工程設(shè)計(jì)企業(yè)工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)策劃

周龍豪

摘 要：工程設(shè)計(jì)企業(yè)是典型的技術(shù)密集、人力密集型企業(yè)，工時(shí)管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可以高效、準(zhǔn)確的掌握人力資源投入情況，對指導(dǎo)資源配置、企業(yè)發(fā)展決策及人力資源培養(yǎng)有著重要的價(jià)值和意義，本文通過對工時(shí)管理的必要性分析、實(shí)施措施、如何滿足各部門訴求進(jìn)行研究剖析，因地制宜的總結(jié)出一套可行、高效的工時(shí)管理系統(tǒng)策劃分析。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);工時(shí)管理;執(zhí)行效率

一、工時(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

人工時(shí)管理系統(tǒng)，是通過對生產(chǎn)人員的工作時(shí)間進(jìn)行采集、統(tǒng)計(jì)、分析，并根據(jù)分析結(jié)果，掌握人力資源工作強(qiáng)度，并對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)的系統(tǒng)。

通過此管理系統(tǒng)，管理人員可以系統(tǒng)詳細(xì)的查看單位時(shí)間段的項(xiàng)目開展情況和勞動(dòng)力數(shù)據(jù)，借助于該系統(tǒng)的工時(shí)估算、設(shè)計(jì)計(jì)劃編制、工時(shí)填報(bào)與檢測、工時(shí)定額檢驗(yàn)修訂等一系列的管理工作，可以實(shí)現(xiàn)人工時(shí)量化、績效測算等功能，為提高設(shè)計(jì)工作的管理水平，降低設(shè)計(jì)項(xiàng)目成本，提升設(shè)計(jì)院綜合效益提供有效的決策依據(jù)。

設(shè)計(jì)人員是設(shè)計(jì)工作參與的主體，如何提高設(shè)計(jì)人員的工作效率并準(zhǔn)確核算人力成本，是項(xiàng)目計(jì)劃管理的關(guān)鍵;而如何充分利用人力資源，提高人力資源配置的合理性，是提高工程設(shè)計(jì)單位綜合效益和綜合競爭力的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的以Excel手工記錄、收集和匯總設(shè)計(jì)工時(shí)信息，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且由于信息交換量大傳遞頻繁而導(dǎo)致嚴(yán)重的延遲，無法做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。管理層也無法及時(shí)獲知各下級生產(chǎn)部門的工作計(jì)劃和設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)展，難以全面了解各生產(chǎn)部門資源利用率和每個(gè)項(xiàng)目人力占用情況。沒有準(zhǔn)確的員工工時(shí)數(shù)據(jù)，也無法準(zhǔn)確核算設(shè)計(jì)項(xiàng)目成本和設(shè)計(jì)人員成本，無法對各崗位人員和設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行精確、量化的安排和績效考核。

二、工時(shí)管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的作用

1.為項(xiàng)目成本估算提供依據(jù)

在項(xiàng)目承攬過程中，決策人員可以根據(jù)預(yù)期人工時(shí)投入進(jìn)行報(bào)價(jià)評估。借助于工時(shí)管理未來長期積累的各類人工時(shí)費(fèi)用消耗數(shù)據(jù)、資料和曲線，根據(jù)估算出的成本費(fèi)用，再查對有關(guān)數(shù)據(jù)，即可得出各專業(yè)工時(shí)的需要量。然后按照經(jīng)驗(yàn)比例將其分解到各有關(guān)生產(chǎn)院與專業(yè)，經(jīng)核對后即可供投標(biāo)報(bào)價(jià)予以參考。

2.平衡人力資源計(jì)劃，優(yōu)化人力資源使用，為制定科學(xué)的生產(chǎn)計(jì)劃提供依據(jù)

利用工時(shí)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)測算出各類型項(xiàng)目、階段、時(shí)刻不同專業(yè)的預(yù)估人工時(shí)需求以后，便可根據(jù)總的人工時(shí)及工期，更合理的安排每個(gè)項(xiàng)目的生產(chǎn)計(jì)劃，做到錯(cuò)峰安排。

在生產(chǎn)過程中，根據(jù)各項(xiàng)目的人力資源負(fù)荷曲線，經(jīng)疊加后形成全集團(tuán)的負(fù)荷曲線，各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員隨時(shí)監(jiān)控其變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整，為扁平化管理提供依據(jù)，使各項(xiàng)資源隨著進(jìn)度保持動(dòng)態(tài)平衡，就可以更好的優(yōu)化人力資源的使用。

3.對項(xiàng)目執(zhí)行效率進(jìn)行評價(jià)

設(shè)計(jì)進(jìn)度的檢測是以人工時(shí)消耗結(jié)合項(xiàng)目的完成情況來進(jìn)行的，通過實(shí)際消耗人工時(shí)與計(jì)劃總工時(shí)的比例，對照項(xiàng)目完成的百分比，即可分析出項(xiàng)目的執(zhí)行效率。

4.項(xiàng)目人工成本的控制依據(jù)

設(shè)計(jì)項(xiàng)目的成本核算，很大程度上要依賴于人工時(shí)成本的測算與控制，通過準(zhǔn)確地估算人工時(shí)總數(shù)即可獲得項(xiàng)目總的人力資源成本，再進(jìn)行過程監(jiān)控，使項(xiàng)目人工成本控制在合理范圍，從而保證項(xiàng)目投入可控。

5.掌握詳細(xì)的工時(shí)定額及要素，保留項(xiàng)目過程痕跡，為建立大數(shù)據(jù)分析機(jī)制提供基礎(chǔ)

通過對不同項(xiàng)目類型、不同階段、不同專業(yè)、不同設(shè)計(jì)崗位工時(shí)的統(tǒng)計(jì)，最終形成涵蓋方案研究、預(yù)可、初測、可研、定測初步設(shè)計(jì)、補(bǔ)定測、施工圖、配合施工各階段工時(shí)定額。并在此基礎(chǔ)上找出某個(gè)專業(yè)的工時(shí)關(guān)鍵因素，將其他工作項(xiàng)的工時(shí)演繹成此關(guān)鍵因素的變量。

6.為項(xiàng)目及參與人員的評價(jià)提供依據(jù)

各項(xiàng)目各專業(yè)主管總工，可以在系統(tǒng)中對項(xiàng)目完成情況打分，在后臺(tái)中可以分析掌握項(xiàng)目質(zhì)量，和人員設(shè)計(jì)水平成長情況。

三、設(shè)計(jì)人工時(shí)管理的流程

工時(shí)的填報(bào)數(shù)據(jù)是否能夠有效利用，依賴于工時(shí)填報(bào)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)邏輯是否科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)和與現(xiàn)狀生產(chǎn)管理方式是否兼容。

在工時(shí)系統(tǒng)運(yùn)行期間有以下幾個(gè)主要角色：

1.計(jì)經(jīng)處管理員、院生產(chǎn)管理人員（主管生產(chǎn)副院長）、所生產(chǎn)管理人員（主管副所長）、項(xiàng)目總體、專冊及每位設(shè)計(jì)人員。

2.采用與各級生產(chǎn)安排管理系統(tǒng)高度整合的工時(shí)填報(bào)系統(tǒng)，可以最大化的簡化填報(bào)流程，提高數(shù)據(jù)采集效率。實(shí)際操作中，設(shè)計(jì)人員填報(bào)時(shí)間可以簡化至1分鐘（或10-20秒）以內(nèi)，順應(yīng)人性，從源頭減少填報(bào)人的抵觸情緒。由于填報(bào)路徑已經(jīng)在安排工作時(shí)由各級生產(chǎn)管理人員指定，員工上報(bào)的工時(shí)數(shù)據(jù)只需要與考勤簡單抽查核對，幾乎不需要進(jìn)行其他處理便可錄入系統(tǒng)，極大地提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，簡化數(shù)據(jù)分析難度，提高數(shù)據(jù)查閱的便利性。

3.工時(shí)管理填報(bào)節(jié)點(diǎn)：

（1）每天下班前填報(bào)當(dāng)天工時(shí)數(shù)據(jù)，包含項(xiàng)目名稱、階段、工時(shí)數(shù)量。

（2）第二天9：30前各院工時(shí)管理人員完成工時(shí)復(fù)核并提交，復(fù)核內(nèi)容主要為工時(shí)數(shù)是否與考勤打卡一致，工作內(nèi)容是否準(zhǔn)確。打卡考勤信息同時(shí)被計(jì)經(jīng)處管理人員掌握，用于抽查

（3）每周四17：30前，計(jì)經(jīng)處管理員完成上一周工時(shí)信息統(tǒng)計(jì)及分析，得出本周集團(tuán)生產(chǎn)負(fù)荷指數(shù)、各院負(fù)荷指數(shù)、未來一段時(shí)間負(fù)荷預(yù)測及特點(diǎn)。以上成果在每周例會(huì)予以通報(bào)。

四、可能遇到的問題，需要注意的事項(xiàng)

1.在實(shí)施人工時(shí)管理中可能出現(xiàn)的問題和隱患：人工時(shí)管理需要制定規(guī)章制度，按實(shí)際發(fā)生值，準(zhǔn)確計(jì)算消耗人工時(shí)，并進(jìn)行分析，才能有效進(jìn)行人工時(shí)管理;

2.特殊項(xiàng)目、階段和工作，如配施、出差等，必須保證設(shè)計(jì)人員也能夠完成準(zhǔn)確錄入工時(shí)到系統(tǒng)內(nèi);

3.設(shè)計(jì)人員錄入工時(shí)體現(xiàn)出隨意性，不能據(jù)實(shí)錄入項(xiàng)目工時(shí)以及沒有準(zhǔn)確錄入準(zhǔn)確的項(xiàng)目的工作階段上，可能為后續(xù)的績效分析帶來困難;

五、結(jié)語

進(jìn)行人工時(shí)管理，可以通過量化的手段，為工程設(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)管理提供可參照數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

1.實(shí)現(xiàn)個(gè)人、所、院工時(shí)統(tǒng)計(jì)。

2.實(shí)現(xiàn)不同類型各項(xiàng)目、各專業(yè)各時(shí)間段人力資源投入情況統(tǒng)計(jì)，為大數(shù)據(jù)分析提供資源，掌握各項(xiàng)工作的人力投入節(jié)奏，用于指導(dǎo)計(jì)劃工作安排，摸索提高生產(chǎn)效率的可能性。

3.實(shí)現(xiàn)人員工作安排、工作計(jì)劃動(dòng)態(tài)管理。

可以預(yù)見工時(shí)系統(tǒng)實(shí)施的過程是復(fù)雜、艱難的，需要全集團(tuán)各個(gè)部門的充分參與、全力配合，才能獲得應(yīng)有的效果。本次工時(shí)系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中核心思想是如何更好滿足的考慮到個(gè)人、所、院及集團(tuán)層級的需求，并將各層級參與主體訴求調(diào)整一致，長遠(yuǎn)來看，工時(shí)系統(tǒng)可以對企業(yè)信息化、精細(xì)化管理提供有效的支撐。