論檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

孫志偉 玉田縣就業服務局

檔案作為歷史的記錄，使用各種特定的形式進行有價值最直接的保留原始記錄，是歷史的載體，通過自己的記載，讓它變得更加豐富多彩多樣化，也是去應聘工作和實習必不可少的，因此，它的存放和保管是非常重要的。我們只有充分了解傳統的檔案管理基礎工作的消息內容，然后結合信息化時代的管理系統，充分使用電腦軟件的強大應用，改善檔案管理工作的存在的問題，實踐操作，對它展開探討，更加科學化，制度建設完整化，使每一個檔案管理的關卡層層把關，嚴格管控，從而讓檔案管理基礎工作更加安全和有保障。

一、檔案管理工作的開展進程

傳統的檔案管理工作內容比較復雜，種類眾多，其中還容易出現一些問題，如：沒有明確編號，需要用的時候查找麻煩，時間過去太長很難找到具體文件，編號沒有規范化，隨意擺放，查找起來比較麻煩和困難，沒有做一個指引目錄篇章。標題設立不規范，不夠具體不夠簡潔不夠精辟，缺少標識主要內容，指引目錄做漏篇章缺少內容，導致檔案內容不夠完整，沒有標注頁碼或者沒有標注清晰，發生檔案內容破損和丟失，沒有一定順序的檔案整理冊，檔案內容整理混亂，檔案難以被理解利用，查找也困難，整理檔案內容冊時沒有采用系統化，東一個西一個編排。[1]例如：我們要合理利用現代化檔案管理機制，分工合作，把內容和工作職責具體化，分別對不同的檔案類型進行分類和分階梯管理，形成現代化檔案管理體系，這樣可以更快速查找到目標檔案，對文件的整理，收集和儲存都更加標準化，從而提高現代化檔案管理的效率。

二、利用信息化完善檔案管理工作

時代在不斷的改革創新，在不停發展的同時，對檔案管理工作的內容和方式更加嚴格，所以，要求新時代我們也不可以故地自封，停留在原地，不去思考創新，研究出新技術，是屬于現代的技術，要求檔案管理技術人員充分把握計算機軟件技術讓應用有效，在互聯網+的模式中和檔案管理一起進行，實現檔案資料的最大利用化，讓紙質版檔案管理轉變成電子化，不受時間和地域的限制，能夠做到隨時隨地可查詢。[2]例如：在信息化檔案管理工作時，引進最新的電子設備，配備高水平的檔案管理系統的技術人員，實現實時監控檔案管理資料，通過軟件檢索直接添加或者刪改某一位工作人員的工作情況和工作成果，然后進行檔案管理保存，和保管，對檔案內的機密要不被人打開來看然后偷用內容等，以此維護檔案內容的真實有效性，同時保護檔案管理的外部因素，如包裝袋等。維護好檔案管理，保證它的安全，電子化技術的投入使用，使得檔案管理的工作效率高。

三、通過現代化提高檔案管理工作的工作效率

在企業管理經營的日常工作中，檔案管理基礎工作是在其中具有十分重要的地位。公司通過采集資料以及歸檔，保證檔案管理內容的客觀性，以便查找員工檔案時具有參考性。檔案管理工作的最終目的是文件沒有損壞，可以根據檔案內容目錄查詢，做到檔案管理工作的最大價值，所以，所采取的所有目的都來源于保護檔案內容。對于保護檔案管理基礎工作的人員進行開展安全知識教育，在主動積極參與的過程中，掌握相關的技能和知識，提高自己的檔案管理基礎工作的服務意識，把知識點理論和實際行動中結合起來，對在理論知識中存在疑惑的地方進行知識再理解，以此提升檔案管理基礎工作，企業制定相關的規章制度建設方案，結合自己行業的要求和長期的發展目標戰略，健全相關部門的保護檔案管理基礎工作的意識行為習慣，對檔案管理內容的資料進行重視，加強檔案管理基礎工作人員的專業技能和工作能力，注重培訓了解在檔案管理基礎工作中容易存在的問題，做到避免，通過完善規章制度的建設。保護檔案的時候，應該注意檔案資料的裝訂過程，運輸過程的安全，保管檔案時的安全，對其內容進行保密。使用現代化檔案管理資料的時候，要根據社會的改變采用最新的現代化技術，對現代化技術進行經常更新查缺補漏，促進現代化建設的發展速度。

四、結束語

現代化檔案管理是基于檔案管理基礎工作，所以，把握每一步驟是非常重要的，如果其中一步出了問題，就有等于全部白做了，檔案內容是社會發展的體現，檔案的儲存對整個社會都有巨大的意義，是社會主義現代化中必不可缺的信息傳遞站。為了提高檔案管理基礎工作的效率，優化檔案管理基礎工作的工作流程，提高企業配備的設施設備和人員因素高水平，運用高新的技術手段，實現檔案管理基礎工作的現代化建設。現代化檔案管理可以滿足新時代社會需要的科技改革創新的進步，提高檔案管理資料內容的利用率，要求管理檔案內容的技術人員要做好全面型的保護系統，阻止一切可以損害到檔案管理資料內容的事物，作為社會活動載體的檔案記錄，存儲，應用各個方面都尤其重要，作為保管檔案管理工作的人員應該注意，對歷史保護，為真實提供，給未來留底，的準則，應該做好檔案管理基礎工作，堅持科學化檔案管理，以能夠為促進社會發展做出積極的行為和目標。