淺析醫院人事檔案管理存在的問題及對策研究

摘 要：人事檔案是醫院人事管理的重中之重，醫院人事檔案是實施人力資源決策的重要依據，其關系到人事安排、工資福利待遇、績效考核等多重領域，對于提高醫院人力資源管理水平發揮著關鍵作用。隨著信息化管理、大數據技術等大面積應用，大數據時代人事檔案管理應用范圍逐漸拓寬，對醫院人事檔案管理領域提出了全新考驗。本文根據國內醫院人事檔案管理情況，深度剖析醫院人事檔案管理中普遍存在的弊端性問題及形成原因，從加強檔案信息安全防護職能、完善檔案管理制度、加強檔案管理電子化團隊建設等方面提出相應問題的解決方案，探討醫院人事檔案管理與信息化技術相互融合的發展方向，進一步推動國內醫院人事檔案管理領域信息化與現代化發展軌跡。

關鍵詞：醫院;人事檔案;檔案管理;人力資源

隨著國內大數據技術高速發展，醫院人事檔案管理與信息技術相結合已經成為當今時代發展必然趨勢。傳統人事檔案管理活動需要浪費大量人力、物力，由于摻雜過多人為因素還容易出現人事檔案數據混亂等問題。醫院員工職稱評定、職務任免、工資調整等業務相對其他事業單位較為復雜，而規范化人事檔案管理能夠極大程度避免數據失真、人為因素摻雜過多等情況。隨著人事檔案管理系統應用范疇逐漸拓寬，為醫院人事檔案管理工作提供了便利，拓寬人事檔案管理工作范疇，激勵其掌握更多工作技巧和技能，確保醫院業務和人事檔案管理無縫銜接。但醫院人事檔案管理實踐過程中仍然存在諸多不確定性，致使其在管理過程中出現諸多問題，如何保障醫院人事檔案管理全面、高效、可持續發展逐漸成為現階段檔案規范化管理的關鍵課題。

一、人事檔案管理的相關概述

1.人事檔案管理的基本職能

人事檔案管理是將人力資源相關資料進行統一收集、整理、歸檔等步驟的過程，相關人員需要負責做好文檔資料記載，便于后期查閱時能夠第一時間找到，還要負責部分資料的妥善保密管理等。人事檔案管理工作本質存在保密性和兼容性，隨著互聯網時代迅猛發展，各類系統軟件逐漸呈現規模化應用，人事檔案管理信息化系統能夠有效降低醫院人力資源管理成本，提高現有人事檔案管理工作效率。

2.人事檔案管理的重要意義

人事檔案管理是以人力資源為核心，將員工基本資料、工作履歷、懲處獎賞等情況進行妥善存儲和管理，以此為基礎為醫院提供各類人力資源管理輔助工作。人事檔案管理工作的重要意義體現在兩個方面：一是輔助人力資源管理規范性。人事檔案能夠為人力資源管理提供精準數據資料和信息文檔，確保人力資源管理工作和檔案管理無縫銜接;二是提高人力資源管理效率。利用各類辦公自動化技術實現人事檔案管理工作信息化發展，實現人力資源管理和檔案管理的網絡化，提高工作效率的同時，還能夠有效提升人事檔案管理的專業性。

二、我國醫院人事檔案管理中存在的弊端性問題

1.缺乏完善的人事檔案管理制度與機制

首先，現階段國內各類私立醫院等醫療機構層出不窮，數量龐大的醫療機構與政府機關單位相比人事檔案管理體系尚不完善，通常不會具備成熟且完善的人事檔案管理制度，在日常運營中容易出現任務推諉、責權不分、效率低下等現象。人事檔案管理制度不完善將無法有效建立人事工作與檔案管理工作間的有效橋梁，具體工作內容與效果難以落實;其次，人事檔案管理機制缺乏使醫務人員間責權不清，有些單位領導不夠重視檔案工作，造成檔案管理情況日益混亂;最后，不設立明確有效的檔案管理制度無法在復雜的工作糾紛與矛盾中給予合理公平的處理方案，致使檔案管理問題出現時只會相互推諉、逃避責任，嚴重影響著醫院人員的本職工作效率。

2.人事檔案管理模式與實際情況不匹配

隨著國內醫療衛生改革，醫務人員在市場機制運作下流動性越來越大，但由于現階段國內大部分醫院人事檔案都是以醫務人員基礎資料為核心的管理模式，檔案記錄普遍集中在政治屬性、文化學歷等資料，對專業能力、醫療水準等資料記載則相對較少，難以針對性反饋出醫務人員的全面情況。甚至部分醫院不具備規范化人事檔案管理模式，頻繁出現人檔分離、棄檔不用、檔主遺失等問題，人事檔案資料內容也通常是未經核查的簡單記載，檔案真實性和可信度欠缺。另外，隨著人事檔案無紙化、數字化高速發展，國內醫院人事檔案管理模式卻始終停留在建立初期的階段，沒有具體落實人事檔案管理模式及流程，導致很多人員過度忙碌本職工作而忽略檔案管理的重要性，甚至很多人員直接忽視對人事檔案管理的及時處理，導致最終人事檔案管理效果與預期差距較大，難以精準反饋醫務人員技術水準等實際情況。

3.檔案管理文秘人員綜合素質參差不齊

人事檔案管理是醫院人力資源管理目標整體實現的重要基石，也是各部門長期穩定溝通與協調發展的關鍵紐帶，其職能發揮效力與地位體現的是醫院運營中的重中之重。但國內醫院關于人事檔案管理部門及其相關員工的重視度相對較低，人事檔案管理地位在醫院中始終屬于偏低位置，直接影響著醫院整體人事檔案管理水準與執行效率。另外，目前部分醫院為節省成本聘請非專業或綜合素質薄弱的人事檔案管理人員，在開展檔案管理工作過程中對醫院經營模式、業務范疇、文化背景等基礎信息都不太熟悉，也不重視，致使檔案管理工作流于表面，不具備實際意義。醫務人員檔案建立時，因沒有建立與其良好的溝通，造成資料不符實、職稱記錄混亂等情況，這些都會提高后續檔案管理工作的難度，人事檔案管理人員綜合素質參差不齊，不僅降低檔案管理工作效率還容易引發矛盾糾紛的產生。

4.人事檔案管理績效考核激勵效果不佳

國內部分醫院雖然會在月末、季度和年終時對相關人員及其所在部門進行針對績效目標完成情況的考核，但績效考評測評參與度低，現有考核周期實施過程略微隨意，績效標準也沒有準確落實。績效考核的目的是通過這一實施過程，對人事檔案管理工作情況進行了解和檢驗，通過績效考評的結果對人事檔案管理工作不斷完善和改進，可以推進自身發展和提高工作效率。但目前大部分醫院人事檔案管理績效考核結果都沒有納入人員培訓、晉升中去，績效考核變成了為考核而考核，績效考核更多關注過程而不是考核完成之后的改善環節，沒有根據考評結果對人事檔案管理人員提出激勵舉措和改善措施，導致人事檔案管理工作普遍積極性不高。

三、我國醫院人事檔案管理問題形成的原因分析

1.人事檔案管理流程不連貫

人事檔案管理工作并不是簡單活動，而是需要根據組織機構經營模式、文檔資料、人力資源需求情況等綜合因素來設計人事檔案管理工作，通過規章制度督促相關人員嚴格按照流程進行管理工作。但由于醫院人事檔案管理工作涉及范圍較廣，集中在內部機密文檔、醫療人員政治背景、基礎資料、文化學歷等重要文檔，足以看出人事檔案管理流程設計情況是決定人力資源管理執行情況與后期監督的重要保障，促進著醫院穩定經營與戰略規劃的目標實現。目前，大部分醫院沒有細化人事檔案管理工作流程，也沒有建立制度、流程等規范化管理方式，不合理與不科學的人事檔案管理流程設計會使人力資源管理趨近無效且容易陷入混亂狀態，是造成醫院人事檔案管理效率偏低的原因。

2.人事檔案管理的重視度不足

目前，國內中小型醫院受自身規模與資金缺口等因素的影響限制，長期以短期目標為基礎將重點放置在資金、技術、效益等方面，粗放性地進行人事檔案管理。另外，醫院關于人事檔案管理制度基本上不太健全且與實際情況相悖，人事部責權分離，人事檔案管理情況無法有效約束，不僅降低了檔案管理的核心優勢，也嚴重阻礙著相關人員人事檔案管理能力的有效發揮。

3.人事檔案管理培訓力度稍顯薄弱

通常情況下，醫院人事檔案管理相關人員培訓周期應該是在一周左右，希望能增加培訓時間，能夠更好地提升人事檔案管理人員專業知識儲備和技術水準。人事檔案管理相較于人力資源管理工作更為復雜，對相關人員檔案管理、保存技巧等方面要求更高，剛入職的職員通常不具備成熟的工作經驗，難以勝任高難度人事檔案管理工作，需要醫院對其進行更專業化與系統化的人事檔案管理培訓，主要可圍繞檔案管理、檔案資料儲存、檔案管理制度、檔案管理實際操作等方面展開。大部分醫院對人事檔案管理人員雖然會進行崗前培訓、在崗培訓等，但整體還是圍繞專業知識為主，實際操作為輔的培訓模式，容易造成人事檔案管理人員實際工作效果與預期不符的不良局面。

4.人事檔案管理績效考核獎懲力度不佳

國內大部分醫院在進行績效考核體系與考評指標設計時存在諸多不合理內容，如人事檔案管理績效標準制定混亂且執行力度較弱，設定傾向也更趨向于醫院管理者的主觀見解和喜好，績效考核體系與指標設計根本與實際人事檔案管理工作不符等。首先，醫院普遍缺乏考核結果的反饋機制，雖然醫院會對人事檔案管理人員考核分數進行匯總統計，但具體分數結果卻從沒有進行公示，一定程度上影響了績效考核推動人事檔案管理工作能力提高的效果。其次，很多醫院存在不重視人事檔案管理的績效考核，對相關人員的考評方式也采用非正式談話方式等，這些情況都使人事檔案管理人員實際工作情況無法通過績效考核完整展現。

四、我國醫院人事檔案管理問題的解決對策

1.人事檔案管理規范化及重要地位轉變

醫院管理者及人事檔案管理人員必須以高瞻遠矚的視角，明確意識到檔案管理工作的重要性與意義，逐步展開人事檔案管理的戰略規劃與任務部署，樹立檔案管理重要地位與權威形象，進一步推進人事檔案管理的規范化及其地位轉變。

首先，醫院管理者需要將理論意識真正落實到實際行動中，建立合理的人事檔案管理組織結構，賦予人事部獨立的檔案管理權力與職能范疇，全面肅清檔案泄露、檔案保存失誤、檔案缺失等頻發問題。其次，人事檔案管理職能中最重要的就是認真負責，人事檔案管理人員需要根據醫院需求定期梳理檔案資料，對每份重要資料進行多份存檔、科學數據分析，充分發揮中樞神經系統的重要地位，將分散的文檔資料集結成有機整體。最后，人事檔案管理人員及醫院管理者應該制定合理的人事檔案管理制度及流程，使人事檔案管理工作范疇有系統的內容指標與行動范疇，從而提高整體人事檔案管理工作效率與職能效力。

2.優化人事檔案管理模式及體系

人事檔案管理工作的基礎是人事檔案管理模式與體系的確立，醫院必須對人事檔案管理、流程、制度等方面進行嚴格監管與把控。優化人事檔案管理模式需要從醫院內部根據自身經營情況設立最合適的人事檔案管理模式，在設立制度模式后需要通過保障體系來監督各項文檔管理的實施效果，采取量化或質化的標準來考核人事檔案管理人員是否有效完成檔案管理的任務量，并給予一定方式或手段的獎懲措施，通過罰金或薪酬的刺激、激勵使人事檔案管理人員主動執行檔案管理任務并自覺自愿履行應盡的職責，只有這樣才能更有效達成人事檔案管理的最佳效果。

3.全面提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理人員綜合素質不僅體現在其工作專業度與文化素養，還包含其素質提升與能力拓寬。人事檔案管理人員素質提升能夠使檔案管理工作執行效率更高，醫院管理者及相關部門應該重視對人事檔案管理人員的培訓情況。首先，醫院可以事先征詢人事檔案管理人員自身需求情況，在培訓意向、培訓模式、培訓內容等都盡量滿足大部分工作人員的培訓需求意見，根據需求數據進行整體結果綜合性分析，科學合理的權衡培訓具體實施情況，逐漸將人事檔案管理人員培訓從作業性、強制性傳統培訓模式脫離出來，轉變為人事檔案管理戰略培訓方案。其次，醫院需要設置完善的人事檔案管理人員培訓方法，以自身檔案管理情況、發展目標、人才建設方向為基礎，利用科學先進的方法保障人事檔案管理人員培訓的全面性。

4.優化人事檔案管理人員績效考核

國內醫院需要從長期戰略眼光來構筑人事檔案管理人員績效考核體系，讓績效考核環節與人事檔案管理相互融合、相互促進，實現人事檔案管理績效考核結果的最佳轉化。首先，醫院管理者需要及時與人事部溝通，盡快落實合理的績效考核指標和考核方式，利用KPI、EVA、BSC等各類績效考核指標系統，根據人事檔案管理情況和工作需求，采用德爾菲法或趨勢分析法等方式推測績效考核與人事檔案管理的關聯性，將績效考核計劃劃分任務板塊;其次，醫院還需要平衡人事檔案管理績效考核指標合理性和公平性，始終秉持公平公正、客觀考核的原則，避免官僚主義與形式主義的復雜關系，對人事檔案管理人員績效考核方法公開進行，并嚴格按照績效考核結果實施相應獎懲措施，培養積極向上的文化氛圍，確保人事檔案管理工作能夠穩定展開。

五、結論

隨著國內市場經濟局勢的日益復雜，人事檔案管理效率在醫院整體決策與長期發展中占據著越來越重的戰略地位，推動著醫院向現代化與規模化進程邁進，逐漸實現劃時代醫院科學化管理與運營的重要規劃目標。醫院經營的終極目標就是實現經濟收益的最大化，而提高人事檔案管理效率其實就是提升醫院市場核心競爭實力。本文以人事檔案管理理論為基礎，從人事檔案管理制度、檔案管理模式、人員綜合素質、人事檔案管理績效考核四個方面探析我國醫院人事檔案管理中存在的弊端性問題及原因，以此為基礎提出醫院人事檔案管理問題的解決方案是人事檔案管理規范化及重要地位轉變、優化人事檔案管理模式及體系、全面提高人事檔案管理人員的綜合素質、優化人事檔案管理人員績效考核等，最大程度推動我國醫院及相關單位人事檔案管理規范化發展進程。

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（作者單位：海南省第五人民醫院）

作者簡介：李旭蕓（1982—）女，漢族，海南萬寧人，本科，館員，研究方向：事業單位人事檔案管理。