調動高職院校部門兼職檔案員積極性的策略

文/淮安市高級職業技術學校 魏婕

一、高職院校部門兼職檔案員存在的問題

（一）相關人才儲備不足。隨著現代化建設事業的快速發展，信息技術水平的不斷提高，社會生活中的信息量越來越大，高職院校檔案的相關內容隨著社會的發展而增加。檔案涉及的內容范圍越來越廣，數量逐漸增加。高職院校部門較多，專業知識錯綜復雜，分工明確細致。當下，高職院校大部分兼職檔案員是由各部門人員來擔任，在處理檔案方面沒有專業的知識做支撐，這會導致檔案工作出現錯誤，甚至會損壞檔案。大多數高校未設立相關的專業進行培養，導致檔案工作缺乏人才支撐。同時，高職院校兼職檔案員大多數沒有進行相關知識的學習。從2010年某高職院校檔案調查來看，2010年以前檔案數據處理以及整理方面，高職院校部門兼職檔案員沒有充足的專業知識支持，在整理過程中將很多不正確的數據與正確的數據整理在一起，在后期調取的過程中出現了數據不準確的情況。同時，近些年高職院校在吸收相關人才時出現了供不應求的局面，在檔案整理的過程中經常出現人手不夠的情況。從以上可以發現，我國高職院校部門兼職檔案管理員的人才儲備不足。

（二）檔案工作網絡體系不完善。隨著我國經濟社會的快速發展，高等教育事業得到提升，在高職院校中，檔案工作日益重要起來。高職院校檔案所涉及的內容隨著時間推移不斷增加，信息量也逐漸增加，運用傳統的檔案工作網絡體系來進行維護，可能直接影響學校的發展規劃。在檔案工作體系建立過程中，高職院校沒有進行系統完善和落實，只是通過表格的形式進行檔案信息統計，并沒有將檔案依照內容進行歸類，這種工作方式久而久之會出現檔案找不全、找不到、內容混亂等情況。以某高職院校檔案工作為例，在教育部門對該高職院校進行檔案調查時，調查人員要求調出近兩年工作報告的相關檔案時，該高職院校兼職檔案員通過電腦進行了長達兩個小時的查找，才將近兩年的工作報告相關檔案找到，兼職檔案員在檔案柜尋找的過程中，出現了內容不全等問題。從以上案例可以看出，部分高職院校檔案工作網絡體系不夠完善，如果沒有完善的檔案工作網絡體系進行支撐，會直接影響檔案的整理和尋找工作，也會直接影響院校對未來規劃以及過去經驗的總結。作為高職院校部門兼職檔案管理員，未熟練運用先進的網絡技術，在科學技術進步的道路上，大多數管理員還沒有將傳統的檔案管理系統進行創新發展，沒有結合網絡技術進行深入研究。

（三）管理體制不健全。管理體制的健全發展是一個部門成長的重要因素。目前，個別高職院校檔案管理體制不健全。首先，兼職檔案員素質不高，大多數高職院校部門兼職檔案員屬于部門聘用人員，對于檔案相關的法律法規不太了解，在處理檔案過程中，缺乏必要的檔案基礎知識。其次，隨著社會的發展，檔案的收集量隨之增加，部分兼職檔案員沒有相應的物質以及精神支撐。再次，檔案管理部門的管理方式處于落后狀態。高職院校部門兼職檔案管理員沒有相對應的管理部門，在檔案處理工作中，基本上是兼職檔案員根據自己的思維方式處理檔案，長時間下來，不利于檔案的整理，也不利于檔案的查找。同時，沒有相對應的管理部門對兼職檔案管理員進行工作分配，會直接影響到管理體制的建立和完善，不利于調動高職院校部門兼職檔案員工作的積極性。

二、調動部門兼職檔案員積極性的重要性

（一）高素質的兼職檔案管理員是檔案管理的基礎。說到積極性，首先想到的便是高效，在我國高職院校中，高效的兼職檔案員是整個檔案管理的基礎，如果沒有高素質的兼職檔案員進行檔案管理，那么在當下社會快速發展的背景下，大量的檔案資料將會積壓，檔案管理工作的內容就要從基礎資料整理開始。高職院校提高檔案員工作積極性有利于保證檔案收集的及時、高質，在一定程度上可以直接影響檔案管理的整體水平。高職院校部門兼職檔案員對于相關部門的檔案資料比較熟悉，能夠及時將本部門的檔案資料進行整理分析。提高高職院校部門兼職檔案管理員的工作積極性，可以大幅度提高對檔案管理工作的開展，可以保證高職院校對檔案資料進行分析的過程中提高正確率。以某高職院校檔案管理工作為例，該高校為了進行未來工作規劃，將對近幾年學校發展資金的相關檔案進行研究，相關部門檔案員及時從檔案庫中找到了本部門的檔案資料，保證了學校正常工作的開展。同時，該校在檔案管理方面有著豐富的鼓勵政策，在保證工作正常開展的過程中，對兼職檔案員進行了相對應的精神和物質鼓勵，每年通過學校檔案室，對各歸檔部門的任務完成情況進行評比，完成較好的兼職檔案員除了發給榮譽證書鼓勵外，還給予工作量獎方面的兌現，這種政策大幅度提高了兼職檔案員的工作效率。

（二）積極性的提高是促進學校教育工作發展的核心。隨著高職院校的不斷發展，檔案管理方面的工作顯得越來越重要。提高檔案管理員的工作積極性不僅僅有利于保證學校相關工作的開展，也在一定程度上提高了學校對未來規劃的布局和前期工作的總結。因此，提高高職院校部門兼職檔案員的工作積極性是促進學校教育工作的核心。兼職檔案員處在高職院校的基層，他們在工作中認真負責的態度等優秀品質可以有效推動對檔案工作的宣傳，能夠充分帶動高職院校其他人員的工作積極性，也在一定程度上推動了學校教育工作的開展。由此可見，高職院校部門兼職檔案員積極性的提高，是促進學校教育工作發展的核心。

三、調動高職院校部門兼職檔案員積極性的策略

（一）加強兼職檔案管理員的重視程度，提高檔案管理水平。我國高職院校中的檔案資料基本上是在日常工作中積累下來的，每一位檔案管理人員都應當加強管理意識，腳踏實地做好對檔案的收集和整理。檔案是原始資料的記錄，是高職院校發展的歷史憑證，想要做好檔案工作，首先要提高自身的素質，提高對檔案資料的重視程度，這樣才能保證檔案資料的完整性。試以某高職院校檔案管理工作的相關案例進行分析，由于校方對檔案資料的管理和監督要求比較嚴格，促使兼職檔案員在處理檔案工作的過程中，一直保持認真負責的工作作風，當院校需要檔案管理人員提供相對應的檔案資料時，總能及時整理出來。該院校為了保證檔案資料的管理更加完善，針對檔案資料管理的相關內容設立了管理部門，對檔案管理員進行了系統管理，不僅保證工作中分工明確，還在一定程度上提高了檔案管理人員的工作效率和工作質量。由此可見，加強對檔案管理人員的管理，有助于提高高職院校檔案管理工作的水平。同時，加強對高職院校部門兼職檔案管理員的重視，對高職院校檔案管理有著重要作用，高職院校針對相關問題制定了相應的鼓勵方案，比如檔案人員提前完成當日的檔案任務時，校方將對管理人員進行獎勵，促進了兼職檔案員的工作積極性。

（二）校方積極推動兼職檔案管理員網絡建設。高職院校中的檔案工作對學校的長遠發展有著重要的參考作用，隨著高職院校的快速發展，檔案管理工作出現了變化，檔案所涉及的面越來越廣，想要充分提高檔案資料的管理，首先要構建新的檔案管理模式來推動學校的發展。高職院校部門兼職檔案員是檔案工作的重要力量，是保證檔案工作正常開展的基礎，同時也是學校建設的重要組成部分。想要提高檔案管理的工作水平和工作效率，校方必須積極推動兼職檔案員網絡建設。在建設過程中，需要做到如下幾點：首先，要大力宣傳檔案相關的法律法規，增強兼職檔案員的檔案意識。院方可以組織檔案管理專家或學校專職檔案員開設講座，提高檔案管理員的檔案意識，這不僅可以提高兼職檔案員對檔案工作的認識，使業務能力得到提升，還可以增強工作效率。其次，想要推動兼職檔案員網絡建設，就要建立科學的檔案管理網絡系統。隨著科學技術的發展，我國在網絡的應用能力方面得到了提升，檔案管理是院校發展的重要組成部分，是關系到院校發展的重要因素，因此建立一個好的檔案管理網絡系統非常有必要。某高職院校聘請網絡專家對檔案管理制定了相應的檔案管理網絡系統，在該系統中，兼職檔案員可以將每一份檔案進行歸類。同時，標明檔案的位置，有助于后期的查找。隨著現代社會的快速發展，檔案資料隨著增加，因此校方應當積極推動兼職檔案管理員網絡建設。

（三）加強溝通合作，營造兼職檔案管理員與校方領導的良好關系。檔案管理工作的開展離不開檔案管理員與校方的溝通合作，如果只靠單方面來維護，可能會在后期工作中出現矛盾糾紛。高職院校檔案工作或多或少會存在兼職檔案員由于“兼職”工作與本部門 “本職”工作發生沖突、從而與部門領導出現溝通不協調的問題。以某高職院校的實際問題為例，探討溝通不協調的問題：該校某教務處工作人員在檔案管理處兼職，在一次，教務處領導安排該人員進行教務系統審核任務，但同時，檔案方面來了一批新的檔案資料，這兩部分工作時間發生了沖突，該工作人員與教務處負責人進行溝通，想將本職工作延遲到下午，或者將任務交付給其他人，但是雙方溝通無果，導致該工作人員只能被迫參加教務處的工作，而忽視了檔案管理工作。從案例中可以發現，要加強溝通合作，才能保證雙方工作都順利完成，才能提高兼職檔案管理員的工作效率和工作積極性。良好的溝通協調促進檔案管理工作得以順利開展。為此，需要學校分管檔案管理工作的領導主持協調，在學校建立一個完整的檔案工作網絡，從基層開始，明確要求每一個兼職檔案員以及領導都有工作任務，這樣才能保證檔案工作順利開展。

（四）提高相關的知識水平。隨著教育事業的不斷改革創新，無論哪項工作都需要相對應的知識水平來保障工作的順利開展。高職院校部門兼職檔案管理員在開展檔案相關工作之前，首先要對相關的專業知識進行學習，這不僅可以促進檔案收集、整理等工作順利開展，也提高了工作效率和質量。如果沒有充足的專業知識儲備來支撐檔案工作的開展，好比“盲人摸象”，尤其是檔案管理的工作，關系到高職院校未來的發展規劃。提高相關的知識水平是當下兼職檔案管理員工作的重要環節，高職院校的檔案主要以科研、教學等資料為主，沒有相對應的知識來進行操作，很容易導致檔案出現一系列問題。以某高校為例，近幾年，該高校為了節約成本，從校外雇保安管理檔案，該保安對檔案管理相關知識一無所知，導致后期教育部門調查檔案資料時，檔案庫一片混亂，壓根就沒有辦法查找到相關的檔案資料，同時檔案庫的檔案保存狀況也不容樂觀。從這個案例可以發現，兼職檔案員沒有相對應的知識儲備，不僅會損害學校的利益，還會影響到自身的工作。隨著檔案資料的增加，涉及面積越來越廣，高職院校要提高部門兼職檔案員的相關知識水平，這樣才能保證檔案資料的管理和保存，也才能保證學校的長遠發展。

四、結語

隨著科學技術的發展，高職院校部門兼職檔案員要不斷提高個人的知識儲備，用新的管理網絡系統來促進高職院校的檔案管理。隨著社會的發展，各類檔案的歸檔要求越來越細，因此要提高對兼職檔案員的業務水平，保證檔案管理工作順利開展。本文對高職院校部門兼職檔案員工作中出現的問題進行探討，并提出相對應的意見和策略方針，在一定程度上促進了高職院校部門兼職檔案員的工作積極性，同時也保證了高職院校檔案工作的順利開展，對高職院校部門兼職檔案管理員積極性的提高有著一定的借鑒作用。