自動化辦公在企業信息化管理中的應用

陳世琦

如今自動化在我國的科技發展中占據了重要的位置，尤其是對于企業信息化管理而言，自動化管理能夠在最大程度上節約資源，提高信息的使用效率。自動化使工作人員能夠以最快的速度調取所需信息，既能夠保證信息的準確性，又能夠使所有信息得到科學整合，使企業的信息管理得到全方位的提升。

目前企業信息化管理當中存在的問題

在企業中整體的發展少不了對公司員工信息的管理，以及相應項目和材料審核等環節的信息處理，企業如果想要做到長遠發展，就必須將重要的信息進行妥善管理。對于目前的企業發展而言，項目參與的環節較多、企業人員復雜，如果沒有應用信息化管理會存在著信息短缺、雜亂等問題。為了能夠打破傳統信息管理的局限性，必須適應時代的發展，將自動化融入到企業的信息化管理當中，防止相應的信息被篡改或人員信息的丟失。在傳統的信息管理當中，由于無法快速提取信息，達不到相應的信息管理標準，處理效率慢，嚴重影響了企業的經濟效益。可以看出，傳統的信息化管理存在著巨大的局限性，想要打破局限性，就必須要應用自動化管理，進行更為合理科學的規劃。

企業信息自動管理的優勢

提取信息時更為快速

當其他企業進行合作時，常常需要簽署大量的合約、調查相應的項目背景，為了能夠使雙方合作效率達到最大化，應用自動化信息管理可有效地將相應項目進行信息的提取。依據項目的特點及規模，企業管理人可更好地選擇項目負責人，將項目與負責人的工作特點進行統一，對項目進行較為整體的管理。除此之外，當企業遇到危機時，很可能會出現裁員的情況，此時，自動化信息管理就可有效地將員工工作信息、工作量及工作效率進行記錄，再根據負責人的需求進行分析，如此一來，既能夠用數據來表明員工的工作價值，同時又能使有能力的員工得到肯定，以數據來進行企業管理更具有說服力和科學性。

能夠處理更大規模的信息

企業在前進道路當中會逐漸擴大自己的規模，這時就很容易出現人員信息流動較為頻繁的情況，自動化企業信息管理的模式能夠有效地將人員出入進行統一記錄，對每一個部門的成員都能夠記錄在冊。尤其是在企業收購或合并其他公司時人員流會很大，這時，如果能夠應用自動化企業信息管理模式，就能以最大效率處理好流動人員，安排好員工進入新的責任領域。這會加快人力資源部門的工作效率，同時又減少了人力投入和經濟成本。

除此之外，在進行較大規模的項目時，對于材料購入以及資金的流入、流出也都需要進行統一的信息管理，如此一來，才能夠有效防止員工利用公款辦理私事，使每一筆資金都得到妥善地記錄。還能夠將公司的資金的流入流出進行妥善的記錄與管理，使管理人員能夠對企業的發展有著較為全面的掌控。

使企業信息更為公開透明化

由于企業做大之后很容易出現涉稅問題，將企業的信息進行自動化管理，在國家相關部門查詢信息時，也能提供極大的便利，能夠提供每一筆資金的流出流向以及流入的來源記錄。由于自動化管理之后，高層管理人員隨時可將公司的相關信息調出，如此一來，當公司遇到緊急時，能夠最大程度地調取相應信息，保障公司不會存在信息缺失。同時，每一位員工的工作也可盡收眼底，使員工充分的感受到自己的工作效率，保證良性競爭，使一些上進心不強的員工有一定的危機感。信息化還可以幫助企業進行數據展示，對于每個月指標不合格的員工進行思想教育，對于超額完成指標的員工進行鼓勵，以有效提高企業工作效率和完善企業的人員安排。

隨著時代的發展，自動化已融入了每個行業以不同形式發揮著重要作用，尤其是在企業的信息管理上更是需要自動化方式來進行統一管理，使得信息能夠被快速有效地利用。同時也能夠保證企業的正常運行，使企業的經濟效益和工作效益達到最大化，保證企業在時代的潮流中穩步前進。