圖書資料管理工作中存在的問題及優化措施

吳一

本文分析了圖書資料管理中普遍存在的信息共享與程度偏低、管理人員綜合素養偏低、管理方法陳舊滯后、管理制度不健全、信息化管理水平低等問題，并嘗試圍繞強化服務理念、加強管理隊伍建設和管理、創新管理方式方法、完善圖書資料管理制度、探索信息化管理發展路徑等方面，就相應優化措施展開探討。

圖書資料管理歷來都是促進人員綜合素養提升的有效路徑，也是為整體化、綜合化管理提供重要依據的基礎。而進入信息化時代，圖書資料管理迎來了新的挑戰，并暴露出了諸多問題，需要積極采取合理措施進行優化。只有對圖書資料管理加以高度重視，并在實踐中著重針對現有的各種問題進行適當處理、改善和解決，才能持續提高管理水平，進而保障圖書資料管理作用的充分發揮。

一、圖書資料管理工作中存在的問題

（一）圖書資料信息共享與利用程度偏度

目前圖書資料管理存在較為嚴重的封閉性，資料信息的共享程度較低，同時利用也不到位，導致圖書資料的價值難以得到充分凸顯。圖書資料管理中的服務意識較為薄弱，同時管理實踐中重資料保存而輕資料分享與利用，導致大量資料信息的價值難以被有效挖掘和利用，使得較為管理活動較為局限，職能作用明顯受限。尤其是不少資料信息反映了單位的歷史發展情況，不但可以從中總結過往的經驗教訓，還能為未來發展提供重要參考和依據。在管理實踐缺乏有效的信息共享與利用的情況下，其自然很難為單位的運行優化、長遠發展提供有力支持。

（二）管理人員綜合素養偏低

實際上不少企業、機構、單位對圖書資料管理的重視程度并不高，只是將其當作可有可無的部分，自然不重視相應的管理隊伍建設。這直接導致在崗的圖書資料管理人員綜合素養偏低，不少在崗人員都沒有經受過專業培訓，專業知識及技能水平較低，缺乏良好的職業道德與精神，同時信息技術素養、創新意識等也較差，并不能完全勝任實際工作，嚴重影響管理實效。

（三）管理方法陳舊滯后

圖書資料管理基本上都是沿襲傳統理念和方法，缺乏有效創新。而隨著時代、社會、市場、行業、單位的持續發展，對圖書資料管理的要求必然會有所變化。不及時創新、調整和改善管理方法，必然會導致實際管理效果和預期存在明顯偏差，難以有效發揮管理作用。

（四）管理制度不健全

管理工作的開展必然需要以制度作為基礎支持和保障。不過圖書資料管理制度并不健全，存在一些不容忽視的缺陷和問題，導致基于其的管理工作難以有序、高效開展[1]。一方面，管理制度本就存在一定不足，但是在實踐中卻缺乏相應的優化改善機制，導致制度缺陷難以忽視;另一方面，管理制度缺乏有效創新，沒有隨著管理工作的變化而即使實施調整，無法適應新的管理需要。制度的不健全，直接使得管理人員在實踐中缺乏足夠科學、有效的管理依據和憑證，不但難以保障管理效果，還容易出現管理混亂、責任缺失等較為嚴重的問題。

（五）信息化管理水平低

信息化管理是時代發展的必然趨勢，其相較于傳統管理模式有著質的飛躍。尤其是在涉及大量資料信息的管理工作中，信息技術的應用能夠明顯提升管理質量與效率，降低人工成本并減少人為失誤，同時實現對大量資料信息價值的充分、深度挖掘，讓管理變得更加科學、高效。但是部分單位受限于資金、意識、技術、人才，信息化水平較低且發展進程緩慢，相應的圖書資料信息化管理水平難以得到明顯提升，無法充分發揮信息化管理本身的優勢與價值，嚴重影響管理實效。

二、圖書資料管理工作的優化措施

（一）強化圖書資料信息服務理念

在新時期背景下，圖書資料管理一定要強化相應的信息服務理念。一方面，強化共享服務理念，推動管理模式的有效創新，進一步開放圖書資料，讓所有人員都能對其進行有效利用;另一方面，強化信息價值服務理念，在保存圖書資料的同時對其蘊藏的信息價值進行挖掘和利用，讓圖書資料管理的職能作用得到充分發揮。

（二）加強管理隊伍建設和管理

打造一支高素質的圖書資料管理隊伍，是新時期背景下推動管理水平切實提升的關鍵。根據實際情況，合理規范管理人員的素質新要求，從專業知識、專業技能、服務意識、職業道德等方面落實相應的培訓、考核工作，全方位提高管理人員綜合素養。加強對圖書資料管理人員的管理，明確其管理責任，完善追責機制，嚴格要求管理人員按照規范做好本職工作以保障管理實效。

（三）創新管理方式方法

對管理方式方法進行合理創新，尤其要針對傳統管理模式進行調整，是確保圖書資料管理適應新時代的關鍵[2]。完善圖書管理體制，豐富相應的服務內容，積極組織和開展各種各樣的讀書活動、資料研究活動等，構建更加開放的管理模式，吸引更多人員參與其中并實現共管共治，形成更加契合現代發展需要的管理體系。

（四）完善圖書資料管理制度

對管理制度加以完善，是保障圖書資料管理工作高質量、高效率開展的基礎和關鍵。首先應當明確管理總則，準確把握圖書資料管理在提升人員專業知識水平和思想素質、促進人員間的讀書交流機會等方面的職能作用，同時明確相應的管理權責，將具體責任落實到具體部門、崗位乃至人頭，確保管理工作的開展能夠真正有人負責;其次，對圖書購置制度加以規范。以廣泛征求各部門、各人員意見為前提，對相關意見進行整合與分析，并基于此明確需購置圖書資料的品種及數量，制定相應的圖書購置方案，待上報審批通過后方可付諸實踐[3]。允許個人提出圖書資料的購買意見，并完善相應的意見反饋機制與相應的審批程序，按照規范盡可能地滿足所有人員的閱讀需求;再然后需要規范圖書資料借閱制度。圖書資料的借閱通常可劃分為個人借閱和部門借閱兩種，后者通常會一次性借閱大量圖書資料，需要完備的手續和審批文件做基礎支撐。并非所有圖書資料都可借閱，通常辭典、地圖、珍貴圖書以及被指定為公共參考圖書的圖書資料在原則上不得外借，只有在特殊情況下方可外借。規定好圖書資料的借閱時間，一般專業性較強的工具書經研究后可適當延長借用時間。借書后需要在規定時限內歸還，如果有特殊事宜需要延遲歸還，需要辦理相應的續借手續。不管是借書還是還書，都要按照相應的規范進行操作并做好記錄，不得隨意進行借閱和歸還;最后需要完善懲處制度。加強對圖書資料的保護，不管是紙質圖書還是影碟文件，都要以保護其完好性為重點，相關人員在借閱后必須做好相應的保護工作，如果存在圖書損毀、影碟破壞、資料丟失、逾期不還等情況，需要落實相應的懲處工作。

（五）探索信息化管理發展路徑

1.建立數據庫

圖書資料管理的信息化發展已成必然趨勢，而數據庫則是信息化的基礎。積極推動現有圖書資料的數字化發展，通過數字掃描等技術將紙質圖書資料轉變為數字資源，形成相應的電子檔案，建設相應的數據庫。除此之外，積極利用網絡資源，在保障版權合法的前提下搜集、整合優質網絡資源，進一步擴充數據庫，進而為圖書資料的信息化發展奠定良好基礎。

2.實現網絡平臺共享化

信息化管理的一大優勢在于能夠借助網絡平臺實現全方位共享。在圖書資料管理進一步強調服務性的情況下，通過網絡平臺對大量有價值的圖書資料進行共享，并提供相應的服務功能，無疑是有效發揮圖書資料價值的體現。加強數字資源建設，建設相應的網絡平臺，并通過賬號密碼方式進行驗證，給予不同人員不同的圖書資料查閱和使用權限，在保護部分圖書資料本身機密性的同時強化網絡平臺的共享屬性。

3.完善信息化管理功能

網絡平臺不僅要為圖書資料的存儲、共享提供基礎的平臺，更要完善相應的支持功能，保障數字化圖書資料的有效利用[4]。主要管理功能包含檢索查詢、數字資源獲取、圖書資料借閱、圖書資料歸還、專業服務等，需要對具體功能的實現加以優化，保障圖書資料能夠在得到有效管理的前提下充分發揮其價值與作用。

4.健全信息化管理新制度

信息化管理不僅僅意味著圖書資料的承載媒介發生了變化，也意味著管理制度發生一定變化。根據信息化平臺的功能以及信息化管理本身的特性，對相應的管理制度進行適當創新、調整和優化，尤其要完善數字化資源管理、平臺管理等相關制度，更好地支持圖書資料管理工作開展。

5.利用先進技術提高圖書資料信息利用水平

信息技術不僅僅為圖書資料提供了數字化媒介和共享平臺，更為其信息價值的利用帶來了更多可能性。對包括云計算、大數據等在內的先進技術進行合理利用，能夠深度挖掘圖書資料信息中所蘊含的豐富價值，進而為單位的運行發展決策提供更加科學、可靠的依據。

三、總結

圖書資料管理工作在新時期需要進一步提高整體管理水平。重點針對現有管理問題進行綜合分析與深入研究，準確把握目前管理的缺陷和不足，并通過科學、合理、有效的措施進行優化，推動管理質量及效率同步提升，進而保障管理工作的作用得到充分發揮。

參考文獻：

[1]梁偉偉.試論圖書資料管理工作的路徑優化[J].科技與創新，2016（7）：61.

[2]郁麗玲.分析圖書資料管理工作的路徑優化[J].企業科技與發展，2019（10）：274-275.

[3]彭舒婷.公共圖書館圖書資料信息化管理中的問題與應對研究[J].科學與信息化，2020（5）：165，171.

[4]魏平.試論圖書資料管理工作的路徑優化[J].文化創新比較研究，2018（8）：161，164.