公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準構(gòu)建研究

郭留紅 高愛民 齊云飛 朱蘭蘭 郝偉斌

摘? 要：本文基于公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準的建設背景、設計原則和構(gòu)建方法，重點闡述了元數(shù)據(jù)方案的設計思路和核心內(nèi)容，為確保公路建設項目電子文件真實有效性提供基礎(chǔ)支撐。

關(guān)鍵詞：電子文件;元數(shù)據(jù);公路建設項目

Abstract： Based on the construction background， design principles and construction methods of electronic document metadata standards for public road project， it focuses on the design ideas and core contents of metadata schemes in order to provide the foundation support for the authenticity validity of the public road project electronic records.Keywords： Electronic records; Metadata; Public road project

1 引言

目前，在電子文件管理領(lǐng)域國家檔案局和住建部制定了《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等國家和行業(yè)標準，為建設項目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范提供了一般的指導，但是對于能夠滿足特定領(lǐng)域電子文件管理需要的元數(shù)據(jù)標準仍然較為匱乏。對此，本文以河南省“公路建設管理業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔”試點任務為依托，詳細論述公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)方案的設計過程與核心內(nèi)容。

2 建設背景

2.1 國家法規(guī)政策的支持。早在2009年，中辦、國辦印發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》。2016年11月，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合下發(fā)《建設項目電子文件歸檔和電子文件管理暫行辦法》。各行業(yè)也在此基礎(chǔ)上制訂了相關(guān)制度，如2017年河南省交通運輸廳下發(fā)《關(guān)于進一步規(guī)范交通建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作的通知》，進一步確立了原生電子文件在公路建設項目管理中的行政效力和業(yè)務有效性，并把電子檔案管理工作納入建設項目檔案專項驗收內(nèi)容。電子文件檔案替代紙質(zhì)文件檔案成為公路建設項目檔案管理的主體。2020年3月，按照《國家檔案局 國務院辦公廳電子政務辦公室 國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室關(guān)于開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作的通知》（檔發(fā)〔2020〕2號）的要求，河南省交通運輸廳公路管理局承擔了“公路建設管理業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔”的試點任務。

2020年新修訂的《檔案法》第三十七條明確規(guī)定：電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)的載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。現(xiàn)有的信息技術(shù)發(fā)展能夠充分滿足檔案法要求的三個條件，為建設項目電子文件單套管理提供了法律依據(jù)。其中“要素合規(guī)”中的要素就包含元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)標準研究是建設項目電子文件單套管理重要支撐。

2.2 現(xiàn)有標準的不適用性。目前，國內(nèi)外尚未有公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準，現(xiàn)有相關(guān)標準（如表1）不太適用和指導全過程的公路建設項目原生電子文件管理。現(xiàn)有相關(guān)的兩個元數(shù)據(jù)標準中，一是DA/T 46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案，只面向公務活動中產(chǎn)生的文書類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔問題;二是CJJ/T187-2012建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準，主要規(guī)定了工程施工階段電子文件的元數(shù)據(jù)，較少規(guī)定項目前期階段的元數(shù)據(jù)。而公路建設項目現(xiàn)代化管理、信息化治理勢在必行，建設項目電子文件元數(shù)據(jù)亟待深入研究制訂標準規(guī)范。這就需要基于全程管理框架對公路建設項目電子文件分類與數(shù)字檔案資源分類進行關(guān)聯(lián)分析之上，構(gòu)建公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)方案。

2.3 標準建設的研究實踐。自2017年始，河南省交通運輸廳公路管理局、河南鼎智工程咨詢有限公司、鄭州航空工業(yè)管理學院開展了“公路建設項目業(yè)務與檔案流程一體化管理信息系統(tǒng)”項目，并在充分試驗論證的基礎(chǔ)上在“S312線鄭州境改建工程”“G311線許周界至許昌西改建工程”等公路建設項目上進行了示范應用，取得了良好效果。但是在應用過程中發(fā)現(xiàn)，缺乏相應的規(guī)范、指南等指導性文件指導，對此，根據(jù)前期實踐基礎(chǔ)，2019年公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準研究批準立項并列入了河南省地方標準制訂計劃。

3 公路建設項目原生電子文件元數(shù)據(jù)標準構(gòu)建

3.1 構(gòu)建原則。公路建設項目原生電子文件元數(shù)據(jù)標準構(gòu)建原則包括一致性、一體化、專業(yè)化、模塊化等四個原則。一致性原則就是與國家、行業(yè)標準保持一致;一體化原則就是公路建設項目電子文件和電子檔案的一體化管理;專業(yè)化原則就是面向公路建設項目領(lǐng)域，突出元數(shù)據(jù)信息描述的專業(yè)性;模塊化原則就是將元數(shù)據(jù)劃分成多個模塊，提高元數(shù)據(jù)對不同類型實體、不同側(cè)面屬性的描述能力。

3.2 元數(shù)據(jù)設計。在元數(shù)據(jù)實體設計方面，采用《建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等國家和行業(yè)標準的實體分類方法，將元數(shù)據(jù)元素劃分為：文件實體元數(shù)據(jù)、責任者實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務實體元數(shù)據(jù)和關(guān)系實體元數(shù)據(jù)四種類型。標準共制定文件實體元素58項，業(yè)務實體元素9項，責任者實體元素4項，關(guān)系實體元素4項。

在元數(shù)據(jù)描述方法方面，采用《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等國家標準做法，從編號、中英文名稱、定義等十五個方面對元素進行描述，其中編號、中英文名稱是該元素的身份標識，定義和目的說明了元素的含義和作用。約束性說明了該元素的強制性使用程度，分為“必選”“條件選”和“可選”三種類型。可重復性用于定義元素是否可以重復出現(xiàn)。元素的結(jié)構(gòu)具有層次性，根據(jù)電子文件描述需要可以將元素拆分為多個子元素，實現(xiàn)對該元素更進一步的描述和限定。為了區(qū)別元素和子元素，本標準將元數(shù)據(jù)元素分為“簡單型”和“容器型”，其中“簡單型”元素指不具有子元素的元素，“容器型”元素指具有多個子元素且本身不能被賦值的元素類型，本標準共制定了10個“容器型”元素，62個“簡單型”元素。值域和缺省值用于定義該元素的取值情況，信息來源用于說明元素取值的獲取方式，相關(guān)元素用于顯示與該元素有密切關(guān)系的元素，注釋用于對元素的進一步說明。

4 公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)標準的特色分析

4.1 基于工序質(zhì)量節(jié)點的電子文件元數(shù)據(jù)標準構(gòu)建。河南省公路局研究出臺了《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點實時監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T 1164-2015），并配套工序質(zhì)量節(jié)點管理信息系統(tǒng)在公路建設項目管理中應用。

研究應用中發(fā)現(xiàn)，工序質(zhì)量節(jié)點不僅是工序的轉(zhuǎn)換點，工程質(zhì)量的控制點，也是電子文件的創(chuàng)建點。在此基礎(chǔ)上，后續(xù)研發(fā)了公路建設項目業(yè)務流程與檔案一體化系統(tǒng)，為保障所形成的電子文件的真實完整和系統(tǒng)規(guī)范性，公路建設項目電子文件類目和代碼、元數(shù)據(jù)方案成為兩大核心問題。[10]

因此，首先是基于公路建設項目工序質(zhì)量節(jié)點理論，其次是公路建設項目電子文件類目與代碼體系，使得本標準更側(cè)重于公路建設項目電子文件形成至歸檔階段的元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建，在元數(shù)據(jù)實體元素選取和描述上與一般建設項目電子檔案元數(shù)據(jù)有明顯不同。

4.2 賦予電子文件形成過程中元數(shù)據(jù)實體元素集唯一性標志。基于檔案化理念和滿足關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理需要，每個實體元數(shù)據(jù)都需要具有能夠標識其唯一身份的元素。例如，對于文件實體元素集，本標準采用電子文件號元素進行唯一性描述，用于描述公路建設項目業(yè)務流程與檔案一體化管理系統(tǒng)為電子文件賦予的唯一身份標志;對于業(yè)務實體元素集，采用建設項目、項目階段和業(yè)務層級三個元素作為唯一標識。為了更清楚描述公路建設項目、實際業(yè)務之間的樹型結(jié)構(gòu)關(guān)系，本標準則依據(jù)《公路建設項目電子文件類目和代碼》指導業(yè)務元素的取值;對于責任者實體和關(guān)系實體元素集，采用責任者名稱和關(guān)系標識進行唯一性標識。

4.3 面向公路建設項目管理業(yè)務特征的實體元素描述。本標準基于公路建設項目及管理信息系統(tǒng)的實際情況，創(chuàng)新使用了組件、文件聯(lián)、業(yè)務層級、業(yè)務事項、表單標識碼等實體元素并描述。但總體上本標準仍借鑒一般情況下的元數(shù)據(jù)描述框架，分文件實體、業(yè)務實體、責任者實體和關(guān)系實體四部分進行描述，以體現(xiàn)標準研制的規(guī)范性和實用性。

4.3.1 文件實體描述。本標準主要涉及組件、文件和文件聯(lián)三種類型資源，針對每種資源類型本標準設計了不同的元數(shù)據(jù)元素進行描述。

關(guān)于原生電子文件的描述。由于公路建設項目電子文件管理驗證系統(tǒng)內(nèi)嵌了多種表單結(jié)構(gòu)，能夠自動生成項目所需的表單、目錄和文件，對此本標準設置了組件元素用于描述系統(tǒng)自動生成的原生電子文件。為描述原生電子文件的內(nèi)容信息，本標準參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》設置了內(nèi)容描述元素，該元素負責對電子文件題名、主題、編號等內(nèi)容特征進行描述，作為容器型元素，其包含題名、文件編號、主題詞、關(guān)鍵詞、人名、摘要、責任者、文種八個子元素，其中除題名為必選元素外，其他元素均可由使用者決定是否使用。

關(guān)于非原生電子文件的描述。對于非原生電子文件，本標準參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》設置了數(shù)字化屬性元素。數(shù)字化屬性元素指電子文件數(shù)字化的一組關(guān)鍵特征描述，作為容器型元素，其包括數(shù)字化對象形態(tài)、掃描分辨率、掃描色彩模式、OCR標準、壓縮、存儲標準六個子元素，它們詳細記錄了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中采用的載體形態(tài)、掃描參數(shù)和生成文件格式等背景信息，對于追溯電子檔案的數(shù)字化過程發(fā)揮著重要作用。該元素為條件必選型元素，只有面對非原生電子文件才需要填寫。

關(guān)于電子文件集合的描述。在公路建設項目歸檔過程中，經(jīng)常存在多個電子文件生成一個信息包的情況，對此本標準提出了文件聯(lián)這一資源類型，并通過文件聯(lián)元素對其進行描述。文件聯(lián)指依照公路建設項目電子文件類目體系構(gòu)成的電子文件管理單元，主要由多個電子文件構(gòu)成，文件之間存在特定的業(yè)務關(guān)系。

4.3.2 業(yè)務實體的描述。電子文件與具體業(yè)務之間存在著必然聯(lián)系，二者存在著一一對應關(guān)系。為了清楚描述公路建設項目、子項目與具體業(yè)務之間的層次關(guān)系，在對公路建設項目實施過程進行全面、系統(tǒng)調(diào)查的基礎(chǔ)上，依據(jù)《公路建設項目電子文件類目和代碼》明確公路建設項目、項目階段和業(yè)務層級三個元素的取值范圍和編碼方案，構(gòu)建了可以系統(tǒng)描述公路建設項目不同階段業(yè)務活動的樹型結(jié)構(gòu)，提高了系統(tǒng)對業(yè)務信息的自動識別能力。

4.3.3 責任者實體的描述。責任者實體元素集負責描述電子文件相關(guān)人員的背景信息，包括責任者層級、責任者名稱、建設單位、勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、責任者許可、責任者手機號八個子元素。責任者層級元素反映了責任者的類型，對于公路建設項目電子文件，其責任者可以是參建單位、具體部門或是個人。

4.3.4 實體之間關(guān)系的描述。文件、業(yè)務和責任者是與電子文件密切相關(guān)的三種實體類型，為了進一步描述三者之間的關(guān)系還需要構(gòu)建關(guān)系實體元素集。關(guān)系實體元素集包括關(guān)系標識、關(guān)系類型、關(guān)系和主實體標識和相關(guān)實體標識，其中關(guān)系標識元素是關(guān)系實體的唯一標識，通過該元素可以定位實體間關(guān)系，為針對特定實體關(guān)系的檢索提供支持。

5 結(jié)論

本文闡述了公路建設項目電子文件元數(shù)據(jù)方案的建設背景、設計原則和構(gòu)建方法，對元數(shù)據(jù)方案中關(guān)鍵指標的設計思路和核心內(nèi)容進行了系統(tǒng)闡釋。其成果已發(fā)布為河南省地方標準，并在公路建設管理業(yè)務系統(tǒng)中應用，取得了良好的應用效果。

*本文系河南省交通運輸廳科技項目“公路建設項目電子檔案分類辦法與元數(shù)據(jù)方案研究”的階段性成果。

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（作者單位：郭留紅、高愛民，河南省交通事業(yè)發(fā)展中心;齊云飛、朱蘭蘭、郝偉斌，鄭州航空工業(yè)管理學院 來稿日期：2022-02-14）