電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題分析

摘 要：檔案可以將大眾的生活方式、工作內容記錄下來，基本以紙質形式存在，不論是保存還是查閱，都存在一定難度。目前，隨著互聯網技術的普及，為相關工作人員完成檔案保存、整理提供了便利。國家相關部門將國企的電子文件歸檔和電子檔案管理進行試點管理，此次試點工作的詳細內容為推行與檢驗電子公文“單套制”歸檔的可行性，即不需要打印紙質檔案，落實“單套制”歸檔手段。基于此，應對此項工作進行詳細分析，以供相關工作人員參考使用。

關鍵詞：電子公文;單套制;歸檔整理;編號問題分析

在社會主義現代化發展新時期，隨著政府管理模式不斷優化與革新，城市化進程發展迅速。隨著科學技術不斷優化創新，互聯網、大數據技術被廣泛應用于社會各領域中，為電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題提供了保障。但是，檔案管理混亂、信息泄露等問題也常有發生，因此應對電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題加以重視，并采用科學方法進行有效管理。

一、公文管理的基本情況

為了確保試點項目可以順利進行，筆者對本單位與其他單位的實際工作情況進行了詳細分析，發現大多數單位都存在相同問題：在實際工作中仍然存在紙質公文，并未實現電子化全覆蓋。筆者對中國石油化工集團有限公司2018年公文流轉情況進行了分析，結果表明70%的公文實現了電子化，正文、附件以及辦理單都是電子公文，即公文從起草開始，一直到歸檔，都在電子公文管理系統中進行。由于公文性質不同，某些保密性較強、存在敏感信息的公文仍是以紙質形式存在，大概占總數的5%左右，電子公文管理系統中不存在此部分文件。25%的公文屬于部分電子化，即公文正文以電子化形式存在，附件、辦理單等公文以紙質形式存在，在實際工作中，我們將此類公文稱為混合電子公文，此類公文流轉情況分為兩部分，電子部分在電子系統中流轉，紙質部分根據電子系統流轉情況在線下進行流轉。出現“混合電子公文”的主要原因有以下幾點：

第一，某些企業管理人員在紙質文件中進行簽字審批，即公文以電子形式呈現在領導面前，由領導進行紙質簽字，因此這類電子文件變成了混合電子公文，這些公文在辦結后才可以進行歸檔。

第二，某些公文附件過大，如附件為書、較厚表格、調研報告等，無法使用電子形式進行文件上傳，無法在電子檔案管理系統中進行歸檔。

第三，某些公文需要經過多個領導審批，有的領導會選擇在紙質公文中簽字，還有一些領導會選擇在電子公文中簽字，出現了混合電子公文。參考《歸檔文件整理規則》可知，混合電子公文處于“一件分開”狀態，因此在實際查閱過程中，必須將紙質審批件與電子檔案管理系統中的電子批件結合在一起。

二、電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題存在問題

1.檔案管理制度不完善

當前，企業管理由于受傳統思想約束，檔案記錄的信息并不全面，并且基礎設施不到位，檔案網絡化管理系統有待完善，如缺少陳列擺放檔案的柜子，檔案多是單頁沒有經過裝訂，容易混淆，沒能充分借助科學技術優勢，相關數據信息無法整合，導致檔案收集工作困難，從而降低工作效率，限制了檔案管理工作有效開展。試點實際工作中，沒有明確的規章制度，工作枯燥乏味，各部門之間也缺乏溝通，降低了員工的工作積極性。因此，在這種背景條件下，如果檔案管理制度不健全，就會造成檔案信息遺漏或丟失的情況，員工只是憑借以往經驗開展檔案管理工作，將無法滿足企業實際運行狀況，最終影響企業發展。

2.難以保障電子公文與實體文件的真實性

電子文件歸檔是電子文檔生命周期管理中不可或缺的組成部分。在電子文檔流通過程中，信息載體和信息接收主體的開放性容易導致電子文檔信息被篡改、竊取和破壞，電子文檔的唯一性、有效性、可追溯性和可移植性難以得到保證，因此應借助科學技術方法確保電子文檔內容的真實性，以保證公文信息安全。

3.電子公文元數據規范化管理有待加強

電子公文元數據的存在意義是對數據信息進行歸納、整理，記錄電子文檔具體形成過程，并對相關文件內容及格式進行排版處理，必須強化電子文檔格式和記錄過程中元數據信息的真實性與準確性。從電子文檔的生成及流通開始，將包括分類文件和目錄文件在內的所有信息集成到元數據管理中，以確保電子文檔的規范化管理。

三、電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題治理對策

在對公文統籌整理及編號問題處理時，檔案部門必須綜合考慮以下因素：一是確保紙質庫房內文件排列有序。引進硬件設施，并對其不斷優化與更新，對開展檔案管理工作所需硬件設備質量安全進行定期檢查，如發現損壞現象及時更換與處理，并將相關記錄收錄在信息化平臺監管設備體系中，充分發揮技術優勢，通過相關技術的深入研究，可最大限度地滿足檔案管理信息化建設的各種需求。

當全面推行電子檔案時，可減少紙質庫房管理工作人員數量，將重心放于電子檔案信息管理中，利用科技手段，大數據、云計算及相關信息技術等對電子檔案信息進行系統化管理。對檔案信息的收集及利用加以重視，以此保證工作質量。在對電子檔案進行管理時，還應該明確相關的工作人員職責，科學合理地組織檔案管理內容，有針對性地制定工作目標，明確檔案管理，做好檔案分類工作，真正做到各部門信息資源融會貫通。因此，應該要保證有連續且唯一數量的紙張插入件用于清潔紙張文檔和混合庫存電子文檔中，以此促進檔案信息管理工作高效運行。

檔案提交的頻率是影響檔案分類及編號方案實行的關鍵因素。重視檔案管理，確定詳細的工作條件和規范條款，明確檔案管理具體工作職責，有目的性的組織工作，設定工作計劃與工作目標，實現檔案管理工作有序進行。在具體工作中不斷創新與總結經驗，使電子檔案管理工作朝著規范化、科學化方向發展。通常情況下，會根據報告頻率來確定報告及編號策略。但由于傳統紙質文件分揀工作量相對繁雜，具體細分為多個步驟，不僅需要錄入文件目錄、加蓋申請章、閱讀文件頁數、裝箱等，這將需要消耗大量時間，也大幅增加了工作量。為此，將現代信息技術集成到紙質檔案管理系統中，可以有效提高企業檔案管理效率，遵循科學發展觀，完成檔案管理的主要目標。

四、電子公文單套制歸檔整理及編號問題應對方法

首先，電子公文根據實際歸檔時間排序混合整理編號，混合電子公文的正文和附件相鄰排列。借助大數據、云計算以及相關信息化技術，對檔案數據進行有效管理，通過查找檔案，能夠明確相關項目具體發展、運行情況，提高工作效率。相關企業單位檔案管理部門需制定完善的工作規范守則，按照公文形成或歸檔的時間排序，正文和附件按照相鄰順序排列，有利于體現文件之間的有機聯系，但庫房里紙質檔案編號會出現斷號情況，將會增添工作內容及工作時長，導致檔案管理工作效率難以提升。因此，應將具體責任落實到個人，對工作內容進行科學合理安排，明確工作目標，為檔案管理工作順利開展奠定基礎。各個部門應深入合作、共享、互動，實現信息資源有效共享，為檔案信息化管理工作提供便利，推動企業高效發展。

其次，將電子文件及紙質文件區分開進行編號，并將現代信息技術集成到檔案管理系統中，可以有效提高檔案管理的效率，遵循研發原則，以便達成企業檔案管理的主要目標。因此，有必要匯集紙質文件和混合電子文件的紙質部分進行分類和編號，以及純電子文件和混合電子文件的電子部分進行分類和編號。在檔案管理系統中，紙質文件和電子文件分別進行分類和編號，與電子部分相對應，確保紙質文件與電子文件的一致性。借助信息技術的優勢，對相應軟硬件設備設施進行完善，以提高檔案庫房管理。

最后，在檔案管理系統中，需將純紙質公文及電子公文分開整理編號。在互聯網等科學技術不斷創新優化基礎上，信息技術應用范圍得到了擴展，其廣泛應用于社會各行業領域中，應充分發揮其技術優勢。通過相關技術的深入研究，應用先進的信息技術，可最大程度地滿足檔案管理信息化建設需求，最大限度地保持文件之間的有機聯系。相關工作人員還應該保持混合電子公文紙質部分及電子部分的對應關系，了解從“雙套制”到“單套制”的過渡。由于各單位的資金和人員條件不同，活動進展不平衡，因此有必要重視檔案管理人員的培訓，對相關人員進行定期培訓和評估，并加大人員培訓投入，以提高檔案管理人員的整體素質。因此，在“雙套制”到“單套制”過渡期間，相關工作人員應根據實際情況，采用科學方法對檔案整理及編號工作進行完善處理。

五、電子文件歸檔管理工作具體解決方法

1.推行文檔一體化管理理念

面對檔案管理數字化轉型的嚴峻挑戰，必須改變傳統的檔案管理理念，文件協同機制貫穿于文件檔案管理的全過程，確保從電子文件形成到檔案管理過程的閉環。準確科學地劃分、安排管理職責，重視電子文件的全過程管理。電子文檔的管理比傳統的紙質文檔管理更為繁雜多變，科學劃分電子文檔的功能尤為重要，制定科學的電子文檔管理系統，確定電子文件的業務流程和管理規范，明確電子文件處理、歸檔等相關職能的行政職責，實行文檔一體化管理。

2.數據接口標準規范、統一

將數字文件管理系統、電子文檔實時歸檔系統、數字文檔系統、電子簽名系統、文檔安全應用系統等，采用統一接口標準，集成度高。按照相關法律法規、技術標準、標準化目錄格式，規范電子文件的分類方法，確保文件集成順利實施。規范統一的電子檔案數據庫實現了標題、文件編號、保密級別、負責人、寫作日期、頁碼、檔案年份、目錄等元數據的準確獲取，保證檔案管理工作有序進行。

3.電子文件歸檔內容和歸檔方式

電子文件的收集和及時保存是評價電子文檔價值最重要、最直接的依據。電子文件的保存范圍應包括各類電子文件，其中結構化數據和非結構化數據應以獨立文件和有價值的信息記錄形式保存，相應的元數據應與電子文檔一起保存，通常包括表格、文本、附件等電子文檔等。在數字辦公平臺應用基礎上，現階段在線檔案的主要模式為離線檔案模式，通過接口將電子文件推送到數字文件系統，對于無法在線保存的紙質文件，應在數字文件系統中建立描述信息，可快速生成形式統一的電子文件編號。

4.電子文件與紙質文件同用唯一檔號

文件編號管理應遵循電子文件管理模式的新理念，如果紙質文件的內容與相關電子文件的內容相同，則必須保持文件編號關系。按照“一件式”對檔案進行分類，紙質文件需建立準確對應的文件ID號。根據實時文件收集、歸檔的情況，建立文檔ID號生成規則，電子文檔和紙質文檔分別按照文檔的標題分配關鍵代碼，根據“年度、組織和存儲期”進行電子文檔索引，并按存儲時間分類。編制和分類主要代碼，規范文件數量，紙質文檔必須遵循相同數量的電子文檔，以確保同一紙質文檔和記錄之間的一致性和連續性。同時，無論同一文檔載體可以共享多少種不同類型的文檔，都應有利于文檔檢索和檔案管理，通過文件編號，可以快速檢索相關載體類型的文件，并將其存儲在機架編號位置中。

5.采取切實可行的電子文件保護措施

在信息技術不斷發展基礎上，為確保電子文件的來源、內容及元數據的真實性，應積極倡導四個公開檢測方法。電子文件在文檔界面的功能減少了人工干預，從某種程度上來講保證了信息安全。但是，需要從輸入、傳輸與使用三個方面采取特殊的技術措施，比如，憑借簽名及蓋章技術、文件加密與傳輸安全技術、標準加密系統、認證技術及防火墻等技術，以避免電子文件在存儲和傳輸過程中的非法訪問與隨機篡改，保障電子文件的安全。

六、結語

現階段，隨著國家經濟及城市化進程快速發展，借助科學技術，電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題分析作為企業運營管理的一項重要內容，相關工作人員應對其加以重視，對相關制度進行優化創新，以適應檔案工作的新要求。在明確掌握檔案管理工作發展現狀的基礎上，采用科學方法解決問題，使其滿足新時期企業發展需求，為企業實現可持續發展貢獻力量。

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（作者單位：山東省調水工程運行維護中心）

作者簡介：王付容（1968—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，專業七級，研究方向：檔案管理。