探析“互聯網+”時代的檔案管理方式

摘 要：新時代背景下，互聯網的創新應用在不斷升級，通過創新融合方式，使檔案融合效果不斷提升，促進行業的進一步發展。本文就“互聯網+”時代的檔案管理方式進行探究，簡單闡述檔案管理的意義和創新管理方式的必要性，分析互聯網下檔案管理的特點，結合現階段影響檔案管理的因素進行管理分析，嘗試給出相應的優化管理對策，旨在促進現代化檔案管理方式的不斷優化和發展。

關鍵詞：“互聯網+”;檔案管理;數字檔案

在“互聯網+”的影響下，為使檔案管理方式更加先進，在實際的發展過程中，應加強創新能力，使檔案管理與互聯網進行有效融合，利用數字化和大數據等先進技術，對檔案管理方式進行改進，從而提升整體的檔案管理效率。在檔案管理過程中，應加深對管理方式的統籌規劃，明確檔案管理過程中存在的不足之處，結合互聯網相關技術對檔案管理進行有效完善，從而促進檔案管理效率的不斷提升。

一、檔案管理的意義

檔案管理工作主要指的是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計的過程，整體工作較為復雜，對信息的真實性和管理層次性要求較高。檔案管理方法一般均需要具有較為完整的管理層次，根據管理系統對檔案進行識別和管理，進而便于檔案內容在不同環節和項目中發揮良好的作用。對于管委會來說，由于其不僅對本地勞動人事等相關工作負責，同時要對本地企業和社會組織等進行合理監管，以生產經營為中心，組織相關活動。

因此，其在日常的管理過程中，需要對大量的資料進行收集和建檔，通過對檔案的管理，使其能夠更好地應用在活動組織上，幫助管委會順利落實相關的任務和政策。由此可見，檔案管理具有重要意義，在恰當的管理過程中，使區域內的信息更加完善有序，同時能夠對檔案進行合理利用，有利于提高對該區域的有效管理，促進企業的發展和提升。

二、創新檔案管理的必要性

檔案對社會實踐活動控制管理有著非常重要的作用，檔案的對象是人，在實際應用過程中，需要保持檔案的真實性和多樣性，通過恰當的管理方式，能夠使檔案的使用效率得到進一步提升。在互聯網時代，檔案管理工作受到更多的關注和要求，通過對互聯網技術的實際應用，有效提高對檔案管理工作的推進和提升。提高互聯網與檔案管理相關工作的聯系，使其更加密切，進而滿足部門對檔案管理中高效性、服務性和安全性的需求。

隨著社會的不斷發展，檔案信息量不斷增多，并且呈現復雜化，同時在舉辦活動或者檔案應用過程中，對檔案管理的靈活性和服務效果要求更高，因此為滿足對檔案管理的要求，提高檔案管理的實際效果，創新對檔案的管理方式具有必然性。現代化背景下，通過“互聯網+檔案管理”的理念，指導管理方式進行升級和創新，構建新型的數字化檔案管理系統，實現對檔案的快速分類和管理，長時間對檔案數據信息進行保存，以及快捷提取檔案信息和便捷性檔案使用方式，使檔案管理能夠很好為應用部門提供積極幫助。

三、“互聯網+”時代檔案管理特點

1.共享化

互聯網時代，網絡信息技術發展的速度相對較快，并且已經得到較為全面的應用，通過網絡能夠實現對不同資源的獲取和傳輸，提高信息的共享效果。在檔案管理過程中，深入融合相關的信息技術，構建信息化檔案管理系統，從而提高對檔案的管理效率，優化檔案的使用質量。在數據共享的作用下，對檔案資源進行合理應用，突出網絡化信息檔案的實際應用效果。

2.自動化

通過構建新時代檔案管理系統，在進行檔案管理的過程中，能夠通過控制系統來實現對檔案信息的識別、自動管理和歸檔，提高對檔案信息的收集效果，加快檔案管理過程，使檔案管理效率得到提升，同時簡化人工工作難度，便于提高檔案數字化管理效果。

3.智能化

智能化是在自動化基礎上提升得到的，在互聯網時代，通過構建智能化系統，對檔案的管理和使用進行深度開發。一方面，通過人工智能對相關檔案內容進行識別分類和處理，降低工作人員的實際工作量;另一方面，通過互聯網技術來幫助提高檔案的實際使用效果。例如，通過智能識別和大數據技術對檔案進行模糊字搜索，提高對檔案的實際應用效率。

4.服務化

社會化特點指的是對社會的服務效果，通過構建互聯網下的檔案管理工作，不斷提升檔案管理質量，為使用者提供更加便捷的檔案使用方法。通過創新檔案管理方式，提高檔案系統的功能性，簡化使用方式，從而提高服務效果。

四、現階段檔案管理的影響因素

1.檔案管理方式落后

目前，在管委會中仍存在檔案管理落后現象，大部分檔案仍使用紙質材料進行保存。在保存過程中，需要按照一定的存放方式構建檔案文檔，并進行合理存放。但由于其日常的工作較為復雜，需要對管理區域內部的各項事務進行檔案構建，在實際的建設管理過程中，檔案數量較多，為檔案的保存、管理和后續使用帶來了一定的問題和麻煩。例如，在舉辦活動的過程中，需要人工對相關檔案進行尋找，并根據需要進行逐份打印裝訂，再將檔案信息發送到不同的負責部門中，使用過程較為麻煩。部分檔案受到分類和存放不合理等因素影響，在人工尋找的過程中，可能需要花費大量時間和精力，嚴重影響整體的檔案使用效果。

2.檔案管理缺乏安全性

檔案管理安全性不僅關系到隱私問題，需要進行嚴格保密，更關系到系統運行的穩定性。在檔案管理系統中融合網絡信息技術后，檔案管理效率得到提升的同時，還面臨著較大的檔案管理安全隱患。由于檔案管理系統與網絡相連，在進行網絡信息交互的過程中，可能受到外界網絡中病毒和木馬侵襲，破壞系統內部的檔案信息，導致無法正常使用。此外，在進行檔案管理的過程中，工作人員對于檔案管理過程重視度不足，導致實際的工作過程中可能存在信息認為泄露的情況，影響整體檔案管理安全效果。比如，在進行安全管理過程中，使用專門的檔案管理U盤插入公共電腦中，在使用過程中受到病毒感染，對U盤內部文件進行竊取和破壞，隨后在U盤正常應用過程中，對專門的檔案管理網絡產生破壞，最終影響整體檔案系統的安全性。

3.檔案管理過程服務效果差

在進行檔案管理過程中，為提高其使用效果，應結合具體系統運行情況制定相應的服務。但在實際的應用過程中，受到傳統思維的影響，認為檔案管理僅僅是對檔案的整理和保存，缺乏后續使用和服務意識，導致檔案管理的服務效果較差。在互聯網背景下，檔案的使用頻率在不斷提升，檔案管理工作內容也在隨著時代的變化而調整，目前檔案管理工作中，提供檔案服務也逐漸成為主要的管理工作之一。只有通過恰當合理的應用，才能使檔案的利用率充分發揮出來，因此在進行檔案管理過程中，應加強對檔案管理的服務效果，提高檔案的利用率。

4.檔案儲存狀態不穩定

在對檔案中的信息數據進行儲存的過程中，常見的儲存方式包括光盤、硬盤、磁盤等。在實際的檔案管理過程中，光盤和硬盤容易發生磨損或受潮，安全性較低，導致檔案數據容易發生丟失。磁帶庫和磁盤陣列等容量較大，但成本較高，并且后期維護較為復雜，為檔案的儲存帶來較大難題。

五、“互聯網+”時代優化檔案管理方式

1.建設互聯網電子檔案平臺

為使檔案管理方式得到升級優化，應構建“互聯網+檔案管理”平臺，通過網絡電子檔案平臺的建設，提高檔案的管理效果。

一方面，加強對系統平臺硬件配置效果。管委會應加強對檔案管理系統網絡平臺建設的投入，對硬件和軟件進行全面升級和更新，從而提高使用效果。管理人員應結合實際的檔案管理需求，制定相應的平臺構建方案，根據方案進行硬件和軟件的采購與升級。在采購過程中，應選擇質量較為良好，且型號應用普及率較高的設備，以便在設備，能夠順利進行維修和設備更換。同時，應加強對設備安放條件進行管理。為保障設備正常應用，應對環境的溫度、濕度進行控制，保持溫度在14～24℃范圍內，相對濕度在40%～60%范圍內，同時提高對衛生的管理力度，避免灰塵對設備的運行情況造成影響。

另一方面，構建互聯網檔案平臺。針對檔案管理要求，選擇相應的軟件，提高軟件功能與檔案管理之間的適配性，進一步提高檔案管理的質量和效率。在平臺建設時，利用軟件構建相應的局域網，并設置相應的數據庫，對檔案進行儲存。在系統中設置相應的安全保障機制，提高對數字化檔案的安全管理效果。例如，設置訪問權限等，提高對檔案的管理效果。為保障檔案管理網絡平臺的使用效果，在構建時提高系統的自動化水平，可通過智能識別對檔案進行合理分類儲存，降低工作效率。同時，相關維修人員應定期對網絡進行管理，通過維修和系統更新，提高系統運行的質量和效率。

2.強化互聯網檔案管理安全

安全性是檔案管理的基本需求，在管理過程中，通過保障檔案管理網絡系統的安全，確保檔案內部信息的保密效果，避免信息泄露造成的不良影響。互聯網背景下，檔案管理網絡化將會使檔案面臨較大的安全問題，為保障檔案管理與應用過程中的安全性，應對其進行合理監管，提高檔案管理和應用的安全性。

首先，應提高網絡安全保障技術水平，完善強力防護系統。在“互聯網+檔案管理”模式的運行過程中，設置網絡登錄和訪問權限，在設置登錄限制時，不僅要求身份驗證，同時需要位置驗證，避免在外部設施上登錄檔案系統，以免受到影響，發生信息安全事故。在權限設置時，使用加密技術對使用者身份信息進行加密，在驗證時，通過指紋識別、面部識別或者密碼、驗證碼等方式進行識別，進入到相應權限范圍內。

其次，定期對檔案管理網絡系統及平臺進行風險排查和管理。通過定期排查，發現其中是否存在故障和隱患。根據硬件和軟件的檢查標準，對設備進行安全檢查，并對其中的風險情況進行合理評估，以便后續維修處理。在檢查時，一方面檢查環境情況、設備中電路連接穩定效果以及是否存在客觀環境中的不良影響因素，一旦發現應及時進行整改處理，為設備提供良好的環境;另一方面，對磁盤、U盤以及數據庫等進行檢查，了解其是否按照標準要求進行穩定的儲存和整理，確保整體安全性。同時，對網絡系統平臺的功能進行檢查，確保軟件功能正常應用，從而保障檔案管理的運行效率。

最后，強化防火墻設計和權限控制。為避免外界病毒入侵，在實際的網絡信息平臺運行過程中，加強局域網防火墻建設效果，通過提高防火墻的建設效果，降低被病毒入侵和破壞的可能性。在實際的使用過程中，提高訪問權限設置效果，避免非法讀取檔案信息，保障網絡平臺的安全性。

3.提高檔案管理服務水平

首先，互聯網時代，檔案應用已經成為推動檔案發展的主要動力之一，為滿足檔案使用者的實際需求，應提高檔案管理服務水平。在構建“互聯網+”基礎上檔案管理時，一方面應提高檔案管理人員的綜合素質，通過提升管理人員的職業素養以及對檔案的管理控制，提高工作人員的實際管理效率，強化工作服務質量。例如，在檔案管理過程中，針對檔案類型進行分類，將檔案管理工作進行任務分配，各職工負責相應的崗位任務，在管理時為檔案使用者提供相應的檔案管理服務，滿足其對檔案的需求。網絡化的檔案管理工作使人們獲取信息資料的方式越來越簡單，在此情況下，通過提高檔案管理服務效果，有利于促進檔案管理工作的開展。

其次，在進行管理過程中，應樹立互聯網檔案管理思維，樹立正確的檔案管理理念，保障信息的安全性。在檔案管理人員利用檔案管理平臺的過程中，應提高安全意識，按照標準化操作流程對檔案進行管理，保障信息安全性。同時，在為用戶提供檔案管理服務的過程中，能夠順利將相關檔案按條件分類儲存或調出，提高檔案的實際管理效率。

4.創新互聯網檔案管理儲存路徑

隨著檔案信息數據的不斷增加，為實現對檔案的合理儲存，應創新提出新的檔案管理方式，提高檔案儲存效率。在“互聯網+”背景下，應加強對云儲存的認識與了解，通過云技術的應用提高檔案儲存過程中的管理效率。

在對檔案數據進行儲存的過程中，一方面應利用云技術構建云儲存空間，并對云空間進行安全管理，提高云儲存的安全性。云空間容量大，并且具有較強的穩定性，適合應用在檔案儲存管理工作中。相關人員應構建平臺與云儲存空間的連接通道，并將相關檔案信息上傳到儲存空間中，對儲存方式進行自定義，按照恰當的方式進行合理儲存;另一方面建設相應的數據讀取路徑。在將檔案信息上傳到云空間后，為提高檔案的使用效果，需要提高信息讀取效率，通過云平臺開通數字化讀取路徑，降低對數據安全的影響，同時在其中融入大數據技術，提高模糊搜索效率，使整體方案應用效率得到提升。

六、結論

綜上所述，在信息技術不斷提升的過程中，通過構建“互聯網+檔案管理”模式，對檔案進行管理和控制，有利于提升檔案的實際使用效率，優化整體管理工作質量。相關管理人員應加強引進和應用先進的信息技術、大數據技術以及云技術等，為檔案管理系統進行合理優化和提升，從而為人們提供更加良好的服務。

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（作者單位：遼寧省鞍山市鐵東區千山中路一號玉佛山管委會）

作者簡介：王茹（1971—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，館員，研究方向：檔案管理。