基層檔案管理信息化建設研究

康國紅

[摘 要]隨著時代的發展，信息化已經滲透于各行各業，檔案管理也在時代的要求下走向信息化。當前基層檔案管理信息化已經開始應用于各種檔案管理機構，也都取得了不錯的效果。但是整體檔案管理信息化過程仍存在一定的問題，使其建設進程發展較為緩慢，通過一些有效措施來加快基層檔案信息化建設勢在必行。本文提出了基層檔案管理信息化建設的重要意義，通過分析檔案管理信息化目前存在的問題，提出了相應的解決措施，包括：完善檔案管理信息化制度、加強檔案管理信息化的設備和技術以及提高檔案管理人員的業務能力，以此推進基層檔案管理信息化的建設工作。

[關鍵詞]檔案管理信息化；完善制度；高效率；專業性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）10-0052-03

（一）有利于滿足客戶的需求

在信息化時代，大家每天的工作、生活壓力都很大，時間又安排得非常滿，已經習慣了用網絡解決問題，網購、外賣等都是解決客戶需要上門的問題，而傳統的檔案管理方式，客戶要想儲存、調查檔案都是需要上門解決的，甚至還存在客戶好不容易擠出時間到相關檔案機構辦理業務，還會出現因為手續不齊全、今天不辦理這項服務等各種各樣的原因白跑一趟的情況，所以傳統的檔案管理并不能滿足客戶的需求。基層檔案管理信息化就可以更好地滿足客戶的需求，利用現代化的信息技術，可以讓客戶在家就能享受到既便捷又高效的服務。

（二）提高檔案管理人員的效率

檔案信息化管理不僅能為客戶提供方便，也能夠為工作人員提供便利，進而提高工作效率。傳統的檔案管理方式需要工作人員在收到檔案時逐頁逐字地核對相關信息，簽字蓋章，將紙質版檔案放在專門的存儲柜中。當需要調出檔案時，工作人員需要進行翻找查閱，這大大地增加了工作時間和難度。檔案信息化管理一方面可以讓工作人員能夠更加快速、準確、高效率地查找所需的檔案，另一方面利用信息技術辦公，能夠大大提高工作的條理性，使工作能夠更加有序地進行。

（三）提升檔案管理的安全性

檔案管理信息化在很大程度上能夠提升檔案管理的安全性，對比傳統的檔案管理方式，信息化管理不需要將檔案放在防火、防潮、防盜等特殊位置，不需要將其分類、分時間擺放整齊放在柜子里面鎖起來，只需要在系統設備中進行加密和相應的技術保護即可。同時，傳統形式的紙質版檔案還不能輕易拆封，不能隨意修改等，一旦由于一些不可抗力導致損壞，是比較難處理的，但是信息化管理就不需要考慮這一點，從根本上提高了檔案管理的安全性[1]。

（一）檔案管理信息化制度不夠完善

基層檔案管理信息化制度不夠完善體現在多方面。首先是對工作人員管理機制不夠健全，雖然檔案管理機構要求工作人員進行檔案管理信息化，但是卻沒有細化工作人員的工作流程、工作規范，對于工作人員的工作沒有提出具體的準則，沒有制定相應的管理制度，導致工作人員工作缺乏方向和積極性。其次就是檔案管理機制不夠全面，電子檔案怎么歸檔、信息如何儲存管理、文件的保管期限等沒有一個標準的操作機制，也就是工作的規范性不強，容易出現雖然都是做一樣的工作，但是可能各有各的途徑和方法，造成信息混亂的局面。最后是安全制度不夠完善，由于基層工作人員并不精通計算機，所以對計算機的安全問題知識較為欠缺，如果檔案被病毒攻擊，又沒有及時采取安全措施，就很有可能造成不必要的后果，給檔案管理信息化建設造成困難。

（二）檔案管理信息化設備和技術較為落后

檔案管理信息化的設備和技術是信息化管理的基礎，但是現階段我國基層檔案管理的信息化尚不完善，一些管理部門的設備也不能夠滿足實際工作的需求，為此在信息化辦公的過程中還需要借助傳統的檔案管理方式，這降低了工作效率。檔案管理機構基本都配備了計算機，但是有些計算機的設備陳舊或者網絡過于卡頓，導致工作起來非常緩慢，或者是有些計算機的版本不夠高，導致有些軟件無法安裝操作。此外，在檔案錄入時，有的需要通過掃描紙質版的方式將信息轉化為電子版，這就需要特殊的電子設備或特別的軟件進行處理，但是有些機構由于資金不足或者對于檔案信息化管理不夠重視等原因，造成設備和技術較為落后，無法提高工作效率[2]。

（三）檔案管理人員能力有待提高

檔案管理人員的能力、態度等問題是日常檔案管理機構最常見的。一些工作人員對于檔案管理信息化的建設不上心，對于信息化建設不夠重視，往往在客戶有需求的時候表現出事不關己、不用著急的態度，拖慢了工作進度，也正是這種不積極的工作態度，造成基層檔案管理信息化建設十分緩慢。此外，一些檔案管理人員的水平還有待提高，管理檔案看似是一件比較簡單的工作，基本會操作計算機就可以了，但其實不然，很多沒有受到過專業訓練的人員，由于缺乏檔案的管理能力，接受新內容較慢，在傳統的檔案管理方式中走不出來。或者由于對計算機的使用不夠熟練，導致檔案的準確性和安全性得不到保障，工作效率也比較低，檔案信息化進程發展較慢。

（一）完善檔案管理信息化制度

1.建立規范的管理機制

檔案管理機構設置規范的管理制度是信息化建設必然要做到的。在員工管理制度方面，機構應該嚴格細化員工工作準則，工作過程中嚴格按照員工守則進行，在錄入、抽調檔案時也要按照管理機制中的細則嚴格操作，根據員工工作情況進行合理的獎懲。成立專門的檔案管理信息化建設部門，并給部門配備辦公區和設備。另一方面是設置嚴格的安全管理制度，由于檔案管理信息化需要在計算機上進行，但工作人員對于計算機的了解僅限于日常工作常用到的內容，對于處理安全問題的能力還有待提高。機構應成立專門的安全管理部門，定期巡查管理人員的工作、檢查計算機內檔案情況，如果發現計算機遭受病毒等威脅，應及時進行補救[3]。同時，每個管理人員都要在自己的計算機上設置密碼，密碼除了安全管理部門知道外，不得告訴其他人，以防由于計算機發生安全問題導致檔案丟失的情況出現。機構和管理員工檔案系統需設置備份檔案，個人計算機上不允許私自建立文件夾，而是要放在服務器的共享文件夾內，以免資料丟失。

2.統一檔案管理標準

檔案管理工作的不統一、不規范是阻礙基層檔案管理信息化建設的原因之一。如果每個檔案管理機構都能做到統一的管理標準，那么查閱、翻調檔案工作就會更高效率。首先，需要信息化建設部門做好統一的檔案管理規范操作，下發到每一個涉及檔案管理的部門，并監督各個部門嚴格按照規范條例工作。其次，每個檔案管理機構內部也要做好管理標準的統一化。例如，所有的重要資料都需要做好備份，管理的檔案要放在共享服務器內，不能私自建立文件夾等。把需要歸檔的檔案打上相應的標記，將在辦理過程中遇到的情況隨時記錄在相應的文件內，辦理完畢的檔案要在規定期限內進行歸檔，把帶有歸檔標識的檔案進行分類放置。每份檔案都要有必須填寫的目錄和編號等方便查找，如姓名、責任者、文件號、位置、管理日期等內容。歸檔的檔案要定期抽查一次，發現問題要及時補救。如果有特殊情況需要銷毀檔案，需要經過檔案管理機構鑒定小組、分管領導批準，核實要銷毀的檔案內容和原因，做好銷毀經手人的記錄。

（二）加強檔案管理信息化的設備和技術

1.加大對檔案管理信息化的硬件設施資金投入

加大對檔案管理信息化硬件設施資金的投入，是推進信息化建設的基本條件。要想真正推進檔案管理信息化建設，必須要有符合工作需求的設備和技術，要加大對硬件設施的資金保障。檔案管理信息化所必備的設備是計算機和掃描儀，這兩件設備的開銷是比較大的。當地政府可以出臺相關的政策支持，例如檔案管理機構在置辦設備時可到專門的地方，享受優惠的價格，或者適當地撥款給檔案管理信息化建設機構。同時，各機構內部應當劃出一部分的預算比重，專門供推動檔案管理信息化建設使用，并規范設備采買人員的采購行為，不得在采購過程中出現違規現象，以盡可能節約開支為目標采購好的設備。在專業設備購買方面，可以聘請專業人士，由其幫忙進行采購和安裝等工作，以確保設備的匹配度。在設備置辦好后還要定期地對設備進行檢查和維護。設備維護是十分有必要的，是能夠正常進行工作的保障，在設備維護上也要有一定的資金投入[4]。如果資金有限，也可以出具證明向相關部門尋求資金幫助。

2.提高技術、爭取實現檔案管理自動化

計算機網絡技術是檔案管理信息化建設的必備技術，也是提高檔案管理工作效率的關鍵。相關管理機構不只需要在硬件設備上進行資金投入，在專業技術上也應當加大投資力度。比如，在檔案管理過程中需要建立必備的數據庫，而數據庫的建立離不開資金的支持。另外，為了保證數據庫的安全，防火墻等安全技術的使用也需要進行資金投入。在人力方面，由于檔案管理信息化建設所需要的專業性技術可能是現有檔案管理人員沒有的，因此就需要聘請專業人員來提供技術支持和教學，這些資金的投入也應該納入檔案管理工作的預算考慮范圍內。檔案管理自動化是檔案管理信息化建設的最大目標。當檔案能夠實現自動化管理時，將節省大部分人力，大大提高檔案管理的效率，所以在這條實現自動化管理的道路上，投入適當資金是很必要的。當地政府也可以視情況給予檔案管理機構一定的支援，比如鼓勵倡導專業人士到管理機構進行技術上面的幫助和教學等。

（三）提高檔案管理人員的業務能力

1.提高管理人員對檔案的重視度

檔案管理人員的工作態度和能力直接影響了檔案管理信息化的發展情況，因此務必要提高管理人員對檔案信息化建設的重視度。檔案管理機構應當就檔案管理信息化建設對管理人員進行定期培訓，宣傳信息化建設的思想以及信息化建設帶來的便利。管理部門的領導也要以身作則，帶領工作人員以最大的熱情投入到檔案信息化管理建設工作中去。同時，檔案管理機構的管理人員應具有危機意識和競爭意識。在檔案管理信息化建設中，實行優勝劣汰的原則，明確規定：在信息化建設的過程中，對其缺乏重視、態度不端正的給予相應懲罰，嚴重者可直接開除；在工作中表現優異的可晉升管理層。這樣可以增強檔案管理人員的競爭性和危機意識，提高其對檔案管理信息化建設的重視度，使檔案信息化建設工作更加快速、有效率地進行。

2.提高管理人員的專業性

對于檔案管理人員來說，光有態度是不夠的，還需要有實際的工作能力。在傳統的檔案管理中，不需要過多的計算機等設備，所以對于管理人員來說，檔案管理信息化確實是一個比較大的挑戰。檔案管理機構應該加強對管理人員的培訓，定期開展學習工作，要求全體管理人員都要學習計算機操作知識以及檔案管理流程等知識，并定期對學習成果進行檢驗，舉辦信息化管理實操大賽，根據比賽成績以及平時工作的能力表現，按照實際情況給予一定的獎金獎勵。如果機構內部條件有限，可以專門聘請專業人士來機構對檔案管理人員進行指導，以提高檔案管理信息化建設的工作效率。各檔案管理機構之間還可以組織座談會、交流會等聯誼活動，讓各個管理部門、管理人員之間進行工作上面的交流和分享，取長補短。檔案管理機構還可以鼓勵員工自行學習相關檔案管理知識以及計算機技術的內容，機構可予以一定的資金幫助和支持[5]。另外，政府可以出臺相關政策來提高檔案管理信息化人員的工資，以吸引更多的年輕人才、專業人士進入到檔案管理信息化建設的隊伍中來。

綜上所述，基層檔案信息化建設仍然面臨諸多挑戰，檔案管理機構需要加強對現代化設備和技術的使用和研究，以全新的管理模式對待檔案管理人員，加強對員工的專業能力和業務能力的培養，并且以全新的態度和方式去對待基層檔案，提高檔案管理工作的效率，加快推進檔案管理信息化建設，使檔案管理工作更上一步，更好地服務于社會。

[1]牟維敏.基層干部人事檔案管理中存在的問題及發展建議[J].蘭臺內外，2021（19）：28-30.

[2]袁燕.基層事業單位檔案管理信息化建設路徑[J].文化產業，2021（18）：78-79.

[3]周文奎.淺析信息化時代基層檔案管理質量的提升與發展[J].商訊，2021（11）：181-182.

[4]韋麗陽.基層單位檔案信息化建設途徑分析[J].城建檔案，2021（02）：31-33.

[5]許加迎.基層單位檔案信息化建設存在的問題及策略[J].辦公室業務，2020（16）：76-77.