科研機構基建項目檔案管理探究

張旭

摘要：科研機構基建項目檔案記錄項目建設的全過程，可以為后期改擴建提供重要依據。該文以科教基礎設施建設項目為例，分析當前科研機構基建項目檔案在管理中存在的不足之處，提出通過形成部門聯動的檔案管理體系、制定切合實際的基建項目檔案規章制度、強化基建項目檔案全程管理、組織業務指導和培訓等手段加強基建項目檔案管理。

關鍵詞：科研機構 基建項目 項目檔案管理

為滿足科學研究、人才培養的需要，提供良好的科技基礎設施及平臺，科研機構往往會開展一系列基本建設項目，項目檔案工作重要性日益凸顯。2019年4月14日，國務院總理李克強簽署中華人民共和國國務院令《政府投資條例》，其中第二十九條規定，“項目單位應當按照國家有關規定加強政府投資項目檔案管理，將項目審批和實施過程中的有關文件、資料存檔備查”[1]。

基建項目檔案主要包括在新建、改擴建、修繕平臺用房建設項目活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。[2]近年來，國家投入了大量資金用于科教基礎設施建設，項目多具有經費體量大、建設周期長等特點。基建項目檔案直接反映建設項目質量的好壞，是建設項目的有機組成部分。

一、科研機構基建項目及檔案管理特點

筆者所在單位緊密圍繞各個時期的辦院方針和科研工作實際需求，及時規劃部署、統籌實施，圓滿完成了眾多科教基礎設施的建設任務。[3]科研機構基建項目除了以上提及的經費體量大、周期長的特點，還具有因多地辦公而產生的異地建設、多轄區施工而產生的屬地管理差異，以及跨單位建設等特點。其產生的基建檔案具有成套性、專業性等特征，文件內容較為復雜多樣，歸屬與流向更需明確。

筆者曾參與科教基礎設施建設項目驗收，接下來將結合驗收過程中與科研機構檔案部門人員和基建部門人員實際溝通情況，總結當前科研機構基建項目檔案管理現狀及存在的問題，提出對科研機構基建項目檔案管理的看法和建議等。

二、科研機構基建項目檔案管理存在的不足之處

總體來看，近幾年科研機構基建項目檔案管理得到了較大的改善，但在實際工作中仍存在一些不足之處，具體如下所述。

（一）科研機構基建項目檔案管理體系仍不完善

首先，科研機構在異地開展的基建項目，建設之初雖成立了項目領導組和工作組，但部分項目組沒有明確項目檔案管理職責或未將相關檔案管理責任細化到人。其次，科研機構基建部門在項目建設過程中，會指定專門人員負責收集和整理項目文件，但多數項目管理人員為工程口出身，不具備檔案專業背景，也沒有專門的用于整理檔案的工作場所。最后，科研機構基建項目涉及勘察、設計、施工、監理等參建單位，相關參建單位機構設置和人員變動頻繁，文件交接手續簡單，文件材料流向不清。

（二）科研機構基建項目檔案規章制度不完備、落實不到位

科研機構基建項目檔案規章制度不完備表現在：一方面，多數科研機構在早期制定了項目檔案管理規范性文件，但隨著國家和行業標準以及地方標準的不斷修訂完善，早期制度呈現出與屬地管理要求不相適應的內容，從而無法指導實踐工作。另一方面，相關文件規定了收集和管理的業務流程，但由于異地管理的復雜性，實際工作中往往是有什么就收什么，再加上缺乏監管措施和對參建單位的約束機制，導致制度落實不到位，沒有發揮實效。

（三）科研機構基建項目資料收集歸檔沒有與項目同步進行

研究發現，科研機構在基建項目檔案同步管理方面仍有欠缺。這具體表現為以下幾點：第一，部分科研機構制訂了同步歸檔計劃，但往往只開展紙質文件的收集整理，忽略了聲像、電子文件等其他載體類型文件的同步收集，而前期項目管理性文件在辦理重要節點審批事項中被頻繁借出，多保存在個人手中，沒有專人統一保管。第二，部分科研機構在階段性督查時開展整理歸檔工作，缺乏自查自糾環節，也沒有對各參建單位收集的文件進行同步檢查。第三，基建項目檔案管理后置的現象依然存在，部分科研機構在竣工驗收階段才開展檔案整理工作，沒有實現文件材料的同步收集、實時歸檔，從而與項目管理不同步。第四，異地建設帶來的檔案管理不同步，部分站點檔案管理水平較低，本部檔案工作與項目實地建設未能同步開展；部分項目建設過程中發生人員辦公地點遷移、項目檔案搬移等，沒有及時進行清點整理。

（四）科研機構基建項目檔案整理規范性有待加強

一方面，科研機構基建部門和檔案部門對本單位產生的文件材料進行了體系化整理，但各參建單位對檔案工作未形成統一標準，實施過程中更注重收集是否齊全，忽視項目檔案整理的規范性和系統性問題。這具體表現為工程施工文件按照總包單位和分包單位分別進行分類和組卷、卷內文件排序混亂，部分文件未簽字或未蓋章，部分圖紙未加蓋竣工圖章或簽章不清晰、竣工圖中變更與洽商未逐一標注等。另一方面，部分科研機構在工程實施過程中將檔案整理工作交由代建公司完成，其整理規則與院所規范存在較大差異，導致項目檔案整理不符合要求。

三、科研機構基建項目檔案管理的對策與建議

（一）形成部門聯動的檔案管理體系

根據基建項目特點和檔案整理要求，科研機構成立項目檔案工作小組，建立由檔案部門專職人員、基建部門、各參建單位兼職檔案人員共同參與的工作網絡和責任體系。其中，基建部門總體協調、明確專人負責檔案收集和整理工作。檔案部門與基建部門密切配合，定期進行業務指導和監督檢查，對檔號編制、案卷和卷內目錄題名著錄、圖紙折疊方式等進行把關，發現問題及時整改。各參建單位將項目文件的形成和積累納入相關人員的職責范圍；科研機構與各參建單位在簽署合同、協議中明確約定項目文件管理職責，包括文件形成的質量要求、整理標準、歸檔范圍、歸檔套數、移交期限及違約責任等，并將項目文件整理和交付情況作為合同款支付審批的標準之一。[4]

（二）制定完善的基建項目檔案規章制度

科研機構依據國家《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）和行業標準、院建檔規范和地方標準，結合項目檔案工作實際需求，及時制修訂本單位基建項目檔案管理規范性文件；制度中要明確項目各相關部門的檔案管理職責，劃定項目文件的歸檔范圍和保管期限，具體規定項目檔案整理方法及相關管理流程和條件保障措施；建立科研機構與施工單位、監理單位在檔案收集整理方面的雙向監督和懲罰獎勵機制[5]，增強相關管理人員的檔案意識；同時，明確項目檔案歸屬與流向，由科研機構檔案部門集中統一保管所形成的項目檔案，外地站點留存復印件并通過履行相關審批手續完成文件借閱利用，從制度層面保證項目檔案管理工作的順利進行。

（三）強化基建項目檔案全程管理

在項目建設中以制度化和流程化的方式納入檔案管理工作，切實實現“三納入”“四參加”“四同步”的要求，實現《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）總則提出的“項目檔案工作應融入項目建設，與項目建設管理同步”[6]。

將項目檔案工作融入項目建設的各個階段[7]，在開工審批階段同步配備專門人員和專門地點開展項目檔案收集和整理工作；在施工階段相關參建單位應根據施工進度情況同步制定歸檔進度和計劃，做到實時歸檔；在中期督查階段同步開展項目檔案檢查，科研機構檢查各參建單位形成文件的收集、整理和歸檔情況；在竣工驗收階段按照驗收要求完成項目檔案歸檔工作，同步開展項目檔案驗收。

將項目檔案工作融入項目管理的各個環節，在建設項目策劃立項、組織協調、質量控制、進度控制等各個重要和關鍵節點明確項目檔案工作內容，留存紙質和聲像、電子等不同形式、不同載體類型的原始記錄，保證工程資料的可追溯性。

（四）組織業務指導和培訓以切實提高基建檔案質量

第一，在項目建設初期科研機構檔案部門根據建檔規范要求和項目建設內容制定項目檔案分類方案，明確項目檔案在保存格式、存儲介質等方面的要求，深入前端，把控檔案質量。如交付代建公司整理檔案，應明確要求其按照本單位基建檔案管理要求進行收集歸檔。

第二，在項目建設過程中加強對施工單位、設計單位、勘查單位等參建單位的業務指導和培訓。科研機構專職檔案人員應深入施工現場，對建設周期較長的項目開展階段性檢查。筆者在研究中發現基建項目檔案問題多集中于施工文件中，對此提出以下三點改進措施：首先，一個單體建筑的施工文件應按照建筑工程部位也就是分部進行分類，確保各分部形成的文件集中歸檔；其次，過程中發生洽商與變更及時收集、歸檔，確保竣工圖和洽商與變更一一對應，同時特種設備年檢文件應按年度及時歸檔；最后，將檔案工作納入部門例會中，根據項目進展實時檢查和推進。

第三，在項目驗收階段科研機構檔案部門按照驗收要求及時開展項目檔案自查自糾，從檔案齊全完整、系統規范、真實有效三方面逐項檢查項目檔案質量，查漏補缺，進一步夯實項目檔案質量。

四、結語

當今科技不斷發展，信息技術迭代升級，為科研機構基建項目檔案管理提供了新思路、新理念、新技術。科研機構檔案工作者應轉變觀念、加強學習，與基建部門人員共同搭建基建項目檔案管理平臺，建立項目檔案管理數據庫，借助系統完成項目檔案收集整理，做好數字化及定期備份工作，為項目檔案的完整性、規范性、系統性、安全性和有效性提供信息化手段；在確保文件安全的前提下實現線上傳輸和異地利用，充分發揮基建檔案資源的價值，更好地服務科研工作。

注釋及參考文獻：

[1]中華人民共和國國務院.政府投資條例[EB/OL].[2019- 04 - 14]. http ：// www.gov.cn/zhengce/content/2019- 05/05/ content_5388798.htm.

[2][4]中國科學院檔案館.中國科學院基本建設項目檔案建檔規范[S].北京，2015.

[3]邢淑英.櫛風沐雨栽梧桐創新環境造輝煌——中國科學院科教基礎設施建設六十年[J].中國科學院院刊，2009，24（6）：593-600.

[5]劉慧萍.基本建設項目文件材料收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2017（2）：24-25.

[6]中華人民共和國國家檔案局.建設項目檔案管理規范：DA/T 28—2018[S].北京，2018.

[7]王紅敏.項目檔案工作的“納入”與“融入”[J].中國檔案，2017（11）：62-63.

作者單位：中國科學院檔案館