技工學校學籍檔案管理工作芻議

李克強 張同軍

摘 要：本文主要針對技工學校學籍檔案管理工作展開研究，首先闡述其重要性，然后重點對技工學校學籍檔案管理措施進行詳細論述，主要包括加強科學化管理、注重學籍信息資源建設、提高學籍檔案管理人員的素質水平、加強學籍檔案信息安全管理，確保學籍檔案管理水平穩步提升，促進技工學校更好、更快發展。

關鍵詞：技工學校? ? 學籍? ? 檔案管理

我國高度重視技工教育，這極大地促進了技能人才培養事業的發展，為技校畢業生就業提供了廣闊的發展空間。而開展技工學校學籍檔案管理工作，對于規范辦學、提升發展內涵更具有重要意義。技工學校承擔著培養技能型人才的重要職責，而學籍檔案可以將招生錄取、學籍管理等信息充分反映出來，其中的文字、圖像可作為用人單位任用和考核的重要憑證。基于此，技工學校應對學籍檔案特點與規律進行深入研究，采取科學化的管理方式，加強信息技術的應用，充分發揮學籍檔案的服務保障作用。

一、技工學校學籍檔案管理工作的重要性

（一）有利于提升教學質量和管理水平

首先，學籍檔案可以詳細記錄教學與管理工作結果，從而確保較高的真實性。其次，學籍檔案中的記錄可以有力支撐教學和管理工作。同時，學籍檔案的記錄，也是某一時期學校教學水平的重要憑證，為分析管理的科學性、合理性提供依據。例如，在進行教學質量檢查時，可以在學籍檔案中對學生成績進行隨機抽取，然后借助相應的調查統計，將當前教學工作中存在的問題挖出來，確保教學計劃的科學性和合理性，從而不斷提高教學質量。

（二）有利于不斷提高教學研究水平

教研活動的開展，對于資料的真實性提出了明確的要求，而學籍檔案屬于重要的資料庫之一。教研人員借助學籍檔案可以對教研活動的作用、弊端進行分析，借助相關教研活動的開展，如聽課、研討等，確保教研水平的穩步提升。與此同時，學籍檔案不僅可以對教學反饋意見進行記載，而且還可以為教師改進教學提供借鑒。換言之，學籍檔案可以拉近師生之間的距離，實現師生互動，從而實現教與學的相互促進，共同提高。

（三）有利于提供就業參考

由于學籍檔案具有記錄學生在校各方面表現的功能，屬于學生在校成長的重要文件之一，所以學籍檔案作為重要的參考資料，尤其在選人用人方面，深受用人單位的重視。用人單位在人員招聘過程中，通過對學校學籍檔案的調取、查閱，可以全面直觀地了解學生各方面情況，從而有利于實現學生優質就業。

（四）有利于規范學生管理工作

學籍檔案具有記錄功能，既可以將學生的在校表現情況記錄下來，而且所收錄的學生情況信息量大、全面準確，有助于對學生的成長環境、潛在問題的了解，并將反饋作用發揮出來。在學籍檔案中，學業成績和日常表現，可以將學生在校成長情況綜合反映出來。教師通過了解學籍檔案中學生個人政治表現、個人思想匯報等信息，有針對性地開展學生思想政治工作，并不斷提高學生管理工作水平。此外，通過對學籍檔案記錄的綜合分析，對學生個性特長和綜合素質進行評價，也可以有針對性地擇優遴選出優秀學生干部等。總而言之，技工學校學籍檔案可以為管理者了解和考核學生綜合素質提供極大的幫助，從而將因材施教的目標落實到位，不斷提高人才培養水平。

二、技工學校學籍檔案管理措施

（一）加強科學化管理

為促進學籍檔案管理工作規范化、科學化，應嚴格遵循檔案管理的嚴肅性、連續性等原則。學籍管理人員應詳細記載學生的入學注冊、學習過程、考核成績等方面的信息，避免出現虛假、偽造學籍檔案信息的情況。此外，在工作程序方面，應滿足客觀性、實際性等要求。

首先，基層收集。教師在領取檔案盒以后，應及時將歸檔的材料放入進去，以便實現隨時專用。其次，分清責任。在每個辦公室，應安排一名教師，負責將檔案材料的審核、收集、整理等落實到位。通常來說，計算機中存儲的數據，大多具有無序性特點，雖然各辦公室之間案卷號的交叉性明顯，但是也不易對檢索及使用造成影響。因此各辦公室教師在數據審核完成后，應在檔案室中進行統一提交，檔案管理人員應做好檔案的組織分類，最終在學校檔案室中進行合理存放。再次，集中處理。眾所周知，學籍檔案數量比較龐大，畢業季歸檔管理的時間集中，無法僅僅依靠一兩個人來完成檔案歸檔工作，所以為了不斷提高學籍檔案整理水平，應將人力集中起來，如激發學生勤工助學的參與熱情，聘請經驗豐富的檔案工作者，進一步規范檔案整理工作，為提高整理效率和水平創造有利條件。最后，推行標準化管理。在構建各項規章制度時，應重點涵蓋鑒別歸檔、保管保密、應急處置等環節，發揮制度的保障性作用。

（二）注重學籍信息資源建設

學籍信息應在學籍檔案管理系統中處于主導地位，技工學校應從各個時期學籍檔案的特點出發，加強“存量數字化，增量電子化”模式的應用。

首先，學籍檔案應將學號、姓名、入學與畢業時間等信息涵蓋在內，形成學籍檔案數據庫，并且這個數據庫應密切關聯成績、課程等數據庫。此外，數字化掃描工作在紙質學籍檔案中具有較高的適用性，學號、姓名等與學籍目錄數據應相互契合、相互對應，以此來不斷提高學籍檔案檢索效率，并真實展示出所有學籍信息內容。其次，對于系統內的學籍信息數據，為滿足共享性需求，應在各系統加強標準化數據接口的建設，將學籍信息導入到學習管理系統內，將二次錄入現象的出現概率降至最低。最后，應加大資金投入力度，配置先進設備，不斷提高學籍檔案信息化管理水平。同時，也要加強與技術支撐企業的密切協作，不斷延展功能配置，滿足一體化和標準化需求，將數據信息資源的共享、共建目標提上日程，從而給予全文存儲和檢索一定的支持，并確保決策的科學性與合理性。

（三）提高學籍檔案管理人員的素質水平

為進一步適應檔案管理工作崗位需求，學籍檔案管理人員應拓寬知識面，加強相關領域業務學習，為自身工作能力的提升創造有利條件。其中，不僅要加強政治思想教育和職業道德教育，也要提升責任意識和嚴謹意識。技工學校應對工作素質良好、事業心強的學籍檔案管理人員優先聘用，確保學籍檔案管理人員具有較強的專業性。同時，加大學籍檔案管理人員素質教育的投資力度，加強定期培訓，如開辦專家講座、開展技能比賽等，提升學籍檔案管理人員業務水平。在學習檔案專業理論知識的同時，也要注重先進技術設備等操作技能的提升，滿足更新知識等需求，不斷拉近學籍檔案管理工作與辦公自動化之間的距離，從而更好地服務于學校教學、科研等工作。

（四）樹立與時俱進的思想觀念

隨著計算機技術的不斷發展，以往單一保管的學籍檔案管理工作模式，與社會發展需求明顯不相適應，所以為順應信息化發展趨勢，技工學校應提高對學籍檔案管理工作的重視程度。首先，應加強計算機管理。為促進資料數字化的順利實現，應加強計算機檢索系統的構建，為新生錄取名冊、學籍變動等內容的實時檢索提供極大的便捷，同時，將操作的簡便性與自動化優勢發揮出來。其次，注重檔案新功能的開發，方便用人單位對員工學歷真偽情況的查閱核實。雖然這些功能的重要性不言而喻，但是并不能完全發揮出檔案資料的應有作用。此外，要將檔案在教學研究中的作用進行有效拓展，促進教育教學工作全面提質增效，從而在檔案效益利用最大化上進行探索。

（五）加強學籍檔案信息安全管理

受人為因素和技術因素的影響，學籍檔案管理工作容易出現安全漏洞。基于信息化角度，為預防安全問題的發生，應不斷加大內部防范力度和外部防范力度。首先，從內部角度看，檔案管理人員應增強規范化操作的思想意識，并高度注重檔案保密與安全，對于學籍信息，切忌在檔案網站上進行隨意發布，且嚴格審查和管理已發布的信息，防止泄密問題的出現。在學籍檔案信息存儲載體方面，硬盤和磁盤等得到了廣泛應用，所以在開展相應的維護工作時，應從存儲介質要求出發，將溫度、濕度控制在合理范圍內，以免人為因素的影響損壞介質。從外部角度說，應提高對網絡環境與破壞程序等的關注程度，靈活運用不同防范手段，如訪問控制、加密簽署、防火墻等，不斷強化學籍信息安全防范效能。

三、小結

綜上所述，技工學校的學籍檔案管理工作深刻影響著學生未來的學習與工作。不斷提高學籍檔案的查詢與利用效率，有利于對技工學校各項活動情況進行詳細記錄，所以，加強學籍檔案管理工作至關重要。要加強科學化管理，加強學籍信息資源建設，將現代信息技術與學籍檔案管理工作緊密結合，不斷提升學籍檔案管理工作水平，從而充分發揮學籍檔案的價值與功能，為教育教學提供保障。

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[作者單位：山東泰山技師學院

（肥城市職業中等專業學校）]