學校檔案管理信息化及科學化建設探討

吳嫦娥

摘 要：檔案管理信息化、科學化是每一個單位都應該重視的工作。學校檔案管理信息化工作十分關鍵，學校檔案信息內容諸多，涉及會計、教學資源、學生電子檔案及日常信息管理，與學校教學水平和學生的學習環境密切相關。學校是塑造中華民族優秀人才的主要場所，擔負著教育學習工作，為我國專業人才提供優良學習環境，保證優質學習條件，成為對社會有價值的優秀人才，為祖國基本建設作出貢獻。學校檔案信息化、科學化管理與專業化基本建設對學校的發展有不可估量的影響價值和實際意義。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息化管理;專業化

在網絡發展的繁榮時期，各個領域都逐步向數字化轉型發展，將信息內容數字化可以進行合理管理，極大限度整合各類數據信息，使用信息管理系統開展管理工作，可以通過互聯網技術完成資源共享。院校作為培育人才的地方，必須保證與時代發展融合，為學生做好榜樣，緊隨新時代腳步，做好信息化規劃工作，管理好大學檔案信息。

學校是我國教育體系的關鍵構成，檔案管理作為校園工作的重要一環，在新形勢下務必要在管理辦法和核心理念上實現變革和自主創新。學校檔案管理的信息化及科學化建設對其進步發展有著十分關鍵的意義。

一、學校檔案管理工作的實際意義

作為專業技術人員人才培養的關鍵組織，學校的課程管理活動是不是科學、高效，均影響到學校快速發展及專業人才的培養質量。檔案管理工作作為學校管理制度的主要部分，是記錄學校教學環節中有關情況的真正材料，不但展現校園的發展狀況，且是學校發展的主要參照根據。例如，查詢會計檔案文件，能夠了解學校真實的經營情況;學生個人檔案材料則記錄其學習培訓情況，日常生活和發展趨勢等有關信息;老師的教學檔案體現了校園的教育能力及其師資隊伍基本建設狀況等。因此，檔案管理是學校現況真正反映和發展方向的主要參照，同時也是學生課程管理、就業管理等方面的主要體現和依據。在信息社會，必要從信息化、科學化、專業化管理視角進行學校檔案管理工作的自主創新，高效率、高質量進行檔案管理工作，為學校的快速發展帶來基礎保障。

二、學校檔案管理工作的現況

1.檔案種類繁雜不清

學校檔案管理工作是一項十分系統、繁雜的工作，包含的信息多，類型雜，必須全方位、科學分組管理。可是在具體工作上，許多學校在檔案管理層面存有種類摻雜不清的問題，不利于學校進行統一分組管理。有的學校在檔案管理工作中欠缺合理宗旨和管理系統，在解決不同種類檔案資料時，通常選用傳統的混合置放管理方式，欠缺合理的分類整理，不利于檔案管理工作的科學研究，檔案管理的基本功能和作用都沒有獲得合理利用。此外，有一些學校在進行檔案管理工作時，許多教學方案、影像材料沒有置放到檔案資料中，不但導致檔案文件缺少，也影響到檔案管理工作的系統化，因而一定要提升學校檔案管理的信息化、科學化和專業化建設，保證學校檔案管理工作的合理性。

我國大部分學校已經逐漸運用信息化管理與專業化的檔案資料管理系統，可是在使用時，并沒有做好對數據信息的分類工作，僅僅將檔案資料信息內容以數字方式錄入計算機，這便造成在查看數據信息時，會受到其他檔案資料的影響，因此查看信息的效率也會明顯降低。

2.檔案管理方法欠缺科學性

學校檔案管理缺乏系統化、專業化的管理制度，這也是許多學校檔案管理工作亟待改善的地方。檔案管理方案不合理造成檔案管理工作混亂，影響到工作效果和質量。一方面，許多學校領導層對檔案管理工作的必要性了解不足，對檔案管理工作所需設施配置標準參差不齊。另一方面，檔案管理工作人員的個人素質、工作能力不足，在檔案管理工作中，沒有充分投入精力，懶散懈怠，缺乏創新意識，學校檔案管理工作的質量不高。

3.檔案管理的方式落伍

學校檔案管理方式落伍，與信息社會環境下學校的改革創新不相符合，這也是當今學校檔案管理工作存在的主要問題。信息科技快速發展促使檔案管理工作逐漸向著信息化、科學化管理的方向發展，檔案管理信息化不但可以降低人力、物力、財力資源投入，還可以極大提高檔案管理工作效率。信息社會，學校檔案管理工作應建設檔案數據庫、充分應用大數據技術、物聯網等先進技術，以提高工作質量和效率。但現階段學校檔案管理工作管理方法比較落伍，亟待改善和提升。

4.檔案文件利用不充分

充分利用檔案管理是為了更好地教學，給老師和學生及其學校管理人員有關活動材料和數據信息參考。因為學校檔案管理方式落伍，許多檔案文件查看困難，使用不方便，檔案管理工作的實際意義沒有獲得集中體現。因而，要想提升學校檔案的使用效果，務必要從管理模式、管理方案和管理方法等領域進行完善和創新，提升學校檔案的利用率。

5.檔案資料信息管理系統更新緩慢

我國大部分學校的檔案資料信息管理系統的更新速度十分遲緩，因而造成在運用檔案資料信息管理系統時出現的問題無法按時獲得及時處理。例如，上文所提及的信息融合歸類能力不足，這一問題存在的時間較久，可是到現在依然少有院校對檔案資料信息管理開展更新，這就造成大學的檔案資料信息管理系統產生很多漏洞。往往學校檔案管理信息系統的更新遲緩，大多數是由于院校領導并沒有完全意識到檔案資料信息管理系統的必要性，并沒有對檔案資料信息管理系統更新工作開展人力資源的分配與重視，使得院校檔案資料信息管理系統的操作人員不會主動對系統開展更新。

三、學校檔案管理信息化、科學化基本建設的措施

1.運用大數據技術搭建學校信息化檔案管理服務平臺

大數據技術是信息科技管理體系的關鍵組成，在信息社會環境下，大數據技術在各個領域都獲得了廣泛運用。新形勢下學校檔案管理工作中也應該積極主動利用大數據技術的優勢，構建檔案管理信息化平臺，提升學校檔案管理質量。在運用互聯網搭建檔案管理信息化服務平臺工作要尤其做好下面一些工作。0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18

首先，檔案管理工作人員要對學校檔案管理工作開展全方位整理，包含檔案管理工作的目標、內容及其存在的不足，還有檔案資料的種類等，為檔案管理服務平臺建設做好基礎的調研工作。其次，學校的管理層要認識到檔案管理信息化數據平臺對學校管理制度和學校快速發展的實際意義，在人力資源、物力資源和資金層面給予相應支持。

再次，要邀約網絡技術專業平臺工作人員對檔案管理工作中的優點及其改善要求等進行基本建設，確保其建設的合理性。此外，檔案管理工作人員要做好服務平臺統計數據的歸整工作。例如，檔案資料的類型、總量等，為信息化平臺內容建設提供切實支持和豐富的材料。

最后，檔案管理信息化平臺要與校園內互聯網連接，為學校學生和老師的檔案運用、查看等給予數字化的綜合服務。這里還需指出一點，要采取一定的安全技術手段、措施，確保檔案管理信息化平臺的網絡安全，真實反映檔案信息化管理平臺的實際意義。

2.做好學校檔案資料的搜集和整理工作

紙版檔案資料是以往許多學校檔案管理工作采取的方式，在倡導信息化、科學化和專業化檔案管理工作的情況下，學校檔案管理工作一定要做好檔案資料的梳理、搜集和管控等有關工作。一方面，要主動進行學校檔案管理信息、數據查詢，依照檔案文件的內容、類型等對數據庫查詢材料進行豐富，除了將紙版檔案文件進行數字化轉換以外，還需要全方位搜集和整理對應的影像、照片等材料，豐富檔案資料的類別和內容。同時，也要將紙版檔案資料與電子檔案資料形成互補，及時處理檔案資料中存在不健全的地方，對檔案資料開展對應的健全與完善，保證電子檔案管理的整體性。另一方面，電子檔案管理要與數字化管理服務平臺相一致，便于提升檔案資料的查找和運用。檔案資料的搜集和整理對檔案管理人員的工作能力、綜合素養提出要求，在勞動量大、工作煩瑣的情形下，檔案管理工作人員要用心，認真進行檔案管理工作。

3.確保檔案管理運用的合理性

學校檔案信息化管理中離不開相應的電子設備設施，可以說，先進的電子設備設施是學校檔案管理信息化、科學化的前提條件。因此，學校應重視電子設備引入的合理性、科學性。例如，最常見和最根本的電腦，是檔案資料管理的基本設施，還有復印機、掃描機、移動硬盤、光碟等也是較常用的電子產品，學校要為檔案管理工作配全相應的設備，為檔案管理信息化給予先進的設備設施保障。

4.科學化的進行檔案管理計劃和分類工作

許多學校的檔案管理普遍存在著類型混亂、多頭管理的難題，因而在數字化管理環境下，要想確保學校檔案管理信息化順利進行，務必要依據檔案資料的特性，對其開展有效分類。

例如，管理者憑借互聯網數據管理服務平臺，依據檔案資料的特性，將不同檔案資料歸納到不同的服務平臺類型，為學校老師、學生迅速訪問、查看檔案給予對應的目錄索引。科學研究檔案分類不但可以提升檔案資料的運用效率，還可以提升檔案管理工作進行的效率，對學校發展有著十分關鍵的意義。必須特別注意的是，在檔案分類的基礎上，還應該做好對應的檔案資料數據備份工作，通過使用移動盤、U盤等方法對檔案文件內容進行備份，確保檔案文件和數據儲存的一致性、長久性和合理性。

四、對學校檔案管理信息化、科學化基本建設的提議

1.轉變傳統檔案保管意識，積極主動服務現代社會

首先，檔案管理人員一定要改變以前的老舊觀念，朝向現代社會，高度重視社會化服務，做好服務于民的工作，秉持敢于創新的理念，使檔案管理信息化順利進行，更好地服務于學校。

其次，檔案管理部門要服務于學校發展，糾正以前被動的工作理念。現階段，在檔案管理信息化領域存在不確定性，必須積極主動地給予便捷的檔案資料數據服務。同時，還需要提升檔案室和其他部門間的溝通交流，擴大檔案資料收集范圍，主動對檔案室的收藏品進行宣傳策劃。

除此之外，對學校檔案室而言，有效利用檔案十分關鍵，是凸顯檔案資料數據作用的關鍵，有效擴張檔案資料的運用管理，使學校在檔案管理中獲益。因此，在現代社會，學校檔案室需要主動推動檔案管理信息化建設，堅持不懈地為學校建設服務。

2.凸顯學校檔案室的特點

第一，學校檔案室可以為有需要的領導、老師給予有效的一手資料，通過檔案資料的利用，提升教學質量、人員合理配置;第二，檔案室管理人員需保證敬業愛崗、待人接物熱情，提升工作效能，塑造良好的部門形象;第三，檔案管理人員要高效率應用信息化方式，輔助開展檔案管理工作，助力學校建設;第四，檔案管理工作人員要勤奮工作，具有科學的檔案管理觀念，持續提升自己的數字化水準，為檔案管理信息化建設作出貢獻。

3.培養信息化、科學化管理的優秀人才

信息化時代，檔案管理早已變得越來越依靠信息技術，要徹底完成對檔案管理工作的信息化操作，信息技術優秀人才是主力軍。學校必須切實增強對信息化管理人才團隊的基本建設，建立一支能滿足學校檔案管理信息化建設的精英團隊。在運用信息化管理檔案文件時，必須對檔案管理工作人員提出具體的信息化操作規定。

一方面，在檔案管理工作上難以避免會出現大批量的數據，檔案管理人員要全面了解，進行科學收集;另一方面，因為信息科技的迅速發展，檔案管理中的新問題持續發生，因此對信息技術強、綜合素質高的管理員工的需求較大。

除此之外，檔案管理部門也要對員工進行多種方式的信息科技專業技能、專業知識的廣泛學習和培訓，做好考核，使其盡快掌握相應的技能和知識，較好融入檔案管理工作中，從源頭為檔案管理部門的長久發展以及壯大奠定扎實的人才基礎。

五、結語

檔案管理作為學校管理制度和發展的關鍵組成部分，對學校的課堂教學、發展趨勢都有著十分關鍵的意義。在信息化社會環境下，對院校檔案資料完成現代技術更新與制度化管理，有利于高效率梳理檔案資料內容、便捷應用檔案資料信息及其確保檔案資料數據的安全。可是現階段國內的學校檔案管理工作因為存在檔案種類繁雜不清、檔案管理方法欠缺科學性、檔案管理方式落伍、檔案利用不充分、檔案資料信息管理系統更新緩慢等問題，造成信息化管理與專業化能力不夠。對此，為了更快提高我國學校檔案管理工作的數字化與專業化水平，可以利用數據信息有效歸類、完善檔案資料信息管理系統、為學校的檔案資料管理培訓及其學校管理制度與課堂教學中運用檔案信息，做好院校檔案資料的數字化與專業化基本建設工作，為學校學生帶來更高質量的學習環境與課堂教學水平。要仔細分析當今學校在檔案管理層面存在的不足，根據信息化、科學化和專業化視角，憑借大數據技術，健全檔案資料，做好檔案資料信息內容分類，同時完善檔案信息化管理的硬件配置，提高學校檔案管理工作的效果和質量，推動學校在信息化時代更為高效的發展趨勢。

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（作者單位：鄆城縣技工學校）0C587D43-4708-4A27-8875-DD0D965A5D18