新時代機關事務服務中心檔案管理工作若干問題的探討

劉瑞花

摘 要：近年來，在保障機關事務服務工作的過程中產(chǎn)生了大量檔案資料，也見證了機關事務服務中心的發(fā)展成果。做好中心檔案管理工作，為進一步提高中心服務的質(zhì)量和水平發(fā)揮了積極作用。本文分析了機關事務部門檔案管理工作內(nèi)容及工作能力要求，闡述了機關事務部門檔案管理工作的現(xiàn)實意義，提出推進工作的相應對策措施，為進一步做好新時代機關事務服務中心檔案管理工作提供有力支撐。

關鍵詞：檔案管理;機關事務服務中心;問題

孝義市等市縣級機關事務服務中心（以下簡稱“中心”）一般承擔同級黨委、人大、政府、政協(xié)重要公務接待、會議及活動接待保障、經(jīng)費審核結算報批;辦公用房管理;公務用車編制、配備、更新、處置等，以及公務用車服務平臺管理、運行及保障;市直黨政機關事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理、干部周轉住房規(guī)劃、建設、保障、權屬登記等多項職能，是市（縣）委、市（縣）政府直屬事業(yè)單位，下設辦公室、財務股、辦公用房服務股、公務用車服務股、資產(chǎn)采供修繕股、保衛(wèi)股等內(nèi)部股室。近年來，在保障機關事務服務工作的過程中產(chǎn)生了大量檔案資料，見證了中心的發(fā)展成果[1 ]。做好中心檔案管理工作，能為進一步提高中心服務質(zhì)量和水平發(fā)揮積極作用。本文試對這一問題做一些探討。

1 機關事務部門檔案管理工作的新內(nèi)容及要求

中國特色社會主義進入新時代，檔案管理工作也邁入了新的發(fā)展階段。機關事務服務保障部門要持續(xù)加強自身服務能力建設，應不斷增強檔案政務服務的現(xiàn)代化水平。中心檔案工作水平高低也是衡量機關事務服務工作規(guī)范化、法治化、標準化的重要標志之一[2 ]。新時代機關事務部門檔案管理工作新內(nèi)容及要求有如下幾個方面。

1.1 檔案資源信息化

檔案資源信息化，就是將中心文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案等檔案資源轉換為數(shù)字檔案資源，利用現(xiàn)代計算機信息技術，通過檔案管理信息系統(tǒng)加工和計算機信息網(wǎng)絡傳輸，實現(xiàn)中心室藏檔案資源優(yōu)化、高效配置，以及合理、有序開發(fā)利用，實現(xiàn)中心檔案信息資源的互聯(lián)、共享。因此，中心檔案管理內(nèi)容之一便是檔案資源信息化，包括中心檔案信息資源建設，利用網(wǎng)絡等數(shù)字信息技術手段，建立相應的檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，加強中心檔案基礎平臺建設，實現(xiàn)館藏檔案信息網(wǎng)絡傳輸及資源共享。

1.2 檔案技術現(xiàn)代化

近年來，隨著計算機網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，選擇合適的現(xiàn)代化檔案管理技術成為中心檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。中心檔案資料的收集、存貯、加工、查找、傳遞等均需要應用各種先進科學技術，以提升中心檔案管理技術現(xiàn)代化水平。目前，中心檔案管理運用到的技術包括縮微技術、計算機信息技術、網(wǎng)絡技術、讀卡（RFID）技術、聲像技術、通信技術，以及大數(shù)據(jù)和云計算等，使中心檔案管理工作的專業(yè)化、自動化水平顯著提升。

1.3 檔案保護規(guī)范化

傳統(tǒng)模式下，中心檔案保護主要依托庫房、設施設備以及檔案載體保管水平的現(xiàn)代化。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，各種新型存儲介質(zhì)不斷涌現(xiàn)，也使得現(xiàn)代信息處理技術在檔案管理中得到深入、廣泛應用，中心檔案中出現(xiàn)了大量聲像、電子、機讀類檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，其載體特殊，檔案信息記錄及存儲運用的是磁帶、磁盤、光盤等各種磁性、光學載體，使得檔案形成介質(zhì)、存儲方式、利用途徑都有不同特點和要求。因此，特殊載體檔案規(guī)范化保護也是機關事務服務中心檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。

1.4 檔案管理標準化

標準化管理是中心檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要前提和基礎。檔案管理現(xiàn)代化建立在先進技術應用、科學職能分工和廣泛協(xié)作基礎上，結合中心檔案管理特點和實際，制定或貫徹各種標準、規(guī)范，使中心檔案管理工作呈現(xiàn)出技術應用及分工協(xié)作配合緊密、協(xié)作流暢的狀態(tài)。信息化背景下，各種先進技術的應用，檔案信息共享及網(wǎng)絡溝通，如檔案信息傳遞、檔案數(shù)據(jù)交換，都離不開統(tǒng)一的標準、規(guī)范。因此，建立和完善檔案管理標準、規(guī)范，也是新時代中心檔案管理的一項重要內(nèi)容[3 ]。

1.5 歸檔職責及范圍部門化

檔案管理工作應緊緊圍繞中心職能，體現(xiàn)中心檔案管理行業(yè)特色。如，基建科，主要收集涉及中心承辦的房屋維修、屬于中心管理的房屋產(chǎn)權證等資料;計財科，主要收集相關經(jīng)費申報、資產(chǎn)處置報告、財務審計報告等;公務服務科，主要收集公務用車更新、審核檔案;資產(chǎn)服務科，則收集整理中心管理的房屋租賃協(xié)議、合同等相關資料。

2 機關事務部門應具備的檔案管理工作能力

機關事務服務中心主要承擔著各種服務保障工作，其檔案管理工作應注重能力建設，不斷提高機關事務服務中心的服務能力和水平。

2.1 基礎層面

中心檔案管理基礎層面的能力主要包括三個方面。一是檔案收集能力，主要著眼于中心所承擔的各項服務職能，及與中心自身事務緊密相關的基建、財務、科技、文書等文件資料的收集，做到應收盡收，為后續(xù)檔案管理和利用奠定扎實基礎。二是檔案人員能力[4 ]。包括管理能力和基本業(yè)務能力。如，分管中心檔案工作的領導、檔案室負責人的檔案管理能力和水平;內(nèi)設各部門具體落實檔案收集、整理、檢索、利用等的能力和水平;各部門兼職檔案員的能力和水平。通過健全檔案工作層級，構建分工清晰、責任明確的檔案管理隊伍，打造一支符合新時代中心檔案管理需要的過硬人才隊伍。三是檔案工作體系[5 ]。主要涉及中心檔案標準體系、規(guī)范體系、責任體系，以及內(nèi)部、外部協(xié)調(diào)聯(lián)絡工作機制等，這是做好中心檔案工作的重要基礎性、組織性保障。

2.2 利用層面

主要包括專業(yè)能力和技術能力兩大方面，主要指中心檔案管理人員利用檔案資源，為檔案用戶提供服務的能力，及整合中心館藏檔案資源的能力和水平。專業(yè)能力，指中心檔案員自身的檔案知識積淀、檔案業(yè)務素養(yǎng)、檔案業(yè)務能力和檔案思想意識。例如，運用掌握的專業(yè)檔案理論知識，對中心業(yè)務檔案進行編目、分類的能力，以及利用計算機技術進行管理的能力，還包括甘于奉獻的精神品質(zhì)等[6 ]。技術能力，主要包括熟練運用各種檔案管理軟件、檔案管理系統(tǒng)，以及自動化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)中心檔案資源的有效整合和高效利用的能力。

3 機關事務部門檔案管理工作的意義

保障市直機關高效有序運轉是中心的職責所系，更是使命擔當和價值所在。而機關事務部門檔案管理能力和服務水平也是體現(xiàn)中心服務保障現(xiàn)代化及其成效的重要內(nèi)容。

3.1 能打牢服務保障基礎

機關事務服務中心檔案管理及其服務的能力和水平，也是一項重要的內(nèi)部資源供給，即為機關及內(nèi)設各部門提供優(yōu)質(zhì)高效的信息資源，及中心服務的成功經(jīng)驗[7 ]。如，不動產(chǎn)改革后，中心及時與國土、市場、不動產(chǎn)交易中心等部門溝通協(xié)調(diào)，做好機關房屋產(chǎn)權證辦理，為國有資產(chǎn)保值增值提供權屬證明。根據(jù)“三公經(jīng)費”從嚴管理的現(xiàn)實需要，為有效壓減行政機關運行經(jīng)費及成本，強化國有資產(chǎn)統(tǒng)籌配置、使用和管理，利用中心檔案信息進行分析和研判，為做好機關事務服務中心管理提供重要的決策參考。

3.2 能順應檔案轉型需要

近年來，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作面臨的形勢、任務和要求都呈現(xiàn)出許多新變化、新特點和新要求。進一步提升中心檔案管理能力和水平，對優(yōu)化和規(guī)范中心管理的整體水平和服務能力具有重要意義。新形勢下，檔案管理應契合中心服務現(xiàn)實需要，提高工作站位，進一步找準中心檔案工作在圍繞中心、服務大局層面的著力點，加快實現(xiàn)檔案管理模式的轉型提升，大力推進檔案管理信息化，助力中心檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。

3.3 能體現(xiàn)檔案人員價值

機關事務服務中心檔案管理工作任務重、業(yè)務內(nèi)容多，但從事檔案管理的人員較少，且專職人員少、兼職人員多，相比中心的財務、人事等工作，檔案管理在人財物保障方面還較為薄弱。因此，加強中心檔案管理工作，轉變檔案管理理念和方式，提升檔案管理服務能力，也是推動中心檔案工作適應中心服務職能轉變，凸顯檔案工作者自身價值的重要體現(xiàn)，能增強中心檔案人員的職業(yè)榮譽感、歸屬感。

4 推進機關事務部門檔案管理工作路徑

新時代，要提升機關事務服務中心的檔案管理水平和服務能力，需要緊密圍繞中心檔案管理工作能力，補齊短板弱項，拉升工作標桿，從基礎、利用和優(yōu)化提升三個方面，持續(xù)夯實中心檔案管理根基，優(yōu)化檔案管理在資政服務方面的具體舉措，多元化拓展檔案管理空間，實現(xiàn)檔案工作持續(xù)、高效發(fā)展[8 ]。

4.1 基礎層面：規(guī)范檔案管理基礎

從歸檔質(zhì)量和管理體系兩個方面進一步規(guī)范檔案管理基礎。歸檔質(zhì)量方面，中心檔案管理部門應堅持全生命周期理念，從事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)嚴把檔案歸檔質(zhì)量。事前，圍繞歸檔標準和要求，積極開展預立卷工作，保證中心檔案收集的資料整齊、要素清晰;收集歸檔資料時，認真做好分類和登記管理，確保文件資料完整、符合歸檔要求。事中，做到歸檔文件管理規(guī)范。根據(jù)歸檔資料收集范圍，做到應歸檔盡歸檔，保管期限規(guī)范劃定，歸檔目錄與實體一一準確對應，嚴格按照檔案管理流程進行規(guī)范化管理。事后，認真檢查歸檔質(zhì)量，并將歸檔資料進行匯總整理，如發(fā)現(xiàn)錯歸漏歸，以及登記有誤的，需要再次進行審核，及時補正，確保中心檔案要素齊全，不斷提升中心檔案管理水平。

檔案管理體系方面，中心檔案管理部門應進一步明確工作體系和責任體系。其中，工作體系既包括檔案管理部門自身檔案管理業(yè)務體系，也包括指導其他科室的檔案管理工作，通過構建完備的內(nèi)部、外部檔案管理工作體系，形成中心大檔案管理格局，實現(xiàn)檔案管理工作的全覆蓋。責任體系的構建，是進一步明確中心檔案管理部門、其他業(yè)務科室、檔案管理者及檔案兼職人員應承擔的檔案管理任務和責任，并將相關任務分解落實到部門和個人，進一步規(guī)范檔案管理。

4.2 利用層面：優(yōu)化檔案資政服務

檔案的價值在于利用。中心檔案管理部門應緊緊依托室藏檔案資源，加大檔案編研力度，開發(fā)更多檔案產(chǎn)品，進一步優(yōu)化檔案服務能力和水平，滿足機關事務服務中心各項業(yè)務工作開展的需要，促進機關事務服務中心工作的提升。為此，一方面應進一步簡化檔案利用審批權限。中心檔案來自各個業(yè)務部門，工作的好壞直接影響機關工作的正常進行和效率。針對這種情況，中心檔案管理部門應注重簡化檔案利用審批權限，重點關注使用頻次高、人數(shù)多的非涉密檔案，可探索前置檔案查詢審批權限，即將審批權限前置至檔案歸還環(huán)節(jié)，將“是否開放使用”選擇條目嵌入中心檔案管理信息系統(tǒng)，并設置相應的使用權限，用以減少后續(xù)審批，從而提升中心檔案利用效率[9 ]。

此外，還需要加快推進中心檔案數(shù)字化、文檔一體化進程。應堅持“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，持續(xù)推動中心檔案管理部門檔案全文數(shù)字化進程，切實推進文檔一體化建設，實現(xiàn)中心室藏檔案資源數(shù)字化，強化信息互聯(lián)共享，打破“信息孤島”，實現(xiàn)室藏檔案資源化利用。

4.3 優(yōu)化層面：拓展多元檔案發(fā)展

持續(xù)推動中心檔案管理與服務，通過服務能力提升進一步促進中心檔案管理，實現(xiàn)管理與服務相互促進。首先是深化檔案服務供給。中心檔案管理部門應緊緊圍繞中心、服務大局上探索新路徑，基于中心檔案查詢、利用現(xiàn)實需要，以及國家關于檔案管理方面的要求，積極優(yōu)化檔案資源體系，從檔案資料收集管理入手，優(yōu)化檔案產(chǎn)品。例如，通過整理2003年非典疫情防控措施，以及在此過程中機關車輛管理等檔案資料，匯編成冊，為新冠疫情防控提供有力指導。其次是優(yōu)化檔案信息輸出。檔案信息輸出能力直接關乎檔案產(chǎn)品的價值實現(xiàn)及檔案用戶體驗，信息輸出越通暢，則檔案成果轉化為實際效益就能夠越發(fā)顯現(xiàn)。為此，檔案管理者要不斷提升其檔案信息化技術應用能力，優(yōu)化檔案利用效率。再次是優(yōu)化檔案宣傳[10 ]。應根據(jù)新時代中心業(yè)務工作現(xiàn)狀，不斷提升中心檔案管理意識，以及檔案管理能力。此外，應加大中心檔案管理投入力度，從硬件和軟件兩個方面持續(xù)推動中心檔案管理工作轉型升級，以檔案管理促進機關事務服務中心服務能力和服務水平的提升。

機關事務服務保障部門應做好機關檔案管理工作，切實提升檔案政務服務的現(xiàn)代化水平。通過不斷加強中心檔案工作，提升檔案工作能力和水平，進一步增強機關事務工作規(guī)范化、法治化、標準化，切實做好中心檔案管理工作，為提高中心服務質(zhì)量和水平發(fā)揮檔案和檔案部門的獨特作用。

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[10]陳莉.機關檔案管理工作的問題以及有效處理[J].傳媒論壇，2021（4）：131—132.

（作者單位：山西省孝義市機關事務服務中心）