做好施工企業辦公室精細化管理工作的措施

羅詠桃

提高辦公室行政工作水平，可以提高施工企業的經濟效益和社會效益。而在施工企業辦公室行政工作中，引入精細化管理模式，可以加快行政工作改革，推進企業高質量發展。因為承建的項目數量較多，使得施工企業的辦公室行政工作較為復雜，而對于整個施工企業的運營和發展來說，辦公室行政工作確是最基礎的部分，想要提高企業運營水平，必須加強辦公室行政工作改革和創新，將精細化管理模式融入進來。辦公行政精細化管理工作不僅符合施工企業行政工作時代發展潮流，還能降低施工企業行政管理成本，助力企業可持續發展。

一、辦公室行政管理精細化的基本內涵

施工企業辦公室行政管理具體來說，就是奔著科學、效率、效果和效益等方面，重視實效，追求改革和創新，行政管理工作包含很多層面的內容，是目前各個行業內部推進改革的熱點，更是實現國家發展總體創新的重要環節。精細化行政管理具體來說，就是在企業辦公室行政管理工作中，采取科學、高效的辦法，降低行政企業管理成本，提高企業辦公室行政管理質量。

隨著建筑行業的飛速發展，辦公室行政管理工作在施工企業內部的地位和作用愈發明顯，科學、規范、精細化的管理，不僅可以有效整合企業內部資源，為企業注入新的活力，還能促進施工企業穩健發展，夯實企業核心競爭能力。可以說，在所有施工企業管理工作中，行政管理占據著非常重要的協助管理型職責，所以提高行政管理整體水平愈發成為施工企業實現長足發展的關鍵和重點。

二、辦公室行政管理工作精細化的必要性

施工企業內部，辦公室行政管理精細化概念其實是針對辦公室行政常規管理概念提出的，前者更加強調行政管理工作的精細化程度，通過細化和深化辦公室行政管理工作的各項任務，實現部門合理分工，提高辦公室行政工作對于整個施工企業的服務水平。隨著建筑事業的發展，建筑行業內部的市場競爭愈發激烈，在激烈的市場競爭中，施工企業往往面臨較大的經營壓力，而這種壓力給施工企業辦公室行政管理工作也提出了更高的要求。從施工企業角度來說：在辦公室行政管理工作中，融入精細化管理模式，不僅是施工企業順應時代發展要求的必然選擇，更是提高施工企業行政管理工作整體水平的有效手段。另外，在施工企業辦公室行政管理工作中，采用精細化管理的模式，還可以更好地協調企業內部繁瑣雜亂的工作任務，避免在工作任務執行過程中產生漏洞，提高企業所有運營管理工作的針對性。從施工企業行政管理人員角度來說，精細化管理模式的應用，可以節省工作時間，提高工作效率，消除責任混亂、工作流程復雜給辦公室行政工作所帶來的阻力，讓員工工作價值得到更好的體現。

三、施工企業辦公室精細化管理內容與要求

1.定崗定責，權責對等。施工企業內，辦公室精細化管理必須嚴格遵守“定崗、定責、定標準”的要求，以此為基礎，建立并完善辦公室工作責任體系。“定崗”就是在設置各個工作崗位的過程中，必須綜合考慮辦公室行政工作流程。“定責”明確各個部門，各個工作人員的工作職責，確定工作環節之間的銜接點，保證各個部門以及工作人員之間分工明確，密切配合。“定標準”就是以施工企業整體發展目標為基礎，優化各個部門、各個工作流程的工作，形成規范。以優化行政管理工作流程為大前提，建立并完善行政管理體系，從機制角度保證辦公室行政管理工作中的責權統一，是實現辦公室精細化管理、科學化管理的關鍵和重點。

2.優化流程，有序運作。建立完善的、簡約的、清晰明了的工作流程，是推進辦公室行政管理工作精細化的基礎和前提。施工企業在開展辦公室行政管理工作的過程中，引入先進的現代管理理念，明確管理目標，優化工作流程，加強信息共享，努力實現各環節間的“無縫銜接”，讓施工企業各個部門之間可以相互制約，相互促進，提高管理效率的同時，降低工作紕漏問題的發生。

3.科學考核，提高績效。針對施工企業辦公室行政管理工作中，容易實現量化的工作、程序性工作，制定科學的考核標準以及量化指標，對于不容易實現量化的工作、非程序性工作，主觀因素影響較大的工作，制定定性評價指標。采取科學的考核辦法，提高考核的全面性。除了上述兩種工作還有一些既難以量化，又難以定性的工作，可以輔助人工考核的方式，提高考核科學性。在具體考核工作中，將綜合性考核方式和分類考核方式結合起來，提高績效考核全面性和科學性。

4.完善制度，夯實基礎。一直以來，施工企業內部的辦公室行政管理工作都屬于外部的政務服務型工作，而精細化管理模式的引入，要求施工企業必須強化辦公室行政工作改革，促使其向著內部的事務性管理工作轉變，防止管理工作出現真空問題。針對重大事項，建立集體性決策、專家咨詢決策，針對一般性事物，建立民主決策制度，提高決策正確性。完善施工企業行政管理工作監督檢查力度，提高行政管理工作的執行力度。認真研究企業內部的現行制度，保留合理的、廢棄過時的，讓企業的運行可以在各項制度的保證下，緊跟時代發展的步伐。

5.強化保障，改進策略。以現今的信息手段為基礎，提高施工企業內部辦公室行政管理工作的標準化、自動化和信息化水平，加強綜合管理系統的建設。

四、施工企業辦公室行政管理精細化的有效措施

1.落實制度建設。對于施工企業來說，制度的建設和落實是一個動態化的循環過程，具有一定的長期性，因為制度也要跟著企業的發展和時代的進步而更新。施工企業在建立針對辦公室行政管理工作相關制度的過程中，務必考慮施工企業的經營特點以及其開展項目的實際情況，完成制度的建設后，強化監督，并調研和了解制度的執行情況。加強對各個項目施工現場的調查，了解項目施工現場所存在的問題，并提出合理化建議。另外，加強制度標準化建設，推進制度成果轉換的成效，使施工企業的發展邁向新的臺階。

2.創新工作思路。針對每一個承建項目，施工企業往往也會提前舉辦會議，商討項目可行性、項目實施細則，制定相應的要求、辦公室行政部門必須積極參加會議，仔細記錄會議內容和要求，在工作中，以整體性會議要求為基礎，創新工作思路，提高工作水平。另外，項目部還要做好重要決策、重要會議精神的傳達和督辦，針對項目決策和實施過程中，產生的新問題，加強總結，為后續的戰略部署提供依據。

3.提升辦公室行政工作的系統化管理。首先，作為施工企業行政管理部門的工作人員，在日常工作中，也要積極學習，提高自身專業管理水平，養成站在企業征途發展的角度思考問題的習慣，找準切入點，做好管理精神和實際工作之間的銜接，提高施工企業內部行政管理工作運行高效性。其次，抓好計劃安排，正確判斷行政管理工作形式，提高辦公室行政工作的預見性，對于任何一項行政工作，都要制定計劃，盡早安排，保證施工企業辦公室行政工作系統化水平。再其次，抓好組織協調，加強施工企業內部各個部門之間的聯系，遇事果斷決策，重大問題及時請示，充分發揮行政管理部門的職能作用，提高整個施工企業運行管理效率。

4.注重細化崗位職責。施工企業想要實現辦公室行政管理工作精細化，必須細化崗位職責，并建立相應的考核標準和獎懲制度，在具體工作中，將兩者結合起來，約束和管理行政管理人員的思想和行為。針對每一個行政工作崗位的工作內容、工作要求、工作目標以及工作任務，制定明確且完善的員工職責書，讓每一個員工在執行任務的時候，都能明確自身的職責和權限。同時，也讓各項辦公室行政工作的開展有據可依，真正實現辦公室行政管理工作的精細化和規范化水平。另外，企業在實際經營中，也要做好各個崗位實際工作的分析和調研，完善崗位職能，為實現崗位職責精細化打好基礎，促進施工企業辦公室行政管理工作精細化程度的提升。

5.細化、量化考核指標。當前的施工企業內部，都采取KPI指標考核辦法，而這類考核具有一定的宏觀性和主觀性，有些企業內部辦公人員甚至不清楚這種考核辦法的實施細則，導致這種考核辦法的激勵性作用和懲罰性作用都不能發揮出來。另外，有些施工企業內部，針對辦公室行政管理工作考核的KPI太過模糊，比如某施工企業將KPI指標定為“工作態度是否積極”“工作態度是否端正”，這樣的考核概念過于宏觀，考核目標不確定，考核過程會受到較大的主觀因素影響，所以缺乏科學性。針對施工企業內部繁雜的辦公室行政管理工作，應該建立精細化考核指標，提高考核指標的細化程度和量化程度，具體來說，就是有邏輯性的拆分每一項辦公室行政管理工作，控制好每一個工作環節的同時，為每一個工作環節整體性管理提供參考，進而提高施工企業辦公室整體管理水平。

6.積極應用人工智能技術。施工企業想要實現辦公室行政管理工作精細化，還要加大力度建設企業內部輔助管理體系，加強管理體系的優化和升級，積極應用人工智能等先進的信息化管理技術。比如，目前很多施工企業利用釘釘、空客等先進的軟件，建立了辦公室行政管理智能中樞，將其作為行政人員和管理設備的橋梁，幫助行政人員以及企業管理者，更好地協調各項工作，達到各部門之間相互協調，相互制約的目的，進而提高整體行政工作效率。施工企業因為內部部門較多，工作人員數量較多，企業運營過程中部門之間、工作人員之間每時每刻會發生聯系，聯系的過程勢必伴隨信息的傳遞，信息傳達的準確性程度直接影響整個工作體系的運營效率水平。只有借助人工智能等先進技術，才能實現信息無障礙傳遞，比如目前很多施工企業都在應用的一個智能辦公平臺——如流，該平臺是新一代智能工作平臺，以知識管理為核心，構建AI時代工作流水線，助力企業實現提效創新，賦能企業在智能經濟時代打造核心競爭力，企業在行政管理工作精細化的過程中，可以將這類平臺軟件引入進來，確保信息可以精準的、高效的傳達到位，推進施工企業行政管理精細化建設更上一層樓。

五、結語

總之，對于施工企業來說，辦公室行政管理工作是企業內部其他工作的核心和樞紐，如何發揮辦公室行政管理工作的作用，將行政管理工作對于企業發展的動力性引擎作用發揮出來，是所有施工企業在運營發展必須正視的問題。

（作者單位：中鐵二十三局集團第三工程有限公司）