以山東博物館為例探究山東省內國有博物館藏品檔案保護與數字化建設的必要性

滕衛

摘 要：博物館藏品檔案是藏品從征集、登記、整理、利用到研究等初始資料逐漸累積形成的信息總匯，是國家文物財產賬—《博物館藏品總登記賬》的法律憑證，其記載著藏品最原始的資料以及各個相關業務流程的信息，從管理角度而言博物館藏品檔案是衡量一個博物館總體水平的關鍵依據。博物館藏品原始檔案具有一定的留存時長，多以紙質形式為主，在保存和保護時容易受到主客觀因素的影響而損壞，不利于博物館藏品管理工作的有序推進。隨著信息化時代下信息技術的廣泛普及，博物館藏品檔案管理工作也要與時俱進，合理利用信息技術手段進行數字化保護，進一步規范博物館藏品管理的發展。以山東博物館為例，對山東省內國有博物館藏品檔案的保存進行調查，了解并分析當前其保護與數字化建設情況，提出數字化建設的有效建議。

關鍵詞：藏品檔案;數字化保護;資源共享;管理系統

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.07.017

博物館的藏品種類豐富，與藏品相關的檔案數量也非常多，以第一手資料形式真實反映藏品的史實，系統記錄藏品詳細情況及利用情況等，不僅可以完整準確地為藏品提供文字說明，而且是博物館藏品管理、利用與研究的重要科學參考依據。因此，做好博物館藏品檔案管理工作是開展博物館各項業務活動的基礎。山東博物館藏品原始檔案以紙質手記為主，在日常利用和保存過程中，受環境、人為因素的影響，部分檔案出現了影響外觀、辨識不清甚至危及檔案壽命的情況，給藏品管理帶來不便，更在一定程度上影響了藏品保護、利用和研究的深層開展。作為全省最大的綜合性博物館，山東博物館有責任在藏品檔案數字化管理與保護工作方面進行創新探索，構建藏品檔案數字化管理系統，以提高博物館藏品管理水平。

1 山東博物館藏品原始檔案的收藏背景及內容

山東博物館成立于1954年，是在中華人民共和國成立后最早建設的省級綜合性地志博物館之一，收藏管理的藏品十分豐富，包括歷史文物、近現代文物和自然類化石標本等。自1954年建立后，山東博物館經歷了多次的搬遷和重建，于2010年又以新館形式向公眾開放，成為展示山東地區文明、文化的重要窗口。

山東博物館的藏品原始檔案源于1948年7月成立的山東省古代文物管理委員會（簡稱省古管會），省古管會不僅陸續接收了省內如黃縣、膠東、北海古管分會等地方政府，機關，部隊收集的大批文物、古籍，還對齊魯大學的藏品、收藏家流于市場的藏品以及王獻唐、王貢忱等社會名流捐贈的文物藏品進行了接收。1953年2月，省古管會改稱山東省人民政府文物管理委員會（簡稱省文管會）。1954年山東省博物館籌備處成立后，省文管會將其保存的文物藏品連同歷年藏品交接冊、登記簿等檔案資料（圖1）一并撥交山東省博物館。

目前，山東博物館藏品原始檔案主要包括：1948年至1953年《山東古代文物管理委員會收集、收購、捐獻登記簿》;1951年至1963年的《山東歷史文物登記簿》;1951年至1964年山東境內明確出土來源的《山東出土文物登記簿》《革命文物登記簿》;20世紀60至80年代初期的《文物收入登記賬》;1953—1959年革命文物征集單;1958年土改展品交接冊;1964年社會主義教育展覽各地參展材料及送展文物清冊;1964年至1987年的工作日志、工作計劃;1982年至2007年的《文物資料入館賬》;1980年之前，山東省博物館發掘的泰安大汶口、鄒城野店、濰坊姚官莊等重要遺址，保護清理的曲阜九龍山、鄒城朱檀墓、臨淄郎家莊、臨沂金雀山、臨沂銀雀山等一批大型墓葬，收藏的大量珍貴文物及發掘清理時的第一手資料（圖2）等。這批原始檔案不僅記載了山東博物館藏品日漸豐富的過程，更是見證了山東博物館的建設成長。

從山東博物館藏品檔案的內容涵蓋來看，可以將其分為以下幾個種類：一是藏品的歷史資料，即記錄藏品發現、搜集過程信息的資料，也就是藏品是如何來的，如歷史文物的發掘時間、發掘地點、采集時間、相關工作人員、入庫憑證等都是重要的歷史資料。二是鑒定記錄，即專家學者對藏品進行鑒定、定級時產生的各種資料信息，如對藏品進行真假鑒定、時代鑒定時專家學者的意見。三是藏品保護措施記錄，即在對藏品進行修復、清理、復制等過程中所形成的工作記錄，如修復藏品的時間、操作人員、修復方法等。四是藏品形象資料，即對藏品外觀樣式、結構等拍攝照片，以及記錄聲音、視頻等。除上述幾類內容外，博物館藏品檔案還包括藏品研究資料、藏品使用記錄等，這些完整翔實的信息記錄為促進文物資源保護、利用、整理、研究等系列業務工作的有序開展，提供了基礎的數據支撐。

2 博物館藏品檔案保護與數字化建設的意義

從以上論述中可以得知山東博物館的大部分藏品檔案距今已有六七十年的歷史，其具有一定的歷史價值，而且藏品檔案多為不可再生的紙質資源，為確保未來依然可以使用藏品檔案，為歷史研究提供參考，則必須重視對藏品檔案的保護管理。但是查閱利用原件必然會對檔案本身造成影響，為此，信息時代背景下，在博物館藏品檔案管理中應適時開發符合博物館功能需求的信息化管理系統，采取高新科技手段，將紙質檔案過渡到數字化檔案，更易于改善傳統管理模式下的不足，并提高藏品檔案的使用效率。

目前，山東省內國有博物館藏品的原始檔案、藏品總登記賬、接收清冊等與藏品有關的紙質檔案尚未實現數字化管理，因此推進博物館藏品檔案保護與數字化建設具有積極意義。

①提升藏品檔案管理的規范性和智能性。數字化建設相比傳統人工管理更具智能性，通過對藏品檔案的拍攝、掃描、文字識別等，設置相應的藏品電子檔案管理功能模塊，對各種各樣的檔案資源按照類別、時間進行綜合分類，形成系統的數字檔案資源庫，以一體化管理形式規范藏品檔案管理工作。

②簡化博物館的藏品檔案管理工作程序。數字化建設可以幫助藏品檔案管理人員省略一些工作步驟，不用再從龐雜的紙質文件中查詢所需的藏品信息，直接通過數字化系統對藏品檔案進行瀏覽、檢索、打印、下載，減少實物檔案的使用次數，促使管理人員把工作重心放在實物檔案的整理中，進一步提高保護效果。此外，通過數字化建設，藏品檔案轉化為數字化信息，當其他用途需要使用時就不必再翻找原始檔案資料，只需在信息系統中輸入關鍵字詞就可以快速獲取，并且在使用時可以隨時記錄和補充相關信息，存儲至檔案信息庫中，確保檔案更新的及時性，還能提升藏品檔案的利用率。

③實現館內藏品檔案的資源共享?？紤]到藏品原始檔案前期的完整性與后續的連貫性，當館內開展藏品檔案管理系統建設后，要依托互聯網技術設置局域網，與館內如博物館藏品管理等業務系統實現信息鏈接，有效優化藏品檔案的日常管理、保護和利用。此外，博物館藏品檔案中的一些資料信息也可以擴展為藏品陳列時的文字說明，將其進行數字轉化，可隨時調用相關信息資料，提升展陳效果，為線上博物館的開發提供支持，從而擴大博物館影響力。

3 博物館藏品檔案保護與數字化現狀

3.1 博物館藏品檔案管理保護中存在的問題

①紙張老化破損問題（圖3）。博物館藏品檔案的記錄以紙質為主，紙質檔案壽命長短與內部的諸多因素及所處環境密切相關。博物館早期藏品檔案產生的時間多集中在20世紀40至80年代，因受造紙技術、經濟條件、保管條件等諸多因素的影響，很多檔案出現了紙張老化破損的問題。紙張老化的外表特征是發黃發脆，內在表現是機械強度降低，翻閱時極易出現撕裂、斷裂、裝訂線斷損等現象，嚴重時會破碎掉渣，影響利用研究價值。

②字跡模糊褪色問題（圖4）。字跡材料的耐久性取決于字跡與紙張結合的牢固程度以及字跡色素的成分。早期的藏品檔案手書中很多采用的是鉛筆、圓珠筆、復寫紙等工具，多種因素使其出現不同程度的背透、褪色、字跡洇化擴散等現象。這些現象的出現，不僅直接影響了字跡的清晰和辨識，更是制約了圍繞文物藏品展開更深入研究的資料利用。

③紙張發霉變黃問題（圖5）。由于紙張的制作原材料來自自然，有機質本身對微生物而言就是很好的寄居地，霉菌代謝產生的有機酸不但能使紙張酸化變黃，還會出現蟲蛀造成的紙張部分缺失、不完整，甚至紙張呈碎片狀的情況，致使搶救難度加大。殘缺檔案嚴重影響藏品檔案的保護利用，一旦出現紙張發霉脆化情況，只有依照國家檔案局制定的《紙質檔案搶救與修復規范》，將檔案修復與古籍修復相結合，通過修裱的方式予以搶救性保護。

④檔案記錄分散問題。藏品檔案中對藏品信息的綜合記錄數據量較多，在不同階段的使用過程中所產生的新信息時常會因地點、篇幅等客觀因素而被記錄在不同的載體上，使同一藏品檔案信息分散，不利于藏品信息的整合，在后續藏品研究和利用過程中產生新數據信息時，無法實現對應賬冊的延伸補充，過于分散的記錄形式對檔案管理工作造成影響。

3.2 山東博物館藏品檔案數字化建設現狀

在數字化建設方面，山東博物館進行了諸多探索和嘗試，2017年山東博物館基于傳統數字資源，開發上線了“山東博物館藏品管理系統”，該系統大大優化了館內藏品的日常管理及業務工作流程，并且其后也被推廣應用在了省內多家博物館中，如山東地質博物館、日照市博物館、巨野縣博物館等，但在藏品檔案管理中還尚有優化空間。2020年山東博物館與新華網簽約合作，力求打造“5G富媒體+文博聯合實驗室”。而早在2019年就曾與新華網進行過數字化的聯動，舉辦了“5G重構想象，跨時空協奏”的活動，將山東博物館所藏唐代天風海濤琴及其背后的古琴文化，與湖北省博物館所藏戰國曾侯乙編鐘相結合，利用5G網絡高速度、低延時的特征，為觀眾呈現一場跨時空的音樂盛典。這種融合5G技術的方式為博物館藏品檔案數字化建設提供了參考，也是山東博物館藏品檔案保護與數學化建設的未來方向。

4 山東博物館藏品檔案保護與數字化建設的建議

4.1 完善制度、資金、人才保障

①博物館藏品檔案數字化建設需依照嚴格的制度規范進行，完善相應制度是保證藏品檔案資料數字化處理完整性、準確性的基本前提。規范數字化建設需整理藏品檔案資料，確定數字化的具體范圍，制定統一的程序對檔案進行標準分類，明確藏品檔案的接收、編目、登賬、入庫、出庫、文保、提用等流程。且在數字化建設中也要據實制定保密制度、用戶身份確認制度等，避免機密檔案信息被非法違規使用。

②加大藏品檔案數字化建設資金投入。在信息管理系統開發中需加大資金投入，在硬件方面準備好所需基礎設備，如掃描儀、攝像機、3D打印機等先進設施，在軟件方面則聘請專業人士開發適用的博物館藏品檔案資源數據庫和相應的操作軟件，確保數字化建設基礎完備，滿足建設需要。

③在開展藏品檔案數字化建設的過程中，博物館要根據管理需要培訓管理人才，提高管理隊伍的綜合素質與能力。結合現代化博物館藏品檔案管理的要求，明確最新檔案業務，樹立信息化管理意識，鼓勵并教授藏品檔案信息管理系統的操作應用和運行維護，鼓勵其不斷學習新技術、新方法，更好地為藏品檔案數字化建設而服務。

4.2 明確藏品檔案信息的數字化采集標準規范

明確的標準是博物館藏品檔案數字化建設的基礎和前提，在將紙質檔案信息轉化為數字化信息的過程中，應先確定好其采集標準規范，包括藏品登記的標準、數字化工作標準、檢索語言的標準、藏品分類的標準以及元數據的標準等。山東博物館根據當下藏品實際管理情況，在藏品登記時應充分考慮到自身較大的藏品量，為提高后續的檢索查詢等工作效率，切實發揮數字化檔案的優勢，則需設置自動校對功能，避免藏品信息登記失誤。同時在將藏品檔案轉化為數字信息文件后，優化數據庫存儲結構，避免其體量過大限制檔案數據庫的運行速度。在藏品檔案檢索設置中，傳統檢索方式一般按照目錄依次查詢或自然語言檢索，為進一步規范其語言檢索，山東博物館可以設置全文索引方式，將檔案中的單一詞匯也作為檢索語言的關鍵點，這樣能提高藏品檔案的檢索效率。

4.3 研發以用戶為導向的藏品檔案信息管理系統

使用高速掃描儀、數碼相機、計算機等多種智能數碼設備，將博物館藏品檔案資料經過全文錄入、掃描和拍攝等處理過程轉化為數字化檔案，信息管理系統通過對數字化檔案資源的采集與接收，集中于資源數據庫中，以此為數字化建設的基礎。以用戶需求為導向，設計研發可行的藏品檔案信息管理系統，綜合收集、保管、利用等基本功能，按照業務應用層、邏輯層和數據存儲層的基本架構構建信息管理系統。

5 結束語

截至2021年4月底，山東省的博物館總量達609家，穩居全國首位。博物館藏品檔案藏量規模巨大，隨著時代的發展以及博物館教育功能、社會價值的日益提高，需進一步強化博物館藏品檔案的管理質量和效率，實現對館內藏品的有效保護、利用和深入研究。為此，山東博物館應充分發揮龍頭帶動作用，在明確當前藏品檔案管理問題的基礎上，依托于新時代信息技術的革新發展，以及原有的山東博物館藏品管理系統，繼續推進藏品檔案管理數字化建設，完善制度、資金、人才三方保障，研發以用戶為導向的藏品檔案信息管理系統，為山東省內國有博物館藏品管理水平的提高提供借鑒。

參考文獻

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