論醫院人事檔案管理問題及對策

[ 作者簡介 ]

錢磊，男，河北唐山人，唐山市第二醫院，主任，碩士，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

在醫院各個環節中，人事檔案管理具有重要作用。醫院人事檔案記錄著醫護人員任職資料以及作出的貢獻，便于醫院更好地分配人力資源，在醫院管理過程中需要提高對人力資源方面的管理，為醫院儲備和管理人才。在醫院的人力資源管理中應該建立完善的人事檔案，整合檔案信息進行綜合管理，避免信息出現錯誤。醫院的人事檔案管理工作發展并不是一朝一夕可以完成的，是一項系統化的工作，目前我國醫院人事檔案管理工作中仍然存在許多問題，應該有針對性地進行解決。

[ 關鍵詞 ]

人事檔案管理;醫院;問題;策略分析

醫院的人事檔案是醫院工作人員在工作、科研的過程中形成的資料，能夠直接反映醫院工作人員的專業能力、工作成績、科學水平、道德品質等情況。醫院的人事檔案在醫院的發展過程中起到了十分重要的作用，隨著醫院規模的不斷擴大和人事制度改革的不斷推進，人事檔案管理工作逐漸成為公眾關注的焦點之一。醫院也需要有針對性地進行改革和創新，通過良好的人事管理保證企業的人才儲備和減少人員的流動情況，提高醫院的管理效率，從而促進醫院的發展。

1 加強醫院人事檔案管理的重要性

1.1 有利于醫院選拔優秀管理人才

對于其他的企業而言，人力資源管理工作主要是為招聘和保留人才，能夠安排相關的人才進行培訓。但是醫院的人力資源管理與其他企業不同，需要建立相應的人事檔案，對醫務人員的德、能、勤、績等方面進行綜合的反映，醫務工作者任何工作都不能有失誤，需要從多方面進行綜合管理，從而得出良好的數據，提供給醫院進行充分的選擇，這有利于醫院選拔優秀的管理人才。

1.2 為各類專業人員的職稱評定提供依據

醫院的工作人員院需要進行各種職稱的評定，因此需要進行各種數據的記錄。在醫院工作中，人事檔案管理需要記錄醫務工作者的德、能、勤、績。良好的人事檔案管理人員可以記錄相關豐富的檔案內容，從而為員工在職稱評定和晉升的過程中提供可靠的材料支持。

2 醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 對檔案工作的重視程度不夠，導致工作難以開展

大部分醫管理者對檔案管理都缺乏重視，有些醫院甚至并沒有安排專門的檔案管理人員，監督力度薄弱，無法提供開展檔案管理工作所需的人力、財力等。而且有些檔案管理人員認為檔案管理就是將檔案放在檔案架上即可，有些重要的檔案甚至沒有進行裝訂和整理，只是放在各科室中，經常會出現檔案丟失、缺損的現象。

2.2 檔案管理工作的硬件設施不夠完善

在醫院的人事檔案管理工作中，許多管理者并沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理工作缺乏資金、人力、物力等方面的支持。許多醫院已經建立了獨立的檔案管理系統和儲存室，但是隨著后期的工作往往忽略了檔案管理工作的調整和優化以及對設備的更新，硬件設備跟不上后期的檔案更新與保管工作的實際需求，導致許多醫院的檔案保管工作難以落實，沒有真正實現檔案治理的實際需求。

2.3 人事檔案管理人員的水平有待提高

雖然大部分醫院有專門的檔案管理員，但是其管理水平可能無法適應醫院的發展水平，大部分管理員在管理時都存在意識薄弱、專業知識欠缺等問題，導致檔案管理過程中經常會出現差錯。

2.4 專業人才缺乏

隨著醫療事業的發展和改革，人事檔案管理工作需要從傳統的手工管理方式逐漸走向信息化管理，人事檔案管理人員需要具有良好的專業技術水平。但是在實際的醫院人事檔案管理工作中，許多管理人員缺乏專業的知識，甚至有的管理人員同時兼任其他工作，很難真正適應實際工作需求。部分檔案管理工作者只空有理論知識，缺少實踐經驗，甚至有些管理人員都不具備基本的管理常識，缺乏規范化的管理，導致醫院人事檔案管理工作很難有效地開展。

2.5 “人檔分離”現象嚴重

有些大學生由于畢業分配派遣等原因，檔案已經無法查找，只能重新建立檔案，實際利用價值不高。另外，隨著我國人事制度的深入改革，人才流動加速，許多人在遞交辭職報告之后就會一走了之，對記載個人信息檔案不聞不問，不關心自己的人事檔案去向，導致雖然單位有人事檔案，但是卻沒有人在崗的現象，由于種種原因導致人檔分離。

3 醫院人事檔案管理存在問題的改進措施

3.1 提高人事檔案管理意識，明確方向性

醫院的人事檔案管理工作需要及時進行調整和優化，不斷增強其管理意識。在具體的工作過程中醫院相關工作人員應該轉變傳統的人事檔案管理思想，切實落實先進的工作管理方式。部分醫院管理者不重視人事檔案管理工作，投入的人力、物力、資金比較少，醫院管理層對檔案管理的重視程度對檔案管理人員具有直接的影響。這就需要從管理層著手，提高管理人員對檔案管理的重視程度，讓其認識到檔案管理的重要性，進而制定檔案管理制度，提高管理人員工作的規范性，這有助于分析和掌握檔案管理工作中存在的問題。在此基礎上還應該在資金、設備、人力等方面進行支持，促進人事檔案管理工作能夠得到良好的發展。人事檔案管理工作和醫院的所有工作人員有著密切的聯系，因此需要加強宣傳力度，提高相關人員檔案管理的意識，讓管理人員在工作中不斷提高自身管理觀念，有效保障所有工作人員的切身利益。由此可以看出，醫院要想做好人事檔案管理工作，就必須提高管理人員的認識，使其可以積極主動地開展檔案管理工作。為醫護人員的調動提供支持，進而保障醫院各項工作可以順利進行，提高醫院整體管理效率。

3.2 強化檔案人員的服務意識

人事管理對于醫院發展具有推動作用。醫院內部人員需要具有服務意識和大局觀念，充分發揮出人事檔案的作用。醫院的相關領導應該及時更新自身的觀念，不能忽略人事檔案管理的重要性，要用發展的眼光去看待人事檔案管理工作，樹立正確的人事檔案管理理念，逐漸引入信息化管理，最大限度地拓展人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理工作人員需要積極投入工作，高度重視人事檔案管理工作，強化自身的服務意識。

3.3 創新人事檔案管理方法，保障高效性

隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經不能支撐醫院的發展，這是由于傳統檔案管理工作不便于查閱，一定程度上會耽誤醫院工作進度。同時，醫院檔案管理工作具有復雜性，在進行現代化和信息化建設過程中往往存在許多問題，所涉及的工作范圍比較廣，需要進行技術、人力、資源等方面的改革，對管理和建設的要求比較高。醫院需要增強信息化人事檔案管理意識，從思想上重視人事檔案管理工作，加大信息化技術發展的同時還需要投入大量的資金，從而有效推動人事檔案管理工作自動化。醫院可以開發與之相符合的人事檔案管理軟件，將傳統的人工方式逐漸變成自動化操作。同時，醫院還需要培養高素質的信息技術人才，定期做好信息化系統的維護和管理工作，從而促進醫院人事檔案管理工作能夠順利開展。

3.4 完善人事檔案管理制度，提高規范性

要想保證檔案管理工作的效率，就需要建立健全的管理制度，通過法律途徑規范管理人員的工作方式。第一，醫院管理者需要根據醫院實際工作情況以及工作人員能力制定系統、明確的工作原則與流程，并明確每個工作人員的工作任務與責任，保證出現意外事件時可以問責到具體人員。第二，有效規范檔案借閱程序與查閱制度，特別是機密文件，需要通過申請、批準等程序，防止發生檔案泄露或者是丟失的情況。第三，根據國家法律要求，醫院需要制定詳細的規章制度。要想進一步保證醫院檔案管理工作的有序開展，就需要從醫院的發展需求出發，在原有基礎上進行改善。比如，因為人口老齡化的逐漸加劇以及新冠肺炎疫情的影響，國家對醫院發展越來越重視，而隨著醫院工作人員數量的增加，為人事檔案管理帶來了新的挑戰。這就要求醫院積極、主動融合信息技術，為醫院發展創造更廣闊的發展平臺。軟件企業可以和醫院達成合作，一方面能夠支持國家工程，另一方面也可以提高自身企業的名譽，無論是對軟件企業還是對醫院而言，都具有積極的作用。醫院人事檔案管理人員需要大力挖掘檔案管理方面的信息技術，并在醫院內部建立溝通平臺。還需要設置查閱權限，防止發生信息泄露事件，進而促進醫院人事檔案管理工作持續、長久的發展。將檔案管理工作和信息技術結合在一起，可以根據社會需求促進檔案管理的發展。

3.5 提高醫院人事檔案管理人員的整體素質

想要有效提高醫院人事檔案管理工作的水平，首先需要做好精細化管理，從各個方面提高工作人員的整體水平。醫院應該做好人事檔案管理專業人員的招聘工作，從多個渠道引進人才，將人才招聘作為常規的工作，奠定良好的人才基礎。要不斷加強對人事檔案人才的培養工作，人事檔案涉及的工作比較多，醫院需要以崗位的需求為前提，選擇優秀的人才進行培養，通過鼓勵人員繼續學習。醫院需要以學科建設發展為條件，積極邀請各大醫院的權威教師對醫院的人事檔案管理工作進行指導。另外，需要加強崗前培訓，針對有的醫院不是專業檔案人員管理檔案的情況，醫院需要加強檔案管理人員的崗前培訓工作，培訓的內容需要覆蓋醫院的歷史、發展目標、職業生涯、精神文明、相關法律法規等，使檔案管理人員全面了解和掌握醫院的各項工作重點，做好自己的本職工作，提高醫院的管理水平。

3.6 實現人事檔案資源共享共用

醫院可以先整合所有人事檔案，利用信息技術建立完整的信息庫，通過對應的技術軟件將數據庫中的資料進行分類與整合，并將其充分利用起來，為醫院相關工作的開展提供信息技術支持。隨著我國科學技術的不斷發展，數據資源共享可以進一步提高數據的價值，醫院的人事檔案管理工作可以利用現代信息技術為人力資源管理提供有效的方法。醫院需要定期針對人力資源管理部門進行培訓，與人事檔案管理部門能夠實現資源共享，掌握每名工作人員的真實工作能力以及和崗位之間的實際差距，逐漸制定有針對性的培訓方案，促使所有工作人員能夠得到全面發展。

4 結束語

綜上所述，目前我國醫院的人事檔案管理內容雖然已經有了良好的發展，但是在實際工作中仍然存在諸多問題。人事檔案非常重要，它真實地記錄著醫院人才情況，能夠幫助醫院清楚了解人力資源現狀，為醫院的可持續發展和決策制定提供有力保障。所以，醫院要做好人事檔案管理工作，提高重視程度，選拔優秀的人才，保證資源得到合理的優化，結合社會發展需求及時明確人事檔案管理的方向，從醫院實際工作需求著手，科學、合理地分析人事檔案管理中實際存在的問題，提出有針對性的解決策略，從而為醫院的深化改革提供有效保障。

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