“一網通辦”政務服務檔案集約化管理探索

摘要：“一網通辦”政務服務檔案匯集政府行政權力事項檔案，涉及多個部門多行業，檔案管理工作尤為重要。本文從背景、起因、做法、成效等方面論述了加強新時期政務服務檔案集約化管理的方法途徑。

關鍵詞：政務服務;檔案;集約化;管理

檔案管理是政務服務工作必不可少的環節，是服務型政府、數字政府建設的一項重要基礎性工作。做好政務服務檔案管理工作，事關國計民生服務的大事，責任重大，意義深遠。隨著“一網通辦”不斷深入，各級政務服務中心在轉變政府職能，優化發展環境，促進經濟發展中發揮更大的作用。如何把這個“中心”檔案管理好，是一個亟待解決的問題。近來年，我們進一步創新檔案管理機制，探索“一網通辦”政務服務檔案集約化管理，橫向整合行政審批等7大類1000余行政權力事項，縱向聯通有關職能主管部門，整合信息資源，形成檔案“大數據庫”，提高檔案服務民生的質量和水平。

【背景與起因】

近年來，隨著電子政務不斷深入，“一網通辦”已經成為政務服務工作的常態。政務服務檔案從傳統紙質到電子檔案過渡，“雙套制”運行。因此，政務服務檔案涉及面更廣、內容更豐富，涉及到各個方面，直接關系千家萬戶和老百姓的切身利益。

（一）管理分散。政務服務中心是一個綜合服務機構，對中心駐點各部門、各單位只具有組織協調、指導督促職能。具體政務服務事項均由各單位按照行業、系統要求進行處理。各單位部門檔案管理各自為政，人為分割，互不隸屬，沒有聯系，管理分散;受人、財、物管理機制不同的影響，缺少制約機制，削弱了管理力度，影響了工作落實。

（二）管理不規范。檔案制度政出多門，內容龐雜，專業要求各不相同，普遍存在定義模糊、制定時間早，內容與現實業務工作脫節等問題。政務服務中心駐點單位檔案數量多，人手緊張，兼職，沒有進行系統培訓，人員變動頻繁，檔案管理不到位。各業務部門片面強調業務工作，檔案規范管理不夠。例如：不動產登記檔案管理方面，注重不動產登記、信息的變更，而在檔案材料收集、整理、信息更新方面欠缺。社會保險部門30萬卷檔案，配備兼職檔案管理人員2名，每天日常查閱利用工作都應接不暇，根本談不上檔案管理。

（三）檔案資源浪費。政務服務部門各類檔案資源分配不均，如館庫建設、信息建設、檔案設施設備、專業人員配備等存在重復建設，資源浪費問題。同時，由于編制、體制問題，不能統一調劑，又造成各單位檔案人員工作負擔不均勻。

（四）檔案標準不統一。政務服務業務檔案工作規范和標準不一致，各業務檔案整理規范政出多門，檔號編制不科學，導致推進歷史數據整合工作困難;各業務檔案信息系統研發較早，起點低，系統功能已無法滿足現在的工作需要，不符合檔案工作的發展規律。

（五）信息資源不能共享。政務服務部門之間橫向聯系不緊密，使用各自的檔案管理軟件，檔案信息無法達到共享。例如：退休審批和社保經辦檔案管理沒有銜接，信息資源不能共享，社保機構必須手工重新錄入人員人事檔案材料相關信息。即使在同一單位內部，同一數據需要多處輸入，信息不能聯動共享。

【做法與經過】

傳統的集中式和分散式已無法滿足電子政務工作和檔案工作發展的需要，采用集約化管理，通過政務服務一體化平臺和政務系統“文檔管理中心”建設，整合檔案資源，業務辦理與檔案歸集一體化，實現各門類載體檔案的有效配合，極大方便群眾，提升服務效率和質量。

（一）檔案機制整合。隨著“一網通辦”不斷推進，我們提出文檔中心建設的思路。以政務服務機構建設為契機，推進檔案集約化建設。對原有各業務檔案工作流程、整理要求重新進行審視，從實際狀況出發，進一步完善工作制度，優化工作流程，為每個環節“量體裁衣”，實現各門類檔案有機結合。進一步建立健全《政務服務業務檔案整理規程》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱借用制度》等制度，實現檔案管理的精細化，提升檔案公共服務水平，提高檔案管理規范化水平。

（二）人員設備整合。針對當前檔案管理工作中，檔案收集范圍狹窄、保管利用狀況不佳的問題，成立文檔中心，集中存放政務服務各門類、各載體檔案資料，加大資金投入力度，購置檔案密集架，做好設施提檔升級，增配專人專職，強化檔案管理，使之成為檔案保管和利用基地。

（三）檔案實體整合。一是整合行政審批業務檔案。推進行政審批制度改革，以“事”為中心，事前、事中、事后全流程一體化管理，避免出現脫節現象。二是規范政務服務業務檔案。對項目工程、社會保險、醫療保險、不動產登記等9大類事項，建立流程圖、歸集指南，按照“目錄清單+崗位責任”，日積日清，每月歸檔，檔案工作常態化。三是做好服務檔案整合。建立健全行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查等7大類業務檔案標準，統一檔號編制，推進實體檔案整合。

（四）檔案信息整合。做好業務系統和檔案管理系統聯動，滿足各類業務檔案在一體化平臺上兼容運轉，做好檔案管理平臺和政務服務辦公業務平臺的對接，自動采集元數據，避免重復性勞動，提高檔案數據的真實性。同時，通過購買檔案社會化服務，推進“存量檔案數字化”“增量檔案電子化”，實施數字檔案建設。

【成效與反響】

通過檔案集約化管理，改進管理手段、創新服務方式、豐富服務內容，降低作業成本、在更大的范圍內實現檔案共享，提高服務效率、提升服務水平。

（一）集約管理，節約成本。通過文檔中心和數據庫建設，采用大型密集柜，大庫房，中央空調和自動滅火及報警系統，各單位政務服務檔案納入集中管理和“云平臺”，集中查閱利用，配備專職人員，實行檔案“進”“管”“用”全程管理，大大節約檔案工作各項成本。

（二）規范管理，提高效率。全面梳理政務服務業務流程，合并同類事項。從業務受理、審核到檔案歸檔，實現閉環管理，各盡其責，互相補充，緊密銜接，形成一條高效的“檔案生產流水線”。

（三）整合資源，提升服務。推進政務服務內部局域網建設，實行無紙化辦公，文檔一體化。全面開通掌上政務服務、數字政府平臺以及網絡自助、遠程查詢等全方位的查詢服務，進一步提供優質檔案服務。

【總結與探索】

政務服務檔案集約化管理，通過建立統一的管理機制、標準和平臺，推進各類業務檔案資源的有效整合優化，促進檔案工作管理規范化。集約化管理不等于單純集中，強調在一定程度的集中基礎上，兼顧各類業務檔案本身特點，通過人員、設備、財務、庫房、數據等資源進行整合和重新搭架，對檔案收集、整理、保管、利用等流程和操作進行優化，從而降低成本，優勢互補、便捷服務，提高效率。集約化管理是“要素投入的集中”和“要素組合的優化”的具體體現，符合政務服務工作規律和信息化趨勢的發展。

參考文獻：

[1]國家檔案局《政務服務事項電子文件歸檔》2022

[2]四川省政務服務監督條例2021

[3]國家檔案局電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）

作者簡介：張燕霞，1985年1月，女，漢族，籍貫四川省樂山市，學歷本科。