新形勢下公路檔案工作信息化建設探析

摘 要：蘭山區公路中心作為山東省公路部門的一個縮影，以公路檔案工作信息化為途徑，推動實現公路檔案管理的飛躍發展。本文立足公路檔案管理面臨的新形勢、新責任，分析了信息化建設對于做好公路檔案工作的重要現實意義，重點探討了新形勢下公路檔案工作信息化建設的主要內容舉措，立足公路行業檔案管理的實際，總結經驗，為其他部門檔案信息化建設提供有益參考。

關鍵詞：公路檔案;檔案信息化

概述

臨沂市公路事業發展中心蘭山區中心內設科室及公路站共11個，分別是辦公室、財務科、政工科、黨建工作科、養護科、公路保護科、安全與應急科、路網運行監測科、建設科、方城公路站、汪溝公路站等。主要承擔轄區內高速公路建設協調工作和普通國省道建設、養護管理、路網監測、安全管理、搶修保通、應急處置、交通量調查和統計等工作;負責轄區內普通國省道及附屬設施保護工作;負責公路科技、資產管理工作。共管養干線公路72.161公里、橋梁32座。主要承擔著轄區內普通國省道公路的事業發展研究、推進工作，全區高速公路建設和運營的協調服務工作，國省道建設項目的組織實施及附屬設施的養護管理工作等多項職能。近年來，隨著政府投入的逐年增加，截至2020年底，臨沂市國省干線總里程達2494.1公里，面積密度達到14公里/百平方公里，公路總里程30856.3公里，面積密度為179.48公里/百平方公里，人口密度28.47公里/萬人，均位于全省第11位。蘭山區公路建設也取得了長足發展。

日益增長的公路通車里程，為地方經濟社會發展和市民通行提供良好基礎條件。與此同時，所產生的公路建、管、養等檔案資料也大幅增長。目前，全中心共有文書檔案2722卷（件）、照片檔案11冊、會計檔案3171卷、工程檔案390卷、公路保護（路政）檔案271卷、基建檔案63卷、設備檔案81卷等多門類檔案。隨著信息化技術在公路檔案管理中的深度應用，公路檔案工作信息化水平越來越高。公路檔案工作信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。具體來說，就是運用信息技術提高檔案管理工作現代化水平，重新思考檔案管理新情況、新原則、新理論，確立網絡環境條件下公路檔案與檔案服務的基本框架及基本方法，從而實現公路檔案信息的社會化服務。蘭山區公路中心作為公路事業發展的一個縮影，以公路檔案工作信息化為途徑，積極推動實現公路檔案管理的飛躍發展。2008年底，蘭山區公路中心檔案室被評定為省特級檔案室;2018年2月，被評為山東省檔案工作科學化管理先進單位;2021年2月，被評為2020年度山東省檔案工作業務建設先進單位。

1 新形勢下公路檔案管理面臨的時代責任

蘭山區，隸屬于山東省臨沂市，位于山東省東南部，是山東省歷史文化名城、全國綜合實力百強區，是魯南、蘇北重要的交通樞紐，也是聯結長三角、環渤海經濟圈的新歐亞大陸橋東橋頭堡樞紐。蘭山區下轄4個街道、7個鎮，另有1個經濟開發區，共344個村社區。“十四五”開啟我國全面建設社會主義現代化國家新征程，吹響向第二個百年奮斗目標進軍的號角。隨著全區公路事業的飛速發展，公路檔案管理工作面臨著重要的時代責任。

1.1 管轄公路點多、線長，養護任務重

公路中心承擔著轄區內普通國省道干線公路的發展研究、推進等多項重要職能。全市管養公路3.0856萬公里，其中，蘭山區承擔著多條公路管養任務。2021年，臨沂市地區生產總值5465.5億元，較2020年增長了8.7%。經濟社會快速發展，對公路等基礎設施依賴程度越來越高，尤其是城鄉一體化進程的快速推進，讓轄區公路使用率、改造頻率都顯著增加。普通民眾對公路管理質量提出更高要求。“十三五”時期，蘭山區加大普通國省道養護，累計完成多個大中修工程。為提升國省道公路養護，公路檔案工作人員也積極參與其間，為經濟社會基礎設施快速發展做出了積極貢獻。

1.2 公路管理檔案多樣化、數量大，增長速度快

公路管理檔案的類型多樣，同時，內容更為豐富、范圍更加廣泛、數量增長快。“十三五”時期，全市大力實施國省道養護工程，對等級低、路況差等路段進行改造。2021年，在206國道蘭山段新建公路驛站——瑯琊驛站。大力推進了“公路+物流”服務，推動了產業升級。這些工作的推進和實施也產生了大量的文檔資料，且歸檔文件資料來自各個不同業務科室。最近三年，每年歸檔整理公路檔案達200余卷（件）。截至2021年底，檔案室檔案總量6709卷（件），涵蓋工程、基建、聲像、電子、文書、公路保護（路政）等不同類型檔案。

1.3 來源渠道眾多，整理難度大

公路檔案涉及的內容十分廣泛，有公路工程檔案、公路養護檔案，也有公路保護檔案（路政）、基建檔案，還有文書檔案、財務檔案等常規檔案。從載體來看，歸檔檔案有紙質檔案、電子檔案和聲像檔案，還有實物類檔案[1 ]。從歸檔的主體來看，有建設單位、監理單位、管理單位，以及工程指揮部等的檔案。檔案形成主體廣泛，且工程建設周期較長，這些都會增加公路檔案收集、整理、歸檔的難度。同時，公路工程檔案管理人員流動性大，兼職人員較多，一定程度上增加了公路部門檔案管理歸檔的難度。

1.4 檔案利用頻繁、多樣，需求多元化

隨著經濟社會的快速發展，公路工程改造頻繁，管理維護等級提高。在公路改造、維護、保養過程中都會應用到歷史資料信息。從公路工程的維保及改造升級，到日常公路的管理取證、查詢，以及公路工程項目審計等，社會各界對于公路工程檔案的需求量也快速增長[2 ]。公路工程檔案查詢、利用人員既有本單位人員，也有設計、施工、監理等外單位，此外，還涉及審計、紀檢等部門。公路檔案查詢利用的目的既有個別查詢利用，也有批量的查詢利用;從查詢的時間上來看，既有短期的查詢，也有審計時的長期利用。公路檔案利用主體多元、需求目的多元，對公路檔案管理的效率提出更高要求，迫切需求進一步提升公路檔案管理效率[3 ]。

2 新形勢下公路檔案信息化工作現實意義

信息技術引發了時代變革，也深深地改變了公路檔案管理模式。將信息技術引入到公路檔案管理中，為公路檔案管理提供了全新視角，不僅利于公路檔案信息管理，實現實施檔案數據收集，還有利于大數據信息挖掘與采集等，實現對公路檔案信息快速處理，提高公路管理決策的科學性、人性化。

2.1 適應信息時代需要

隨著信息化網絡化數字化的發展，公路檔案信息收集、存儲、查詢、利用也進入了信息化時代，顛覆了傳統的公路檔案管理模式。使傳統低效的紙質檔案手工管理過渡到了以計算機信息技術高效管理時代，也徹底解決了傳統公路檔案低效管理問題。計算機信息技術和互聯網技術的應用，使公路檔案資料收集歸檔網絡化，提高了公路檔案在不同主體之間流通效率，檔案查詢檢索效率更高，也密切了公路檔案管理部門與業務部門之間的聯系。從我中心數據來看，2021年檔案利用數量達到了11次/年，其中，大多數為網絡利用的數字檔案。

2.2 利于檔案原件保護

檔案信息化、網絡化、數字化管理，無論是查詢、借閱還是復制打印公路檔案資料，只需要提供電子檔案資料，無需因復制紙質公路檔案資料而造成紙張耗損，影響紙質檔案資料使用壽命。因此，加快推進公路檔案信息化建設步伐，實現公路檔案智能化、數字化，可有效保護公路檔案原件。在單軌制檔案管理理念下積極開展公路檔案信息化建設，是順應時代發展，滿足新時期公路檔案管理的現實需要。

2.3 提升檔案管理效能

公路檔案信息通過專業平臺搭建，將館藏公路檔案進行數字化掃描，掛接至信息化管理平臺，為公路檔案利用者提供信息資源共享，讓查閱者更易獲得相關公路檔案信息資料，不受時空限制[4 ]。此外，檔案信息化建設，也改變了傳統檔案模式，公路檔案信息接收、登記、錄入、歸檔、查詢、借閱、統計等業務全部實現了自動化，顯著提升了公路檔案工作效率和質量。

3 新形勢下公路檔案信息化工作主要內容

公路檔案信息化能夠最大程度滿足社會各界對公路檔案信息的需求，也能夠顯著提升公路檔案管理質量和效率，是適應新時期公路檔案管理的形勢所需。我中心立足檔案管理實際，注重理念、實踐創新，針對公路檔案信息化形勢，提出了適應新形勢的公路檔案信息化的具體舉措。主要內容包括：

3.1 注重頂層設計

針對我中心檔案管理的實際情況，我中心成立了檔案管理信息化工作領導小組，由分管檔案工作的副主任任組長，其他科室負責人為成員。從公路檔案信息化機構、組成人員及經費保障等方面做好頂層設計。并根據《臨沂市國省干線公路“十四五”發展規劃》等，研究制定了關于公路檔案信息化建設的發展規劃，明確提出要將公路檔案信息化戰略作為中心一項重要戰略任務，列入中心綜合目標管理中，成為推動公路事業發展的重要項目之一。

3.2 分析形勢任務

根據臨沂市“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要，以及臨沂“十四五”公路工作規劃等，全面分析臨沂市公路檔案信息化工作面臨的形勢、任務，以及未來發展的趨勢。將公路檔案信息化、數字化、智能化作為公路檔案管理的目標。隨著公路管理信息化、公文處理自動化系統的普遍應用，公路建設與管理步入了數字化發展時代，公路檔案管理從單純紙質檔案數字化進化到建設電子文件庫、檔案工作信息化平臺的公路檔案數字化云管理時代。出于實際利用的需求查閱原始檔案資料信息的不斷增多，公路檔案信息化建設及轉型升級勢在必行。

3.3 健全規章制度

根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《紙質檔案數字化規范》《版式電子文件長期保存格式需求》《數碼照片歸檔與管理規范》《檔案信息系統運行維護規范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等相關規定，建立健全公路檔案各項規章制度，如修訂完善《公路建設與管理電子文件歸檔要求》等，進一步明確公路電子檔案文件資料的歸檔范圍、移交、接收、編目、保管等要求，進一步細化公路檔案數字化操作規則[5 ]。規章制度修訂完善后，要第一時間組織檔案管理部門以及公路建設、公路保護等相關部門人員，加強崗位培訓和業務輔導，認真貫徹落實各項規章制度。

3.4 搭建系統平臺

針對公路檔案信息化工作需要，開發符合公路檔案信息化管理所需要的專門平臺。平臺應具有公路檔案數據管理、整理編目、檢索查詢、輔助公路實體檔案管理、安全保密和系統維護等基本功能。每項功能下又包含若干子功能[6 ]。例如，檢索查詢功能中應包括公路檔案目錄檢索、公路檔案全文檢索、圖文聲像檢索、檢索處理和借閱管理等若干功能。建設好這些平臺，再利用內外網的聯通和防護的物理連接、數據庫兼容、文本格式匹配，以及在線歸檔、離線保存程序和方法等，實現平臺軟硬件系統全面技術銜接，使平臺涵蓋電子信息生成、歸檔、保管、利用和安全管理的全流程設計。

3.5 有序推進實施

公路檔案信息化頂層設計、制度出臺和平臺搭建后，還需要分步實施，有序推進。首先是電子文件歸檔。我中心對內設的各業務科室所產生的業務檔案信息化系統進行電子文件歸檔范圍界定，并將電子信息管理系統中的數據納入到電子文件歸檔范圍，進一步明確不同部門、不同系統電子檔案數據歸檔的時間、方法、要求、責任主體和手續，針對不同部門或系統檔案分別采取在線歸檔或離線歸檔，并將收集到的電子檔案信息存儲于搭建的平臺系統，并做好數據備份，建立電子檔案容災系統，增強其安全性。其次是加快檔案數字化[7 ]。對于館藏的紙質檔案等傳統載體檔案，委托第三方專業機構進行數字化掃描，實行減量化處理。而對于新增的公路電子檔案，則直接與平臺連接，實現增量隨時掛接。再次是強化檔案系統管理。為進一步發揮公路檔案價值功能，在該平臺系統中新開通“公路檔案查詢系統”，賦予不同群體登錄權限，把好檔案查詢安全關口。此外，要針對公路檔案管理的現實需要，加大支持力度，及時更新升級檔案管理軟件，優化公路電子歸檔、整理、檢索、存儲和打印等功能模塊，提升公路檔案數字化管理效能。

3.6 注重安全保障

檔案信息化使公路檔案管理面臨著諸如黑客攻擊、系統非法訪問等諸多非傳統因素威脅，要特別重視檔案信息化安全管理工作。檔案庫房建設要嚴格按照“八防”的標準，安裝智能化安全監控、智能環境控制系統，做好檔案庫房安全管理的實時監控、災難自動報警、故障記錄提示，并通過信息網絡技術，及時將庫房內的溫濕度、煙感等監測信息傳遞至檔案管理人員，實現動態化管理[8 ]。此外，要提升檔案管理人員安全保密意識，添置必要的安全防護設備軟件，從人防、物防、技防三個方面，筑牢公路檔案安全防線。

參考文獻：

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[5]李茜茜.大數據時代對公路檔案信息化管理的思考[J].陜西檔案，2019（2）：29—30.

[6]劉亞玲.淺析公路企業檔案管理的科學化、規范化、信息化[J].科技視界，2021（22）：180—181.

[7]劉偉，徐瑩.公路工程檔案資料管理的信息化創新[J].中國公路，2021（7）：118—119.

[8]侯慧中，姜雪松，孫春玲.關于高速公路技術檔案管理信息化問題的探討[J].吉林交通科技，2007（1）：34—35.

作者簡介：孫文星（1978— ），大學學歷，臨沂市公路事業發展中心蘭山區中心副研究館員，從事公路檔案管理工作。