信息化時(shí)代檔案管理質(zhì)量的提升策略分析

【摘要】? ? 信息技術(shù)的快速發(fā)展對各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生一定影響，在經(jīng)營管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)屬于大勢所趨。在信息時(shí)代下，信息數(shù)據(jù)大幅度增多，在檔案管理中，要想實(shí)現(xiàn)效率與質(zhì)量上的提升，需要明確將信息技術(shù)運(yùn)用其中的必要性的優(yōu)勢，推動(dòng)信息化檔案管理發(fā)展，讓檔案管理的自動(dòng)化程度得以提高。本文將探討信息時(shí)代下提升檔案管理質(zhì)量的可行性對策。

【關(guān)鍵詞】? ? 信息時(shí)代? ? 檔案管理? ? 提升策略

引言：

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度迅速，各行各業(yè)之間的競爭壓力顯著提高，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)要想在行業(yè)競爭中占據(jù)一席之地，必須提升自身核心競爭力，明確檔案管理的重要性。信息時(shí)代，檔案管理工作要隨著科技的發(fā)展逐步改進(jìn)，為提高企業(yè)管理效率做出積極貢獻(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。縱觀當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，在競爭意識(shí)上有所欠缺，在一定程度上會(huì)限制檔案管理工作開展。基于此，探討基于信息時(shí)代的檔案管理質(zhì)量提升策略十分必要。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的必要性

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息時(shí)代悄然而至，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成一定影響。檔案管理要積極面對新的發(fā)展環(huán)境與要求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量與效率，走可持續(xù)發(fā)展道路。為適應(yīng)信息時(shí)代對檔案管理的要求，相關(guān)工作人員必須樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，客觀分析當(dāng)前檔案管理要求與變化，立足實(shí)際推進(jìn)檔案管理工作革新，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，在檔案信息采集、歸納整理等環(huán)節(jié)有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高現(xiàn)代化檔案管理水準(zhǔn)，讓檔案管理效率與質(zhì)量得以優(yōu)化。

二、信息時(shí)代檔案管理工作中的不足

（一）受管理人員意識(shí)的影響

在檔案管理工作中，從業(yè)人員對自己的角色定位與崗位職能的認(rèn)識(shí)是否準(zhǔn)確，能否全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的具體內(nèi)容，對檔案管理工作的質(zhì)量具有重要意義。在檔案管理工作中，必須正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對具體工作的影響。通過了解目前檔案管理工作的實(shí)施情況，部分檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知不夠全面，在檔案管理意識(shí)方面存在明顯不足，未能深刻了解到信息技術(shù)之于檔案管理的必要性，在信息化檔案管理工作建設(shè)上未能結(jié)合實(shí)際情況，以上情況的存在都威脅到檔案管理水準(zhǔn)。另外，有些檔案管理工作人員對待日常工作存在“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，對自己的工作情況缺乏要求，使得檔案管理質(zhì)量良莠不齊，在提升管理質(zhì)量的道路上還有很長的路要走，在如何提高檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性上有待改進(jìn)，如果以上現(xiàn)象長期得不到改善，勢必影響檔案管理水準(zhǔn)的提升，使得檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展面臨重重障礙?；诖耍嘘P(guān)部門要注意加強(qiáng)檔案管理人員檔案管理意識(shí)建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從業(yè)務(wù)能力、管理技能等方面入手增強(qiáng)綜合技能，為檔案管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)，順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求。

（二）受管理人員能力的影響

不少企業(yè)單位從事檔案管理的工作人員由其他部門職員兼任，鮮少接受檔案管理的專業(yè)知識(shí)有技能培訓(xùn)，這些工作人員身兼數(shù)職，需要在完成本職工作的同時(shí)兼顧檔案管理，不僅不具備專業(yè)的檔案管理能力，對檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，還缺乏專心從事檔案管理的時(shí)間與精力，難以滿足檔案管理工作的具體要求。另外，有些年齡較長的檔案管理人員在接受信息技術(shù)運(yùn)用上的能力相對較弱，對信息技術(shù)的運(yùn)用較為生疏，難以熟練操作信息技術(shù)開展工作，學(xué)習(xí)能力與精力與年輕員工存在一定差距，使得在檔案管理工作中仍長期沿用傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)。然而，在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)難以全面滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，如果不對檔案管理理念與模式進(jìn)行創(chuàng)新，勢必威脅到檔案管理質(zhì)量。

（三）受檔案管理方式的影響

信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛運(yùn)用，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。在檔案管理工作中，信息技術(shù)在其中的有效運(yùn)用屬于大勢所趨。然而，不少企業(yè)部門未能深刻認(rèn)識(shí)到將信息技術(shù)之于檔案管理的價(jià)值，在檔案管理工作中，長期沿用傳統(tǒng)管理模式與理念，缺乏多元化的檔案管理模式，尚未達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理要求，亟待推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化。有些企業(yè)在檔案管理中運(yùn)用到了一些信息技術(shù)，主要停留在信息化存檔、搜索等環(huán)節(jié)，鮮少在實(shí)際運(yùn)用中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等深層次技術(shù)，使得對信息數(shù)據(jù)的利用情況受到影響，不利于展現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，且檔案管理效率相對低下，以上問題的存在會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理質(zhì)量。

（四）受檔案信息安全的影響

通過將電子檔案管理科學(xué)運(yùn)用到檔案管理環(huán)節(jié)，此舉對優(yōu)化檔案管理大有裨益，有助于提升檔案管理水準(zhǔn)，要想進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，需要登錄相關(guān)賬號(hào)，在具體管理頁面進(jìn)行檔案管理。通過采取此種檔案管理模式，有助于加強(qiáng)對檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的管控，同時(shí)也需要加強(qiáng)對檔案資料庫賬號(hào)密碼的管理，避免出現(xiàn)賬號(hào)泄露、遺失等問題。另外，有些不法分子可能通過竊取賬號(hào)密碼，私自登錄檔案管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行篡改或竊取，使得檔案數(shù)據(jù)安全遭受威脅。如果企業(yè)管理部門得到的數(shù)據(jù)信息不夠真實(shí)準(zhǔn)確，會(huì)影響企業(yè)制定決策的可行性與有效性。此外，檔案管理系統(tǒng)也可能感染網(wǎng)絡(luò)病毒，檔案管理人員在管理中的疏忽，可能讓網(wǎng)絡(luò)病毒可乘之機(jī)，導(dǎo)致企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受感染，讓病毒入侵檔案管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改、復(fù)制等，可能導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密外泄，嚴(yán)重影響到企業(yè)正常運(yùn)行，遭受經(jīng)濟(jì)方面的重創(chuàng)。

（五）受檔案管理系統(tǒng)的影響

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，正視其在企業(yè)運(yùn)營環(huán)節(jié)的價(jià)值，立足實(shí)際推進(jìn)完善的檔案管理機(jī)制設(shè)置，為推進(jìn)檔案管理科學(xué)有序開展奠定基礎(chǔ)，更好地利用檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。然而，縱觀當(dāng)前我國檔案管理工作具體狀況，有些企業(yè)的檔案管理體現(xiàn)長期未得到更新和調(diào)整，致使檔案管理工作質(zhì)量受到影響，難以對檔案管理進(jìn)行強(qiáng)有力的約束管理，使得檔案管理工作質(zhì)量與實(shí)際要求存在一定差距，難以達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)，讓企業(yè)經(jīng)營發(fā)展受到影響。以上問題若不能妥善處理，勢必影響到企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的開展，使得企業(yè)發(fā)展面臨困境。

三、基于信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理發(fā)展的策略

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在檔案管理工作中，通過將信息技術(shù)科學(xué)運(yùn)用其中，有助于提供檔案管理效率，讓人工工作量得以減少。針對當(dāng)前不少企業(yè)在檔案管理效率上面臨的難題，為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的責(zé)任心和工作積極性，明確提高檔案管理的重要性，明確時(shí)代發(fā)展要求。信息時(shí)代，數(shù)據(jù)信息呈大爆炸的增長趨勢，面對大量的數(shù)據(jù)信息，要想提高檔案管理效率，必須立足實(shí)際健全信息化檔案管理系統(tǒng)減少，建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫，為信息傳遞和共享奠定基礎(chǔ)。通過立足實(shí)際提高現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫建設(shè)水準(zhǔn)，讓檔案管理工作的運(yùn)行流程得以優(yōu)化，提高運(yùn)行效率與質(zhì)量，合理調(diào)整目前檔案管理中的不足，完善檔案管理環(huán)境設(shè)置。企業(yè)在制定檔案管理發(fā)展方向時(shí)，需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)定，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)制定決策等提供科學(xué)可靠的參考建議。當(dāng)前檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，企業(yè)一方面要健全檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一方面需要將檔案保護(hù)、維修等工作在檔案管理工作中得以優(yōu)化，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理水準(zhǔn)的目標(biāo)。

（二）提高軟件的兼容性

處于信息時(shí)代下，為實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作質(zhì)量與效率的目標(biāo)，企業(yè)要注重現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理工作中的具體運(yùn)用，憑借現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理的自動(dòng)化與信息化水平，建立良好的信息共享機(jī)制，增進(jìn)信息資料在各部門的傳遞，讓檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值得到展現(xiàn)。各部門可以結(jié)合具體工作要求，查詢和調(diào)取所需檔案信息，為工作開展提供便利?；诖?，企業(yè)各部門要明確檔案管理的重要性，立足實(shí)際推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化運(yùn)用，對檔案管理模式進(jìn)行合理創(chuàng)新，讓查詢所需檔案信息的效率得以提高，為提升工作質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。檔案管理部門要增進(jìn)與財(cái)務(wù)部門、預(yù)算部門等的交流溝通，結(jié)合具體工作要求優(yōu)化信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，切實(shí)滿足實(shí)際管理要求，在現(xiàn)代化軟件系統(tǒng)的輔助下，提高識(shí)別檔案信息類型、內(nèi)容等的效率，滿足自動(dòng)化識(shí)別檔案類型的要求，并對不同類型的檔案信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存。為此，企業(yè)在運(yùn)用檔案管理軟件時(shí)，必須考慮到檔案管理軟件是否具有強(qiáng)大的兼容能力，可識(shí)別不同類型的檔案信息，避免出現(xiàn)信息化檔案管理與以往檔案管理不匹配的情況，防止出現(xiàn)信息格式混亂的情況，讓檔案信息的規(guī)范性和準(zhǔn)確性得以提高。

（三）提高檔案管理的規(guī)范性

企業(yè)要明確檔案管理要去，立足實(shí)際推進(jìn)健全的檔案管理制度建設(shè)，清晰規(guī)定檔案管理的具體內(nèi)容，在具體管理工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)制度的要求，提高檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為提升檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，更好地展現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。在檔案管理工作中，與其他相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和共同開展工作十分必要，在這種情況下，必須以明確各部門職責(zé)及工作人員任務(wù)為前提，加強(qiáng)對各種類型檔案數(shù)據(jù)資料的采集、存儲(chǔ)及管理，為檔案管理人員開展日常工作做好鋪墊，讓檔案數(shù)據(jù)缺失等問題得到有效控制，讓檔案管理質(zhì)量得以提升，便于企業(yè)獲取所需的檔案信息，為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展發(fā)揮積極作用。

（四）保障檔案信息安全

在信息大爆炸的時(shí)代背景下，信息技術(shù)對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)必須明確檔案管理的重要性，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，切實(shí)完善檔案管理，讓檔案管理工作質(zhì)量得以提升，加強(qiáng)對檔案信息安全的管理，避免出現(xiàn)檔案信息泄露、遺失等諸多問題，讓企業(yè)信息安全得到維護(hù)。第一，企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)滯后的檔案管理理念，推進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新，明確檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，通過科學(xué)運(yùn)用加密系統(tǒng)、提高數(shù)據(jù)庫安全等級等方式，讓企業(yè)信息安全得到保障，防止企業(yè)機(jī)密信息被竊取，切實(shí)保障企業(yè)安全。第二，企業(yè)要加強(qiáng)對登錄檔案系統(tǒng)的用戶身份認(rèn)證，合理設(shè)置多元化的身份驗(yàn)證方式，利用此種方式加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全。管理人員可以通過面部識(shí)別等方式登錄數(shù)據(jù)庫，查詢和獲取所需信息，這種方式可以避免不法分子冒充內(nèi)部人員進(jìn)入數(shù)據(jù)庫竊取信息。第三，安裝先進(jìn)的殺毒軟件和防火墻，定期對系統(tǒng)進(jìn)行清理和病毒查殺，及時(shí)清理潛在風(fēng)險(xiǎn)隱患，提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行流暢性，讓信息安全得到保障。第四，針對檔案信息瀏覽設(shè)置相應(yīng)權(quán)限以及報(bào)警系統(tǒng)，讓符合相應(yīng)權(quán)限的用戶登錄和查詢數(shù)據(jù)庫信息，加強(qiáng)對信息瀏覽的安全設(shè)置，對大量復(fù)制信息的行為予以警示，此舉可以在一定程度上加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，避免出現(xiàn)信息泄露等問題。

（五）增強(qiáng)管理人員的綜合能力

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，定期組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對培訓(xùn)設(shè)置對應(yīng)考核，結(jié)合檔案管理人員的考核情況設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理人員自我提升的能力。另外，企業(yè)可以結(jié)合實(shí)際情況，適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理人員培養(yǎng)機(jī)制，通過與高校建立良好的合作關(guān)系，聯(lián)合高校培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，為強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)輸入新鮮血液，滿足信息化檔案管理的要求，讓檔案管理質(zhì)量得以提升，讓檔案管理的規(guī)范性和精準(zhǔn)性得以提升。此外，企業(yè)可以積極學(xué)習(xí)和借鑒其他企業(yè)在檔案管理建設(shè)上的成功經(jīng)驗(yàn)，圍繞著檔案管理進(jìn)行技術(shù)、人才方面的交流，明確當(dāng)前檔案管理中存在的不足，妥善處理其中存在的不足，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能方面的交流，從而提升檔案管理人員的綜合能力。

（六）健全檔案管理體系建設(shè)

企業(yè)要根據(jù)檔案管理要求制定健全的檔案管理體系，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，有效發(fā)揮檔案管理機(jī)制的約束作用，讓檔案管理人員明確自己的職責(zé)范圍與工作要求。通過健全檔案管理體系建設(shè)，可以對檔案管理工作提出明確要求與規(guī)定，要求檔案管理人員嚴(yán)格履行工作職責(zé)，一絲不茍地完成日常管理工作，防止在工作中出現(xiàn)玩忽職守等情況。第一，企業(yè)可以實(shí)施檔案分類管理，基于檔案的重要性、安全程度等設(shè)置相應(yīng)等級，針對不同的等級的檔案采取對應(yīng)檔案管理方式，將檔案信息安全保密工作落實(shí)到位。第二，明確規(guī)定檔案信息采集、儲(chǔ)存、下載等程序，讓相關(guān)工作人員明確自己的職責(zé)范圍與工作權(quán)限，規(guī)定哪些操作檔案信息的行為是可行的，以及哪些是不允許的，完善檔案管理權(quán)限設(shè)置，在一定程度上可以起到提升檔案管理安全的作用，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)外泄等諸多問題。第三，提高檔案管理人員的責(zé)任心，對自己的職責(zé)范圍了然于心，完善責(zé)任范圍劃分，結(jié)合檔案管理人員的能力與素養(yǎng)，完善檔案管理工作劃分，讓檔案管理的水準(zhǔn)得以提升，以便于及時(shí)處理檔案管理中的弊端，在發(fā)現(xiàn)問題后發(fā)出預(yù)警，可以及時(shí)向?qū)?yīng)管理人員進(jìn)行追責(zé)。第四，針對檔案管理制定切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分考慮到檔案管理工作的特點(diǎn)與要去，確保獎(jiǎng)懲機(jī)制的可行性與合理性，對檔案管理人員的工作進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)督管理，調(diào)動(dòng)管理人員積極向先進(jìn)學(xué)習(xí)的積極性。

（七）完善檔案信息丟失處理制度

在檔案管理工作中，一旦出現(xiàn)檔案信息缺失，會(huì)影響到檔案管理的整體性，可能對企業(yè)運(yùn)營造成負(fù)面影響。在信息時(shí)代下，檔案信息數(shù)據(jù)丟失并不罕見。針對此種情況，企業(yè)必須結(jié)合實(shí)際情況，針對檔案信息丟失制定科學(xué)有效的處理機(jī)制，基于檔案信息的重要性設(shè)置不同等級的處理預(yù)案，讓檔案信息丟失問題得到妥善處理。企業(yè)在發(fā)現(xiàn)檔案信息丟失后，需要及時(shí)查明導(dǎo)致以上問題的原因，結(jié)合具體情況制定針對性處理方案。如果是人員疏散問題，需要加強(qiáng)對人員的管理，責(zé)令及時(shí)補(bǔ)足缺失的數(shù)據(jù)信息。如果是系統(tǒng)方面的問題，需要從技術(shù)層面處理漏洞，防止類似情況再次發(fā)生。在企業(yè)發(fā)生檔案信息泄露問題后，通過制定及時(shí)有效的補(bǔ)救方案，有助于讓事情后果得到控制。

四、結(jié)束語

在信息時(shí)代下，檔案管理工作要秉承與時(shí)俱進(jìn)的原則，積極推進(jìn)檔案管理模式優(yōu)化，對現(xiàn)代化檔案管理的要求梳理正確的認(rèn)知，積極應(yīng)對信息時(shí)代下的難題，立足實(shí)際推進(jìn)檔案管理機(jī)制優(yōu)化，讓檔案管理方案符合實(shí)際要求，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展，讓信息化水準(zhǔn)得以提升，為提升檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，注重大數(shù)據(jù)技術(shù)等在檔案管理工作中的有效運(yùn)用，深入挖掘檔案信息背后的價(jià)值，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供科學(xué)有效的參考建議，從而推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

作者單位：趙前進(jìn)? ? 山東理工職業(yè)學(xué)院

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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