“智能+”時代檔案管理方法創新

摘 要：當今社會，正處于信息化時代。面對新技術的日日更新，檔案界要牢記將智能化技術應用到自己的工作實踐中，讓自己的檔案智能化管理意識得到極大地提升，讓檔案數據的質量、數量都得到提高，積極深化合作，積極創新智能應用場景，讓大數據、智能技術等先進技術和檔案工作能夠更好地融合到一起，以讓檔案管理的水平得到提升，切實推動檔案事業實現更好地發展。

關鍵詞：“智能+”時代;檔案管理;創新

當今社會的發展已經進入了智能化時代，檔案界要積極明確自己的需求，時刻強化自己的智能化管理理念，切實推進檔案數字化建設工作的開展，切實增加對電子檔案的接受力度，從而用更加高質、更加精準的檔案數據，為當前數字技術的應用普及打下堅實的基礎。因而，各檔案館要高度重視交流合作項目，切實推進企事業單位、各級檔案管、網絡企業、高等院校、科研院所之間的交流和合作，結合相關先進技術的具體特征、檔案管理的規律、常用的管理措施等，積極探索在檔案搜集、整理、存儲、使用等各個流程中數字化技術的廣泛應用，力爭讓檔案管理更規范、更高效、更科學。如下，將淺談“智能+”時代檔案管理方法創新的幾點建議。

一、明確自身需求，切實提升檔案智能化管理的意識

在當前的檔案管理工作中，應該積極使用一些人工智能、大數據等先進的技術，這些技術的使用可以讓管理人員的勞動量降低很多，把他們從極其繁瑣的勞動中解放，這樣，整個檔案管理工作的實際效率會得到極大地提升。另外，還應積極挖掘和重建數據，讓這些檔案能夠在第一時間為客戶提供想要的數據和信息。首先，檔案界必須要及時改掉以前的檔案管理理念，必須要意識到檔案智能化管理的重要性，在讓自己的專業技能得到強化的基礎上，持續學習最新的技術、理論和經驗。在工作實踐中，要積極發現工作中有哪些疑難問題，同時，想一下是哪個環節出現了問題，并且分析這些問題是不是可以借助數字技術來解決，應該虛心且積極地向相關的技術企業尋求更好地問題解決方案，這樣檔案工作的實際需求才會得到更好地滿足。再就是，檔案界還要積極拓展自己的業務范圍，重視檔案智能管理，深入研究先進數字技術（例如：人工智能、大數據等）在搜集、存儲、使用檔案等環節中的問題解決方案、具體的應用場景、存在哪些風險等等。另外，檔案學界和業界應積極開展合作，兩者互相推進，可極大地推進檔案智能化管理的發展。

二、積極進行數字轉型，讓檔案數據的質量、數量均得到有效提高

在當前這個智能化的時代，檔案數據的價值是非常大的，在一些發達國家，一些檔案部門都被政府視為是戰略部署，政府也采取了很多相應的措施，積極推進檔案管理的數字化轉型。我國政府也應高度重視檔案數字化轉型工作的開展，首先要讓檔案數據的質量、數量得到極大地提升，推動檔案管理從以前粗放型的數字化加工轉型成為精細化的數據加工，讓電子檔案的接受力度得到極大地提升，這樣檔案數據就得到了更加深層次地挖掘;其次，要在挖掘、分析檔案數據的時候，積極使用各種先進的智能技術，讓檔案信息的服務形式和組織形式得到重塑，讓檔案業務的工作效率和工作質量得到明顯提高。

三、積極打破技術方面的制約，切實拓展智能化應用場景

現在，檔案智能管理實踐主要針對影像檔案和紙質檔案等實體。檔案信息化建設持續推進，有更多的檔案信息得以以數字的形式存在于我們的生活中，怎樣使用先進的數字技術智能管理、深度挖掘和有效使用這些檔案數據，是檔案界必須要深入思考的問題。首先，檔案界要針對各項業務中存在的痛點、疑點、難點，積極增加檔案智能化的應用場景。比如說，在整理檔案的時候，可借助智能化軟件，對一些關鍵詞進行提取，在使用檔案的環節，可借助大數據等先進技術自動聚類數據信息，然后借助三維可視技術多維度地展示檔案數據。其次是，和我們人類相比，智能機器人的情緒會更加穩定一點，它們可以不休息，可以連續作業，可以更準確、更快速地識別客戶的一些問題，有了這些優勢，它們就可以為使用者提供一些展示、陳列、解說等服務;數據統計的時候，可借助智能軟件對各種數據進行精準、高效地提取，然后整合各項數據，自動生成各種管理報表;加工檔案的時候，可以借助智能化技術更好地完成圖像自動分件處理、自動檢錯等工作，上述這些都是智能技術的應用場景，在未來，這些場景將會滲透到我們生活的方方面面，會讓我們的生活更美好、工作更高效、娛樂更盡興。

四、積極與各方展開合作，切實推進形成多樣化的合作機制

在當前這個智能化的社會，多元合作已成趨勢，在2019年，北京師范大學、科大訊飛、中國移動、華為等涉及網絡、教育、通信等各行業的四十余家企業及科研單位宣布成立5G智慧教育合作聯盟，一起進行當前5G大環境下的業務示范、技術研究、智能教育標準制定等多方面的工作，這一多元化合作方式，對檔案界而言，有著明顯的示范作用，在當前這一智能化社會，智能技術將會被應用在檔案管理工作的各場景、各環節，檔案界一定要積極增加合作的渠道，創新合作的模式，和網絡企業、高等院校、科研院所等機構積極開展跨界合作，組織各方力量，組建檔案智能管理研究團隊，結合先進數字技術的特征、檔案管理工作的規律，有針對性地解決好檔案管理工作中存在的難點、疑點，積極研究智能技術在檔案搜集、整合、存儲、使用等環節的應用標準和應用場景，以更好地推動智能管理的升級。

總結語

當今社會，正處于信息化時代，檔案管理已經從紙質檔案逐漸發展成為電子檔案，從一開始的管理紙質檔案，發展成現在的管理數據檔案，從手工作業發展到智能化作業，檔案信息從以前的分散發展到現在的共享。面對新技術的日日更新，檔案界要牢記將智能化技術應用到自己的工作實踐中，讓自己的檔案智能化管理意識得到極大地提升，讓檔案數據的質量、數量都得到提高，積極深化合作，積極創新智能應用場景，讓大數據、智能技術等先進技術和檔案工作能夠更好地融合到一起，以讓檔案管理的水平得到提升，切實推動檔案事業實現更好地發展。

參考文獻

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姓名：周利強，性別：女，民族：漢，學歷：大學本科學歷，職稱：高級工程師，研究方向：人工智能、信息化工程、新材料發展及應用