創新現代企業檔案管理提升員工綜合素質

王巍

檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，企業檔案工作只有不斷創新，不斷創造新的亮點，緊跟企業發展方向，發揮檔案資源的最大價值，企業檔案工作才能屹立于“舞臺中央”，檔案事業才能更加輝煌。近年來我們檔案室進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

一、利用檔案工作促進企業科學管理和企業發展

發揮企業檔案管理與企業科學管理的“雙促”作用。企業檔案管理人員應突破已有的慣性思維局限，既要實施“前端控制”，從企業文件材料生成的前端介入，又要實施“過程管控”，將檔案管理納入到企業規章制度的制定、業務流程的梳理過程中去，明確歸檔節點及歸檔范圍，管控產生、歸檔的文件材料的質量，將文件材料整理歸檔納入到業務質量控制過程中。以企業檔案工作者的角度去審查企業各類規章制度、業務流程，發現并封堵企業管理活動中存在的漏洞，從而促進企業管理能力的提高及為企業檔案管理做出亮點。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，我們著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入公司各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員、員工和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。目前，公司已建立的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。公司檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。

信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，公司積極開發利用檔案信息資源，主動為企業、為生產、為一線服務，取得了顯著的成績。例如公司順利通過環境安全達標建設評審。為了達到“除環境隱患、防次生污染、保環境安全”的總體目標，2018年6月28日，公司安健環監察部邀請銅山區環保局環境應急中心領導、省級環境應急專家到公司進行環境安全達標建設評審。在環境安全達標建設評審會上，公司安全總監對環境應急領導和專家們的到來表示歡迎并懇請專家為公司的環境應急工作提出寶貴意見，公司安健環監察部介紹了環境安全達標建設的開展情況。在公司安健環監察部、運行部專業人員的陪同下，應急專家們還現場查看了公司重點環境安全風險區域的應急設施，應急物資和裝備的配置，應急人員的培訓、演練記錄，風險防控措施等。專家們一致表示國華徐電公司認真落實了企業突發環境事件隱患排查工作，建立了完善的企業應急管理機構和監測預警機制，企業應急保障體系運作良好，符合環境安全達標建設標準的要求。這次順利通過環境安全建設達標評審說明公司具備較強的突發環境事件風險防控能力，有力保障了公司的環境安全狀態，為打好污染防治攻堅戰做出貢獻。

二、積極承擔企業知識管理任務

將企業檔案館（室）建設成企業知識庫和企業知識共享創新平臺，能夠極大地提升企業知識管理水平。因此積極參與企業知識管理工作，成為企業檔案管理工作的又一亮點。知識包括顯性知識和隱性知識，顯性知識是以文字、圖表等方式表達的知識，如圖書、情報、檔案等。隱性知識是未以文字、圖表等方式表達的知識，存在于人的大腦中，如員工的經驗、技能及企業文化等。在企業中，顯性知識只是企業知識的一小部分，企業的大部分知識都是以個人經驗、技術訣竅等隱性知識的形態存在于員工的頭腦中，只有將它們轉化成顯性知識，用檔案的形式表現出來，進行廣泛的共享，這些以前僅僅被個人或者是小團體掌握的隱性知識，才會被更多的人掌握，出現“知識放大”效應，在更大的范圍內為企業創造價值，它們的潛在價值才能充分發揮出來。

總之，面對社會發展的新趨勢和企業發展的新要求，企業檔案部門應積極引入知識管理的理念，完善室藏檔案結構，充實檔案內容，加大企業檔案信息資源綜合開發力度，加強主動服務意識，加快企業檔案信息化建設，樹立企業檔案部門知識管理者的良好形象。

在對企業檔案信息分析的基礎上，編制各種參考資料。根據企業檔案的館（室）藏情況和用戶需要，在進行企業檔案實體整理后，將相對分散的各類企業檔案信息通過分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯集成信息相對集中的、各種形式的企業檔案參考資料。我們堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《徐州發電廠大事記》、《徐州發電廠志》等22種165萬字的編研材料，同時還編制了多種檔案檢索工具，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。如《征地文件匯編》、《徐州發電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受公司員工的歡迎。

三、緊密結合信息技術

檔案工作歸根結底是信息工作，善于借力，順勢而為，引入日新月異的現代化信息技術方能為檔案工作插上騰飛的翅膀。因此積極建設企業數字檔案館（室），成為企業檔案管理工作的又一亮點。公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

四、建設企業文化宣傳培訓基地

企業檔案機構是企業文化的天然承載者，是企業文化宣傳的強有力陣地，是新時期檔案資源開發利用又一新的亮點及管理方向。企業檔案機構參與企業文化建設的途徑有很多，比如為企業文化建設提供檔案服務，參與企業編史修志等，舉辦企業發展檔案展等。40F1BA5D-D60F-4CE0-9771-BDA3B95DAB5D

公司綜合檔案室室藏檔案從內容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案;從載體來分，有紙質檔案、特殊載體檔案、實物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產和科研活動中的具有保存價值的文件材料及上級機關對本公司的指示、批復等。公司現庫藏檔案25000余卷，其中，文書檔案截止2001年底共3387卷，從2002年開始以件為單位共17464件，科技檔案17195卷。光盤檔案927盤。公司檔案管理一直保持著較為穩定的管理機制，公司建廠40年來，庫藏檔案25000余卷，已成為企業寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

另外，公司展示本單位三個文明建設成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放，恍然間，陳舊的歷史歷歷在目，重現昔日的輝煌風采，記錄公司一路風塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現在職工眼前。

五、做好企業檔案宣傳工作

相比事業單位，企業員工的檔案意識較為薄弱。因此企業檔案管理部門應加強檔案宣傳，提高員工檔案意識，讓企業領導、員工充分認識檔案工作在企業發展和維護企業合法權益中所作出的貢獻。企業檔案管理部門做好檔案宣傳工作也是一大亮點。

加強宣傳、擴大影響是做好企業檔案工作的前提條件。檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎上，組織了全公司檔案知識競賽。公司還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。 要利用企業內部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規、規章制度，弘揚檔案工作先進人物的事跡，宣傳利用檔案所創經濟效益或節約開支等貢獻。適時利用社會公共新聞媒體，大力培養對外宣傳人員，建立激勵機制，搞好對外宣傳。

六、提高企業檔案人員的綜合素質

要推動檔案事業新發展，加強檔案干部隊伍建設是關鍵。高素質的企業檔案人員成為企業檔案管理工作的又一亮點。筆者1988年8月畢業于東南大學動力工程系電廠熱能動力專業，在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評?？萍加⒄Z水平和計算機水平有較大提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，具有很高的電力科技檔案管理水平。目前在《辦公室業務》、《辦公自動化》、《現代企業》、《城建檔案》、《蘭臺世界》等省級以上檔案學類期刊雜志上面發表學術論文230篇。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術優秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014、2015年度檔案學術優秀論文獎。51篇檔案學術論文評為歷屆中國檔案學會全國檔案工作者年會優秀學術論文、入選學術論文。

（作者單位：國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發電有限公司）40F1BA5D-D60F-4CE0-9771-BDA3B95DAB5D