某軍工單位無紙化結算系統的優化探究

關鍵詞：紙質結算單;電子結算系統;建立;結算效率

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

1前言

隨著信息技術的不斷發展，無紙化結算系統也在快速發展。無紙化結算系統具有實時高效、查詢快捷、使用便利、資金周轉速度快的特點，同時可以大大降低勞動生產強度，為企業節約成本，被廣泛應用于各大銀行、學校、企業等，同時在航天、航空、電子等軍工企業也廣泛應用[1～2]。

本文主要以某軍工單位信息化建設、圖紙情報檔案建設、辦公用品耗材及維修以及多媒體制作等歸口部門存在結算費用無法合理分配、不能做到最小核算的問題，通過調查紙質結算單的現狀及存在問題進行分析，找出人工核算的缺點，針對這些缺點提出對策進而建立自動化電子結算系統，并將該電子結算系統應用到某軍工單位的實際工作中，提高了結算效率，優化了結算流程，取得了顯著的成效。

2紙質結算單的現狀及存在的問題

某軍工單位信息交互部門負責整個單位的信息交互、紙質文件、圖紙、光盤輸出等各項業務，每個季度需要定期與所屬各部門進行內部結算，然后將結算數據報送單位財務部，單位財務部再根據這些數據進行整個單位的費用結算。在內部結算過程中，由于結算內容多，工作量大，無法合理合規的將結算費用分攤到各機構成本中，同時針對各個保障業務無法進行合理計價，業務工作煩瑣，流程復雜，結算效率低下，提高了單位的運營成本。

2.1數據錄入現狀

目前，單位在每個季度進行內部結算時，各部門信息交互、圖紙輸出、光盤刻錄等業務產生的費用均為手工填寫錄入及手工統計核算，然后再手工將每個季度各部門內部結算業務費用進行合計。因此，在實際使用過程中存在以下問題：（1）手工錄入效率低。由于現行的結算方式是手工錄入，可能存在數據錄入錯誤的風險，數據錄入一旦有誤，計算結果將存在較大誤差，影響結算效率;（2）信息保存風險大。紙質結算單不易保存，易燃燒、易受蟲蛀，易受潮發霉，易丟失，影響結算數據的準確性;（3）紙質結算成本高。紙質結算單增加了人工填寫的時間成本、統計成本、印刷成本以及紙張購買成本與保存成本等;（4）統計分析效率低。人工核算只有合計功能，沒有統計功能，結算統計結果流轉時效性差。人工核算一旦有誤，計算結果將存在較大誤差，影響結算效率;（5）數據輸出單一化。由于統計出的數據只有一種輸出形式，后期需要對數據再次進行分類統計，工作量極大。

2.2結算數據與OA系統無法關聯

現行的紙質結算單是通過人工統計分析而來，然后再將統計數據輸入到相關系統，不僅增加了人工工作量，同時存在時間成本的浪費，不能做到公開共享、透明化等弊端。

（1）時間流轉較長。通常財務部提出需求需要查詢相關數據，信息化部門經過統計核算，中間的流轉過程至少需要一個月的時間，時間成本太高。

（2）查詢流程單一。目前的紙質結算單由于沒有查詢入口，員工查詢自己的相關結算記錄時都是通過電話查詢，除增加時間成本外，其中的溝通難度可想而知。

（3）統計過程復雜。信息化部門員工目前的工作量與業務流程辦理情況關聯，統計到的數據需要經過大量核算后才能得知，查詢過程復雜。

3自動化電子結算系統的建立

針對紙質結算存在的數據錄入效率低以及算數據與OA系統無法關聯的問題，需將手工結算單與業務流程結合起來，依附于單位OA系統，采用Java開發方式，實現自動化結算系統的建立[3]。

3.1自動化電子結算系統的基本要求

該系統需滿足以下基本要求：（1）將業務流程與結算單關聯，實現后臺自動抓取數據，替代手工錄入，實現申請人在結束業務流程的同時后臺自動錄入相關數據。后臺通過訪問數據庫，將需要的信息抓取出來，再進行計算得到相關報表;（2）優化業務流程并設計相關統計報表，界面設定完成后，數據來源必須從各項業務流中抓取，現優化各項流程，將各個數據來源進行標準化要求，增加相關節點，進行更加合理的設置。

3.2自動化電子結算系統的建立

以實際應用中的打印、復印、刻錄、掃描等四項業務為例，對紙質結算進行優化，同時增加設計相關查詢入口，再對其測試，以達到自動化電子結算的目的。

3.2.1“打印審批單”的優化

修改內容：打印審批單表格中增加“結算”節點，可填實際打印頁數、份數、裝訂方式變為可選（不裝訂、書裝、壓扣）、紙張類型選擇（A3、A4、B5）、顏色（黑白、彩色）可選辦理人，增加項目令號等信息。

結算金額：參考表1和表2。

結算金額=頁數×份數×單價+份數×裝訂方式單價

3.2.2“載體復印申請表”的優化

修改內容：結算功能表格中增加“結算”節點，可填實際打印頁數、份數、裝訂方式變為可選（不裝訂、書裝、壓扣）、紙張類型選擇（A3、A4、B5）、顏色（黑白、彩色）可選辦理人，增加項目令號等信息。

結算金額：參考表3和表4。

結算金額=頁數×份數×單價+份數×裝訂方式單價

3.2.3“刻錄申請表”的優化

修改內容：可選光盤類型表格增加“結算”節點，其中包括CD/DVD以及盤面、盤盒、項目令號等信息。

結算金額：參考表5。

結算金額=單價×份數+盤面×份數+盤盒×份數

3.2.4“掃描申請表”的優化

修改內容：掃描審批表格增加“結算”節點以及填寫頁數選項框、項目令號等信息。

結算金額=單價×頁數（2元/頁）

3.2.5設計相關查詢入口

為了方便查詢，我們在單位OA系統首頁申請上線載體結算系統，并且開通不同角色查詢入口，用戶辦理完成后只需結束流程，后臺自動錄入數據，結算結果自動錄入后臺數據庫。由于收集到的數據做不到精準分類，生成的統計報表數據類型單一，現設計分角色分類型的統計報表。查詢角色分為三種，分別為員工結算、辦理人結算、各部門結算。不同角色的用戶可根據自己的需求即時查詢。

（1）員工結算界面：此頁面員工可通過輸入姓名或工卡號，選擇收費類型及時間，即可實時查詢自己的業務辦理結算情況，并可關聯自己的業務流程，點擊任意一條記錄即可跳轉至業務流程頁面，如對結果有疑問，可自行查看業務流程進行比對，并且報表具有即時更新的功能。

（2）辦理人結算界面：此頁面辦理人可通過輸入辦理人姓名或工卡號，選擇收費類型及時間，即可實時查詢某段時間內的業務收費情況。此頁面清楚地顯示了部門、項目令號、項目類型、金額、申請人、處理人、時間等相關信息，此記錄與業務流程一一對應，點擊任意一條記錄即可跳轉至業務流程頁面，后臺在業務流程結束時及時錄入數據。

（3）各部門結算界面：此頁面通過選擇部門和時間即可查詢各部門各項目的消費總額，財務部直接查詢此頁就能及時統計相關數據。

3.2.6客戶端的調試測試

將做好的程序模塊在OA系統平臺上試運行，在調試運行過程中收集數據，后臺監控并改進，一個月后未發現任何故障，經批準，正式投入使用。

4自動化電子結算系統的應用探討

經過對動化電子結算系統客戶端的測試，未出現故障，現將其應用到實際工作中，從數據錄入、統計對賬以及數據查詢三個方面進行應用分析。

4.1數據錄入應用分析

由表6的統計數據可得出，在流程結算、錯單漏單和填寫時長方面，結算系統比傳統的手填結算單有壓倒性的優勢，尤其是在客戶體驗方面，客戶不用額外填寫結算單，這樣一來，不但為大家提供了便利，還極大地提高了員工辦理業務的效率。

4.2統計對賬應用分析

結算系統與手填結算單相比，摒棄了長期以來的手工統計方式，將工作人員從大量的手工作業中解放出來，極大地提高了工作效率。通過增加項目令號統計，報表可直觀展示各部門各項目之間的費用結算情況，滿足了財務部門的結算需求，使財務部門擺脫了人工劃分項目分類結算的困難，同時有效提高了各項目結算賬目的清晰程度，并且在統計時長方面由原來的“一季度一統計”提高為實時進行結算統計，方便了財務部門按照各部門和項目的財務期間進行結算數據采集。與此同時，各部門預算（結算）管理員可實時查詢本部門的業務辦理金額明細，對本部門的運營成本進行預估[4～5]。

從以上幾個角色實現了分類統計，做到了完全解放人力，并且為各個角色提供了便利。

4.3數據查詢應用分析

由表7可知，自動結算系統達到了結算數據錄入零錯誤、結算數據統計分類化、數據查詢即時化的預期目標。

5結語

本文通過分析某軍工單位現行的紙質結算方式存在的缺點，結合實際工作情況，對其打印、復印、刻錄以及掃描四項業務進行了優化，增加了設計相關查詢端口，建立了自動化電子結算系統。該系統具有以下特點：（1）以電子結算取代了傳統的手工結算，將人力從大量的手工勞動中解放出來，取得了顛覆性的革命勝利，徹底解決了結算效率低下的問題;（2）將傳統的手工結算單與單位OA系統關聯，無須手動錄入數據，系統實現了自動提取數據，自動算統計功能，達到了可實時按條件查詢、統計結算信息的目的;（3）此系統為多接口程序，可嵌入到需要有結算功能的其他應用系統中，為后期所有需要收費業務全面實現自動化結算提供了重要基礎，同時也為其他軍工企業結算業務起到重要的指導意義。

作者簡介：

楊曉燕（1992—），本科，助理工程師，研究方向：軍工單位信息化建設。