新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路研究

孔令超

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中有價(jià)值信息的收集、分類(lèi)、匯總，是醫(yī)院信息資源的核心部分，在新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作也需迎合醫(yī)院新的發(fā)展需求。本文將從新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向出發(fā)，探討新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀，分析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路，并研究新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的革新途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新思路

引言

伴隨著醫(yī)療制度改革，現(xiàn)代化醫(yī)院管理有著更高要求，要求醫(yī)院健全信息管理制度、加強(qiáng)信息化和規(guī)范化建設(shè)，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也需創(chuàng)新思路，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

一、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向

在新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，第一個(gè)方面是需要加快檔案收集、匯總、查詢(xún)的速度，在傳統(tǒng)檔案管理工作中往往需要人工進(jìn)行處理，不僅會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，而且在網(wǎng)絡(luò)信息普及的社會(huì)背景下，數(shù)據(jù)信息海量增長(zhǎng)，人工處理各類(lèi)信息的效率已經(jīng)難以滿(mǎn)足檔案管理需求。第二個(gè)方面是需要擴(kuò)展檔案信息的收集范圍，在社會(huì)進(jìn)步發(fā)展背景下人民群眾對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生的要求更高，醫(yī)院需要掌握更多的信息內(nèi)容來(lái)服務(wù)醫(yī)療工作，通過(guò)擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，增加有用、有益數(shù)據(jù)信息的獲取量，從而提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。第三個(gè)方面是檔案管理水平需要提高，在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)、科室以及工作內(nèi)容都發(fā)生了革新，醫(yī)院整體運(yùn)作水平正在不斷增強(qiáng)，這也要求檔案管理能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的各方面需求，促使檔案管理水平的強(qiáng)化。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀

1.現(xiàn)代化理念不夠深刻。醫(yī)院雖然進(jìn)行了現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)發(fā)展，但是醫(yī)院管理層以及醫(yī)務(wù)人員本身對(duì)現(xiàn)代化發(fā)展理念認(rèn)識(shí)較為淺薄，相關(guān)工作依然較為傳統(tǒng)，在醫(yī)院檔案管理工作中需要醫(yī)院各個(gè)科室的全面配合，而當(dāng)科室人員現(xiàn)代化理念缺乏時(shí)就會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，難以發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的作用。而且醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展中往往會(huì)以醫(yī)療技術(shù)為主，注重醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人力資源、信息資源、管理工作的投入較少，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，這將影響醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。

2.信息化設(shè)備不夠普及。檔案管理的新型工作模式應(yīng)當(dāng)是借助網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢(shì)將傳統(tǒng)人工收集、匯總、分類(lèi)的工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)化進(jìn)行。而在醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展中雖然建立了醫(yī)院信息管理系統(tǒng)（HIS）、患者關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）、醫(yī)院臨床信息系統(tǒng)（CIS）等信息化系統(tǒng)，但是在醫(yī)院檔案管理方面依然是以計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備為主，只能滿(mǎn)足基本的檔案使用需求，當(dāng)出現(xiàn)大量科室或部門(mén)查詢(xún)檔案時(shí)就會(huì)出現(xiàn)供不應(yīng)求的問(wèn)題，檔案管理人員無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)提供大量服務(wù)，甚至?xí)绊戓t(yī)院各個(gè)部門(mén)的后續(xù)工作，難以達(dá)成現(xiàn)代化醫(yī)院的運(yùn)行服務(wù)要求。

3.復(fù)合型人才較為缺乏。新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作形式也發(fā)生了巨大變化，信息化、智能化管理工作成為當(dāng)前檔案管理的主要方式，而醫(yī)療服務(wù)本身作為一種相當(dāng)復(fù)雜的工作，涉及數(shù)個(gè)方面的專(zhuān)業(yè)信息，這對(duì)檔案管理人員提出了新要求，不僅需要掌握一定醫(yī)院運(yùn)作知識(shí)，而且還需具備一定信息技術(shù)能力，能夠有效運(yùn)用相關(guān)軟件系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作。但是當(dāng)前具備豐富經(jīng)驗(yàn)以及信息技術(shù)能力的人才較為稀缺，也影響醫(yī)院檔案管理工作的有效展開(kāi)。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.升級(jí)并完善檔案管理。在新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理也需更新?lián)Q代，升級(jí)并完善檔案管理相關(guān)內(nèi)容。將傳統(tǒng)依靠人力整理、分析、處理的工作形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。創(chuàng)新方向就是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、先進(jìn)的軟件系統(tǒng)、醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展檔案管理工作，從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理模式，杜絕再出現(xiàn)檔案缺失、檔案查詢(xún)效率低下等問(wèn)題，要確保管理人員在實(shí)際檔案管理工作中能夠運(yùn)用信息系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)快速收集、分析、匯總相關(guān)檔案文件。而在完善檔案管理過(guò)程中要注重與醫(yī)院建設(shè)發(fā)展相互配合，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作方式，加強(qiáng)各個(gè)方面的提升。例如當(dāng)前對(duì)于全過(guò)程、全生命周期的管理較為注重，檔案管理工作也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案中全面、全生命周期的完善。比如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，利用網(wǎng)絡(luò)或計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)電子檔案，繼續(xù)細(xì)化檔案類(lèi)別，通過(guò)二維碼、編制等方式完善檔案管理配置，實(shí)現(xiàn)高效分類(lèi)檔案，在整理檔案、查詢(xún)檔案時(shí)能夠迅速快捷，大幅提升檔案管理工作效率。

2.運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)是檔案管理創(chuàng)新的根本，在醫(yī)院信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理也需與信息化系統(tǒng)相互融合，利用計(jì)算機(jī)管控各類(lèi)檔案，并進(jìn)行分類(lèi)、收集、整理檔案等工作。信息化管理系統(tǒng)是檔案管理工作創(chuàng)新的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路。加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)與檔案管理工作的聯(lián)系可以使檔案管理工作得到極大提升。例如共享檔案信息，調(diào)整檔案信息數(shù)據(jù)，將檔案分門(mén)別類(lèi)，全部納入信息化管理系統(tǒng)之中，靈活運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)便能夠有效提升檔案管理效率，助力醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念。不僅是檔案管理人員，醫(yī)院所有工作人員都應(yīng)樹(shù)立起管理理念，醫(yī)院管理層應(yīng)采用全新管理觀念，改變老舊的管理方法。使醫(yī)院所有科室、部門(mén)都能重視起醫(yī)院內(nèi)部管理、醫(yī)院檔案管理都已經(jīng)發(fā)生改變，需要工作人員積極配合。比如在傳遞相關(guān)資料文件時(shí)以電子版形式傳輸，可以減少檔案管理人員將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴臅r(shí)間，而且工作人員也需具備一定程度的檔案管理知識(shí)，在檔案、病歷、資料、文件、處方的制作過(guò)程中按照檔案存儲(chǔ)的要求進(jìn)行打印，促使檔案管理整個(gè)過(guò)程更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，這對(duì)于提升檔案管理效率和質(zhì)量十分重要。

4.加強(qiáng)檔案管理人員能力。檔案管理人員的能力是檔案管理工作開(kāi)展以及創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵，在檔案管理工作創(chuàng)新過(guò)程中，也需注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，學(xué)習(xí)運(yùn)用信息技術(shù)、軟件系統(tǒng)處理檔案，在管理過(guò)程中能夠靈活運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)為其他部門(mén)和科室提供支持。檔案管理人員需要具備信息技術(shù)能力和醫(yī)院運(yùn)作需求的基本知識(shí)，在此基礎(chǔ)上展開(kāi)規(guī)范化的歸檔工作，并隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)逐漸提升工作能力、知識(shí)覆蓋面，進(jìn)一步提高檔案管理工作的服務(wù)效果和質(zhì)量水平。

四、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的革新途徑

1.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理體系。新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的革新途徑關(guān)鍵在于具有明確的管理體系，為檔案管理工作的建設(shè)發(fā)展提供方向和支撐。首先醫(yī)院管理層和檔案管理人員要清楚，檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)不是一朝一夕便能完成的，信息化設(shè)備、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案、管理人員工作模式轉(zhuǎn)變都需要一定時(shí)間來(lái)完成或適應(yīng)，要避免為了信息化建設(shè)而導(dǎo)致檔案升級(jí)出現(xiàn)問(wèn)題，不能出現(xiàn)檔案胡亂處理的狀況。檔案管理部門(mén)需要在創(chuàng)新過(guò)程中做好基本的檔案管理任務(wù)，逐漸從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾碌墓ぷ餍问剑@樣既能保障檔案管理工作的穩(wěn)定性，也能給檔案管理人員一定適應(yīng)時(shí)間，確保檔案質(zhì)量和安全。然后檔案管理應(yīng)有一個(gè)明確的建設(shè)目標(biāo)，可以借鑒三級(jí)特等、三級(jí)甲等醫(yī)院或已經(jīng)完成現(xiàn)代化檔案管理升級(jí)的醫(yī)院，再結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際情況細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，使每一項(xiàng)工作在信息化加持下更符合實(shí)際要求。建設(shè)目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具備保障措施，避免成為擺設(shè)，毫無(wú)影響力。建設(shè)目標(biāo)要根據(jù)相關(guān)工作內(nèi)容分配權(quán)責(zé)關(guān)系，與檔案管理人員以及醫(yī)院其他工作人員績(jī)效掛鉤，以促進(jìn)相關(guān)人員建設(shè)發(fā)展的積極性，使檔案管理工作體系構(gòu)建更為完善。之后要做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)輔助，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)儀器設(shè)備和系統(tǒng)，建立起醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員也需積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，例如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等科學(xué)技術(shù)，不只是要依靠計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，要從先進(jìn)技術(shù)出發(fā)，為檔案管理工作的采集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、分析、檢索提供更為準(zhǔn)確、快速的方式。另外在信息化建設(shè)中也需注重信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全，需要在管理系統(tǒng)中設(shè)立權(quán)限，做好保密工作。

最后要發(fā)揮先進(jìn)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)，不僅提高檔案管理工作本身的效率和質(zhì)量，也要體現(xiàn)出檔案管理為醫(yī)院工作服務(wù)的效果。例如人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、財(cái)務(wù)收支、科研資料等內(nèi)容，通過(guò)信息技術(shù)分析相關(guān)信息，得出醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的基本情況，利用檔案數(shù)據(jù)為醫(yī)院發(fā)展決策提供幫助，做好檔案管理工作，將為醫(yī)院建設(shè)、科研和服務(wù)等工作進(jìn)步發(fā)展提供參考。

2.構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，當(dāng)前國(guó)內(nèi)很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)多是由企業(yè)平臺(tái)移植改進(jìn)而來(lái)，在詳細(xì)工作內(nèi)容方面并不完善配套，需要構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，在強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理信息化水平的同時(shí)，提高醫(yī)院管理能力。第一步要明確醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的基本使用功能，從系統(tǒng)的使用者角度出發(fā)，檔案類(lèi)型可分為醫(yī)療、人事、科研、設(shè)備、財(cái)會(huì)、培訓(xùn)、基建檔案。如表1所示。

根據(jù)檔案管理工作的需求，檔案管理人員在系統(tǒng)運(yùn)作中負(fù)責(zé)所有檔案記錄、查詢(xún)、存儲(chǔ)等綜合性管理工作，需要有額外的使用功能。包括系統(tǒng)使用權(quán)限管理、系統(tǒng)維護(hù)開(kāi)發(fā)審計(jì)、資料審核借閱、檔案添加刪除修改、對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析。第二步建立檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊，涉及用戶(hù)權(quán)限、交互界面和基本功能三方面。用戶(hù)權(quán)限的設(shè)計(jì)需要根據(jù)醫(yī)院具體情況而定，一般來(lái)說(shuō)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是檔案管理信息系統(tǒng)最高使用者，負(fù)責(zé)整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)的管理、運(yùn)行。系統(tǒng)管理人員可以具備技術(shù)層面的最高權(quán)限，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)。各個(gè)科室和部門(mén)則是具有一定限制的用戶(hù)，可以修改自身部門(mén)的檔案信息，并由系統(tǒng)進(jìn)行備案。最低一級(jí)則是普通的訪問(wèn)用戶(hù)，僅可以查詢(xún)部分檔案，訪問(wèn)特定文件需要申請(qǐng)并通過(guò)審核后方可訪問(wèn)。交互界面的設(shè)計(jì)只需符合醫(yī)院檔案運(yùn)作需求即可，需要注意的是交互界面應(yīng)當(dāng)進(jìn)行IP鎖定，只準(zhǔn)許醫(yī)院內(nèi)部用戶(hù)進(jìn)行訪問(wèn)。基本功能包括基本查詢(xún)功能，用戶(hù)可以搜索基本檔案信息并調(diào)閱;管理功能主要是各部門(mén)對(duì)部門(mén)檔案進(jìn)行維護(hù)輸入、保存、修改、提交等功能;個(gè)人信息針對(duì)用戶(hù)權(quán)限和信息進(jìn)行管控，用戶(hù)可以進(jìn)行個(gè)人資料修改，而管理人員則可設(shè)定其權(quán)限;權(quán)限審核包括待完成審核、通過(guò)審核、駁回審核等功能，由檔案管理人員和部門(mén)主管負(fù)責(zé);最后還有系統(tǒng)基礎(chǔ)控制功能，包括系統(tǒng)管理、系統(tǒng)運(yùn)行、系統(tǒng)備份等功能。第三步則是保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全，在網(wǎng)絡(luò)普及的環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)安全是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，為了避免存在安全漏洞，受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，需要加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。應(yīng)當(dāng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，實(shí)施分級(jí)管理檔案數(shù)據(jù)，運(yùn)用智能入侵檢測(cè)技術(shù)，并進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性，也可通過(guò)備份檔案數(shù)據(jù)來(lái)避免因非法入侵或系統(tǒng)崩潰出現(xiàn)的檔案損壞問(wèn)題。

3.完善檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理工作的執(zhí)行者，其工作能力和綜合素養(yǎng)很大程度上影響著醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向，繼續(xù)完善檔案管理人才隊(duì)伍，對(duì)醫(yī)院整體檔案管理有顯著的促進(jìn)作用。首先要加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，在新形勢(shì)下檔案管理工作培訓(xùn)學(xué)習(xí)不應(yīng)局限在傳統(tǒng)教育模式，要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行講解，革新培訓(xùn)制度和方法，實(shí)時(shí)更新檔案管理知識(shí)，從而提升檔案管理人員的能力。

其次要制定檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中由其他部門(mén)的工作人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)評(píng)促發(fā)展方式來(lái)提高檔案管理人員能力，評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合醫(yī)院工作實(shí)際情況，確保評(píng)級(jí)機(jī)制的科學(xué)合理，能夠發(fā)揮導(dǎo)向、鼓勵(lì)、規(guī)范檔案管理人員的作用。

最后要加大檔案管理的宣傳，檔案管理不只是檔案管理人員的工作，需要醫(yī)院其他工作人員積極配合協(xié)作，使各個(gè)部門(mén)的人員熟悉檔案知識(shí)，了解新形勢(shì)下檔案管理工作的具體內(nèi)容以及配合方式，從而提升醫(yī)院整體的檔案管理工作效率。

4.明確信息化檔案管理制度

信息化檔案管理制度是支撐檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要內(nèi)容。首先要加強(qiáng)檔案管理工作的資金投入和技術(shù)支持，在醫(yī)院信息化建設(shè)過(guò)程中將檔案管理與醫(yī)療技術(shù)擺在同一層面，為檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供必要的技術(shù)和資金幫助，確保醫(yī)院信息化建設(shè)過(guò)程中檔案工作能夠與醫(yī)院系統(tǒng)相互結(jié)合，流暢運(yùn)作。其次要革新檔案信息安全，電子檔案雖然安全可靠性相比紙質(zhì)記錄有所提高，但是在查詢(xún)、傳輸、借閱過(guò)程中還是存在被盜取、損壞、攻擊的可能，實(shí)行數(shù)字化檔案管理后必須配套設(shè)立信息化檔案安全管理機(jī)制，醫(yī)院工作人員在使用網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、借閱檔案時(shí)能夠按照安全機(jī)制的要求實(shí)行。最后是醫(yī)院管理層要增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，檔案資源不僅是醫(yī)院醫(yī)療記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，也是醫(yī)學(xué)科研、教育、管理的重要依據(jù)，檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也反映醫(yī)院內(nèi)部管理的水平，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量將有助于提升醫(yī)院管理能力。

結(jié)論

新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作必須要激發(fā)出新思路，沿著時(shí)代方向前行，不僅要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，還要不斷創(chuàng)新發(fā)展道路。從新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀分析，結(jié)合創(chuàng)新思路，明確在新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作需要強(qiáng)化體系、建立信息化管理系統(tǒng)、完善人才隊(duì)伍、明確管理制度，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：日照市婦幼保健院）