智慧教務建設之業(yè)務流程再造

戴瓊潔

摘要：智慧教務是提高教學管理工作效率和保障教學管理工作質量的重要手段，流程是政策、制度、標準、規(guī)則等內容的承載者和落腳點，流程設計是智慧教務建設過程中的核心工作，學校在智慧教務建設過程中需要深入參與和準確把握。文章基于鄂爾多斯某新建院校智慧教務建設的實踐過程，論述了系統(tǒng)建設過程中各項業(yè)務流程再造問題，設計業(yè)務流程梳理和流程再造過程中的目標、思路和工具，為高校智慧教務建設提供有益參考。

關鍵詞：高校;智慧教務;業(yè)務流程再造

中圖分類號：G647? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）16-0125-03

1 引言

高校教學管理的規(guī)范化、信息化、效率化是高校教育創(chuàng)新的內在要求，是保證教育質量的客觀需要，而教務管理作為教學管理的微觀體現(xiàn)，是教學管理的重要組成部分，有序、高效的教務管理是教學工作順利進行的根本保證。隨著人工智能、云計算、大數據等新技術的興起，信息技術在高校教務管理領域的應用越來越普遍。在教學管理過程中引入“云大物移智”等信息技術可以模擬、延伸、拓展教學管理過程，提高信息收集效率，提升教學管理價值實現(xiàn)能力，為高校教學管理、質量監(jiān)控及決策制訂等方面提供幫助。

業(yè)務流程再造是由美國Michael Hammer教授于1990年首次提出的。Michael Hammer和James Champy 于1993年在合著的《企業(yè)再造：企業(yè)革命的宣言書》中對流程再造進行了更加系統(tǒng)化的表述，將其解釋為：從根本上重新思考和設計業(yè)務流程，使公司在產品成本、產品質量、服務水平、響應速度等方面顯著提升[1]。Allen在1999年就明確指出，BPR理念不僅適用于企業(yè)，也適用于高校[2]。自業(yè)務流程再造理論傳入我國，學者們對其在教育領域的應用開展了一系列的研究，主要集中在以下兩個方面：

1）教學管理流程再造的必要性、可行性及內容

多數學者認為“云大物移智區(qū)”等信息技術對教學管理工作流程的影響以及高校教育創(chuàng)新以及辦學方式多樣化的內在要求等是引發(fā)高校業(yè)務流程再造的主要因素[3-5]。曾群認為高校教務管理主要包括教育教學研究、教學組織實施和教學績效測控三個環(huán)節(jié)。在對各環(huán)節(jié)進行分析重組后，他設計了教務管理的核心業(yè)務流程[6]。李友良進一步將管理觀念的再造、組織結構的再造、教學管理信息化平臺構建、教學反饋控制機制構建、管理者素質再造等都納入了教務管理流程再造的范疇中[7]。

2）教學管理過程中各環(huán)節(jié)的流程再造問題

針對教學管理過程中的不同環(huán)節(jié)，專家學者從不同角度對這些環(huán)節(jié)的業(yè)務流程再造進行了研究。文獻[8]論述了學籍管理體系中進行業(yè)務流程再造的必要性及可行性，提出了學籍管理業(yè)務流程再造的一般思路。洪艷坤在對傳統(tǒng)考務流程剖析的基礎上，利用BPR業(yè)務流程再造規(guī)則重新設計了考務管理信息化流程，提高了工作效率及師生的滿意度[9]。馮宇對高校排課業(yè)務流程再造進行了探討，改進了人機交互式排課功能模塊[10]。宋志敏研究了新建本科院校教學質量管理流程再造問題，提出了在高校轉型發(fā)展的大背景下，教學質量管理需要用流程理念取代職能理念，構建教學質量管理新模式[11]。

上述研究在論證教務管理必要性、可行性的基礎上，大多從某一具體工作展開，并未從智慧教務建設全局出發(fā)，未考慮數據共享以及跨職能單元的協(xié)同。本文基于鄂爾多斯某新建本科院校智慧教務建設的實踐過程，論述了系統(tǒng)建設過程中各項業(yè)務流程再造問題，設計業(yè)務流程梳理和流程再造過程中的目標、思路和工具，為高校智慧教務建設提供有益參考。

2 教務管理業(yè)務流程再造概述

教務管理業(yè)務流程是指學校教務部門開展各種活動的相關程序，涉及教育教學計劃、教學組織實施和教學績效測控三個基本環(huán)節(jié)。教務管理通過業(yè)務流程的運作，促使學院教學工作順利運行，保障學院人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)。根據面向對象的不同教務管理業(yè)務流程再造體現(xiàn)為內部管理流程再造及面向師生的業(yè)務流程再造。

2.1 業(yè)務流程再造目標

作為新建本科院校，其教務管理規(guī)范化、信息化、效率化程度與成熟高校相比，都存在較大差距。業(yè)務流程再造目標：1）規(guī)范現(xiàn)有業(yè)務流程，形成技術文件，實現(xiàn)教務管理各項工作操作規(guī)程的規(guī)范化，確保教務管理工作的完整性、可靠性和可重復性。2）基于“云大物移智”等信息技術，優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)跨部門協(xié)同，提高教務工作的工作效率。

2.2 業(yè)務流程再造思路

教務管理業(yè)務流程再造基本思路：1）對教學管理部門各項業(yè)務開展現(xiàn)狀進行分析、梳理，明確各部門工作職責。2）調研周邊院校，開展學習及經驗交流;3）完善及優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程，即轉換為數據共享模式下的業(yè)務流程，在優(yōu)化中體現(xiàn)跨職能部門的數據共享及協(xié)同，并在運行過程中持續(xù)優(yōu)化。

2.3 業(yè)務流程再造工具

目前常用的流程建模和分析方法有流程圖、狀態(tài)圖、活動網絡圖等。業(yè)務流程梳理過程中，可以借助教務管理跨職能流程圖和流程矩陣來展現(xiàn)當前各責任部門的不同階段的職責，繪制教務管理業(yè)務流程全景圖。業(yè)務流程優(yōu)化使用ESIA方法清除不必要流程，對剩余流程進行簡化、從師生角度出發(fā)進行跨部門流程整合和利用IT技術將整合后的流程自動化。

2.4 業(yè)務流程再造組織

專家團隊、技術團隊及具體業(yè)務工作人員共同構成了教務管理業(yè)務流程再造組織，團隊之間協(xié)同配合，共同完成教務管理業(yè)務流程再造工作。其中，專家團隊是課題研究過程中聘請的業(yè)務流程再造方面的專家;技術團隊是指項目實施過程中的智慧教務系統(tǒng)建設項目軟件開發(fā)人員;學院團隊是由學院教務處、各系教務辦中教務管理骨干共同組成。

3 教務管理現(xiàn)有業(yè)務流程梳理

3.1 流程梳理目標

流程再造=流程梳理+流程優(yōu)化。通過對現(xiàn)有業(yè)務流程的梳理，可以為下一階段業(yè)務流程的優(yōu)化奠定基礎。業(yè)務流程梳理目標是針對高校教務管理內外部要素，對現(xiàn)有各項業(yè)務流程及管理現(xiàn)狀進行分析，明確各項業(yè)務的責任部門、所處的層次、關鍵節(jié)點、存在的問題、可改進的內容及改進方法等。

3.2 流程梳理方法

教務管理業(yè)務流程梳理方法：學院團隊對教務管理業(yè)務框架進行梳理，從學校教務處與上級管理部門、院校教務處之間，教務處與校內各職能部門，教務處與各教學單位等視角出發(fā)，梳理部門職能，分解各科室業(yè)務，根據專家團隊提供的流程梳理模板、工具繪制各項業(yè)務流程圖，填寫業(yè)務流程矩陣，與相關業(yè)務部門溝通、不斷修正，確認所描述業(yè)務流程的正確性。

3.3 流程梳理示例

1）流程繪制清單

教務管理業(yè)務流程繪制清單如表1所示。清單列明了業(yè)務流程所屬部門、名稱、編號等信息，展現(xiàn)了教務管理業(yè)務流程繪制的整體情況。

2）業(yè)務流程圖

跨職能流程圖（泳道圖）是企業(yè)常用業(yè)務流程圖之一，由流程開始點、結束點、任務、判斷、流程線、部門等組成。跨職能流程圖能夠清楚地顯示各部門應該完成的任務及這些任務如何在各部門之間的流轉，通常可以通過部門、階段、活動三個維度進行分析繪制。

教務管理現(xiàn)有業(yè)務流程圖如圖1所示，該業(yè)務流程圖采用visio繪制，展示了不同角色在該項業(yè)務不同階段需要完成的工作。其中，縱向泳道展示業(yè)務流程中相關職能部門職責，橫向泳道分隔相關業(yè)務階段，圖中的業(yè)務階段顯示了學院轉專業(yè)工作開展流程。

3）業(yè)務流程矩陣

業(yè)務流程矩陣能夠描述跨職能流程圖中任務節(jié)點的詳細信息，業(yè)務流程矩陣中可以描述該流程各節(jié)點的內容、責任部門、崗位。信息處理等基本描述，同時可明確存在的主要問題及其改進方式。教務管理業(yè)務流程矩陣示例如表2所示。

4 業(yè)務流程優(yōu)化

4.1 流程優(yōu)化目標

業(yè)務流程優(yōu)化目標是在上述業(yè)務流程梳理的基礎上，結合信息技術，對業(yè)務流程進行清理、簡化、整合及自動化，實現(xiàn)跨部門信息共享及協(xié)同。新流程的順利運行不僅需要信息技術的支持，還需要對計劃、部門、崗位、制度、績效等進行相關配套的設計。

4.2 流程優(yōu)化方法

基于數據中心的校內數據共享協(xié)同結構如圖2所示，在搭建學院數據中心的基礎上，智慧教務系統(tǒng)實現(xiàn)與學校數據中心集成，數據的定時推送實現(xiàn)各部門數據共享。在數據共享的基礎上，將需要不同部門協(xié)同處理的業(yè)務劃分為多個服務任務，將服務任務分配給具體的職能部門。分解業(yè)務流程及分配服務時需要考慮以下幾個方面的因素：1）降低服務任務之間的耦合度，即兩個服務任務之間的關聯(lián)降到最低。2）相關服務任務之間的聚合粒度要合理，將一次能夠完成的服務任務聚合成為一個。3）協(xié)調次數。如果分解任務之間需要多次通訊和協(xié)調則考慮重新分解。

對跨部門協(xié)同的業(yè)務分解后，部門內部流程優(yōu)化步驟為：1）學院團隊明確業(yè)務流程優(yōu)化的基本原則，減少非增值環(huán)節(jié)，簡化辦理流程，整合部門內部的業(yè)務，與技術團隊合作設計智慧教務共享模式下系統(tǒng)業(yè)務流程圖，提高業(yè)務流程自動化水平。2）各相關部門對智慧教務共享模式下系統(tǒng)業(yè)務流程圖進行評價，提出意見及建議。3）學院團隊對智慧教務共享模式下系統(tǒng)業(yè)務流程進行迭代修改及確認。4）技術團隊在系統(tǒng)中實現(xiàn)確認后的業(yè)務流程。

5 結束語

信息技術是教學管理的“賦能者”，“互聯(lián)網+教學管理”必須以科學的流程再造為基礎，才能充分發(fā)揮信息技術的潛能。業(yè)務流程再造是推進“互聯(lián)網+教學管理”建設的難點，逐步改變傳統(tǒng)的“職能分工”原則，以師生滿意為導向，重新思考相關業(yè)務流程之間的邏輯關系，利用信息技術加大數據共享力度，形成高效、便捷和合理的業(yè)務流程，是智慧教務建設過程中關鍵環(huán)節(jié)。

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