“非標(biāo)場(chǎng)地”給會(huì)議活動(dòng)帶來(lái)新的生命力

遲倩穎

談到會(huì)議場(chǎng)地的選擇與以往的不同，福建省新天國(guó)際會(huì)展有限公司項(xiàng)目經(jīng)理曾文龍認(rèn)為，首先要先分析目前國(guó)內(nèi)整個(gè)會(huì)議的舉辦現(xiàn)狀。“防疫成為了會(huì)議舉辦地的第一考慮因素，至于交通、服務(wù)、餐飲、價(jià)格、居住環(huán)境都成為了第二考慮因素，當(dāng)然隨著業(yè)者的摸索，在咖啡吧、商務(wù)餐廳、眾創(chuàng)空間等場(chǎng)地舉辦的沙龍活動(dòng)、小型研討會(huì)也成為一種趨勢(shì)。”他說(shuō)道。

“非標(biāo)場(chǎng)地”也需標(biāo)準(zhǔn)化辦會(huì)流程

曾文龍認(rèn)為，2022年新年以來(lái)，疫情局勢(shì)復(fù)雜多變，接連不斷的疫情偶發(fā)、散發(fā)使得會(huì)議的舉辦要求愈發(fā)嚴(yán)格，會(huì)議人數(shù)、參會(huì)區(qū)域受到極大的限制，即使是在“非標(biāo)場(chǎng)地”舉辦的小型集會(huì)活動(dòng)，首先要遵循的規(guī)則就是防疫。因此能夠配備核酸檢測(cè)獨(dú)立區(qū)域、防疫工作完善、配套齊全的酒店成為優(yōu)選。其次隨著會(huì)議人數(shù)的限制，疫情常態(tài)下，50人以內(nèi)的主會(huì)場(chǎng)及多個(gè)視頻連線分會(huì)場(chǎng)的會(huì)議形式被更多主辦方采納，考慮到視頻連線的需求，場(chǎng)地的網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定情況代替會(huì)議室的大小，成為被關(guān)注的要點(diǎn)。

“非標(biāo)場(chǎng)地”可降低會(huì)議活動(dòng)的不確定性

曾文龍強(qiáng)調(diào)，主辦方選擇咖啡吧、商務(wù)餐廳等“非標(biāo)場(chǎng)地”的優(yōu)勢(shì)主要有兩個(gè)，其一“非標(biāo)場(chǎng)地”降低了疫情給會(huì)議活動(dòng)帶來(lái)的不確定性，這個(gè)不確定性主要指會(huì)議能否舉辦這個(gè)要素。例如咖啡店、商務(wù)餐廳、甚至戶外草地等這類(lèi)“非標(biāo)場(chǎng)地”因?yàn)槿菁{觀眾有限，場(chǎng)地相對(duì)比較開(kāi)放，控制的人數(shù)在50人以內(nèi)的話，受疫情防控的影響可以降到比較小的程度。此外，他還舉了一個(gè)比較熱門(mén)的“讀書(shū)會(huì)”案例，通過(guò)控制參會(huì)人數(shù)來(lái)保證現(xiàn)場(chǎng)的互動(dòng)，還可以通過(guò)直播的形式讓更多人參與進(jìn)來(lái)。其二“非標(biāo)場(chǎng)地”可以創(chuàng)造不同的場(chǎng)景給會(huì)議活動(dòng)帶來(lái)新的生命力。比如選擇戶外，其實(shí)可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)趨勢(shì)，因?yàn)橐咔榇蠹业倪h(yuǎn)距離出行都受到不同程度的影響，在本地戶外搭帳篷享受自然成為了新式的“旅游”，選擇非標(biāo)準(zhǔn)化的戶外場(chǎng)地舉辦活動(dòng)，可以激發(fā)參會(huì)者的參與欲望，會(huì)議活動(dòng)與自然相融，告別城市中的紛擾，體會(huì)“出自幽谷，遷于喬木”的意境。

“非標(biāo)場(chǎng)地”在會(huì)議期間的管理和服務(wù)特點(diǎn)

曾文龍稱(chēng)，“非標(biāo)場(chǎng)地”相較于傳統(tǒng)會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地有其顯著特點(diǎn)，這就要求會(huì)議主辦方、服務(wù)商等在會(huì)議期間進(jìn)行有效策劃。第一點(diǎn)是要考慮配套設(shè)施。標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議場(chǎng)所，包括桌椅、投影設(shè)備、茶水服務(wù)等設(shè)施比較齊備，“非標(biāo)場(chǎng)地”相對(duì)不能按標(biāo)配來(lái)提供，所以主辦方需要自己準(zhǔn)備充足的物料和服務(wù)人員。第二點(diǎn)是會(huì)議環(huán)境。“非標(biāo)場(chǎng)地”有可能在咖啡廳、餐廳等地方，隔音和圍擋是需要管理的要點(diǎn)。第三點(diǎn)是現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)非邀請(qǐng)人員參與會(huì)議的情況，會(huì)議的“準(zhǔn)入”“簽到”等流程可以靈活安排和協(xié)調(diào)，保證參會(huì)人員的可控性和封閉性。“以上的管理和服務(wù)特點(diǎn)做個(gè)總結(jié)，就是‘自帶設(shè)備、保證獨(dú)立、加強(qiáng)管理’，從這三個(gè)方面來(lái)看，在場(chǎng)地租金上會(huì)節(jié)約費(fèi)用，在現(xiàn)場(chǎng)的配置和管理上會(huì)增加費(fèi)用和管理成本，總體上此消彼長(zhǎng)，在費(fèi)用這個(gè)方面如果是做開(kāi)放式、輕松式的研討會(huì)，成本會(huì)更低。如果做專(zhuān)業(yè)化、內(nèi)部化的專(zhuān)業(yè)會(huì)議活動(dòng)，成本會(huì)提升。”曾文龍補(bǔ)充說(shuō)道。