大數據環境下文書檔案的信息化管理及利用

摘要：信息技術的發展讓信息化管理模式在各領域、各環節的工作中得到了廣泛應用，其能提高信息管理工作的效率，增強人們對信息的挖掘與引用，讓信息的服務性得到更好的發揮，為整個管理工作帶來諸多便利。事業單位文書檔案管理在大數據環境的影響下也面臨轉型，轉向信息化管理的模式無疑會對工作的開展帶來便利。文章圍繞檔案文書的信息化管理展開分析，并提出其對大數據的具體應用方法，以供參考。

關鍵詞：大數據;文書檔案;信息化管理

中圖法分類號：G275文獻標識碼：A

Information management and utilization of documents and archives inbig data environment

ZHAO Zeling

（Barkol Human Resources and Social Security Agency，Hami，Xinjiang 839200，China）

Abstract：The development of information technology has made the information management modelwidely used in various fields and links， which can improve the efficiency of information management，enhance people's mining and citation of information， and improve the serviceability of information. Itbrings a lot of convenience to the whole management work. Under the influence of the big dataenvironment， the management of documents and files in public institutions is also facingtransformation， and turning to the mode of information management will undoubtedly bringconvenience to the development of work. This paper analyzes the information management of archivesdocuments， and proposes its specific application methods for big data for reference.

Key words： big data， document files，information management

文書檔案是機關、團體和企事業單位各項事務活動所生成的歸檔信息，包含命令、指示、決定、請示、布告、報告、通知、批復、簡報和會議記錄、計劃與總結等。區別于科學技術類檔案，文書檔案在會計、外交和訴訟上具有較高的應用價值。文書檔案在產生、內容和形式上具有一定的共性，因而對這類內容的管理規律研究頗具意義。大數據的發展讓一些單位的管理率先進入信息化管理模式，為事業單位的文書檔案管理提供了一定的借鑒與啟發，文書檔案管理工作也要結合自身發展情況推進信息化進程，做好對大數據的靈活應用。

1大數據環境對事業單位文書檔案管理工作的促進作用

文書檔案管理主要是對檔案進行分類和保管，其分類方法大致有五種，即期限?年份分類、期限?年度?問題分類、問題?年度?期限分類、年度?期限分類、年度?組織機構?期限分類，不同的分類方式決定著文書檔案的不同功能、應用，用于不同目的的信息查找，因此分類工作既要具有一定的科學性，也要體現出管理工作的規范性和標準性。而進行檔案分類要遵循客觀性、邏輯性以及實用性原則，大數據技術在其中的應用能使分類工作更加科學、高效。基于此，有關人員應當加強對大數據技術在文書檔案管理中應用的探究[1]。

1.1提高文書檔案管理工作的便利性

文書檔案管理工作涉及的文書內容、形式眾多，且不同的檔案有不同的應用需求，紙質檔案管理無論在檔案分類還是檔案查詢方面都相對費時費力，需要調動較多的人力，加之工作量大，比較容易出現差錯，常導致領導層在決策上的偏差。當然，也有一些領導層不重視對文書檔案的應用，因為檔案的調取不夠便利，所以相關部門的工作開展往往存在效率較低的情況。大數據技術作為信息化技術發展下的一個成果，能夠在文書存儲和查詢方面提高效率，減少人工花在文書檔案分類上的時間、精力，增強相關檔案調取與使用的便利性，從而在一定程度上增加文書檔案的使用效率[2]。從這一角度來看，文書檔案管理工作的信息化發展對其本身的價值提升是有益的，應當得到有關人員的重視。

1.2提升文書檔案分類的效率與精準性

文書檔案管理工作主要由檔案的分類和保管構成，其中檔案的分類屬于管理工作的核心部分，不僅分類要分方式、分先后，分類所產生的結果對于文書檔案的應用效果影響也是千差萬別。然而，一般的領導者很少注意到這一點，對文書檔案管理部門的人員布置、工作安排也缺乏科學性，不注重對文書管理工作流程的規范，部門工作開展缺少相應制度，讓不少文書檔案的作用得不到發揮。大數據技術在文書檔案管理工作中的應用能夠透過對海量數據的分析與存儲，提高文書檔案管理的精準性，在這一背景下所帶來的工作效率的提升是同時兼顧了質量的。所以從此角度來看，文書檔案管理的信息化發展能讓文書檔案的管理價值得到進一步提升，也應該成為該工作改進發展的主要方向。

1.3提升文書檔案信息的利用率

文書檔案管理工作的作用不僅僅在于存儲、記錄單位里的各項事務活動，還包括幫助各部門人員調取信息、展開查詢，甚至為事業單位的發展帶來更多的幫助。尤其在社會發展進入智能化時代，文書檔案等信息類內容的管理工作更要明確自己的服務屬性，在現有基礎上不斷擴大、完善自身服務，以更好地提升自身的價值，在更多領域獲得長遠的發展。大數據技術的應用讓文書檔案管理工作的訴求得到了落實的可能，其對數據、信息的分析能夠在現有基礎上不斷深化，完成人工無法完成的任務，輔助有關工作人員拓展出更加豐富的服務，進而令事業單位發展能從中得到更多的借鑒。在這一層面來看，相關人員也應當主動引導文書檔案的信息化轉型。

2大數據環境對事業單位文書檔案產生的影響

2.1改變傳統文書檔案管理思維，信息化管理觀念深入人心

隨著信息技術的不斷升級與更新，事業單位文書檔案管理理念逐漸發生變化，以往“重管理、輕應用”的觀念被拋棄，信息化手段得以全面貫徹，要重視信息的搜集與提取，以便為事業單位創造更大的價值。信息化手段在文書檔案記錄與管理中發揮著重要作用—提升管理效率，增強文書檔案查詢與利用工作的便捷性，加快事業單位檔案管理模式的轉變與優化。依托大數據，發揮數據挖掘技術的優勢，開發數據信息潛力，構建更加精細化的二次信息，能夠全面提升檔案利用效率。

2.2傳統紙質檔案管理方式凸顯滯后性，數字網絡化管理成為主流

基于大數據環境，事業單位文書檔案最先受到的挑戰是傳統紙質檔案管理模式的滯后性和信息載體發生變化。隨著紙質檔案向數字檔案發展，構建了數字化檔案管理系統，發揮了網絡化管理手段的作用。在檔案應用過程中，也不再依賴手工模式，而以信息技術為手段，實現檔案資料的準確定位，強化信息共享，檔案管理開發與利用效率都顯著提升。

2.3大數據拓寬文書檔案利用范圍，信息資源共享性更強

立足現代社會，大數據最顯著的影響就是對數據信息的共享與應用。事業單位文書檔案管理與大數據環境的融合在豐富檔案信息內容的同時，檔案信息共享程度更高，利用范疇不斷拓展。在事業單位內部，不同部門對文書檔案的要求與需求也存在差異。在文書檔案共享過程中，能夠借助對權限的管控，實現對不同層級信息資源的共享，保證滿足不同客戶的差異性需求，大大拓寬了文書檔案服務領域，這對發揮文書檔案價值具有強大的促進作用。

2.4事業單位文書檔案管理與時代發展相契合，緊跟時代步伐

對于事業單位文書檔案管理工作，在大數據環境下加速檔案數字化建設，從根本上節省了存儲空間，有效避免了對原始文件的頻繁使用，維護了檔案的完整性。大數據技術促使文書檔案信息管理的整個流程更加便捷與高效，使信息整理、開發與應用實現無縫對接。依托先進的網絡信息系統，實現對所需信息的快速與準確查找，對完善事業單位管理體系發揮了重要作用，為事業單位決策的制訂提供了翔實而可靠的信息，也滿足了時代發展的需求。

3大數據環境下文書檔案管理工作的開展方向

3.1健全檔案數據庫

要基于大數據技術改進當前的文書檔案管理工作，需要以一個全局的視角完善對相關資料、數據的收集、整理，保證資料、信息的全面性，大數據技術的作用才能得以發揮。而按照這一思路，建立、健全文書檔案數據庫是有關管理工作轉型的第一步，相關人員應當積極地對當前所存儲的檔案信息進行重新整理和錄入，并順著現有的檔案資料拓展有關素材，讓檔案之間的邏輯更加清晰且更具有科學性[3]。一直以來，文書檔案管理的復雜性讓檔案的調動與查詢都受到一定限制，人工對于現有資料的整理尚且無法面面俱到，更不要說提高文書資料的豐富性，所以事業單位原有文書、檔案的存儲情況是不能滿足信息化管理的基本要求的，需要相關人員積極開展資料的前期搜集與完善工作。

3.2深化挖掘檔案功能

此前的文書檔案管理工作由于分類、存儲方式有限，且紙質資料不允許管理人員采取多樣化的分類管理模式，因此檔案信息的功能性比較單一，不能滿足使用者的多樣化需求，其應用價值也因此被低估，導致很多時候上級的決策中文書檔案的信息根本發揮不了多少參考價值。對于這一情況，文書檔案管理的信息化發展必須就檔案信息功能的深化挖掘來展開，相關人員應當以信息化技術為手段，打破原有的檔案管理束縛，深入探究信息之間的邏輯關系，從不同角度對檔案進行分類、歸檔，以滿足不同的檔案調取、查詢需求。當然，數字化的檔案管理、查找本身不受時間與空間制約，面向的是不同層次與類型的用戶需求，所以信息化文書檔案管理工作也要體現服務性特點。

3.3確保檔案的安全性

雖然在文書檔案管理工作中融入大數據技術具有諸多優勢，但是也有許多方面是檔案管理工作信息化過程中不得不考量的，如文書檔案信息在共享后的安全問題。大數據技術的應用需要對有限的數據、信息進行無限擴充，如此才能保持處理數據的時效性以及處理結果的準確性，而要做到這一點，就要求事業單位內部信息以及一些外部的必要連接開啟信息共享，以讓數據庫得到及時補充，這就容易為病毒的入侵留下可乘之機，尤其在網絡安全性還不是很高的今天，信息威脅為事業單位帶來的危害是巨大的[4]。所以，確保文書檔案的安全性也是相關人員要考慮的問題，需要在設計、實施文書檔案信息化管理之前做好有關準備工作。比如，積極建立檔案安全應急制度，降低操作失誤和故障情況，進而減少遭受網絡攻擊的概率。

4文書檔案管理工作對大數據的利用方法

4.1整合海量文書檔案信息，建立、完善共享數據庫

根據以上分析可知，文書檔案管理的信息化轉型先要建立完善的信息數據庫，確保檔案內容的豐富性，以為數據之間千絲萬縷關系的提取做出鋪墊。在具體的工作實施中，相關人員要在延續傳統紙質檔案的管理模式優勢的同時，對檔案的其他載體形式做出補充，如圖片、音頻、視頻等，以令檔案內容更加豐富。而對于已獲得資料信息的分類，則要采取多元的整合與劃分，增加信息之間的邏輯聯系，并以不同的邏輯關系對信息內容展開多樣化分類，以為不同的文書檔案應用需求提供個性化服務。此項工作開展需要工作人員積極發揮主觀能動性，一改以往被動式工作理念和方式，盡可能地拓展數據庫內容與形式，并發揮創新創造性，以讓文書檔案的歸類、存儲具有更多的可能性。

4.2構建科學檔案管理系統，增強檔案的聯系與利用

文書檔案的信息化管理需要在現有的檔案應用功能上加大挖掘力度，基于對現有信息的關系整理拓展出檔案的不同分類方式，以突出檔案的不同功能、價值。這就需要相關人員建立、完善文書檔案的信息化管理系統，制定相應制度，讓信息流通與共享得到有力的保障，再通過對管理人員能力的培訓，激發其在信息搜集、分類及整理中的主觀能動性與創新意識。與此同時，相關部門要積極引進先進管理技術，不斷強化檔案管理系統，在檔案的檢索系統上加強設計，讓用戶通過關鍵字等簡單、個性化的檢索方式就能獲取所需的個性化資料信息。期間，工作人員對技術的掌握與應用十分關鍵，領導層應當加強對檔案管理人員的培訓，以確保他們能夠熟練掌握先進技術，并根據實際情況對技術的應用展開調整。

4.3做好系統的升級與維護，加強文書檔案安全管理

文書檔案的信息化管理必須做好安全防護工作，以避免信息在共享的過程中遭到泄露，或是系統被病毒、惡意插件攻擊，為事業單位的運行帶來不必要的損失。具體工作方面，需要相關人員安裝好病毒防控軟件，做好系統安全的應急防控工作，以在最大程度上防止不法分子的攻擊。與此同時，相關人員要定期做好系統的維護與升級工作，加強對系統的維護就是提升文書檔案管理效率的關鍵。這需要相關人員協同專業的系統維護管理人員合理展開工作，并在日常生活中提高系統應用、管理人員的安全意識，以從內外層面降低文書檔案管理風險[5]。

5結語

文書檔案管理關乎事業單位的發展，其中很多信息在深入的挖掘之下都具有多重應用價值，可通過信息的共享在事業單位的各個工作環節中發揮作用。因而文書檔案的信息化轉型十分必要，有關人員應當拋棄傳統的文書檔案管理觀念，結合實際情況探究文書檔案管理信息化管理模式，逐步完成文書檔案數據庫的建立、完善科學的檔案管理系統，提高檔案的共享性，增強相關信息的利用程度，同時定期做好系統的升級和維護工作，以保證文書檔案的安全性，使其在事業單位的運行中更好地發揮作用。

參考文獻：

[1]劉宏.大數據環境下事業單位文書檔案信息化管理與利用[J].知識文庫，2018（24）：235.

[2]才翔.大數據環境中事業單位文書檔案信息化管理及利用[J].蘭臺世界，2018（S2）：179?180.

[3]嚴卉.大數據環境中事業單位文書檔案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（6）：153?154.

[4]華琦.大數據環境下事業單位文書檔案的信息化管理及利用研究[J].蘭臺內外，2019（12）：34?35.

[5]董志敏.基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環保建材，2017（2）：13.

作者簡介：

趙澤玲（1978—），大專，館員，研究方向：檔案管理。