探索大數據背景下，檔案管理工作質量提升路徑

摘 要：大數據時代來臨對各領域均造成深遠影響，檔案管理工作便屬于其中代表。基于此，簡單分析大數據背景下檔案管理特點，結合大數據背景下檔案管理面臨的機遇和挑戰，深入探討檔案管理工作質量提升路徑，以供參考。

關鍵詞：大數據;檔案管理;檔案隊伍

受多樣的數據信息種類和規模影響，檔案管理工作的難度持續提升，為更好地滿足新時期的檔案管理要求，必須設法提升檔案管理工作質量。但結合實際調研可以發現，檔案管理工作無法適應大數據時代變化的情況較為常見，改變這一現狀，正是本文研究的目標所在。

一、大數據背景下檔案管理特點

1.檔案數據可用性增強

大數據背景下，檔案信息總量增加迅速，面對海量的檔案信息數據，傳統檔案管理模式無法滿足全面整理、深度加工、安全存儲需要。通過在檔案管理工作中引入大數據理念和技術，廣泛搜集海量檔案數據并開展深度加工，通過篩選、整理得到更具價值的檔案，檔案參考價值能夠在大數據背景下顯著提升。

2.檔案管理復雜性提高

受快速增加的檔案數據總量影響，多樣化的檔案類型也同時出現，這使得檔案能夠更好地滿足不同人群需要，且會導致檔案管理工作復雜性提高。在分類高復雜性檔案的過程中，如無法準確控制檔案信息種類，很容易出現混亂問題，檔案數據復雜性也會隨之提升。面對大數據背景下過于龐雜的檔案，檔案工作需要借助專業分析工具，否則將無法快速判斷檔案數據價值，檔案管理工作難度將隨之提升。

3.檔案管理動態性增加

在大數據背景下，傳統紙質檔案管理逐漸被數據存儲取代，這使得檔案管理的空間和內容實現一定拓展。對于不需要實質存儲空間進行占用的檔案信息存儲來說，檔案數據整理和搜集受到的時空限制大幅降低，檔案人員能夠開展動態化的檔案數據搜集、整理、存儲。對于人事檔案管理來說，動態檔案數據的管理需要聚焦人員的招聘、入職、離職等環節，傳統的檔案管理僅能夠記錄關鍵檔案信息，但大數據背景下的動態化檔案管理則能夠實現應收盡收、應錄盡錄，真實和全面的檔案管理能夠由此實現。

4.檔案管理便捷性提升

對于傳統檔案管理中的資料搜集、整理等工作來說，大數據技術帶來的影響較為深遠，多元化的數據渠道豐富了檔案數據類型，同時涉及結構和非結構化檔案數據。相比僅能夠保管紙質檔案的傳統檔案管理，大數據背景下的檔案管理可依托云數據庫，實現更為便捷的視頻、音頻數據存儲，更為便捷的檔案管理可由此實現。在存儲不同類型數據后，檔案數據類型可通過管理需求開展針對性轉換，同時深度挖掘分類后的檔案數據，檔案管理工作的實效性也將進一步提升。

二、大數據背景下檔案管理面臨的機遇和挑戰

1.機遇

檔案管理在大數據時代面臨著一系列新機遇，主要包括：第一，存儲空間提升。在傳統的黨校檔案管理工作中，僅能夠保存較為珍貴的檔案資料，但隨著黨校規模擴大，大幅增長的檔案信息已無法由傳統檔案管理方式管理。通過引入大數據技術，實現更大容量的信息存儲，黨校檔案資源完整存儲需要可由此順利滿足;第二，提供高水平服務。傳統檔案管理多采用紙質和電子形式存儲，前者在存儲空間和檢索方面存在限制，后者在利用深度和橫向聯系方面存在不足，二者均無法滿足新時期黨校事業發展需求。通過應用大數據技術，以往檔案管理存在的不足能夠有效解決，在大數據、數據挖掘等技術支持下，檔案價值能夠通過檔案工作更充分挖掘，更高水平的檔案服務可由此實現。

2.挑戰

檔案管理在大數據時代面臨的挑戰也需要得到重視，包括：第一，理念創新。在傳統的檔案管理工作中，黨校檔案人員更多關注存儲、整理、管理等基礎性工作，但對于存在龐大檔案資源的大數據時代，存儲、整理、管理等工作的界限開始模糊，檔案人員在檔案數據的調用和分析中需要全面應用大數據技術，這需要其升級工作理念，重構工作方式、流程及邏輯;第二，安全挑戰。對于涉及復雜敏感信息的大數據來說，大數據背景下檔案密閉存在方式已經被改變，信息泄露問題很容易出現，這與大數據背景下檔案管理常用的云存儲、軟硬磁盤等技術的存在直接關聯，為避免檔案數據泄露等問題出現，必須重點關注檔案安全;第三，人才挑戰。大數據背景下檔案管理對人才存在較高需求，因此，必須做好檔案人才隊伍建設，大力培養復合型的檔案人才，這類人才需要同時掌握檔案專業知識和大數據技術，由此引發的挑戰也需要引起重視。

三、檔案管理質量提升路徑

1.升級檔案管理意識

為保證檔案管理工作適應大數據背景，黨校檔案管理需要設法升級檔案管理意識，保證檔案管理相關人員真正認識到大數據對檔案管理工作的影響，同時樹立更高的檔案管理工作目標。大數據背景下的檔案管理工作發展不僅需要關注硬件設施升級，同時還需要設法提升檔案人員的思想意識水平并樹立大數據檔案管理意識，保證檔案管理能夠與大數據時代實現緊密結合。為充分應用大數據技術，黨校檔案管理人員可以充分結合實際需求，形成檔案服務意識和大數據思維，進而主動參與檔案管理現代化模式建設，這一過程中，檔案人員服務意識持續升級極為關鍵，只有真正形成大數據檔案管理意識，大數據技術才能夠更好地得到利用，最終實現檔案服務能力提升。此外，檔案管理意識升級還需要同時關注檔案管理組織的優化和調整，在黨校內部建立專業的檔案部門，負責統一管理檔案，同時形成具體的檔案管理要求和標準，統一檔案工作流程、格式，并將該工作納入黨校績效考核體系，進而更好地提升檔案人員的責任心和思想意識水平，黨校內部也能夠同時形成人人建檔、存檔、管檔、歸檔的新檔案管理格局，更好地適應大數據時代的挑戰。

2.健全檔案管理體系與機制

為更好地迎接大數據時代的挑戰，黨校檔案管理工作還需要設法健全檔案管理體系與機制。對于黨校檔案管理來說，檔案管理體系健全并非一朝一夕之功，而是屬于系統性、長期性工作，因此，在關注大數據時代變化的同時，還需要關注國家檔案事業發展與改革方向，同時充分結合黨校檔案管理實際情況，進而完成階段性規劃制定，分解檔案信息化管理體系建設的不同階段目標及任務，最終明確體系建設的具體路徑。但值得注意的是，在體系建設的過程中，需要充分結合檔案管理實際工作情況，進而形成較為靈活的體系建設路徑，這一過程中檔案人員需要充分積累崗位經驗，同時學習國內外先進經驗，更好地解決工作中遇到的實際問題;在健全體系的同時，還需要關注機制的健全，機制健全應多方面應用大數據技術，進而針對性地設計新型檔案管理機制并將其落到實處，保證良好環境下檔案管理工作能夠持續完善，同時，提升檔案管理工作效率。為適應大數據時代，黨校檔案管理人員需要形成檔案數據共享認知，進而提升自身工作水平，更好為檔案使用者提供服務，這一過程需要結合具體的使用需求，打造共享服務平臺，充分貫徹檔案數據共享理念。具體實踐可以與不同地區、不同行業的檔案管理部門開展合作，在保證檔案安全的同時共同進行檔案系統開發，進而更好地滿足不同檔案的數據需求。通過檔案系統進行檔案數據的查詢和利用，身份驗證可使用大數據安全技術，同時考慮引入區塊鏈等新型技術，通過分級授權、利用，數據安全能夠更好的得到保障，檔案數據互聯共享服務機制可由此順利形成。

3.打造智慧檔案管理平臺

在打造檔案共享服務平臺的同時，還需要聚焦智慧檔案管理平臺的建設，這是由于檔案管理工作在大數據背景下不僅需要簡單羅列檔案數據，同時還需要依托各類大數據技術更為廣泛地收集檔案數據，并開展深度加工和全面應用，圍繞檔案數據開展的智慧化管理及應用探索極為關鍵。為提升黨校檔案管理工作的技術水平，智慧檔案管理平臺的建設存在尤為重要，該平臺能夠為檔案管理工作提供充足輔助，保證工作高效、高質完成。具體的智慧檔案管理平臺打造應結合黨校需求，進而實現智能化檔案管理，具體的平臺打造需要關注頂層設計、底層設計、功能設計、應用設計，集成當時數據存儲和傳遞功能、監管檔案數據安全、基于用戶需要針對性設計功能均屬于其中關鍵，通過打造完整而系統的智慧檔案管理平臺，保證檔案管理能夠更好地在大數據時代發揮自身功能。此外，在智慧檔案管理平臺支持下，黨校檔案人員還可以開展雙向數據化管理探索，在平臺中錄入檔案數據，應用大數據技術開展結構化分析，最終通過結構化數據形式存儲檔案，數字化檔案管理可由此進一步推進。在統計和分析檔案數據的過程中，大數據技術能夠更有層次地提供數據服務，這種服務不僅能夠滿足基本的用戶檔案數據需求，還可同時考慮用戶檢索周邊檔案數據的需要，以此形成檔案管理綜合性體系，即可實現綜合性和持續性的檔案管理發展，在雙向數據化管理支持下，檔案數據存儲周期延長、檔案數據檢索效率提升、用戶數據應用需求更好得到滿足均能夠順利實現。

4.升級檔案管理方式

檔案管理方式升級在大數據時代也存在較高必要性，具體升級可聚焦以下幾方面要點：第一，開展標準化的遠程調控檔案管理。依托大數據環境，需設法解決黨校檔案管理工作長期存在的標準化、規范化方面的不足，因此需要針對性優化和規范檔案管理流程，并保證檔案數據收集、應用各環節的內部資源共享，以此提升工作效率。遠程調控檔案管理還需要聚焦存儲方法優選，應關注機械光盤存儲、硬盤存儲、云備份存儲、網絡云端存儲等不同存儲方式的優缺點，進而最優化選擇存儲方式，更好地提升管理工作的標準化水平;第二，反饋檔案數據管理。對于黨校檔案管理工作來說，大數據背景下的反饋檔案數據管理也需要得到重視。大數據背景下黨校需要通過硬件升級方式形成檔案大數據管理環境，該環境能夠對檔案管理進行一定反饋，這一過程需要關注大數據環境存在的安全性方面欠缺，同時提升檔案人員安全意識。基于大數據反饋和安全教育，檔案人員能夠更深入認識到自身工作的重要性，進而真正全身心投入工作，更好地利用大數據背景下升級的檔案管理軟硬件設備設施，這一過程需設法樹立檔案人員的終身學習意識，促使其主動參與到檔案管理新理論、新方法的學習，進而更好地滿足黨校檔案管理工作需要;第三，聚焦“垃圾數據”清除。海量信息屬于大數據的基本特征，考慮到海量數據會在基于大數據技術的檔案管理工作中產生，對于其中很多長時間存儲、不具備利用價值的檔案數據，可以將其稱為“垃圾數據”，如這類數據大量堆積，黨校檔案管理工作將受到一定影響，如導致檔案數據檢索速度下降、檔案數據獲取準確性下降、檔案管理平臺維護難度提升等。因此，黨校檔案管理人員需要定期開展“垃圾數據”處理，進而更好地打造安全、高速的大數據檔案環境。

5.提升風險防控水平

對比傳統檔案管理工作可以發現，大數據背景下檔案管理存在不同的管理模式，電子化管理模式取代傳統的紙質模式，但同時催生的檔案保密和安全問題也需要引起重視。在大數據背景下的檔案管理探索中，必須做好安全管理，提升檔案管理的風險防控水平，具體需要引入精細化管理模式，把握大數據背景下檔案管理工作細節。具體實踐需要開展全鏈條的檔案管理風險隱患排查，同時分析可能存在的風險，制定科學、實用的管控措施及方案。對于檔案資料和檔案管理流程，需通過自動監控設備設施進行監管，監管需要全天候24小時開展，避免安全監管漏洞出現。考慮到黨校電子檔案總量快速增長，還應關注安全存儲體系建設，更好地打造安全的電子檔案存儲空間，同時優選多樣化的存儲方式，真正滿足安全、實用等檔案存儲需求。此外，為更好地保證檔案安全，還需要聚焦容災備份工作，對于出現較大損害的檔案數據庫，運轉可通過異地保存的檔案資源恢復，相關損失和影響能夠降到最低。

6.建立大數據檔案隊伍

為適應大數據時代挑戰，黨校檔案管理工作必須高度關注大數據檔案人才的引進和培養，進而大力開展大數據檔案隊伍建設。對于大數據背景下黨校檔案管理工作來說，大數據檔案隊伍建設屬于基礎性工程，直接影響檔案工作水平，因此，需要重點培養兼具數據思維和專業知識的檔案人才。具體的隊伍建設可從大數據素養方面入手，同時設法提升檔案人員的大數據應用能力。對于黨校現有的檔案人員，需要為其提供繼續教育培訓，包括現代化知識、電腦技能、管理科學、外語等，查漏補缺式培訓則需要圍繞各類管理人才和專業人才進行。黨校還需要結合大數據背景下自身的檔案管理需要引進專業人才，如專門從社會和高校招聘大數據專業人員，以此實現對檔案隊伍的擴充。大數據人才需要具備數據分析能力，如統計學、數學、自然語言處理、數據分析等，這種大數據獲取能力可較好服務于黨校檔案管理，通過綜合應用計算機知識和技術，即可滿足海量檔案數據的收集、整理及存儲需要，為相關行為和決策提供數據支持。基于具體需求，專業人才還需要借助技術進行大數據分析，如通過相關模型和方法進行分析并生成分析報告，實際問題解決可由此獲得依據。此外，黨校檔案部門還需要與外界開展合作，通過借智、借才方式更好地開展檔案管理工作，隊伍的團隊合作精神培養也需要同時得到重視，這關系著大數據背景下檔案數據分析任務能否高效高質完成。

四、結論

綜上所述，檔案管理工作在大數據時代需要有所變化。在此基礎上，本文涉及的升級檔案管理意識、健全檔案管理體系與機制、打造智慧檔案管理平臺、升級檔案管理方式、提升風險防控水平、建立大數據檔案隊伍等內容，則提供了可行性較高的檔案管理工作升級路徑。為更好適應大數據時代，黨校檔案管理工作還需要關注檔案數據分布式存儲、檔案安全管理環境創造。

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（作者單位：中共洛陽市委黨校）

作者簡介：張曉晨（1980—），男，滿族，遼寧桓仁人，本科，中級，研究方向：檔案管理。