干部人事檔案信息化建設若干問題的探討

李海云

摘 要：隨著網絡信息技術和干部人事檔案管理工作的發展，推進干部人事檔案信息化建設勢所必然。當前干部人事檔案信息化建設還存在一些問題，需要我們進一步明確推進檔案管理信息化建設的若干重大問題，有針對性地提升干部人事檔案信息化建設水平，更好地為干部人事工作服務。

關鍵詞：干部人事檔案;信息化;必要性;內容;問題;優化

干部人事檔案管理是人力資源開發的重要基礎。近年來，很多單位重視人事檔案管理工作，加大了人事檔案信息化建設力度，進一步拓展人事檔案管理思路，提升人事檔案管理效率，實現人事檔案信息更大范圍、更廣領域的共享和利用，提升了人事檔案信息的價值和作用。但同時我們看到，干部人事檔案信息化建設還存在著一些亟待解決的問題，這些問題不僅影響人事檔案管理本身，也對人力資源開發乃至單位發展產生了不利影響。新形勢下，我們必須正確判斷人事檔案信息化建設的利弊，轉變傳統的人事檔案管理思路，引進現代信息技術，推動人事檔案管理工作高質量發展[1 ]。

1 干部人事檔案信息化建設的必要性

新時期推進干部人事檔案信息化建設，能夠實現干部人事檔案信息資源的高效存儲、管理、開發、利用和共享，有其現實的必要性和必然性。

1.1 有助于優化干部人事檔案管理效果

傳統干部人事檔案管理主要以手工模式為主，工作中經常檢查檔案信息的完整性和系統性，也需要按照干部人事檔案管理的相關要求，定期對相關檔案信息進行收集，一旦信息收集不全或相關人員不在，勢必會拉長干部人事檔案管理的時間線，增加管理人員的工作壓力。推進干部人事檔案管理信息化建設，不僅能夠通過更為多元化的路徑對干部人事檔案信息進行收集，也可以通過信息系統對干部人事檔案管理工作整個流程進行優化，并加強監督，對存在的問題采取有效措施，提升干部人事檔案管理效率和效果。

1.2 有助于實現干部人事檔案科學管理

很長一段時間，很多單位在干部人事檔案管理方面主要采用的是定性管理方法，影響了檔案管理效果。干部人事檔案管理質量與檔案管理人員的能力素質息息相關，一旦檔案管理人員粗心大意或缺乏責任心、主動性，勢必會影響檔案管理的科學性和系統性。推進干部人事檔案信息化建設，能夠引進大數據、云計算、人工智能等先進信息技術，推動人事檔案信息化、數字化管理。通過對人事檔案數據進行分析，能夠將單位人員的工作狀態、工作效率、工作結果以客觀的數據形式表現出來，不僅對于單位人力資源管理工作產生積極作用，也能為相關政策制定提供科學依據，促進人力資源管理和建設。

1.3 有助于準確預測發展趨勢

通過干部人事檔案信息化建設可以運用更為先進的技術手段，對人事檔案數據進行分類、歸納或相關性進行分析研究，進而對干部人事檔案管理工作未來發展趨勢以及可能出現的風險點進行相對準確的預測，使干部人事檔案管理工作變得更為快捷、高效，實現人與崗位的精準匹配，使單位的人力資源得到更合理的利用，更好地推動單位發展。同時通過崗位匹配也能減少人員離職情況，保障高層次人才隊伍的穩定性，進而實現人力資源的合理利用[2 ]。

2 干部人事檔案信息化建設的主要內容

當前，干部人事檔案信息化建設主要包含紙質檔案數字化轉型、電子文件檔案的數據化、人事檔案數據庫建設以及檔案信息資源的開發利用等內容。

2.1 紙質干部人事檔案的數字化轉型

很長一段時間，我國在干部人事檔案管理方面以紙質檔案為主，紙質干部人事檔案成為承載干部人事檔案信息的主體。隨著網絡信息技術的發展，在人事檔案信息化建設過程中有必要將紙質檔案轉化成為數字檔案，進而存儲到信息存儲介質或系統中，實現干部人事檔案信息的有效保存和合理利用。在變種轉型過程中，需要檔案管理人員結合紙質檔案的具體特點選擇合適的數字化轉型路徑，對于近期形成的紙質人事檔案信息可以直接用掃描和復印的方式對其進行數字化處理;對年代久遠、無法進行復制和掃描的檔案，可以通過拍照的形式將其存儲到數據庫中。通過紙質干部人事檔案數字化轉型，能夠為后續干部人事檔案信息資源的管理和開發提供更扎實的數據信息。

2.2 建立干部人事檔案數據庫

無論是紙質人事檔案數字化轉型所形成的大量人事檔案數據資源，還是新收集上來的干部人事檔案信息資源，都應該統一存儲到人事檔案數據庫中，結合不同檔案類型對其進行合理劃分，確保不同類型的干部人事檔案都能夠得到有效的管理，形成干部人事檔案數據目錄，方便后續檢索和查詢。通過干部人事檔案數據庫建設，能夠使原有的紙質檔案和數字化檔案得到妥善的保管，形成完整的人事檔案信息數據庫，無論是在人力資源開發方面還是在干部選拔任用方面，都可以通過數據庫數據進行分析判斷，提高選人用人的科學性和準確性。

2.3 開發利用和共享干部人事檔案信息資源

干部人事檔案信息只有得到充分利用，才能體現其價值和作用。因此，應將檔案信息資源的開發利用和共享作為工作的重要方面，既應圍繞單位中心工作充分利用干部人事檔案數據庫優勢，借助大數據、云計算、人工智能等技術，對干部人事檔案信息資源進行系統開發和利用，更好地服務于干部人事及中心工作。同時也要加強干部人事檔案信息資源與政府相關部門以及其他社會組織的共享共用，為政府人力資源調整和社會組織人才引進提供更為全面的人事檔案信息支持，實現人事檔案信息系統與政府相關部門業務系統和社會組織人事管理系統的有效對接，方便人事檔案信息的互聯互通[3 ]。

3 干部人事檔案信息化建設存在的主要問題

新形勢下，干部人事檔案信息化建設中存在一些不容忽視的問題。

3.1 對檔案信息化建設重視不夠

當前部分單位對干部人事檔案信息化建設重視程度不足，特別是部分單位的一些領導和有關人員認為應該將更多的精力和資源投入到業務工作之中，相應的人事檔案管理工作在政策和資金方面并沒有得到足夠的支持，軟件配套設施更新滯后，難以順利完成干部人事檔案信息化建設相關工作。部分單位依然沿用傳統的干部人事檔案管理思路和模式，認為如果采用先進的技術手段，雖然推動了人事檔案信息化建設，但也容易出現檔案信息泄漏或被篡改問題，反而造成負面影響。

3.2 檔案管理人員信息化技能不強

單位干部人事檔案信息化建設需要扎實的組織保障和人才保障，同時也對檔案管理人員的信息素養和綜合能力提出了較高要求，不僅需要掌握專業的干部人事檔案信息資源管理知識，對單位人力資源工作有所了解，同時還需要具備必要的信息技術素養和操作技能。但部分單位干部人事檔案管理人員為兼職，在思維方式和工作方式上依然停留在紙質人事檔案管理層面。加之單位并沒有對這些人員進行系統的信息化培訓，使他們在工作中只能簡單地對干部人事檔案信息進行錄入或檢索，難以對重要的干部人事檔案信息進行開發、利用和共享，無法充分發揮人事檔案信息資源的價值和作用。

3.3 干部人事檔案信息資源共享和利用率偏低

雖然部分單位看到了干部人事檔案信息化建設的重要性和必要性，也為其配備了相應的硬件設施和軟件系統，但這些設備老舊，不適應干部人事檔案信息化建設需要，也難以利用現有的設備對干部人事檔案信息資源進行開發利用和共享，在一定程度上影響了檔案信息化建設。此外，由于人事檔案信息化缺少宏觀層面的制度規范和操作標準，導致人事檔案信息在共享和利用過程中出現了不兼容問題和“信息孤島”問題，在一定程度上影響了人事檔案信息資源的開發、利用和共享[4 ]。

3.4 檔案信息來源比較單一，信息化建設經費不足

檔案信息來源主要以紙質檔案為主，對于干部最新工作狀態以及其他途徑的檔案信息收集途徑相對單一，難以通過干部人事檔案信息全面反映干部的工作成績和單位人力資源建設和利用現狀，很多檔案信息內容千篇一律，缺少個性化信息，也在很大程度上影響了后續干部人事檔案信息資源的開發利用。干部人事檔案信息化建設是一項系統工程，既要相應的政策保障，也需要足夠的經費支持。但從目前情況看，部分單位在人事檔案信息化建設方面并沒有投入足夠的經費，為其更新設備及軟件系統，在客觀上制約了干部人事檔案信息化建設。

4 推進干部人事檔案信息化建設與有效利用的對策

信息化時代背景下，各單位在干部人事檔案管理過程中應將信息化建設作為重要方向及任務，給予干部人事檔案信息化建設足夠的政策和資金支持，針對干部人事檔案信息化建設存在的問題完善相關制度機制，同時落實好干部人事檔案信息化建設的軟件設施和配套措施，通過多措并舉，進一步提升干部人事檔案信息化建設效果，實現對干部人事檔案信息資源的合理利用、有效開發和高效共享。

4.1 建立完善干部人事檔案大數據管理體系

各單位應將干部人事檔案信息化建設與有效利用放在重要位置，推進干部人事檔案信息的有效整合，不斷提升干部人事檔案信息化管理質量。在具體實施過程中應建立和完善干部人事檔案數據管理體系。一是要建立數據管理平臺。通過數據管理平臺實現對不同類型的干部人事檔案信息的全面收集，建立更契合單位發展實際需要的干部人事檔案信息管理體系，進一步增強干部人事檔案信息管理的科學性、有效性和系統性，通過對干部人事檔案信息的合理分類，更好地為單位中心工作和發展提供干部人事檔案信息支持。二是注重數據管理系統的安全性。干部人事檔案信息只有完整、安全、有效，才能夠被開發利用。如果干部人事檔案信息失真或泄漏，勢必會影響單位發展和干部人事檔案信息所涉及個人的合法權益。因此，在干部人事檔案信息管理過程中應引入更為先進的信息技術，提升干部人事檔案管理系統的安全性。應通過身份識別和綁定密碼形式對登錄用戶進行認證，防止非法惡意登錄。同時采用加載數字水印和數字版權保護技術，防止干部人事檔案信息被惡意篡改，切實保障干部人事檔案信息安全。

4.2 注重干部人事檔案數據信息的開發

干部人事檔案信息只有得到有效開發利用，才能夠體現出價值。因此，應將干部人事檔案數據信息開發工作放在干部人事檔案信息化建設的突出位置。一方面，單位應充分認識干部人事檔案數據信息開發的價值和作用，特別是有關領導應重視這項工作，有關人員對干部人事檔案信息開發有更高的認知，對干部人事檔案信息開發的必要性、重要性和價值進行宣傳，讓單位內部人員對干部人事檔案信息開發利用有新的了解，主動支持干部人事檔案數據信息開發工作。另一方面，引進先進的信息技術，為人事檔案數據信息開發提供扎實的技術保障。通過大數據、云計算、人工智能等技術的運用，結合單位發展需要提煉出有價值的干部人事檔案信息，更好地發揮人事檔案信息的價值和作用。還應為干部人事檔案信息開發提供扎實的配套措施，重視對檔案信息系統的安全維護，為人事檔案信息化管理順利開展奠定堅實基礎[5 ]。

4.3 強化資金、技術、人員和制度保障

一是給予干部人事檔案信息化建設足夠的資金支持。各單位應拿出專項資金用于干部人事檔案信息化建設，將干部人事檔案信息化建設所需要的資金納入預算之中，形成長期的資金支持機制，更好地為人事檔案信息化建設和人事檔案信息資源開發利用提供持續的資金支持。二是提升干部人事檔案管理人員的業務能力和素質。干部人事檔案信息化建設需要其工作人員具備相應的技術素養，因此，單位必須拿出一定資金用于干部人事檔案管理人員的日常教育和培訓，進一步提升干部人事檔案管理人員的綜合業務水平，更好地服務于干部人事檔案信息化建設。三是完善干部人事檔案管理制度機制。針對干部人事檔案管理信息化建設需要，對現行的干部人事檔案管理制度進行梳理，對于不完善的地方及時地調整和補充。同時要制定嚴格的信息安全保密責任制，要求干部人事檔案管理人員在信息化建設和人事檔案信息開發利用過程中嚴格遵守保密法律法規及有關要求，切實保障干部人事檔案信息安全。

總之，新形勢下，隨著網絡信息技術的不斷發展，客觀上推動了干部人事檔案信息化建設，相應的各單位在干部人事檔案管理過程中也應該主動地轉變管理思路，樹立大數據思維、信息化思維，主動將現代信息技術與干部人事檔案管理工作有機融合，積極推進干部人事檔案信息化建設，實現對干部人事檔案信息資源的有效整合和開發利用。

參考文獻：

[1]黃珊珊.探索事業單位人事檔案管理信息化建設路徑[J].人力資源，2020（8）：2.

[2]劉杰.如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].人力資源，2020（4）：1.

[3]郭巖.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].經濟學，2021（1）：58—59.

[4]劉洋.醫院檔案信息化建設實踐和思考[J].中國醫院，2020（5）：2.

[5]楊丹妮.探析疾病防控檔案管理工作的信息化建設[J].中國地方病防治雜志，2020（4）：2.

（作者單位：山東省金鄉縣人民醫院）