基于六西格瑪管理工具的檔案管理系統實施

何南洋

摘 要：本文結合六西格瑪管理法的研究和實踐探索，開展DMADV管理工具應用于企業檔案管理系統建設和實施的全過程分析，從精益改進角度，通過六西格瑪DMADV管理工具開展過程分析設計和管理績效改善，旨在建成符合研發制造型企業以項目檔案管理為核心需求的檔案管理系統，實現檔案管理創新變革。

關鍵詞：六西格瑪;DMADV;檔案管理系統;案例實踐

一、六西格瑪管理工具概述

六西格瑪管理法是一項以顧客為中心、以數據為基礎，以追求幾乎完美無瑕為目標的管理理念。其核心是通過一套以統計科學為依據的數據分析、測量問題、分析原因、改進優化和控制效果，使企業在運作能力方面達到最佳境界。

DMADV管理工具是六西格瑪管理法的重要實現模式，應用于流程設計，其主要過程包括：

1.Define界定

界定項目范圍和定義，制定項目的組織變革計劃和管理計劃。

2.Measure測量

測量顧客需求，多維度收集顧客之聲（VOC）數據，并將其轉化為質量關鍵因素（CTQs）。

3.Analyze分析

通過對各CTQs的分析，評估并且選擇最關鍵的質量因素。

4.Design設計

根據分析結果開展產品的過程概要和詳細設計，并測試設計構成，準備試點和全面的展開實施。

5.Verify驗證

通過試點和重點測試后，充分驗證產品和過程的性能。

二、六西格瑪管理工具的應用途徑

六西格瑪管理工具廣泛應用于世界500強企業的管理變革過程，且伴隨著這些國際企業如通用電氣（GE）等公司的業務在中國不斷發展，六西格瑪管理也在中國受到廣泛重視，越來越多中國企業逐步開始借助六西格瑪管理工具開展企業流程再造和管理創新變革。

為確保六西格瑪管理的有效進行，結合實踐經驗，業界普遍把六西格瑪管理看成是幫助企業走向更優更好的未來之路，這條道路的三個基本途徑包括：解決問題、戰略改進和業務變革。結合企業檔案管理系統的實施，可以通過系統來幫助企業檔案管理實現變革，解決檔案業務面臨的痛點堵點問題、以信息化工具代替人工操作實現檔案管理業務的戰略改進、再造檔案業務流程實現管理性變革和創新。

1.解決問題

相對力度最小，系統的實現解決企業檔案管理現階段面臨的痛點和堵點問題，能解決傳統檔案管理在信息化背景下的管理桎梏。但不能解決檔案管理存在的潛在問題和本質問題，不能獲得全局性、整體性的改變和優化。

2.戰略改進

可以幫助實施團隊把重點放在高度優先的問題上，例如基于目前業務流程實現電子文件在線歸檔，實現電子文件歸檔的四性檢查等。戰略改進屬于階段性的變革和成功，在企業內部表現為檔案管理部門的業務改進和優化。但是對于企業整體而言，尚未把“在做檔案管理的部門”與“不做檔案管理的部門”統一起來。

3.業務變革

有望在幾個月之內看到迅速變化和一些重大改進，通過業務流程再造和分階段嵌入形式，以點帶面帶動企業檔案管理的整體性變革。但是變革通常會帶來明顯混亂的場面，對變革控制，包括時間和人員都是個很大挑戰。

無論以上哪種途徑都可以采取六西格瑪設計過程管理工具，應用其設計的過程模式來實現檔案管理系統質量和經濟性最佳融合，通過提高系統滿意度和忠誠度，以及降低缺陷和劣質成本來實現系統實施的目標，突出六西格瑪管理用戶與組織的雙贏，實現檔案用戶與檔案管理者的雙贏。

三、六西格瑪管理工具應用的主要做法

1.開展問題定義（Define），界定項目內容

檔案管理系統是一個建設目標相對明確的系統實施項目，按照六西格瑪流程設計和再造的理念，在系統實施前開展項目初始定義工作，主要包括：明確項目背景、開展問題陳述、界定項目范圍、傾聽客戶聲音、確定項目目標、組建項目團隊、制定項目計劃、識別項目風險共8個步驟，如圖1。

通過以上步驟，完成項目內容定義，明確項目目標是建成滿足公司檔案分級管理需求、支持公司項目檔案有效性管控、能有效提高檔案用戶滿意度的可持續發展的數字檔案館系統，同時明確項目一年建設周期，并識別出可能存在的人員、技術和管理方面存在的各類風險。

2.開展需求測量（Measure），明確質量關鍵因素

通過定義階段的客戶聲音，結合公司系統建設項目的實施目標，制定詳細的系統功能需求清單，包括歸檔計劃、檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案處置、協同管理、資料點管理、系統管理及基礎業務定制共9大模塊。同時，根據卡諾模型，對以上功能需求開展質量關鍵因素（CTQs）篩選和分析，確定了基本需求（優先改進部分）、一元需求（其次改進部分），以及魅力需求（最后改進部分），如圖2。

經卡諾模型分析后，完成質量關鍵因素篩選，明確影響公司檔案管理系統實施項目的關鍵因素包括電子文件歸檔、檔案整理、檔案基礎架構等方面的功能模塊，以及歸檔管控、檔案利用、檔案館務管理功能模塊，將檔案資源的開發利用、檔案知識管理作為本階段檔案管理系統實施的延伸擴展需求。同時，從需求角度對以上因素開展影響排序，進一步定義影響檔案管理系統的質量關鍵因素（如圖3），為后續的系統分析和實施提供基礎和依據。

3.開展過程分析（Analyze），明確項目支撐要素

在分析過程明確系統設計概念，為系統高層設計提供所需要素，明確人員、技術、工具、流程等方面的要求，對重要的詳細設計資源進行分類，對供應商開發設計能力進行評估，選擇最優設計并完成設計需求。在此階段通過魚骨圖模型，將影響系統設計和實施的各方面因素進行分析，如圖4。

經分析，系統的設計開發綜合考慮人員、技術、流程、供應商等方面要素，在人員方面，項目管理人員的時間投入、項目測試人員的過程跟進、項目利益相關方的參與以及系統主要用戶的使用習慣是主要影響方面;技術方面，云計算和大數據技術的應用情況、三維數模文件歸檔和保存利用、業務系統電子文件推送等是技術實現的重要方面;流程方面，系統的功能實現和現有業務流程的契合及融合程度，相互促進提升效果是系統影響力的重要體現;供應商方面，供應商系統開發人員的開發能力、開發人員對檔案管理的理解以及開發實施人員的資源投入是系統設計的主要影響因素。

4.開展系統設計（Design），實現需求功能

開發設計是需求轉換的重要手段，是項目進入實施階段的重要標志。針對一個系統的設計開發，是技術、需求的交互融合過程，通過對前期各階段形成的關鍵因素及分析要素進行計劃，形成項目詳細的設計內容，如有必要，在設計過程中可能還會重復并迭代定義-測量-分析-設計過程，以達到最完美的設計體現。

系統的設計要精益求精，設計過程是回答需求的過程。例如：歸檔計劃管理模塊，需求的目的和初衷是否完成功能化、系統化，模塊的設計是對檔案管理效能的提升還是妥協，是否綜合考慮到人員、技術、流程等各相關方面。通過此設計過程，完成系統的開發和功能實現，實現結果如圖5。

5.開展用戶驗證（Verify），進行效果評估

用戶驗證是系統功能實現的重要方面，通過對系統進行測試、反饋、完善、試運行、試運行評估及正式運行，開展全方位的效果評估和系統驗證。系統驗證有多種方式，包含多個維度，主要有：驗證過程按模塊開展，分為歸檔計劃模塊、檔案收集模塊、檔案整理模塊、檔案保管模塊、檔案利用模塊、檔案處置模塊;驗證過程按角色開展，分為檔案管理員角色、檔案瀏覽員角色、利用管理員角色、專題管理員、系統管理員角色、審計管理員角色、安全管理員角色;驗證過程按階段開展：文件階段、整編階段、檔案階段、銷毀階段。在具體的驗證過程中，應綜合使用以上各種方式，開展對系統全方位、全周期的測試評估，以期達到最初的使用需求。

四、六西格瑪應用的效果分析

通過六西格瑪管理工具，對檔案管理系統項目開展流程再造和轉型升級，使整個項目過程階段明確、分工合理、流程完整，對檔案工作的管理效率和管理效能進行顯著提升。

1.滿足企業檔案分級管理需求

檔案管理系統優化升級后，有效解決檔案數據管理結構混亂、存儲邏輯不清晰的問題，在檔案分類體系的指導下，將業務規則進一步落實到系統工具中，厘清了檔案的整體分類要求。同時，分級管理明確檔案數據庫權屬關系，在系統架構的支持下，落實管理職責的劃分，明確系統權屬要求，增強檔案數據的管理權責，有效規避檔案數據丟失、篡改和刪減風險。

2.滿足企業型號研制項目和固定資產投資建設項目檔案管控

滿足項目檔案管理要求是檔案系統升級優化的核心目標。經六西格瑪管理工具設計后的檔案管理系統增加檔案計劃管控功能，以項目歸檔計劃形式加強對項目文件歸檔的管控和跟蹤。通過系統進行填報、發布、反饋和考核，做到計劃跟蹤無遺漏、文件歸檔無缺失，進一步提高項目文件檔案的完整性、系統性。

3.支持企業數字檔案館的持續性建設

檔案管理系統建設是檔案信息化的重要方面，也是企業數字檔案館建設的重要組成部分。根據國家檔案局《數字檔案館建設指南》要求，通過檔案管理系統轉型升級，優化電子文件歸檔四性檢測、支持多樣性的檔案館務管理、優化多媒體和專題庫功能、完善業務系統電子文件歸檔功能、提高檢索效率，為公司數字檔案館的持續建設和發展提供支持。

4.提升企業電子文件歸檔和電子檔案管理效率

系統再造對業務系統電子文件推送歸檔和管理具有顯著成效，開發配置的歸檔接口支持電子文件四性檢測，提升了電子文件歸檔接口的可擴展性和開放性，統一企業電子文件推送標準，實現歸檔的電子文件自動分類和初始整理，進一步減輕了檔案管理員重復勞動和手工干預的情況，提高檔案管理效率，增加檔案管理效能。

結束語

以上通過六西格瑪DMADV設計管理工具，界定檔案管理系統的范圍和內容、收集測量各利益相關方需求、分析定義質量關鍵因素，并以此為依據開展系統的設計分析，再對其進行必要的驗證和評估，最終設計出滿足企業實際和需求的檔案管理系統，支撐企業檔案管理的變革和創新。

參考文獻：

[1]唐曉芬，鄧 績，王金德.六西格瑪管理叢書[M].中國標準出版社，2002

[2]王金德.《6SIGMA管理的計劃和實施》[J].上海質量，2001

（作者單位：中國航發商用航空發動機有限責任公司）