電子公文“單套制”歸檔整理及編號(hào)問題分析

摘 要：檔案可以將大眾的生活方式、工作內(nèi)容記錄下來，基本以紙質(zhì)形式存在，不論是保存還是查閱，都存在一定難度。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，為相關(guān)工作人員完成檔案保存、整理提供了便利。國家相關(guān)部門將國企的電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行試點(diǎn)管理，此次試點(diǎn)工作的詳細(xì)內(nèi)容為推行與檢驗(yàn)電子公文“單套制”歸檔的可行性，即不需要打印紙質(zhì)檔案，落實(shí)“單套制”歸檔手段。基于此，應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)分析，以供相關(guān)工作人員參考使用。

關(guān)鍵詞：電子公文;單套制;歸檔整理;編號(hào)問題分析

在社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展新時(shí)期，隨著政府管理模式不斷優(yōu)化與革新，城市化進(jìn)程發(fā)展迅速。隨著科學(xué)技術(shù)不斷優(yōu)化創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域中，為電子公文“單套制”歸檔整理及編號(hào)問題提供了保障。但是，檔案管理混亂、信息泄露等問題也常有發(fā)生，因此應(yīng)對(duì)電子公文“單套制”歸檔整理及編號(hào)問題加以重視，并采用科學(xué)方法進(jìn)行有效管理。

一、公文管理的基本情況

為了確保試點(diǎn)項(xiàng)目可以順利進(jìn)行，筆者對(duì)本單位與其他單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行了詳細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位都存在相同問題：在實(shí)際工作中仍然存在紙質(zhì)公文，并未實(shí)現(xiàn)電子化全覆蓋。筆者對(duì)中國石油化工集團(tuán)有限公司2018年公文流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行了分析，結(jié)果表明70%的公文實(shí)現(xiàn)了電子化，正文、附件以及辦理單都是電子公文，即公文從起草開始，一直到歸檔，都在電子公文管理系統(tǒng)中進(jìn)行。……