機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作實踐研究

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2112-5042-7470

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，我國進入數(shù)字化信息時代，數(shù)字化技術(shù)的運用有效提升了檔案管理工作效率，解決了實際工作中的一系列問題，節(jié)省了大量的工作時間。而機關(guān)事業(yè)單位作為國家的重點工作單位，其檔案管理尤為重要，應(yīng)與時俱進，引入數(shù)字化管理方法，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，從而促進事業(yè)單位不斷發(fā)展。基于此，該文主要對機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)勢、存在的問題及解決措施進行了研究分析，為提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平提供參考。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位 數(shù)字化管理 現(xiàn)狀分析 存在問題 對策

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A???文章編號：1672-3791（2022）04（b）-0000-00Study on the Practice of Digital Archives Management in Government and Public Institutions

WANG Hong

（Anshan veterans Service Center，?Anshan，?Liaoning?Province， 114000?China）

Abstract： With the continuous development of science and technology，China has entered the digital information age.The application of digital technology has effectively improved the efficiency of archives management，solved a series of problems in practical work and saved a lot of working time.As the key work unit of the country，the archives management of organs and institutions is particularly important.We should keep pace with the times，introduce digital management methods，and improve the quality and efficiency of archives management，so as to promote the continuous development of institutions.Based on this，this paper mainly studies and analyzes the advantages，existing problems and solutions of digital archives management in organs and institutions，so as to provide reference for improving the level of archives management in organs and institutions.

Key Words： Public institution; Digital management; Status analysis; There are problems; Countermeasures

在機關(guān)事業(yè)單位的各項管理工作中，檔案管理是重要工作內(nèi)容之一，檔案繁雜多樣，在傳統(tǒng)模式的管理下，檔案容易丟失，管理工作困難，而數(shù)字化時代的到來為檔案管理工作提供了新的管理模式，可以將通過掃描技術(shù)將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，避免出現(xiàn)損壞丟失的情況，還可以利用數(shù)字化平臺實現(xiàn)信息共享，便于相關(guān)人員查閱、調(diào)用。另外通過加強安全防護，保證數(shù)字檔案的安全性，杜絕檔案泄露、丟失。數(shù)字化檔案管理對于提升機關(guān)事業(yè)單位的工作效率與檔案管理水平具有非常重要的意義。因此，作為檔案管理工作人員，應(yīng)了解當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與特點，深入分析工作中遇到問題，并制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，以保證檔案的安全性，使檔案的價值得到充分發(fā)揮。

1機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

1.1有利于提高檔案使用效率，確保檔案充分利用

在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，機關(guān)事業(yè)單位全面建設(shè)檔案數(shù)字化管理運行體系，充分利用科技進行檔案數(shù)字化管理，有利于不斷提高管理工作效率，可以將傳統(tǒng)管理模式下紙質(zhì)檔案管理中存在的問題徹底解決。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要是采用紙質(zhì)記錄的方法，這種模式下檔案管理工作存在較大的風(fēng)險，并且，由于檔案的種類信息繁多，查詢檔案時不僅不方便，查閱的檔案信息也不完整，這就對檔案管理和使用造成了一定的困難。

當(dāng)前，利用信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)完成數(shù)字化檔案的上傳、儲存，保證行政事業(yè)使單位的重要檔案得到及時地補充與完善。再通過數(shù)字化檔案管理平臺實現(xiàn)資源共享，方便相關(guān)工作人員更好地檢索、查詢、調(diào)用檔案資料，在這種模式下檔案的利用效率得到較大提升，從而更好的發(fā)揮檔案資料的使用價值。

1.2有利于提升檔案管理水平，增強檔案管理質(zhì)量

對于機關(guān)事業(yè)單位來講，檔案管理工作十分重要，記錄了機關(guān)事業(yè)發(fā)展歷程中的所有建設(shè)檔案資料，這對單位重大事項提供參考決策依據(jù)，也記錄了歷年來所有工作人員檔案信息，包括政治信息、工作業(yè)績和突出貢獻等，可以在單位選拔干部時作為重要的參考依據(jù)。但是由于機關(guān)事業(yè)單位工作內(nèi)容較多，各種信息比較繁瑣，檔案管理工作人員比較少，因此，檔案管理起來比較困難，傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙質(zhì)記錄方法存在很多的弊端。而數(shù)字化管理是通過計算機、云平臺等設(shè)備軟件將檔案錄入電子檔案系統(tǒng)，并進行分門別類、有序整理，可實現(xiàn)隨時隨地在網(wǎng)絡(luò)上査找和翻閱，有效地提升了檔案管理水平。并可以長期有效的進行保存，不會存在紙質(zhì)版檔案信息丟失或者字跡磨損的情況，這對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理來說是一個重大的突破。數(shù)字化檔案管理能夠減少人工管理成本的支出，并且還減少了紙質(zhì)檔案存儲所占用的空間，減少紙張的使用，提高機關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟效益。

2 機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理建設(shè)存在的問題

2.1 檔案管理設(shè)備設(shè)施不夠先進

在數(shù)字化檔案管理工作中，軟件和硬件設(shè)施是不可或缺，數(shù)字化檔案管理主要依賴于軟件以及計算機、掃描儀等設(shè)備設(shè)施。但有的單位對檔案管理工作不夠重視，認為沒有必要給檔案管理科室提供先進的設(shè)備，滿足日常使用即可，所以設(shè)施使用時間相對較長，大部分硬件設(shè)施都存在不同程度的老化，無法及時更新、升級檔案管理工作系統(tǒng)，這就導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量都如法滿足單位發(fā)展的需要。

2.2檔案管理缺乏整體的規(guī)劃

目前由于一些檔案管理部門缺乏整體的規(guī)劃和部署，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)受到一些阻礙，缺乏對整體目標的細化，未將具體的工作部署落到實處，建設(shè)過程中盲目引入與本單位發(fā)展現(xiàn)狀不相匹配的檔案管理體系，或是沒有對檔案管理進行集成化的處理，導(dǎo)致在檔案管理過程中存在不少問題。比如所購置的管理信息系統(tǒng)與現(xiàn)有的信息管理技術(shù)不相匹配或是無法兼容，不僅會導(dǎo)致信息處理效率較低，還會造成資源的浪費，影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

2.3缺乏專業(yè)檔案管理技術(shù)人才

數(shù)字化檔案管理工作，需要運用專業(yè)的檔案管理軟件及時更新、錄入檔案信息。但是，機關(guān)事業(yè)的檔案管理人員普遍存在年齡偏大、不會使用電腦設(shè)備等問題，這就給檔案管理工作造成了一定困難。數(shù)字化時代，網(wǎng)絡(luò)信息運用尤為重要，這就需要機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理專業(yè)人員任用、培養(yǎng)等方面給予重視。同時，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要不斷改進創(chuàng)新檔案管理方式，提高數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新意識，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識和技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平，保證與時俱進，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理發(fā)展需求。

2.4檔案信息管理存在安全隱患

在數(shù)字化檔案管理工作中確保檔案信息的安全性是工作的重要的內(nèi)容之一，但是部分工作人員存在安全意識差、保密意識不足的問題，缺乏基于網(wǎng)絡(luò)安全、網(wǎng)絡(luò)安全的防護技術(shù)，再加上機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)又欠缺縝密的保密方案和規(guī)范，因此經(jīng)常出現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位重要檔案信息泄漏的問題。在這種情況下，機關(guān)事業(yè)單位需要做好檔案管理硬件設(shè)施的維護與管理，并注意單位機房運行環(huán)境，注意防火、防潮，保障檔案管理設(shè)施的正常穩(wěn)定運行。在安全防護方面還要及時更新殺毒軟件，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，并設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，禁止無關(guān)人員使用和操作檔案管理系統(tǒng)，消除安全隱患。

3機關(guān)事業(yè)單位提高數(shù)字化檔案管理水平的應(yīng)對策略

3.1加大資金投入，完善硬件設(shè)施

當(dāng)下，我國單位檔案管理工作之所以落后，主要是因為部分單位沒有重視檔案管理工作，硬件設(shè)施條件差，而要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須加大檔案管理方面的資金投入，及時更換已經(jīng)損壞、落后的設(shè)備設(shè)施，完善更新硬件設(shè)施，從而讓檔案管理部門徹底解決因設(shè)備老化引起的工作效率低下等問題，不斷提升檔案管理部門的工作效率。除硬件設(shè)備設(shè)施外，機關(guān)事業(yè)單位也必須加大對軟件設(shè)施的投入，根據(jù)單位檔案管理工作實際需求采購或是定制開發(fā)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，符合使用要求，更便于操作。

3.2?優(yōu)化檔案的收集體系，做好分類工作

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個重要前提就是信息的收集分析和整理，而傳統(tǒng)的人工手段難以對海量數(shù)據(jù)進行高效管理，因此必須要借助現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持，形成完整的檔案管理鏈條，用科學(xué)化的管理方式對檔案管理各個流程和環(huán)節(jié)中的信息與數(shù)據(jù)予以有效把控，對關(guān)鍵信息和核心數(shù)據(jù)進行嚴密保管，這就離不開對檔案體系的合理優(yōu)化，并做好檔案信息的精準分類，從技術(shù)層面為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3?加強人才培養(yǎng)，組建專業(yè)隊伍

檔案管理工作人員作為數(shù)字化時代檔案管理執(zhí)行者和操作者，他們的檔案管理專業(yè)水平和綜合管理素質(zhì)直接影響著本單位檔案管理的發(fā)展。因此，要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須與時俱進，不斷培養(yǎng)管理人員的專業(yè)知識及處理問題的能力。為了能夠更好不斷提升檔案管理技，除了定期對本單位的檔案管理工作人員組織專業(yè)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)外，還要進行定期考核，提升工作人員對檔案管理工作的重視。

3.4完善檔案管理中的保密建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，無論是組織文件還是個人檔案中往往攜帶大量的保密信息，因此檔案一旦泄露就很可能對單位或個人的合法權(quán)益造成巨大的侵害，因此檔案的保密工作在數(shù)字化管理中也是一項非常重要的任務(wù)。針對這一點，事業(yè)單位在檔案管理中需要做出一定的工作安排：第一，對不同的檔案保密級別做不同的分類，同時在數(shù)字化系統(tǒng)中對檔案管理人員的權(quán)限按檔案種類、保密級別進行不同劃分，想要查閱相關(guān)保密級別的檔案就要獲得相應(yīng)權(quán)限的密鑰。第二，加強檔案管理系統(tǒng)的安全等級，構(gòu)建防火墻。由于檔案保護的敏感性，因此無法保證不會有人想要采用手段而強行獲取某些檔案資料，針對這一點就要提前做好準備，盡可能減少系統(tǒng)被突破的可能性，提高安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。單位需要及時地更新檔案管理設(shè)備、設(shè)施，并加強檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，使其掌握先進的技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而不斷提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，使數(shù)字化檔案管理越來越規(guī)范。嚴格遵守各項檔案管理制度，確保檔案安全，使其能夠更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位各項工作。

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作者簡介：王紅（1967—），女，本科，研究館員，研究方向為檔案管理研究。