石油石化企業公文處理與檔案管理問題探索

趙江華

摘?要：公文處理和檔案管理都是企業行政工作的重要內容，兩者之間相互聯系。公文是企業對外溝通的媒介，公文處理是檔案管理工作的基礎性工作，公文質量的好壞影響檔案的質量，檔案是公文處理的結果，是信息資源的主要載體，做好檔案管理有助于信息資源開發和行政工作的順利開展。本文對石油石化企業公文處理與檔案管理問題做出探究，并提出解決措施。

關鍵詞：公文處理;檔案管理;問題探索;措施

文書與檔案是同一事物的不同發展階段，檔案是昨天的文書，而文書又是明天的檔案，兩者相互影響，相互制約。正確處理好文書與檔案之間的關系，是有效促進企業科學工作，提高企業工作效率的保障。石油石化企業對公文處理與檔案管理重視度不高，在兩者銜接中存在較多問題。本文結合石油石化企業文書處理與檔案管理的實際情況，對所存在的銜接問題進行分析，并針對出現的問題做出探索，以此來強化石油企業公文處理與檔案管理工作，加強管理。

1公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

1.1企業領導對文檔管理不重視

許多企業領導意識薄弱，對行政部門的工作重視度不夠，專業性不強，無法為企業發展產生更多的經濟效益，一些企業更是直接忽略行政工作。石油石化企業是我國產業重點，但是領導對公文處理和檔案管理的重視度不高，且人力以及財力投入不高，兼職人員較多，無法將行政工作重視度提高，影響企業公文與檔案的銜接，導致行政工作效率低下。

1.2企業文檔管理工作機制不健全

（1）管理制度不完善。公文處理與檔案管理銜接不明顯，雖然有合理的行政規章制度，但是兩者銜接機制不完善，導致公文處理工作人員與檔案管理人員之間交流不暢通，無法進行有效配合，影響行政工作處理效率。外加公文部門管理機制不完善，部門不確定，發文缺少規范性，工作要求不嚴謹，無法及時將公文與檔案移交，導致公文，檔案記錄不完整。（2）公文處理不規范。公文處理流程不完善，各部門之間公文辦理手續不完整，公文處理較為隨意，檔案資料歸類不嚴格。文種使用不恰當，公文文種選擇是公文處理的首要步驟，也是公文整理的關鍵所在。在公文工作中，簡化了工作過程，為公文文件分類造成困難。

1.3企業文檔管理人員素質待提高

公文處理與檔案管理人員多為兼職工作人員，工作素質不高，公文處理是從擬寫公文，傳輸，歸檔等方面進行系統化，有序化的工作，需要不同工作崗位工作人員一起協作完成。但公文工作中兼職人員較多，工作素養不高，對公文處理的重要性認知嚴重不足;工作流程不了解，導致公文在與檔案銜接過程中出現遺失分類混亂等問題，制約了公文工作與檔案管理規范化。

1.4企業文檔一體化系統不完善

石油石化企業作為我國的重工業，正處于穩步發展階段，公文處理與檔案管理工作沒有進行系統的自動歸檔，缺少辦公軟件，主要以人力資源為依靠，影響行政工作的效率和質量。雖然有公文處理系統和檔案管理系統，但兩者銜接不明確，沒有進一步互相聯系，不能在第一時間對公文進行分類和歸檔，公文處理系統的不完整，導致檔案工作進展緩慢。

2解決企業公文處理與檔案管理銜接問題的對策

2.1 轉變領導意識，加大工作投入

想要進一步轉變企業領導對行政工作的重視度，需要加強行政工作進行的宣傳力度，通過對公文處理與檔案歸檔進行分類處理，讓企業領導加強對行政工作關注度，為企業發展提供較為完善的行政工作處理系統，促進企業經濟發展。強化領導的行政工作處理意識，加大行政處理資源投入，增加工作崗位設置，積極引進信息技術，并在行政工作處理中合理應用，加強企業行政處理的信息化建設。

2.2 健全管理工作機制

完善文檔管理機制，將企業文檔系統一體化加強，建立文檔處理人力資源隊伍。制定合理有效的工作程序，為工作人員普及文檔處理與檔案管理銜接的重要事宜與注意事項，強化管理過程，進行精細化管理，組織工作人員進行系統的學習，強化公文處理與檔案管理能力，將工作事宜規范化，系統化。通過培訓讓工作人員明白工作任務，堅守工作崗位，進一步提高公文處理的效率與質量。加強對公文處理與檔案管理的監督機制，加強行政工作監督力度，完善管理機制，提高工作人員的工作積極性。

2.3加強人員培訓，提高管理人員素質

強化工作人員公文處理與檔案管理銜接管理，要求工作人員要有良好的工作素質和工作責任心，將文書與檔案工作嚴謹化，保證行政工作質量，簡化歸檔手續，便于檔案分類。提高工作人員的綜合素質，強化對管理人員的培訓，進一步學習相關工作內容，將工作任務系統化，程序化，提高工作自覺性，保證公文處理的質量與效率，進一步密切公文處理與檔案管理銜接關系，提高檔案分類歸放意識，不斷完善企業行政管理系統，提高工作處理能力，推動石油石化企業穩步向前發展。

2.4加強文檔一體化，完善信息化建設

隨著信息化時代的到來，電子信息科技廣泛應用于各行各業，傳統的辦公手段已無法滿足企業發展的需求，，企業需要進一步完善公文處理系統和檔案管理系統，引入先進的信息處理手段，整合辦公資料，實現文檔一體化，降低資源損耗，提高企業工作效率。合理應用計算機技術，將辦公文件和軟件數字化，信息化，加快信息化建設，加大數字能源利用力度，簡化工作程序，提高工作效率，完善企業信息化建設。

3 總結

總之，公文處理與檔案管理相輔相成，加強文檔一體化建設，規范行政工作程序，是企業穩步發展的重要保障，也是緊隨時代腳步的必然趨勢。我們需要提升公文處理與檔案管理工作人員的整體素質，健全企業管理機制，加大工作投入，提高企業工作效率。

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