shì)，數(shù)字化管理模式逐步應(yīng)用于各行業(yè)之中。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足單位發(fā)展需要，事業(yè)單位有必要探索一種新的檔案管理方法。本文對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作展開分析，并提出一些針對(duì)性優(yōu)化策略，以期為推動(dòng)檔案管理快速、平穩(wěn)發(fā)展提供一些有效思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作思路

城鄉(xiāng)檔案館的檔案管理工作是一項(xiàng)非營利性的工作，涉及的檔案信息范圍廣，且具有重要的社會(huì)價(jià)值。而信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，使得檔案管理工作更加快捷高效。當(dāng)前，如何提高檔案管理效率，提升檔案管理工作的價(jià)值，也是城鄉(xiāng)檔案館需要考慮的重要問題。

一、投入數(shù)字化檔案管理設(shè)備

檔案信息化發(fā)展有效提高了檔案管理工作的效率。因此，事業(yè)單位有必要發(fā)展信息化檔案建設(shè)工作。首先，調(diào)研單位內(nèi)部的檔案管理情況，并組織相關(guān)專家及檔案管理工作人員討論檔案信息化建設(shè)檔案。事業(yè)單位要投入充足的資金，做好信息化檔案設(shè)備引進(jìn)、系統(tǒng)與檔案管理工作的匹配、檔案管理人員培養(yǎng)等工作，為檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。數(shù)字化設(shè)備在運(yùn)行時(shí)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性必須得到保障。城鄉(xiāng)檔案館的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程大致為以下幾個(gè)步驟：調(diào)研檔案管理工作需求、設(shè)置檔案信息化建設(shè)方案、申請(qǐng)資金、開發(fā)系統(tǒng)、運(yùn)行實(shí)施、后期維護(hù)保養(yǎng)等，保障信息化檔案管理系統(tǒng)和本單位的檔案管理現(xiàn)實(shí)情況相符合。

二、構(gòu)建檔案共享體系

當(dāng)前，各檔案館的“信息孤島”問題較為突出，檔案館之間的檔案信息共享機(jī)制不暢通，相互之間缺乏溝通，沒有建立起系統(tǒng)化的檔案資源共享平臺(tái)和共享制度。這就導(dǎo)致各個(gè)檔案館的檔案信息分散并重復(fù)保管，在檔案存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)誤差，重復(fù)性的工作增加了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，也降低了檔案管理質(zhì)量，同時(shí)也導(dǎo)致檔案信息的查詢和利用工作存在諸多不便。因此，建設(shè)檔案共享體系成為事業(yè)單位檔案管理工作改革的突破口之一。

構(gòu)建檔案共享系統(tǒng)，首先需要在檔案管理硬件設(shè)施上做好標(biāo)準(zhǔn)化接口，在技術(shù)層面上保證各個(gè)檔案館可以共享和傳遞檔案信息;其次，檔案管理部門要強(qiáng)化檔案共享意識(shí)，積極打造檔案共享體系，破解“信息孤島”問題，提高檔案信息使用率，同時(shí)也可以幫助檔案館實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，更好地為人民群眾提供高質(zhì)量服務(wù)。

三、增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。因?yàn)槌青l(xiāng)檔案館所涉及的數(shù)據(jù)信息覆蓋面比較寬，因此檔案管理工作比較繁雜，應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，挖掘檔案信息需求，深挖檔案背后的信息和價(jià)值，增加檔案的價(jià)值，并發(fā)現(xiàn)城鄉(xiāng)檔案館目前在檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)制定改進(jìn)措施。

基于此，城鄉(xiāng)檔案館應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化分析能力的培養(yǎng)工作，使工作人員掌握相關(guān)的數(shù)據(jù)分析方法，提高工作的附加值。同時(shí)，城鄉(xiāng)檔案館還要重視人才挖掘工作，挖掘更多高素質(zhì)的檔案管理人員，以高素質(zhì)的檔案管理人才推動(dòng)檔案管理工作不斷發(fā)展。在大數(shù)據(jù)檔案分析系統(tǒng)中，妥善利用數(shù)據(jù)分析功能、云計(jì)算功能，都能使得檔案資源發(fā)揮更大價(jià)值，進(jìn)一步滿足人民群眾對(duì)檔案信息的需求。

四、樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

城鄉(xiāng)檔案館要推動(dòng)檔案工作的改革，必須轉(zhuǎn)變檔案工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識(shí)。檔案管理工作人員要通過自主學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高數(shù)字化管理技能。工作理念是影響工作思路的內(nèi)在因素，必須改變管理理念，使檔案數(shù)字化成為可能。此外，要把檔案利用機(jī)制、工作機(jī)制、安全機(jī)制、保密機(jī)制等都納入檔案管理體系中去。

事業(yè)單位要做好員工培訓(xùn)。當(dāng)前，隨著檔案管理工作向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理人員原有的工作方法、理念已經(jīng)無法滿足檔案管理工作需求，不少檔案管理工作人員無法適應(yīng)新的檔案管理工作。因此，事業(yè)單位要做好培訓(xùn)，組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)信息化檔案系統(tǒng)的使用方法，轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，熟練使用現(xiàn)代信息化設(shè)備，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，從繁雜的信息中提取出有價(jià)值的信息，進(jìn)而有效提高檔案管理效率。

五、結(jié)語

城鄉(xiāng)檔案館要圍繞國家檔案法規(guī)與本校檔案工作實(shí)際，制定可施行的具體細(xì)則做好檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分共享，高效便捷服務(wù)人民群眾，開創(chuàng)檔案信息化和智能化管理與服務(wù)的美好前景。總之，隨著新時(shí)期信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，城鄉(xiāng)檔案館的檔案管理工作要改革與創(chuàng)新，在檔案管理工作改革過程中還將涌現(xiàn)出許多問題。面 對(duì)新出現(xiàn)的問題與困境，檔案管理者不應(yīng)畏縮退卻，應(yīng)牢記檔案管理工作服務(wù)于人民群眾的宗旨，想方設(shè)法探索破解之道。

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