自然資源檔案信息化建設及數(shù)字化管理探討

馬卓敏

摘 要：伴隨經(jīng)濟社會信息化的迅速發(fā)展，檔案管理工作走進了信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應新的形勢，自然資源檔案信息化迫在眉睫，探討自然資源檔案信息化建設及數(shù)字化管理具有重要意義。本文分析當前自然資源檔案信息化建設及數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在的問題，根據(jù)實際情況提出了幾點策略，供參考。

關鍵詞：自然資源檔案;信息化建設;數(shù)字化管理

自然資源檔案是指自然資源管理部門在履行職責過程中形成的，對國家、社會和本單位有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。它是國家檔案資源體系的重要組成部分，是自然資源管理和生態(tài)文明建設的重要基礎支撐，是自然資源系統(tǒng)開展權屬管理、資源開發(fā)利用、行政執(zhí)法、防災避險、調(diào)節(jié)權屬糾紛等核心業(yè)務工作以及維護自然資源系統(tǒng)自身權益的重要依據(jù)。開展好自然資源檔案數(shù)字化建設工作，強化信息技術應用，改變檔案管理模式，實現(xiàn)自然檔案管理信息化，查閱、利用便捷高效，對提升自然資源管理水平具有十分重要的意義。探討推進這項工作十分重要。

1自然資源檔案信息化建設及數(shù)字化管理現(xiàn)狀

近年來，自然資源檔案增長速度快、數(shù)量大、種類多，目前山東省自然資源廳機關和各直屬事業(yè)單位存檔40 多萬卷，各市（縣、區(qū)）自然資源局存檔1000余萬件。多年來，各級自然資源部門形成了大量的電子數(shù)據(jù)。由于數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，業(yè)務壁壘、信息孤島和數(shù)出多源問題日漸突出，檔案資源共享困難，影響了檔案信息利用和價值發(fā)揮。同時紙質(zhì)檔案利用頻繁、查閱流程繁瑣、不便于長期存儲，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足新形勢下自然資源檔案管理工作發(fā)展的需求。為消除信息孤島，實現(xiàn)自然資源檔案查閱利用便捷高效，迫切需要進行自然檔案信息化建設工作。

按照山東省自然資源廳檔案十三五規(guī)劃部署，從2017年起開始分期分批開展檔案整理及數(shù)字化建設工作，制定了省自然資源檔案管理規(guī)范（試用稿），統(tǒng)一立卷歸檔要求和范圍，完成文書類、業(yè)務類檔案的整理、數(shù)字化工作，初步建立省自然資源廳檔案數(shù)據(jù)，開發(fā)了山東省自然資源綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收、管、存、用一體化管理，檔案信息化和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型有了實質(zhì)性進展。

2自然資源檔案信息化建設存在的主要問題

2.1法律法規(guī)不夠健全

自然資源是國家資源的重要組成部分，應當建立完整的檔案管理體系。文書檔案可以執(zhí)行8號令和歸檔文件整理規(guī)則，業(yè)務檔案沒有完善的標準參考，各單位整理標準和檔案數(shù)字化管理要求不統(tǒng)一。掛接檔案數(shù)字化軟件時不能統(tǒng)一標準，會給后期的檔案利用和電子檔案管理帶來不便。自然資源檔案有其特殊性，應當有行業(yè)的數(shù)字化標準，比如一些礦石等實物檔案數(shù)字化，具體是拍照還是三維立體建模，應該有一個完善的數(shù)字化標準。

2.2檔案數(shù)字化水平有待提升

因自然資源檔案數(shù)量較多，數(shù)字化工作量大，單位內(nèi)部缺少專業(yè)的處理檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、校對、著錄和掛接等的人員，加上檔案數(shù)字化需要專業(yè)設備和先進的處理軟件，購買這些需較多資金，因此開展檔案數(shù)字化工作，往往采取檔案數(shù)字化外包和檔案服務外包的形式。檔案數(shù)字化外包服務單位一般對數(shù)字化業(yè)務很熟悉，但對自然資源業(yè)務檔案普遍不夠了解，需要專業(yè)人員指導與專業(yè)知識學習。最關鍵的一點是檔案數(shù)字化掃描后，生成雙層PDF時文字識別率還可以達到90%，但自然資源檔案中有大量的圖表和手寫體不能完成OCR識別，檔案數(shù)字化在檔案軟件中的應用只能體現(xiàn)在標題檢索，不能實現(xiàn)完整內(nèi)容檢索，更不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)化的應用，另外檔案中的數(shù)據(jù)分析等利用方式得不到有效的價值發(fā)揮。

2.3檔案的安全管理水平有待提高

數(shù)據(jù)安全管理是檔案數(shù)字化管理不可缺少的一部分。一些數(shù)字化加工場所安全管理不規(guī)范，監(jiān)控設備和應急處理方案不到位，有一定的安全隱患。檔案數(shù)字化加工人員需要進行保密培訓和業(yè)務技能培訓，保證檔案數(shù)字化項目的正常運行，但目前一些部門和單位落實得不到位。

2.4檔案管理人員業(yè)務水平亟待提升

數(shù)字化加工人員對檔案業(yè)務不熟悉，沒有系統(tǒng)地學習，業(yè)務單一，有的只會掃描，不懂整理;有的只會整理，不懂數(shù)字化掃描和圖像處理。 《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》 提到：“加快推進檔案人才培養(yǎng)，提升檔案智力支撐能力。”加強檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員的專業(yè)能力，有助于檔案信息化建設。

3推進自然資源檔案信息化建設及數(shù)字化管理的主要策略

3.1加強領導，完善組織

按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理、分步實施”的工作原則，推動全省自然資源檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。山東省自然資源廳主要領導重視檔案管理工作，成立了檔案管理領導機構，廳機關各處室、事業(yè)單位都配備專兼職檔案員。把檔案庫房建設、數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)建設與運維、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、安全保障建設等費用列入單位預算，并給予長期經(jīng)費保障。檔案工作實行“四級”責任人制和“誰立卷，誰負責”的部門責任制，做到檔案與業(yè)務工作同步管理，確保檔案應收盡收，應歸盡歸。分管領導為檔案工作第一責任人，檔案部門負責人為保障責任人，專職檔案工作人員為執(zhí)行責任人，各處室兼職檔案人員為經(jīng)辦責任人，為自然資源檔案管理的落實提供了堅強的組織保證。

3.2充分調(diào)研，統(tǒng)籌規(guī)劃

為系統(tǒng)了解全省自然檔案管理工作現(xiàn)狀，對全省自然檔案管理工作進行調(diào)研，召開檔案工作專項研討會。制定山東省自然資源檔案工作規(guī)劃，明確了標準規(guī)范建設體系、檔案信息化建設體系、檔案資源建設體系、檔案利用建設體系、安全保障建設體系及人才隊伍建設體系等六大體系的建設任務、實施步驟和保障措施，使這些工作有序進行。

3.3推動制度保障，強化標準建設

針對全省自然資源檔案類型多、業(yè)務數(shù)據(jù)量大、結構復雜等特點，制定 《山東省自然資源檔案管理辦法》 《山東省自然資源文件材料歸檔范圍和保管期限表》 《山東省自然資源廳檔案利用管理辦法》 《山東省自然資源歸檔文件整理辦法》 等一系列制度規(guī)定及業(yè)務規(guī)范，明確了檔案管理體制、機構與任務、檔案工作人員的職責，規(guī)范了檔案的收集、接收、保管、利用、安全、銷毀和文件材料歸檔范圍及保管期限，使開展檔案業(yè)務工作有章可循。

為加強檔案信息化管理，制定了 《山東省自然資源檔案數(shù)字化技術規(guī)范》 《山東省自然資源廳檔號編制規(guī)則》等，為大規(guī)模數(shù)據(jù)歸集和數(shù)字資源互聯(lián)互通奠定了基礎。為加強山東省自然資源檔案工作規(guī)范化管理，推進檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，制定 《山東省自然資源檔案規(guī)范化管理評價辦法》，加強對自然資源檔案管理工作的考核和監(jiān)督。

3.4開展數(shù)字檔案室建設

一是推進自然數(shù)字檔案資源建設。從2017年開始，分期分批開展了檔案整理和數(shù)字化建設工作，共完成館藏20 多萬卷74.71萬件的文書類、業(yè)務類檔案的整理、數(shù)字化工作，掃描、整飾A4、A3幅面檔案937萬多頁，掃描大幅 面圖紙60多萬張;著錄檔案文件級目錄條目80多萬條;坐標點提取6萬多卷，建立省自然資源廳檔案資源數(shù)據(jù)庫。按照規(guī)定，妥善選擇，開展自然檔案電子數(shù)據(jù)異地備份工作。數(shù)據(jù)庫作為自然資源數(shù)據(jù)中心的重要組成部門，與電子政務系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接與融合，實現(xiàn)了自然資源檔案大數(shù)據(jù)管理。

二是研發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)。基于SOA（系統(tǒng)服務組件）的集中式架構，開發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)），重點開展檔案信息統(tǒng)一檢索、檔案數(shù)據(jù)鑒定、自動化庫房管理、電子檔案長期保存管理、檔案監(jiān)督指導系統(tǒng)、自動歸檔系統(tǒng)、電子文件單套制歸檔管理系統(tǒng)、檔案RFID（無線射頻識別）管理和數(shù)字資源庫開發(fā)建設等方面的研發(fā)，實現(xiàn)檔案收、管、存、用全流程一體化管理。系統(tǒng)將“數(shù)”（數(shù)字化檔案）、“圖”（GIS地圖——地理信息系統(tǒng)）、“文”（文檔資料）三方信息通過坐標點、檔號等關鍵字信息關聯(lián)起來，實現(xiàn)圖形、圖像、文字的有機結合，打造可視化的自然資源綜合檔案管理和“以圖查檔、以檔查圖”管檔案的管理模式。采用簽名（電子簽章）+版式文件技術“雙保險”技術，通過MD5（數(shù)據(jù)保護散列函數(shù)）摘要技術和256位RSA（公鑰密碼體制）非對稱性簽名算法設計的電子簽章，使電子公文有了具法律效力的電子簽名屬性，能驗證公章真?zhèn)魏头来鄹摹２捎肞DF版式文件為統(tǒng)一的檔案資源保存和利用格式，保障了電子檔案真實性、完整性、可靠性和可用性。

三是明確有關業(yè)務規(guī)范。明確電子文件數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)接口設計規(guī)范等，完成廳OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)的對接，啟用電子簽章。在廳OA系統(tǒng)里嵌入歸檔范圍和保管期限表，開發(fā)自動鑒定、電子文件四性檢測、電子文件預歸檔功能，初步實現(xiàn)電子文件在線歸檔。為加強自然資源業(yè)務系統(tǒng)電子文件管理和歸檔功能建設，按照 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》等要求，計劃以自然資源行政審批系統(tǒng)為試點，嘗試開展業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的有效銜接。

3.5實現(xiàn)實體檔案物聯(lián)網(wǎng)化

對實體檔案實施“盒級”“卷級”等的RFID管理，實現(xiàn)實體檔案物聯(lián)網(wǎng)化管理，使檔案的調(diào)閱、利用、歸還登記、批量盤點等更加便捷，實現(xiàn)了館藏檔案資料的有序、安全、完整及快速識別、精確定位。

3.6加強檔案安全管理

一是加強傳統(tǒng)檔案安全管理，建設三維虛擬庫房，實現(xiàn)對檔案的遠程管理。檔案不可再生，檔案安全保管是需要確保的任務，山東省自然資源廳一直非常重視檔案安全和庫房管理工作，制定了檔案安全應急預案、庫房管理等一系列管理辦法。因廳主辦公樓和檔案庫房分處兩地，距離2公里。為加強實體檔案管理力度，切實保護檔案安全，積極開展智能化庫房、三維虛擬庫房、檔案管理中控室建設工作。在廳主辦公樓建設檔案管理中控室，搭建檔案庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等逐級可視的三維場景，集成檔案管理、視頻監(jiān)控、門禁管理、溫濕度管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)，在檔案庫房內(nèi)安裝視頻監(jiān)控、環(huán)境控制監(jiān)控、消防設備、RFID電子標簽及門禁等設施設備。按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫、防磁、防靜電等要求，對檔案庫房進行24小時不間斷可視化跟蹤和遠程監(jiān)控。如庫房溫濕度發(fā)生異常或者發(fā)生火災、漏水等突發(fā)事件，智能系統(tǒng)立即啟動防火、防水等功能，并及時通過電話和系統(tǒng)短信通知檔案管理人員，最大程度地保護了實體檔案的安全。

二是加強檔案信息化安全管理。主要是加強檔案數(shù)字

化現(xiàn)場安全管理。與檔案數(shù)字化服務單位員工簽訂保密協(xié)議，定期對數(shù)字化人員開展檔案安全和保密專題教育。檔案實體使用專用的車輛和周轉(zhuǎn)箱進行運輸和存放保護，到達加工現(xiàn)場后直接入柜交由專人管理，專人清點登記后統(tǒng)一入柜保管。還加強電子文件安全管理。電子文件信息安全伴隨電子文件產(chǎn)生、信息處理、信息儲存、信息傳輸和信息利用、信息銷毀等工作環(huán)節(jié)，伴隨數(shù)字化全程。為切實做好電子文件安全管理，建立和完善了電子檔案管理制度和電子檔案安全管理制度，增強檔案安全管理人員保密意識。設置電子檔案管理權限，不同崗位，不同職責，分工明確，責任到人。制定電子文件存儲和備份方案、電子檔案轉(zhuǎn)移與遷移方案、數(shù)據(jù)恢復方案等，為避免自然災害給電子檔案帶來的損失，實行電子檔案異地備份。與四川地區(qū)建立協(xié)作關系，相互備份。實行異質(zhì)備份，在光盤備份的同時，建立移動硬盤或膠片備份。光盤保存期限15-20年，定期檢查光盤數(shù)據(jù)的安全性。硬盤備份也經(jīng)常檢查，保障數(shù)據(jù)安全。

我們應不斷增強自然資源檔案工作的神圣感、使命感，提升檔案管理科學化、規(guī)范化和信息化水平，充分利用省自然資源廳信息化基礎設施資源和檔案信息成果資源，全面開展館藏檔案收集、整理、數(shù)字化、數(shù)據(jù)資源整合與服務工作，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、新增檔案數(shù)字化和在線歸檔，健全省級自然資源檔案信息資源庫。升級和完善山東省自然資源綜合檔案系統(tǒng)，提升實體檔案、電子檔案安全存儲和檔案信息風險管控能力，把自然資源檔案保管好、利用好，更好地服務于全省自然資源管理、生態(tài)文明建設和經(jīng)濟社會發(fā)展。

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（作者單位：山東省自然資源資料檔案館）