淺析高校辦公室管理信息化建設

安婧

在教育部《教育信息化十年發展規劃2011-2020年》指導下，高校宏觀層面信息化建設進程不斷推進，基礎硬件逐步完善，各類信息系統紛紛上線，[1]大幅度提升了管理運行效率，然而在高校辦公室管理信息化建設進程中，信息孤島、數據利用率不高、專業人才缺乏、信息素養有待提高等問題還一定程度存在。

本文以進一步推動高校辦公室管理信息化工作為目標，對高校辦公室管理信息化的時代背景、現實意義進行梳理分析，并淺析其發展趨勢及促進措施，以期進一步提高校園信息化水平，推動高校教育事業蓬勃發展。

以互聯網、大數據、云計算、人工智能等為代表的新一代信息技術快速發展，帶動經濟社會各領域持續向數字化、網絡化和智能化轉型，信息化對教育的革命性影響日益凸顯，教育信息化已經成為教育創新發展的核心動力。[2]在推動教育與信息技術深度融合的這一過程中，作為整個校園框架中的核心部門，高校辦公室發揮著基石與橋梁作用，高校辦公室管理信息化建設在某種意義上，也展現出高校自身信息化水平。只有勇立潮頭緊跟時代發展潮流，切實用好用活新興技術，充分利用和發揮新一代信息技術優勢，才能在信息化建設的道路上行穩致遠，這需要高校進一步加大在科學技術硬件、軟件、隊伍建設、培訓等方面的投入，盡可能地滿足未來一段時間內的發展需求，信息化建設才能真正地發揮功效，節約人力成本，提升管理工作效率，提高決策科學性。

高校辦公室管理信息化建設時代背景

20世紀90年代起步的校園網建設，打下了高校邁入信息化的硬件基礎;本世紀初，隨著互聯網的進一步發展和普及，高校信息化建設逐步進入數字校園階段，各類應用系統紛紛上線，建立起了門戶網站、計算機中心，單機或局域網范圍內的MIS系統;2012年，教育部發布《教育信息化十年發展規劃2011-2020年》，首批教育信息化試點院校開始探索實踐，更進一步促進了高校的信息化建設，在這個階段，高校紛紛建立了信息化中心、數字化校園網絡、數字門戶平臺，綜合業務平臺、中央認證系統等;2018年，教育部印發《教育信息化2.0行動計劃》為教育信息化可持續發展指明方向;2021年12月，教育部科技發展中心發布《中國高校信息化發展報告（2020）》，全面梳理了高校信息化總體發展現狀、建設成效和主要問題，指出高校信息化取得了長足的發展，緊密圍繞“人才培養”的根本目標，堅持應用驅動和機制創新的基本方針，構建了實體空間與網絡空間融合發展的數字校園，信息化基礎設施基本夯實。

現階段，教育部會同有關部門正在研制《關于推進教育新型基礎設施建設構建高質量教育支撐體系的指導意見》《關于推進“互聯網+教育”發展的指導意見》《教育信息化中長期發展規劃綱要（2021-2035年）》和《教育信息化“十四五”規劃》等一系列重要的規劃和政策文件，鼓勵充分發揮市場機制作用，優化教育資源供給，支持信息化教育裝備制造、教育軟件工具研發、數字教材及資源開發、平臺運營服務等供應鏈健康發展，必將加快教育信息化和現代化，成為支撐教育高質量發展的重要力量。

《中國高校信息化發展報告（2020）》指出，在其調研的1171所高校中，管理信息系統已在高校校務管理的核心領域實現了全面覆蓋，為教學、科研、學生等其他關鍵業務提供有力支撐。[3][4]毫無疑問，這是高等學校主動適應時代發展需要的重要舉措。如今，管理信息化早已不單單是將文件資料上傳至系統，或是單純實現“無紙化辦公”這樣簡單，已從簡單的數據電子化集納轉變到大數據、云計算、人工智能等綜合運用的新階段。

高校辦公室管理信息化建設現實意義

高校辦公室主要負責大型活動和會議的綜合協調、“三公”管理、人員管理、行政審批、印鑒管理、公文流轉、信息報送、信息發布、檔案管理、信息統計等工作，內容涵蓋學校黨委和行政日常工作的諸多方面，是高校綜合業務協調的主要部門和行政工作運轉的樞紐，辦公室行政事務工作效率對學校整體行政工作效能起決定性作用。因此，在高校信息化建設蓬勃發展的階段，辦公室管理信息化建設無疑承擔著不可或缺的重要角色，是高校管理信息系統建設的主要發力點，是順應時代和自身需求，并對高校整體信息化建設起到良好的帶動促進作用。

其一，提升行政效能。智能化與數字化的辦公管理信息系統，有效解決了采取手寫等傳統記錄方式工作量大、易出錯、不易查詢檢索等問題，不僅能夠存儲海量數據，更重要的是，能夠實現快速的增刪改查，提高行政運轉效率。同時，減輕行政工作人員和辦事人員的跑腿負擔，降低運行成本，無疑是提升學校行政運轉效率的核心動力，是強化高校辦公室職能的重要措施，也是減輕教職工行政事務壓力的有效手段。

其二，促進依法治校。2020年，教育部印發《關于進一步加強高等學校法治工作的意見》，全面深入推進高校依法治校工作，教育法制建設和依法治校的相關措施逐步完善，要求學校進一步落實章程和基本規章制度。然而，往往由于執行意識不強、執行過程監管不嚴、普通教職工對數量繁多的規章制度掌握不全面等問題，制度建設與制度執行之間還存在一定的差距。辦公室管理信息化按照制度要求，依托預先設置好的運轉流程、可追溯的審批記錄，即能夠幫助教職工快速地完成業務辦理申請，不必過多地關心審批要求，又能夠有效地將制度要求落地，并能夠實現全流程監管。

其三，輔助管理決策。隨著系統功能的完善，各類信息系統的歸集，數據種類的增加，學校運轉的各方面數據，都將在系統中實時記錄，高校可根據實際工作需要，對數據進行實時監控及分析，及時掌握學校發展現狀，及時預警，真正實現數據服務決策。例如，師資信息可生成教師專業結構，為下一步招聘教師的專業方向提供參考;網站招生信息的點擊數據可為招生計劃指標分配提供依據;圖書系統查閱記錄可反應師生教學及學習資源需求;甚至，請假信息可預警校園傳染病的發生。

高校辦公室管理信息化建設存在問題

當前，隨著云計算、物聯網、大數據、人工智能等新一代信息技術的發展，高校所擁有的數據信息越來越多，可謂是爆炸式增長。在多項相關政策的加持下越來越多高校都在辦公室管理信息化建設的基礎上，不斷優化完善校園信息系統，著力推薦智慧校園建設，建立了校園整體協同統一的數據庫、管理系統和應用平臺及統一的認證中心。此外，在疫情防控常態化的背景下，遠程辦公、居家辦公、線上授課等需求量大增，也進一步加速了各高校信息化建設的進程。[4]然而，在不斷改革創新的過程中，高等學校信息化建設也面臨著諸多問題，如何在信息化建設過程中發揮出高校辦公室管理優勢，進而有效提升數據利用率，便是其中較為突出的問題。

1、尚存為數不少的信息孤島

歷經多年逐步建立起的高校辦公室管理工作信息系統，由于建設周期、硬件條件限制、頂層設計水平、工作歸口不同等種種原因，導致多個系統獨立運轉，數據之間無邏輯和物理關聯，形成了為數不少的信息孤島。

我國高校行政管理工作往往分為多個部門、多個院系乃至多個校區，由此引發的信息孤島效應會導致高校整體信息化建設出現諸多問題。由于信息化建設推進時間節點不同、采用的軟硬件設備不同、數據格式標準不同等，校園內也往往會出現如教務系統、黨務系統、財務系統、安保系統、車輛管理系統等一座座信息孤島，這導致高校內部便形成了一道道數字鴻溝，信息之間的交流存在不小障礙，不同部門之間的數據難以匯集，伴隨而來的便是多次建設等，容易導致資源浪費等情況。因此在校園信息化建設過程中，作為與其他校內各部門協同均較為緊密的一方，高校辦公室管理信息化建設過程便是完成統籌協同，打破這一座座信息孤島壁壘的關鍵一環。

2、數據利用率不高

對于不少高校而言，在此前二十余年的信息化建設過程中，許多有價值的信息只是單純地存儲在數據庫中，而隨著大數據時代的到來，在今后的發展中，如何更高效地利用這些數據，進一步分析整理，會對領導層及時、全面、準確做出決策有很大幫助，與傳統的簡單搜索瀏覽，或從數據庫中提取不同，更多智能化的數據分析系統及應用將更廣泛地服務于高校，如通過云桌面、云計算、人工智能等實現數據的“再加工”，都能夠有效提高高校辦公室管理水平，進而改善高校的辦學質量。

3、缺乏專業的信息化建設人才

高校辦公室管理信息化建設離不開全盤分析，這項系統性需要順應科學技術與時代的發展不斷創新，然而在這一過程中如何做好需求分析，最大限度地惠及高校各部門及廣大師生，不僅需要學校領導層的強有力支持，也離不開專業信息化建設人才的長遠規劃和頂層設計。毋庸置疑的是，完成高校信息化建設工作不可能一蹴而就，只有依托于充分詳實的前期調研考察，才能更好地在信息化建設中探索創新，只有詳盡而又可行性強的方案規劃，才能讓高校管理者充分理解信息化對高校建設發展的必要性。由于缺少專業信息化建設人才，缺少信息化專業軟硬件設備，很難真正有效提升辦公室管理工作效能，反而會成為工作中的累贅和形式主義，進而導致智慧校園建設進展緩慢，利用率不高，甚至流于形式。

4、教師信息工作素養欠缺

目前，國內高校仍普遍存在辦公室管理人員觀念老舊，學習思維僵化，信息化知識不足，無法勝任信息化業務崗位需求，[5]工作效率偏低等問題。部分教職員工受制于傳統思想觀念，特別是部分年長教職員工，早已習慣于傳統書面文件等形式進行工作，重要的事寧愿面對面口頭傳達信息，不太重要的事覺得通過電話來打個招呼就可以，甚至還有很多人對于辦公室管理系統存在抵觸心理，導致信息化建設在校園內部的推廣遇到不小的阻力。同時，對于許多高校辦公室管理人員來說，行政管理處于吃大鍋飯的狀態，行政管理工作做的多與少不與收入直接掛鉤，這種環境更容易滋生管理人員懶惰的心理，不愿主動學習思考，提高自身的學習素養。[2]這也導致高校辦公室管理信息化建設工作常常留于表面，實質上長期停滯不前，要改變這樣的情況，需要通過多種方式方法激勵教職工順應時代發展，改變心態提升認識加強能力建設。

高校辦公室管理信息化建設發展趨勢

2022年5月，陜西省教育廳印發了《陜西省教育網絡安全和信息化“十四五”規劃》，明確指出了七大項共21項主要任務，以期到2025年，教育數字化轉型取得重要進展，以信息化支撐引領教育現代化和教育高質量發展。

在相關政策指引下，在科學技術飛速發展的時代背景下，本文認為，作為提升大學管理效能的重要手段，高校辦公室管理信息化建設發展趨勢集中在以下幾個方面。

1、普及數字校園建設

積極開展教育新基建工程，依托國家主干網、省市教育網和學校校園網，加快推進數字校園建設和完善是大勢所趨。在建設數字校園過程中，落實教育部數字校園建設規范，推動學校環境的數字轉型和智能升級，依托教育大數據，形成對數字校園的監測評估。[2]

高校在數字校園建設過程中，如何量體裁衣按照自身發展需求，尋找合適的供應商制定解決方案，推出與學校發展相匹配的應用場景尤為關鍵，在這一過程當中，高校辦公室往往會起到智慧校園建設引領者的作用，只有以先進的辦公室管理系統為依托，才能夠更好地為校園整體建設做支撐。

2、開展數據治理與應用創新

不論是高校內部還是整個教育系統，信息孤島和數據不規范情況較為嚴重，開展數據治理是迫在眉睫的重要任務，大力推動數據生態建設，逐步消除信息孤島、規范數據形態，是下一步利用大數據技術開展常態化監測與決策，支撐教育精準治理與科學決策的重要基礎。

以教育部年度高等教育基礎數據統計工作為例，該項工作是高校辦公室統計工作中的重要內容，統計數據涵蓋教師、學生、圖書、資產等所有基本辦學條件。從2021年起，陜西省教育廳推出“陜西省教育事業統計管理系統”，采集每人、每物詳細信息，以臺賬形式錄入“陜西省教育事業統計管理系統”，該系統再根據教育部“教育統計管理信息系統”要求，自動抓取相關數據，歸總統計結果，形成統計報表。此舉，構建了陜西省教育信息大數據，逐步實現教育統計智能化和現代化。

從學校角度而言，高等教育基礎數據統計報表所需數據，分散在學校不同的應用系統中，甚至，有的數據需要人工從不同的應用中篩選、導出，同時，該項工作為年度工作，導致每年都需要投入大量人力、物力、資源、時間、精力。辦公室作為該項工作的牽頭部門，應依托智能校園平臺，盡快開展數據治理，打通信息孤島，持續應用創新，既降低學校該項工作投入成本，又能夠作為學校常態化監測與決策的重要數據來源。

3、開展基于教育數據的服務創新

“讓數據多跑路，讓群眾少跑路”，早已是達成共識的惠民政策。在智慧校園建設過程中，需要綜合考量各項因素，率先構建統一的管理平臺，以高校辦公室管理信息化建設工作為根基，再用發展的眼光審時度勢，逐步讓信息化在校園內開花結果，充分發揮信息技術優勢，聚合校園海量數據信息，實現數據實時共享高效處理，進而推出更受教職工和學生歡迎的各類信息化應用產品，推動網上辦事，以數據優化管理服務流程，減少不必要的人為錯誤出現，提升服務效能。

高校辦公室管理信息化建設促進措施

1、加強組織領導，強化統籌作用

高校信息化建設過程中，要加強黨對教育工作的領導，堅持網信事業政治方向，落實教育網信工作“一把手”責任制。學校成立信息化建設領導小組，并由主要領導牽頭該項工作，明確信息化目標和任務實施計劃，制定目標責任考核等相關制度，聚合校內資源高標準統籌謀劃，及時處理信息化建設推進過程中發生的問題，盡可能實現集中建設，從而避免校園內各部門間出現信息孤島。完善高校辦公室管理信息化建設還包括需要充分明確各行政管理部門的責任與分工，行政管理人員按照相關要求開展各項工作，嚴格執行并落實行政管理信息化制度，形成一支團隊協作力強、專業技術水平高的行政管理隊伍。[6]

2、緊抓隊伍建設，提高系統質量

高校辦公室如何運用信息化應對日常管理工作的新挑戰非常關鍵，其中專業化人才隊伍的建設培養是基礎性工作。培養專業基礎知識扎實、行政管理能力強的專業人員能為高校推行行政管理信息化提供人才資源保障。高素質的信息化人才應當具備系統建設與維護能力，能熟練應用信息化設備并能自主進行檢測和維修，并有較高的信息化管理能力。[7]專業人才可以對軟硬件設備定期維護，及時排除故障，進而確保信息化建設方案穩步落實，從而提升數據自身價值，實現高校各部門資源共享，由高校辦公室管理信息化工作以點帶面，推動智慧校園建設。

3、提升信息化領導力，提高教師信息素養

針對信息化領導力及教師信息素養欠缺問題，高校可以通過多種形式的線上線下活動，對高校辦公室管理信息化建設工作進行宣傳推廣，如定期對廣大教職工進行培訓，積極發揮教職員工的主觀能動性，積極引領教職員工樹立“主人翁”意識，從而在根本上改變教職工的傳統觀念和思想，讓大家真正意識到信息化建設在高校發展過程中的重大意義。同時還可以組織教職工赴智慧校園示范校參觀調研，積極學習借鑒示范校信息化建設過程中的優秀經驗，并根據高校自身實際情況，對現有的信息化辦公系統提出調整優化方案，盡可能避免重復建設和資源浪費，讓資源高效共享、數據互通互聯，并在此基礎上，適時加大軟硬件設備及人員投入，進一步推出更多便于教職工學生使用的應用場景，從而提高校園信息化水平，推動高校教育事業蓬勃發展。

注釋

[1]教育部.教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）（教技〔2012〕5號）[Z]. 2012-03-13.

[2]陜西省教育廳.陜西省教育網絡安全和信息化“十四五”規劃（陜教工﹝2022﹞41號）[Z].2022-5-6.

[3]教育部科技與信息化司.2022年1月教育信息化和網絡安全工作月報[EB/OL]

[4]教育部科技發展中心.中國高校信息化發展報告（2020）（教技發中心函﹝2021﹞28號）[Z].2021-12-30.

[5]秦磊.“互聯網+”背景下高校行政管理信息化建設研究[J].中國管理信息化，2017，20（16）：243-244.

[6]邵麗盛.高校行政管理信息化及創新策略研究[J].牡丹江教育學院學報，2018（09）：55-56+69.

[7]王霞.高校行政管理信息化策略創新研究[J].散文百家，2019（07）：199.

作者簡介

安 婧 陜西交通職業技術學院副教授，主研方向為計算機應用、高校行政管理