基于A上市公司財務共享模式的信息化建設實踐解析

摘 要：在信息化、數字化時代大背景下，公司經營規模化發展勢頭加劇，對會計信息化提出了更高的要求，公司內部各部門基礎信息大量存儲于計算機，需要借助網絡互聯來實現各部門信息資源共享，財務共享模式應運而生，以標準化、高效率的財務輸出模式整體提升公司經營效率，備受管理層青睞。本文以筆者所在A上市公司的管理實際為案例，通過研究公司原有信息化工作現狀及存在問題，分析A上市公司財務共享模式下信息化建設的具體實施路徑，并做出實施效果解析，以期為行業內相關公司信息化提升工作提供參考。

關鍵詞：財務共享;信息化建設

一、引言

隨著經濟信息化和行業數字化的發展，公司集團化集約化發展日益加劇，尤其是跨區域經營、跨行業拓展成為大型集團公司的常態化模式，為此如何降低公司溝通管理成本，減少資產資源浪費，提升人力資源效率，加強日常監督管控成為公司管理層的關注焦點。而信息化工作正好滿足這一管理需求，在日常經營管理過程中的作用也日益凸顯，財務共享模式也就基于此背景應運而生。通過對公司簡單重復的會計基礎工作進行標準化、專業化和流程化處理，減少了重復勞動，降低了管理成本，同時還避免了數據差錯，控制了管理風險，提升了業務效率。本文以筆者所在A上市公司的管理實際經驗為案例，通過研究公司原有會計信息化工作現狀及存在問題，分析A上市公司財務共享模式下信息化建設的具體實施路徑，并做出實施前后效果解析，從實際工作出發，對相關公司信息化建設工作具有顯著指導意義。

二、A上市公司原有管理模式下的信息化現狀分析

A上市公司是一家上市多年的國有公司，其在全國各地均設有分支機構或投資公司，主營業務廣泛，基于公司業務屬性和管理要求，無論是在基礎會計核算還是在財務資金管理上，公司都采取總部高度集中統一管理的模式，雖然有一定會計信息化基礎，但信息化水平相對較低，在公司風險管控和業務效率方面無法滿足工作要求，難以適應公司上市后的業務發展需要。

A上市公司在上市前長期使用OA辦公系統和用友財務系統，其中OA辦公系統主要用于公司行政人事、財務法務、經營管理等各個部門業務流程審批，用友財務系統則主要用于基礎會計賬務處理及會計報表編制，但兩個系統信息是完全獨立的，會計核算過程中涉及員工日常差旅及費用報銷，應收款項的到款認領，資產折舊及報廢處置，財務賬面收入確認等環節，基本是通過人工紙質原始單據處理，缺乏信息系統的服務支撐。OA辦公系統雖然也可以完成部分業務審核審批，但基礎財務數據單個完成，導致信息集成功能極差，大量基礎會計工作仍需依賴會計人員進行手工賬務處理，具體表現為以下幾個方面：

一是紙質票據填報審核審批，員工日常報銷效率低下。A上市公司及下屬分子公司原會計處理系統缺乏報銷支撐，所有單據報銷付款均需手工填制紙質單據，領導逐層簽字審批后，交由財務人員報銷付款，導致領導簽字審批與移動辦公場景存在沖突，審批效率不高，同時還容易出現單據填寫不規范，附件不全，票據丟失等問題，影響員工日常報銷效率，激發員工報銷過程中的不滿情緒，也不利于公司經營業務開展。

二是應收款項的到款認領，資產折舊及報廢處置，財務賬面收入確認等缺乏信息系統支撐，嚴重影響財務工作效率。A上市公司在總部所在地開立地方分子公司收款專戶，負責全公司經營業務收款，做到收支兩條線，到款需人工匹配至對應經營合同，并在OA辦公系統逐一查詢合同信息，人工查詢匹配耗時耗力，且經常存在同一客戶多個合同情形，難以保證匹配精確度，也增加工作難度，應收賬款管理效率低下，同時到款信息數據錄入工作繁雜，增加會計工作壓力。對于收入確認工作，會計從OA辦公系統導出合同信息表，經過人工數據處理，并編制下設分子公司收入確認表，經相關負責人人工審核確認后，再作為原始單據用于用友系統進行收入會計處理，效率極低。諸如此類情形，導致收入會計無法直接根據到款信息掌握客戶回款質量，不能對分子公司財務收入確認進行預警提示，影響財務收入的會計信息質量。

三是分子公司財務管控力度不夠，存在資金安全隱患。日常業務開展過程中，考慮報銷付款效率問題，A上市公司允許下屬分公司先付款，月末財務統一審核入賬的方式，這就存在分子公司不經總部財務審核就直接付款的情形。而部分分子公司在執行過程中，難免存在專業水平參差不齊，或是對總部財務制度理解不到位的情形，如分子公司自身內部控制存在問題，會在客觀上導致A上市公司對分子公司的財務管控失效，且分子公司采用銀行U盾直接付款，總部財務僅在月末通過銀行對賬單掌握分子公司資金往來及資金余額，無法做到實時掌控下設機構資金動態，造成公司體系內存在資金安全隱患。

三、A上市公司財務共享模式下的信息化建設方案設計

在互聯網和大數據時代背景下，財務共享已成為公司管理必然的發展趨勢，具有顯著的時代特征。財務共享是以財務管理為核心，在公司內部將各部門、各下設單位作為服務對象，并借助信息技術，實現線上票據審核、會計核算、資金收付等基礎工作的一種模式，它融入了現代信息技術和電子商務，幫助公司快速實現集約化發展。A公司前期經營財務管理工作受會計信息不準確、財務數據不安全等因素影響，信息化建設進展緩慢，需要積極創新，探尋路徑。財政部《企業會計信息化工作規范》規定，對于分子公司數量多、分布廣的大型企業集團，應當探索利用信息技術促進會計工作集中，逐步建立財務共享服務中心。為此，A公司為滿足標準化、專業化、規范化、高效化管理要求，解決會計核算和資金管理、費用預算管理問題，開始分階段完善成本費用預算、網上報銷、會計核算、資金管理等子系統，并定制開發業務系統，逐步推進財務共享模式下的信息化建設，實現財務業務信息共享集成。

1.優化統一標準的信息化處理平臺

A公司結合自身實際，重新建立統一的、標準化的信息處理平臺，通過這個平臺，可與各部門、各下設分子公司的各信息系統模塊完全對接，這種高度集成、實時運行的信息平臺是財務共享模式的重要保障。一是加大技術開發資金投入，引進高級技術人才，加大技術研發力度，確保信息處理平臺與各系統在安全、高效環境下運行，從而實現了全方面、多樣化的數據集成。二是進一步整合優化了信息系統軟件開發，將原有信息系統與新開發信息系統建立聯系，實現了彼此的數據集成，加快了信息收集速度，保證了公司相關部門數據信息共享的及時性。三是大力完善信息系統的配套設施建設，包括建立完善的財務會計制度、統一的審批操作流程、規范的財務預警體系等，以便將業務與財務管理相結合，為信息化推進提供強有力的輔助與支撐。

2.完善財務核算和管理信息系統

一是完善成本費用預算信息系統。A公司年初確定整體目標預算，并分解下達到下設各部門、各分子公司，其中成本費用預算一經確定，則通過信息系統控制，全年預算使用進度按季度額度控制，日常費用報銷以及項目執行的付款都將實時在系統中通過預算執行進行跟蹤反饋，隨時可以查詢預算執行和費用支出情況，一旦預算執行達到預算警示線，系統將預警提醒，超出預算額度，系統將無法提交相應項目的費用報銷或付款申請。分公司財務可提交預算調整單申請預支下季度預算額度，A上市公司財務根據分公司的收入、到款情況綜合考慮后進行預算額度審批。

二是完善網上報銷操作系統。系統開發全面支持移動填報、移動拍照、移動審批、移動查詢等移動終端應用，以全面提升移動辦公效率;員工經營活動通過在浪潮系統申請，并線上填報電子單據并于后期費用報銷;單據填報設置按照公司管理制度等內部控制需要，前置審核審批流程，如差旅報銷關聯出差審批單，辦公用品報銷關聯辦公用品采購申請，項目成本付款關聯付款合同審批、項目收入合同及項目立項申請;系統對關鍵信息，如日期、經營項目、合同號、收款人銀行賬戶信息等設置為必填項，避免了手工錄入帶來的人為差錯;原始發票、合同附件等均通過文件、拍照等形式形成電子版附件上傳，便于在線審核審批及電子檔案建立;原始電子單據經審核審批后，自動通過資金系統發起付款申請并完成報銷自動付款。

三是完善會計核算及資金管理系統。會計核算系統作為會計人員賬務處理的統一歸口平臺，與業務辦公系統、網上報銷系統、資金管理系統等無縫對接，業務環節的電子報銷單據通過審核審批流程在信息系統內自動流轉，經稽核后在會計核算系統自動生成預制憑證，會計人員對憑證審核、編輯、修改、結轉憑證，最終生成會計報表。資金管理系統歸集了公司總部及下設分子公司所有銀行賬戶信息，對內連接網上報銷、會計核算系統實現業務數據共享，對外通過銀企直聯連接各業務合作金融機構，構建高效網絡結算體系，系統一經上線就實現對各分子公司、金融機構資金業務的實時監控，實現資金業務集中管理。

3.定制開發業務系統，實現業務財務信息共享

業務管理系統根據公司業務需要設置相應業務管理模塊，并實現數據業務信息的財務共享，具體包括合同管理、客戶信息管理、經營項目管理、發票管理、應收應付款項管理、經營收入管理六大子模塊。

合同管理模塊主要用于合同基礎信息收集，合同流程審批，是整個業務系統的中樞神經，連接了其他所有業務模塊和其他信息系統，以合同號為信息紐帶提供核心數據，有助于整體業務優化。

客戶信息管理模塊主要用于往來單位基本信息填報審批，如單位名稱、地址、聯系方式、開票信息、銀行賬戶等，上述信息一經維護，便可在合同管理、發票管理及浪潮網上報銷系統等同步使用，對客戶跟蹤管理也具有極強的分析功能，有助于業務人員對客戶服務品質提升。

經營項目管理模塊主要用于大型項目信息填報，項目預算審批，項目下各細分合同的商業盈利結算模式、具體經辦及負責人員、流程審核審批狀態、合作金額及執行預算成本明細、收付款信息數據等，有助于跟蹤項目動態，公開項目執行，提升項目管理效率。

發票管理模塊主要用于日常業務發票的申請、開具、領取、郵寄、簽收等全線上流程管理，詳細記錄各階段基礎信息，如開票時間、金額、開票內容、發票號碼、簽收時間，快遞單號等，發票信息同步至合同管理系統，有助于業務信息溝通，提升發票管理安全。

應收應付款項管理模塊實時同步公司總部及各下設分子公司各賬戶信息，到款認領時的系統可自動匹配客戶所對應合同信息，財務人員可以精準完成合同和到款匹配，到款認領后的到款信息將同步至合同管理模塊，并自動向會計核算系統推送到款憑證，效率極高。

經營收入確認模塊根據《收入準則》相關規定設置，月末時，信息系統根據已歸檔的經營收入合同自動生成各部門、各分子公司的經營財務收入確認單，詳細展示各收入合同的合同期間，累計確認收入、到款情況、以及應收賬款的逾期時間等信息，并自動判斷生成當月財務收入，同時財務人員進行復核，對異常情況或特殊原因，需要人工調整財務收入的，需提供并上傳情況說明后，在系統內經審批后修改確認，具有極強的收入確認原則性和管理科學性。

四、A上市公司財務共享模式下信息化建設實踐效果及啟示

1.信息化建設效果實踐效果

經過近五年的持續改進和不斷優化，A上市公司信息化建設水平明顯提升，有效防范了管理風險，提升了管理效率。

一是提升了會計核算水平和財務工作效率。財務共享模式下會計信息化建設，在系統輔助下讓原始票據得以標準化和規范化，各層級的人工審核效率大幅度提升，收付款信息、費用報銷信息、財務收入數據等自動接入會計核算系統生成會計憑證，將會計核算人員從繁雜的手工錄入憑證中解脫出來，提高了賬務處理效率。系統數據在公司內部高效集成，通過業務系統可以清晰掌握每個經營項目執行狀態和項目評價，為管理會計工作和經營財務分析奠定了堅實基礎。

二是加強了財務監督，提升了公司內部控制水平。公司通過會計信息化建設，將所有經營活動數據集成，全面預算實施提供了數據支持，所有項目成本費用通過信息系統實現了制度控制、預算控制，進一步優化了全面預算管理水平;公司所有銀行賬戶納入資金管理系統，實現對公司資金高效統一管理，更重要的是實時監控資金安全;通過流程審批控制設置，將公司內部控制關鍵點內嵌于信息系統，提升員工的標準化和規范化意識，如在新增合同時強制要求關聯經營項目的立項審批件，這就要求業務部門提前做好項目立項，并報辦公會決策，以規避項目合同風險;發起付款合同時，系統強制要求關聯對應的經營收入合同，強化收入大于成本、毛利率水平等管理要求;公司內部控制管理理念，不是僅停留在少數管理者口頭，而是通過系統逐步成為全體員工遵從的經營管理理念。

三是提升了員工和客戶對公司管理的滿意度。一方面就內部而言，員工費用報銷實現移動端操作，單據填制規范化、審批流程電子化、信息傳遞自動化，大幅縮短報銷時間;報銷審核審批全程公開透明，員工隨時可以查詢報銷進度以及審核審批意見，第一時間對報銷存在的問題溝通和確認，大幅度提升了報銷效率，提高了員工滿意度。另一方面通過信息化建設，所有客戶信息都對稱，業務部門能第一時間掌握客戶關系現狀，對客戶服務的及時性、精準性也更為高效，大幅度提升了客戶對公司服務的滿意度。

2.信息化建設效果實踐啟示

通過對A上市公司財務共享模式下的信息化建設實踐，筆者認為會計信息化建設對于跨地區、跨行業的大中型企業而言，在提升公司財務管理水平、加強內部控制建設，提升公司服務能力，促進公司快速成長等方面，具有極強的現實意義。同時對于會計信息化建設的成功實施也需要處理好幾個關鍵問題。

一是要創新信息化建設頂層設計。在公司層面做好整體布局和信息戰略規劃，然后從近期、中期和長期角度分階段分步驟實施計劃，信息化進程規劃要參照公司發展思路和目標設定，從單項到集成，從簡單到復雜，逐步積累經驗，逐漸提高水平;從基礎到高端，首先解決基礎管理方面的問題，然后再解決更高層次發展的問題;要理順內部后再延伸到外部，先通過整合內部信息化提高公司內部的業務管理水平，再延伸到把客戶管理、供應商管理納入到公司信息化建設范疇，逐步形成完善的客戶關系管理、供應鏈管理等系統，不斷推進信息化發展躍上新臺階;要明確不同階段實施重點及推進目標，在實施過程中可以適當調整完善階段性目標，但始終不能偏離信息系統建設的最終目標，才能最后落實到位，實現公司整體信息集成。

二是信息化建設必須要完善組織保障。公司信息化建設作為一個系統工程，牽涉面極廣，實施難度極大，如果沒有最高決策層的大力支持和積極推動，沒有專項協調與管理機構保障是不可能達到預期效果的。所以必須作為公司一把手工程，在最高決策層面重視推進，全公司、全部門、全體員工都參與，要在制定信息化實施規劃時，就形成信息化建設專項領導小組和項目執行小組這樣的機構，組織信息技術支持部門和各相關業務部門負責人共同組成工作小組，確保信息化建設工作全面、深入、持續推進和落實。

三是信息化建設必須要與公司業務實際相結合。要結合公司自身的行業特色、經營業務特點，以及獨特的商業模式，從自身實際需求和公司現實條件著手考慮，有針對性地進行信息系統定制技術開發，著重解決實際業務管理工作中的痛點難點問題，突破信息不透明的傳統管理瓶頸。同時要制定必要的保障信息化建設的各項規章制度和管理辦法，使公司信息化實施推進的過程中能夠做到有章可循，有據可查，有公司自己的標準可參考，避免不必要的技術層面內部控制風險，如此才能真正起到管理提升和業務發展的作用。

此外，還應對信息化建設工作進行階段性評價和評估，要明確信息化實施的階段性效果，為此必須確定評估方法、方案優化措施等，以便在后續定制開發階段不斷總結經驗，保證公司整體信息化戰略實施的效果。

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作者簡介：陳夕楊（1978.11- ），男，漢族，四川內江人，碩士，現職：財務總監，研究方向：分管財務法務，人力資源及經營管理工作