推進人事檔案管理信息化建設的思考

趙慧婷

摘 要：隨著科學技術的發展，檔案管理信息化是未來發展的大勢所趨。在信息化檔案管理推進過程中，部分企業機構不乏存在基礎信息設施不完善、管理人員能力不匹配、管理體系執行力度弱等問題，嚴重阻礙人事檔案管理信息化建設進程。基于以上論述，文章以推進人事檔案管理信息化進程為研討目的，從研發管理體系、甄選優質平臺、加強團隊建設三個維度出發，探究信息化管理體系在人事檔案管理工作中的存在形式，旨在啟發一線工作者。

關鍵詞：人事;檔案管理;信息化

人事檔案管理是企業機構經營的重要組成部分，其工作內容與人力資源的宏觀調控、組織資源的合理分配存在著密不可分的聯系。在傳統人事檔案管理工作中，工作者普遍以紙質文檔保留、獨立硬盤存檔等方式進行工作。傳統工作方法依賴于個體工作者的工作習慣與方式，若涉及人員交接，則易產生檔案系統癱瘓、信息丟失等問題。在信息時代，企業可以通過內部工作平臺實現網絡化、平臺化人事檔案管理。信息化檔案管理模式具備信息傳播力強、自動分類、不易丟失、便于取用等獨特優勢。

一、人事檔案管理現存問題分析

我國人事檔案管理工作目前正處于傳統工作模式與信息化工作模式交接、進化階段。少部分先進機構、企業已完成信息化人事檔案管理工作變革。但仍有部分企業或機構信息化建設工作停滯不前。影響信息化人事檔案管理建設建成的。制約因素有很多。首先，基礎硬件設施的匱乏，是影響信息化檔案管理工作的首要因素。

其次，管理人員職業能力、素養的缺乏是制約信息化管理進程的又一動因。管理人員素養的缺乏主要體現在信息化管理水平不足、工作心態的陳舊和工作素養的匱乏三個方面。傳統型人事檔案管理工作者工作性質主要圍繞文檔整理和存根兩部分展開，對工作者的信心與耐心有明確要求。而信息化管理制度需從業者具備良好的信息技術操作水平，與傳統工作者能力發展方向背道而馳。工作性質的轉變致使部分從業者難以適應，從而對工作中的變化改革存在抵制心理，執行力差，制約因素多，嚴重阻礙信息化管理工作地開展。

再次，創設成型的信息化檔案管理體系是信息化工作改革之路上不可忽略的問題。當前大部分企業檔案管理工作均處于轉型初期，尚未形成標準、有效的管理工作體系，諸多原因致使信息化人事檔案管理工作改革停滯不前。

二、建設信息化人事檔案管理的有效策略

（一）研發管理體系，提升執行力度

完善的人事檔案信息化管理體系需包括工作者工作規范、企業檔案管理制度、員工培訓制度、管理平臺應用制度等。一方面需要強有力的監督、要求提升員工執行力度，建立嚴格的工作標準，使人人按章辦事，形成嚴明統一、簡明扼要的檔案工作管理風格，統一管理工作標準，提升相關查閱人員與管理應用人員的適應性，從而推進信息化人事檔案管理工作進程;另一方面，企業需為管理部門配備相應設施，為信息化人事檔案管理工作的推進提供先決性條件。此外，部門管理者還需充分重視信息化進程推進問題，與一線從業人員進行緊密溝通，了解阻礙信息化進程的制約因素，及時解決一線工作者工作需求，以高效溝通提升任務執行力度，潛移默化中打造高品質人事檔案信息化管理體系[1]。

例如，在信息化人事檔案轉型工作過程中，該檔案管理部門的領導者以定期開會的方式了解基層檔案管理工作中存在的問題，并想辦法予以解決。如：缺乏管理公共平臺、員工缺乏平臺操作經驗、員工檔案管理方式松散、獨立，難以統一等。檔案部門管理者針對多元化問題制定相關調整策略，將問題的解決方案以任務形式下達給員工或向上級尋求資源幫助，使問題得到解決。部門管理者需追蹤信息化檔案管理工作轉型進程，推動信息化檔案管理工作發展，在多次會議中總結行之有效的人員管理方案，為創設標準化公司人事檔案管理體系提供經驗。

（二）甄選優質平臺，實現信息共享

功能齊全、易于操作的優質人事檔案管理平臺是推動信息化人事檔案管理轉型的必要條件。市面上相關平臺魚龍混雜，良莠不齊。企業部門在選擇平臺時，應綜合分析，結合企業人事檔案實況進行個性化選擇，以操作簡單、能滿足多元化功能需求為標準。平臺應注重信息查閱權限功能、信息安保功能兩個維度。確保人事檔案信息既能在內部便捷查閱，信息一鍵共享，減少流程消耗;又能避免信息外泄，造成公司損失。相關管理部門可以聘請信息技術專員，或選擇專業、誠信的平臺售后服務機構，為人事檔案管理平臺正常運行保駕護航[2]。

例如，在進行平臺甄選過程中，部門管理者首先考慮平臺的使用功能與操作難度，在選擇相關平臺時購買專業培訓服務，并在公司試營，確保平臺選擇的正確性。在此期間，一線人事檔案管理者可以進行集中培訓，快速掌握信息化人事檔案管理工作內容，確保信息化人事檔案管理工作的有序運行，實現信息化工作性質轉型。管理者在工作過程中需注意人事檔案查閱權限的設置，選定公司內部查閱人員，規避信息透明化造成的人事損失。

（三）加強團隊建設，激勵人才成長

加強團隊建設可以通過提升管理人員個體信息化管理能力和普及信息化檔案管理專業知識兩個維度出發。前者對工作人員信息技術掌控力、工作心態、職業素養作出明確要求，后者對工作人員的實際工作規范、工作流程進行統一化管理，促使人事檔案管理專員能在工作中進步，實現自我提升。企業部門可以創設人才激勵政策鼓勵員工自我提升，如：工作能力與評獎評優資格掛鉤、薪資標準與人才考核證明掛鉤、表揚階段性先進工作者等，使自我提升風氣在檔案管理部門蔚然成風。此外，針對入職不久的實習人員，部門管理者需創設完善、人性化培訓體系，以培訓報告簽字、企業APP線上培訓打卡、老戴新人性化培訓等方式優化團隊建設，使實習人員快速掌握使用工作技能，維護信息化人事管理的正常運行[3]。

例如，在某企業信息化人事檔案管理工作中，該部門采用獎勵激勵法鼓勵一線員工進行自我提升。凡一線員工成功考取檔案管理師資格證、高級檔案管理師資格證者，均授予不同等級的獎金獎勵，并在企業考評中納入個人優勢考核。相關激勵政策的推行使一線工作者自主向更專業、更高效發展方向邁進，對企業人才儲備、檔案管理團隊建設均起到積極作用。

三、結束語

綜上所述，企業內部應重視人事檔案管理工作，通過實際工作磨合、創設人事檔案工作管理體系，規范管理制度，構建人員培訓標準，提升工作人員執行力度，促使人人按章辦事，使人事檔案管理工作規范化、標準化、統一化，使之形成固定模式，逐漸脫離人員個體主觀意志的制約，雕琢成獨立、自主的運轉體系。在此過程中，企業需積極配合部門工作，進行軟實力升級，配備優質內部管理平臺、加強管理人員綜合素養，形成從體系到人才、從平臺到管理，整體化管理格局，早日實現信息化人才檔案管理目標，為企業發展提供內驅力。

參考文獻：

[1]柳芳.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略研究[J].辦公室業務，2021（24）：175-176.

[2]高利軍.大數據背景下人事檔案管理的新途徑[J].呂梁教育學院學報，2021，38（04）：60-61.

[3]柳芳.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略[J].辦公室業務，2021（22）：158-159.