淺議提升檔案管理工作水平提高檔案服務質量的對策

崔媛英

摘 ?要：檔案管理工作水平是檔案管理部門各項基礎工作是否扎實有效的集中體現，直接決定檔案服務中心、服務社會的工作質量和效應。如何提升檔案管理工作水平、提高檔案服務質量是各級檔案管理部門必須直接面對和有效解決的重要業務問題。為積極適應當下經濟社會的高速發展對檔案工作提出的新要求，需認真思考如何進一步完善和加強檔案業務基礎工作，提升管理水平，促進提高檔案服務的質量和效應，這是本文的研究重點。

關鍵詞：檔案管理;檔案服務;建議;水平

檔案管理作為一項長期且復雜、牽涉面比較廣的系統工作，如何通過檔案工作體制上的完善提升檔案管理的水平，同時促進檔案服務能夠滿足時代發展的新要求，這是當下開展提升檔案管理與提高檔案服務研究的主要目的之一。

1充分認識檔案管理工作的重要性

檔案作為記錄和記載社會各行各業發展和進步的重要載體，有著非同一般的參考意義，對各項決策起著一定的資政作用。合理使用檔案信息能夠化解部門或單位發展中遇到的部分難題，利用檔案信息的服務功能可以促進人民生活水平的提升。做好檔案管理和檔案服務工作是充分體現檔案價值的關鍵，這也是檔案事業適應和滿足新時代發展需求的必經之路，是檔案事業得到進步和提高的必然。

2當前檔案管理與服務工作中存在的主要問題

2.1忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成現代檔案管理理念

一些單位對檔案管理與檔案服務的認識還停留在紙面，簡單地理解為檔案管理及服務的信息化就是檔案信息數據的錄入;對檔案管理缺乏系統的認知，導致檔案管理的體系不健全，相關管理方式也缺乏科學性和規范性，沒有針對檔案工作的實際情況進行檔案工作的相對改進，從而導致現有的檔案工作出現雜亂無章的情況。因管理理念的模糊，降低了檔案服務效率，讓檔案管理內容達不到人們預期，使得絕大多數管理者看不到檔案管理的意義，從而減少對檔案管理理念提升的重視，減少對檔案服務的研究，進而進入惡性循環，讓檔案管理工作難以得到質的變化和整體的提升。

2.2人員專業素質較差，綜合能力不強

檔案工作者作為檔案管理的直接責任人，在一些部門表現出檔案管理效果不佳，檔案服務意識不強，這都與工作人員的專業水平低有直接關系。在一些單位以及企業中，檔案管理與檔案服務人員都是兼職的，很多都沒有經過必要的崗位職業培訓以及系統的專業知識學習，其專業素質普遍較低。檔案工作者比較低的專業素質，以及一些單位領導對檔案管理工作的輕視，很難實現進一步提升檔案管理的效率以及提高檔案服務的多元化。

2.3檔案管理制度不夠健全

一些單位或企業尚未形成對檔案管理的統一制度，現有的制度體系建設也比較單一片面，對檔案相關的信息沒有涉及完全，存在有部分缺漏。還有很多制度內容科學性較低，無法滿足科學管理和規范化的要求。由于缺少一個統一、規范的管理體制，進而降低了檔案管理的有效性，導致檔案服務效率降低，無法更好地發揮檔案信息服務的優勢，無法充分體現檔案信息的綜合價值。在檔案信息資源越來越多的情況下，讓檔案管理的內容無法連續、系統，進而也惡化了檔案管理工作，使得檔案管理的信息量更大，管理難度更大，管理效率更低。

2.4檔案工作設施落后，管理和服務手段僵化

從檔案管理與檔案服務的情況來看，目前一些單位檔案工作的基礎設備比較落后，技術性不足，很多檔案室的基礎管理條件也十分簡陋。比如有些檔案室空間狹小，不能滿足“八防”要求，出現潮濕、蟲蛀等問題，這些外界環境會導致檔案管理的安全性降低，容易使檔案材料出現損壞，無法對檔案管理提供安全保證。目前一些檔案室還缺乏相應的信息化管理設備，沒有提供或設置基本的電子設備進行檔案的電子轉型，這也降低了檔案管理和服務效率提升的速度，導致檔案管理設備更加落后，不利于檔案服務的提高，檔案管理工作的提升。

2.5檔案服務手段單一，服務內容乏味

從目前各級各類檔案管理部門的服務內容和方式看，服務僅局限于檔案信息的搜索和查找，無法適應檔案信息數量大、主題覆蓋面廣的新發展需求，進而也導致檔案服務的難度加大，很多服務內容都無法第一時間滿足利用者的需求。由于服務手段的單一，進而也影響到了整體的服務質量，導致服務內容和形式的匱乏，降低了服務的有效性。尤其是當下信息技術使用越來越廣泛，很多行業對大數據的應用都并不陌生，也有很多行業根據大數據技術優勢衍生出了很多信息分析數據，如何充分發揮檔案資源，拓展其服務水準，加強服務的技術性，這也是當下檔案工作需要突破和改進的重點。

3提升檔案管理水平提高檔案服務質量的幾點建議

3.1樹立和夯實現代化管理理念

要實現提高檔案管理水平及提升檔案服務質量，必須樹立和實施檔案管理理念的改革與創新。結合當下檔案管理的現狀，主要從兩個方面的展開。首先是實現管理觀念的轉變。在管理觀念上，檔案工作人員要充分認識到檔案管理對于整個檔案工作的重要性，要能夠不斷加強檔案工作的有效性，了解檔案服務對于自身建設和社會發展來說的重要意義。其次要樹立正確的現代化檔案管理理念。在檔案管理理念上，要強調思想的現代化和科學性。要能夠切合檔案管理的實際情況，緊跟時代步伐，注意不斷加強自身的技術性，不斷提高檔案管理效率，建立科學、高效的管理理念，改變傳統單一、守舊且容易被忽視的檔案管理觀念，將檔案管理工作逐漸導向正軌，提高大眾對現代化檔案管理的認知。也注意對檔案服務質量的內容提升，化被動服務為主動服務，讓檔案管理與檔案服務形成相輔相成的關系，增進檔案服務的質量水平，讓檔案內容更好地走向社會、走入大眾、走出世界。

3.2加大資金投入

結合目前在檔案行業中存在的基礎設施不足的問題，要改善現有的檔案管理與檔案服務情況，需注意加大對檔案基礎設施的資金投入和使用。保證檔案管理與服務技術的基本工作經費，同時，為了挖掘部門服務水平，增強部門的服務質量，各級領導要重視檔案基礎業務建設的投入，只有有了充分的資金儲備，才能在技術使用和設備更新上有足夠的發揮空間。還要注意對檔案價值的深度挖掘，要充分發揮檔案信息價值的優勢，展現檔案的服務功能，通過合理的服務類型與檔案管理方式，進而實現對檔案信息的充分發揮。利用檔案信息提升檔案部門的競爭力，充分發掘檔案資料的潛在優勢，讓檔案信息能夠更好地為人民服務，為社會做出貢獻，也讓檔案信息有更多可以使用的空間和范圍。

3.3建立健全的檔案管理體制

在檔案管理體制建設中，要注意其完整性。首先，要做到對檔案管理流程的規范管理，要確定每個流程的具體內容，通過提高流程的科學性，加強流程各個環節的技術性，由此增強檔案管理整體的技術水平，確保整體檔案管理和檔案服務的工作質量。其次，做好對檔案管理與檔案服務的安全保障工作，在對檔案資料的轉型以及整理上進行定期的檢查和更新，防止因檔案信息編輯問題而出現檔案管理方式上的問題，導致整體的檔案管理和檔案服務效果不佳。注意做好對檔案電子信息的定期維護，確保其完整、安全。還有在檔案管理制度中形成標準化的管理體系，標準化能夠增強之后的檔案管理實效，能夠形成一定的管理標準，確保管理的高效性。

3.4提高檔案管理與服務工作人員的專業素質

為了加強檔案管理與檔案服務的現代化技術，要側重在服務工作人員的專業素質提高上下功夫，通過對入職人員的專業水平考核，以及對入職崗位培訓和之后的專業提升工作，進一步提升整體工作人員的業務素質和工作水平，強化檔案管理人員的綜合素質。同時，在信息化技術的融合中，加強檔案管理與服務人員對信息化技術的使用，確保其工作效率，保證工作上的順利、穩定。以相關部門管理者為核心，還要注意對檔案參與人員的人才團隊創建，組建一支現代化的檔案人才隊伍，以此不斷普及檔案專業知識，推進整體的檔案水平提升。

3.5創新檔案服務手段

在檔案創新服務中，可以建立檔案館的網頁，拓展檔案信息網上服務。在部門門戶網站建設中，增加網頁存儲檔案信息的項目，從而實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更加全面、便利、快捷的服務體驗。加強和重視檔案信息資源數據庫的建設，實現對網上檔案電子信息的實時管理，突破時間、地域等方面的局限，由此讓檔案信息覆蓋面更廣，讓檔案信息內容進行資源共享。做好檔案電子文件的自動上傳收集，減輕工作人員的工作負擔，減少不必要的人力物力浪費，實現檔案信息管理的智能化，加強檔案信息的安全管理。

總結

綜上所述，在有關檔案管理水平提升以及檔案服務質量提高研究方面，通過分析現有的檔案管理情況，可以看出當下在檔案管理和檔案服務工作中還存在有很多提升和發展的空間。隨著信息技術的不斷普及，檔案管理與檔案服務要充分發揮技術優勢，不斷跟上信息化技術的腳步，注意提升自身的科技性，由此拓展出更多可以發揮的空間，由此做到對檔案管理各項工作的整體推進。同時，在檔案服務工作中，充分融入大數據技術，拓展線上的數據分享平臺，強化數據性、科技性，從而帶給檔案使用者更加豐富的使用體驗。為了確保檔案執行水平能夠與工作技術相匹配，要注意進行對工作人員的專業技能培訓，不斷提高工作人員的專業性，強化檔案管理人員的綜合素質，豐富檔案人員對工作內容、機制的認識了解，為之后的技術革新提供一定的技術保障。在最基本的檔案管理體制建設中，要能夠有效加強體系內容，為檔案管理與檔案服務的基礎設施配置更好、更新的設備內容，及時進行技術升級和優化改造。最后，檔案管理的提升以及檔案服務的提高這兩者都會直接關乎檔案行業的整體質量，對檔案行業有著較大的推動作用，是檔案行業中亟待解決的兩大主要問題。今后，針對這兩項問題，還會展開更進一步的研究，以便能夠更好地推動檔案管理與檔案服務中的技術轉型，能夠讓我國的檔案事業得到更大進步。

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（作者單位：菏澤市牡丹區疾病預防控制中心）