基于微信的校友信息管理系統(tǒng)研究

同曉，段鑫繪，茹蕊

（西安石油大學(xué)，陜西西安，710065）

1 校友會管理系統(tǒng)研究背景

校友是高校最為寶貴的財富之一，是學(xué)校教育教學(xué)水平和辦學(xué)能力的集中體現(xiàn)，是影響高校聲譽(yù)的重要因素。校友也是大學(xué)的特殊資源，更是一所大學(xué)持續(xù)發(fā)展不可或缺的資本，是促進(jìn)高校全面、穩(wěn)步發(fā)展的重要力量。優(yōu)秀的校友給高校帶來的不只是聲譽(yù)、資源方面的暫時提升，更是影響高校發(fā)展的綜合性、長遠(yuǎn)性因素。

畢業(yè)多年后，很多事業(yè)發(fā)展相對較好的校友會向母校進(jìn)行捐贈，在母校設(shè)立獎助學(xué)金，借此方式來表達(dá)對母校的情誼。同時，也有部分在相關(guān)領(lǐng)域有所成就的校友通過為在校生開設(shè)講座、優(yōu)先推薦工作或提供實(shí)習(xí)、就業(yè)機(jī)會等形式，來回報母校，對提高母校的畢業(yè)生的就業(yè)起到了一個很好的促進(jìn)作用。校友的發(fā)展以及其他動態(tài)信息，對于學(xué)校了解畢業(yè)生的就業(yè)方向、質(zhì)量和社會市場需求以及社會最新的熱門專業(yè)等都起著重要的積極意義: 一方面，為高校畢業(yè)生提供就業(yè)參考；另一方面，對于深化高校教育改革，促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)質(zhì)量以及優(yōu)化專業(yè)設(shè)置等提供了珍貴的參考價值[1]。校友在高校發(fā)展中有著至關(guān)重要的作用，但是校友工作在部分高校還沒有引起足夠的重視，信息化工作也還有很長一段路需要去走，傳統(tǒng)的工作方式耗時耗力，設(shè)計、開發(fā)一套校友信息管理系統(tǒng)，打通校友與校友、校友與母校溝通交流的渠道已經(jīng)迫在眉睫。

2 校友對高校發(fā)展的積極意義

校友資源是指校友自身所具有的人力資源價值，以及校友所擁有的財力、物力、信息、文化和社會影響力等資源價值的總和。清華大學(xué)校友總會的黃文輝和劉敏文指出：“高校校友是十分寶貴的人才資源和教育資源，是高校發(fā)展中不可忽視的一支重要力量。”校友也是學(xué)校的公共關(guān)系資源、信息資源和物質(zhì)資源[2]。

（1）有利于開展在校學(xué)生的德育工作

校友對在校生有很強(qiáng)的親和力、導(dǎo)向力和號召力，他們的成就和優(yōu)秀事跡本身就是生動的教育題材。優(yōu)秀校友返校開展個人成長、就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等主題的交流活動，他們與廣大在校學(xué)子同根同源，這種相似的學(xué)習(xí)和生活經(jīng)歷，相同的文化熏陶，使在校生更容易產(chǎn)生共鳴，從教育引導(dǎo)層面來看校友對高校的德育工作有明顯的促進(jìn)作用[3]。

（2）有利于促進(jìn)學(xué)校的人才培養(yǎng)

校友在社會上經(jīng)過多年打拼積累的經(jīng)驗(yàn)和資源，可以幫助畢業(yè)生增長見識、拓寬就業(yè)渠道，為即將畢業(yè)的師弟師妹提供很好的就業(yè)指導(dǎo)，部分校友和校友企業(yè)甚至可以提供實(shí)踐和實(shí)習(xí)機(jī)會，校友以自己的親身經(jīng)歷為基礎(chǔ)，總結(jié)寶貴社會經(jīng)驗(yàn)，回校和畢業(yè)生進(jìn)行交流，幫助畢業(yè)生克服就業(yè)誤區(qū)，樹立正確的擇業(yè)觀和職業(yè)發(fā)展觀，提高就業(yè)綜合競爭力[4]。

（3）有利于建立思想交流和信息共享平臺

高校在發(fā)展需要學(xué)科建設(shè)、人才交流、科研合作、成果轉(zhuǎn)化等各方面信息，校友分布在各行業(yè)和地區(qū)，他們組成的龐大信息網(wǎng)為母校與社會的信息交流提供了互通平臺，為母校在學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、產(chǎn)教融合、合作發(fā)展等方面起到了重要作用。同時，挖掘校友信息資源、建立校友信息系統(tǒng)，能夠?yàn)樾Ｓ雅c母校之間的溝通提供便利條件，增強(qiáng)校友的友誼與凝聚力，以便于他們在工作、生活中互動交流、共謀發(fā)展。

（4）有利于高校形象和品牌的塑造

校友既是學(xué)校的“人才產(chǎn)品”，也是“品牌形象”，他們的人格魅力、工作成就與社會貢獻(xiàn)，檢驗(yàn)、代表著學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。校友的社會贊譽(yù)度越高，母校的美譽(yù)度也就越高。通過優(yōu)秀校友塑造高校塑造品牌，充分開發(fā)和利用校友資源，有利于擴(kuò)大學(xué)校的社會影響力和提升社會聲譽(yù)。

（5）校友捐贈推動高水平大學(xué)建設(shè)進(jìn)程

在高水平大學(xué)建設(shè)過程中，充足的教育資金支持是必不可少的基礎(chǔ)條件，除了政府撥付的經(jīng)費(fèi)之外，高校也應(yīng)該積極拓展資金渠道，廣泛吸納社會支持。這其中校友捐贈是高校吸納社會資金的一個重要方式，校友捐贈情況能夠一定程度上反映校友對學(xué)校的滿意程度，體現(xiàn)校友與母校的凝聚力和感情，提升高校的社會聲譽(yù)和影響力。

3 校友工作信息化建設(shè)的必要性

校友工作對于高校發(fā)展的積極作用越來越明顯，使得高校對校友工作的重視程度也在不斷的提高，國內(nèi)高校基本都成立了專門的組織機(jī)構(gòu)來開展校友工作。隨著校友數(shù)量的不斷增加，校友工作者的工作量變得非常巨大，1個工作人員往往要服務(wù)成百上千的校友群體，傳統(tǒng)的工作方式和輔助工具不能讓工作人員從大量瑣碎的工作中抽身，進(jìn)而去思考如何更好的開展有效工作。通過建設(shè)開發(fā)校友信息系統(tǒng)，校友會工作人員可以大大提升工作效率，為校友提供更好的服務(wù)。

西安石油大學(xué)自1951年成立以來，累計培養(yǎng)出了近16萬名畢業(yè)生，校友遍布各行各業(yè)。西安石油大學(xué)校友總會成立于2008年，目前已在全國各省市、石油石化企業(yè)、部分海外地區(qū)成立了70多個校友分會，校友總會每年會指導(dǎo)各個校友分會開展不同形式的校友活動，同時也會向校友總會反饋?zhàn)钚碌男Ｓ研畔ⅲＳ芽倳ｉT人員將信息保存到本地，并存儲到EXCELL中進(jìn)行管理和更新。校友總會工作人員定期通過電話、微信、郵件等形式向校友報告學(xué)校新聞和活動，以便校友了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r。面對數(shù)量巨大的校友群體，種類繁雜的校友工作，傳統(tǒng)校友數(shù)據(jù)的存儲和管理方式，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)如今的工作，建設(shè)具有信息發(fā)布、校友活動管理、校友捐贈管理、校友數(shù)據(jù)管理、校友服務(wù)等多種功能的以微信為入口的校友信息管理系統(tǒng)，可以為校友與母校提供高效的溝通平臺，提升校友總會工作效率，有效促進(jìn)高校的校友工作。

4 校友信息管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

4.1 校友社交服務(wù)平臺

（1）信息展示

校友可以通過此功能模塊獲取相關(guān)信息。熱門信息展示欄，以首頁圖片形式滾動展示目前校友會熱門活動（新聞、活動、服務(wù)、捐贈等動態(tài)），通過點(diǎn)擊圖片可以跳轉(zhuǎn)到新聞詳情頁，瀏覽頭條信息；母校風(fēng)采欄目可以向廣大校友展示學(xué)校的最新動態(tài)信息、杰出校友信息等；校友會組織欄目可以查看經(jīng)校友總會審定的校友分會及校友自發(fā)組織的校友分會組織機(jī)構(gòu)，校友分會按照地區(qū)，院系，行業(yè)、興趣愛好等分類，校友可以直接申請加入校友分會及校友群。

（2）校友服務(wù)

該系統(tǒng)可以為校友提供豐富的服務(wù)功能。校友可以通過系統(tǒng)中的值年返校服務(wù)模塊，完成畢業(yè)10周年、20周年、30周年、40周年、50周年等值年返校活動的申請，及時與校友總會工作人員取得聯(lián)系；校友分會可以通過活動功能模塊來完成校友分會運(yùn)動、文化、論壇等活動的發(fā)起、報名、簽到等功能，保障活動順利進(jìn)行；校友也可以通過線上捐贈模塊選擇相關(guān)的捐贈項(xiàng)目向?qū)W校表達(dá)心意，支付可通過微信、支付寶等線上等方式進(jìn)行，成功捐贈后可以獲得電子捐贈證書，并可以進(jìn)行實(shí)時公示；校友還可通過系統(tǒng)申請電子校友卡，電子卡片是校友身份的體現(xiàn)，卡片可作為出入校園、圖書館、餐廳就餐、校內(nèi)停車等特殊權(quán)益的電子憑證。

（3）其他系統(tǒng)功能

系統(tǒng)具備學(xué)校、校友活動通知功能，保證校友可以及時收到相關(guān)活動通知信息；校友成功注冊后，可以通過隱私設(shè)置確定是否讓其他校友看到自己的聯(lián)系方式等隱私信息，從而實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)查找校友、和校友線上溝通的功能；系統(tǒng)還具有邀請校友功能，校友可以通過微信，QQ，短信的形式傳播平臺，邀請校友注冊校友服務(wù)平臺[5]。系統(tǒng)主界面如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)主界面

4.2 校友信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

校友信息數(shù)據(jù)庫采用B/S架構(gòu)，采用分級管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多人多層級管理，可實(shí)現(xiàn)賬號角色及權(quán)限管理功能[6]。為了保證校友信息數(shù)據(jù)的安全性，校友數(shù)據(jù)庫部署在學(xué)校信息中心的服務(wù)器上。

（1）校友信息管理

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對校友信息進(jìn)行存儲，校友信息包括基礎(chǔ)信息、教育信息、工作信息等信息；系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)校友數(shù)據(jù)單條導(dǎo)入，并且支持EXCEL表批量導(dǎo)入，系統(tǒng)可以對校友數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，對于同名校友信息，可以多條件整合；校友會工作人員可以通過管理員賬號登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以按照姓名、專業(yè)、入學(xué)時間、班級信息、畢業(yè)時間、工作單位等信息實(shí)現(xiàn)單條件和多條件查詢。同時，系統(tǒng)還具有一定的大數(shù)據(jù)分析功能，可按學(xué)年、地區(qū)、院系、行業(yè)統(tǒng)計校友數(shù)量及比例。

（2）組織機(jī)構(gòu)管理

校友會管理員可以通過該功能模塊對校友分會組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。校友分會列表信息中心包含校友分會的名稱，類型，及重要成員：會長，副會長，理事長，財務(wù)長，監(jiān)事長等。系統(tǒng)支持校友分會信息、校友分會成員信息的批量導(dǎo)入導(dǎo)出，并可以以校友分會為單位統(tǒng)計各分會校友的在冊人數(shù)。

（3）基金會捐贈管理

多數(shù)高校校友會已經(jīng)注冊基金會，該系統(tǒng)也可完成通過校友信息系統(tǒng)入口完成項(xiàng)目捐贈的公益性慈善資金的管理。管理員可以按照學(xué)校具體捐贈情況創(chuàng)建基金會捐贈項(xiàng)目，同時可查看、編輯、下線/上線已有基金項(xiàng)目。完成捐贈信息的統(tǒng)計每一筆捐贈的詳細(xì)信息，包括個人捐助，單位捐助，實(shí)物捐贈，金錢捐助，支持多條件查詢及導(dǎo)入導(dǎo)出。

（4）其他功能

系統(tǒng)同時還可以輔助校友會工作人員完成日常工作，如群發(fā)郵件和短信，根據(jù)自定義郵件組，郵件模版，定時發(fā)送郵件、短信，如校慶信息，生日祝福；系統(tǒng)同時為了更好的與學(xué)校其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，預(yù)留相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口；為了確保數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)會按照不同的用戶角色分配相應(yīng)的權(quán)限，并且系統(tǒng)日志管理功能可以完整記錄用戶對數(shù)據(jù)庫的操作。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主界面如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)界面

5 總結(jié)

隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，校友人數(shù)逐年遞增，校友會工作人員面對數(shù)以萬計的校友群體，依靠傳統(tǒng)的信息溝通方式會有相當(dāng)大的工作壓力。通過校友分會提供、系統(tǒng)收集、聚會收集等手段獲得了大量數(shù)據(jù)信息，信息的存儲和管理也成為校友工作的一項(xiàng)重要工作。高校校友會按照實(shí)際工作需求設(shè)計校友信息化服務(wù)平臺，并將其部署在學(xué)校校友總會微信公眾號上。校友服務(wù)平臺為校友與校友、校友與母校之間的交流提供了便利的渠道，提供了及時獲取母校信息的平臺；校友信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為校友會工作人員提供了校友信息管理、信息查詢、基金會項(xiàng)目管理等功能。系統(tǒng)經(jīng)過在校友總會、部分校友群體中試運(yùn)行一段時間后，可以明顯提高校友總會的工作效率，推動校友有效聯(lián)絡(luò)率的提升工作，成為校友工作重要的信息化綜合管理工具。