企業預付款管理

文/劉彤（南京磁谷科技股份有限公司）

預付款主要是指買方在確定好商品或服務后，與賣方簽訂了正式的合同或協議，但是目前還沒有收到商品或服務，就要向賣方支付一部分款項的結算方式。

預付款作為一種常見的貿易往來結算方式，備受各大供貨商的青睞，與貨到付款相比，預付款的方式減少了供貨商的壞賬風險，同時也為供貨商企業減少了大量資金被占用的風險，對于合同簽署雙方而言，支付款項的一方承擔了較大的風險。但是在實際生產運營過程中，不可避免地會遇到某些特殊貨物，必須采用預付款方式進行交易，所以為了保障企業資金不受侵害，利益不受損壞，就要增強對預付款的管理，盡可能減少企業經營風險。

一、企業預付款管理概述

（一）預付款與貨到付款之間的差別

企業選擇預付款和貨到付款兩種經營方式的主要區別如表1 所示。

表1 預付款與貨到付款的主要區別

（二）企業預付款管理對其自身發展的重要作用

（1）減少庫存積壓，減少呆滯料，避免盲目采購，有效提高庫存管理效率；（2）減輕企業資金支付壓力，預付款占整個付款計劃的比例降低，可以提高企業資金使用的效率；（3）規避企業資金流出的風險，有利于企業資金的安全；（4）進一步健全企業內控管理制度，完善內控管理體系，有利于企業的穩定運行。

二、企業預付款存在的問題

（一）企業預付賬款制度體系不完善

（1）對實際預付款相關合同、協議簽訂內容審查不嚴謹，負責人對合同、協議的審批也較粗放，存在很多監管漏洞，所以給企業內部中高層管理人員創造了舞弊、貪污、受賄等機會。個別內部人員會利用職務之便，提前擬定虛假的貨物采購合同，相關人員的審核不嚴格，導致不法人員長期利用職務之便私自轉移、挪用企業公款，給企業埋藏了極大的資金隱患，也可能給企業帶來嚴重的經濟危機。

（2）貨物驗收條件靈活性差

企業并沒有制定貨物驗收相關的制度體系，也缺乏規范的流程操作。大型設備、生產線，根據合同進度支付貨款，等調試安裝驗收合同后統一開票。合同周期長，施工情況復雜，若合同暫停、終止、出現一些不可抗力因素，企業無法驗收[1]。

（3）預付賬款會計科目使用不規范

對于預付賬款的核算范圍是有一定界限的，并不是所有的預付賬款經濟事項都要列入“預付賬款”科目中進行核算。預付賬款核算范圍中有明確規定，只是代表在購貨合同規定下，取得貨物之前提前支付給供貨方的部分定金和貨款。一些企業并沒有完全理解預付賬款科目含義，會把其他款項都納入預收賬款科目中。比如把銷售材料貨款的“應收賬款”也納入了“預付賬款”科目中；把各種應收賬款的保證金也納入了“預付賬款”科目中；還有些會把銷售過程中的主營業務活動收入也納入“預付賬款”科目賬戶中等。這些不規范的核算現象會造成企業賬戶關系混亂，無法通過科目分類準確反映各項經濟內容，會存在部分截留收入、延遲納稅、偷稅漏稅等不良行為。

（二）供貨商信用度差

（1）進口、代理商收到合同預付款后發貨，且現款較多，不接受承兌，供貨周期長，企業資金壓力較大。預付款合同簽訂生效后，從支付預付款開始到最后清算、結算完成流程如下所述：合同生效→支付預付款項→供應商供貨→到貨驗收→雙方對賬→票據傳遞→結算→清賬。這個流程涉及周期較長，而且在實際執行過程中，任一環節進行不順利，都要格外注意，涉及的工作人員都要與供應商進行詳細溝通交流，弄清楚出現問題的原因，這就會浪費很多時間成本，使得最后結算時間無限延長，也相當于更多的占用了企業資金成本。

（2）對供應商行業信用度調查有失偏頗，供應商存在商業詐騙行為，預付款后，貨物無法在規定時間內提供，甚至偶遇供應商破產、倒閉等情況，導致企業無法獲得貨物，同時預付款也無法全部收回，會加劇企業資金周轉難度，形成嚴重的貨幣短缺現象，迫使企業再次向銀行或者采用其他途徑融資得以維持日常經營活動。

（3）預付款后，缺乏對供應商的監管和運行能力跟進，到期才發現供應商無法依據合同進度履行商品或服務供應，就會給企業接下來的正常業務經營帶來一定的阻礙，看似受到影響的只是一個環節，但由于蝴蝶效應，最終給企業帶來的影響并不小[2]。

（三）市場波動引起的價格波動

為應對國際市場原材料漲價導致的下游供應商漲價，企業需簽訂保價合同。支付供應商的定金，占用了企業資金，而企業難以對未來原料價格波動進行有效的判斷，為了避免因為價格變動引起的一系列訴訟事件，可以在合同簽訂中注明，如果出現市場變動引起的價格波動，一般波動范圍在10%以內的，差價由合同方自行承擔，波動在10%以上，需要雙方處理，雙方需要協商簽訂補充合同或者協調變更合同內容。

實際周期較長的項目，確實會受到各種因素影響，導致后期材料價格與前期簽訂合同時差異較大。如果遇到市場因素引起的價格波動，企業可以采用價格指數調整差額或造價信息調整差額，盡可能挽回損失。

（四）預付款掛賬時間長

（1）企業對原料質量要求高，精益程度要求高，貨到檢驗不合格，退供應商返修，二次到貨驗收合格辦理入庫手續，會造成發票結算難的情形，導致預付款掛賬時間長。并且經過來回返修，也會增加一定的時間成本，影響企業正常生產計劃，給企業造成一定的損失。

（2）預付款后，實際貨物流和資金流就會不相匹配，多數情況下是貨物先到，發票、單據等一系列重要憑證隔一段時間才會到，所以會造成預付款沖銷不及時、長期以掛賬形式出現的隱患，也會給企業會計核算工作人員帶來一定的難度。

三、企業預付款解決方案

（一）完善預付款制度體系

（1）設立預付賬款管理制度，首先，要對供應商進行評審，合格供應商才能進行預付款支付；其次，預付款合同必須經過合同評審，評審需經過采購部經理——采購部分管副總——財務部——法務——總經理——董事長審批后，合同才能正式成立生效；最后，采購部應在提交的付款申請單中注明預付款字樣，同時提交預付款合同作為附件，財務部審核付款節點和合同執行情況一致，經過總經理、董事長同意后付款。

（2）建立定期對賬制度。企業財務部門人員要每月對所有業務活動預付賬款進行明細賬核查；同時與每一個債權人確認，最好每年確認一次，確認過程中雙方應該簽署對賬協議，保留對賬認證記錄，并且加蓋企業財務章及經辦人簽字。

（3）完善預付款的內部控制制度

企業要建立完善的預付款內部控制制度，避免預付款風險，領導及基層員工都要自覺遵守預付款內部控制制度。另外，設置獨立的內部審計機構，審計人員要認真履行審計職責，對預付款的所有環節加以監督、管控，一旦發現預付款方面存在潛在的隱患，要及時向上級領導和有關部門匯報，并采取適當措施加以防范，確保預付款環節的有序進行以及內控制度的有效性。

以某企業預付賬款具體整理匯總數據信息為案例進行分析，該企業在沒有進行預付款管理期間，年平均預付款金額都在5 億元左右。后來管理者認識到了忽視預付款對企業造成的經濟損失，企業開始重視預付款管理，預付賬款從2019 年下半年開始大幅度減少，在下半年經過6 個月的運行、管理，預付款的平均金額已經大幅降低，保持在1.7 億元左右。如果按照年利率5%的費用進行成本估算，那么這一舉措就會給企業每年節省資金成本費用超過1600 萬元，這是一筆極為客觀的數字，極大地促進企業日常經營發展。

（二）健全供應商資料檔案，嚴格按照流程支付審批

（1）企業要建立合格供應商檔案，同時可對供應商進行評級，優先從等級較高的供應商處進行采購，若優先級供應商存在供貨困難，難以滿足企業的預訂量，再從次級供應商處采購，確保產品質量穩定。

（2）在與供應商談判中，要把可能發生的問題都考慮在內，①針對進口、代理商盡量減少預付款的比例，靈活資金支付方式，減少企業資金壓力；②合同周期長的預付款，爭取按照合同履行進度結算，先計入在建工程，等達到預定可使用狀態后轉固[3]。

（3）對于因為原料漲價導致的下游產業供應商漲價，縮短供應商應付款賬期，減少預付款。

（三）建立預付賬款管理的長效機制

（1）主要以市場發展為導向，及時調整企業預付賬款管理制度和策略。一般情況下，任何企業都會存在著一定的預付款問題，只是涉及金額大小的問題。

對于企業預付賬款額度是否合理，是可以通過市場環境進行有效測算的，所以企業要緊跟市場步伐，根據市場變化趨勢及時調整企業內部預付款制度，包括調整獎懲機制、銷售方式、信用評級等，把潛在風險盡可能控制在可控范圍內。

（2）加強各部門間的溝通交流，確保數據信息真實可靠。預付賬款管理并不是短期的、財務部門的工作，而是長期的、需要企業各部門相互配合才能完成的工作。針對廠房、設備、原料租賃押金的預付款，經辦部門要登記臺賬，臺賬需注明：經辦人、付款日期、預付款合同號、押金金額、預計歸還日期等重要因素。同時把預付款合同和供應商開具的收據歸檔處理。

（3）預付款管理工作涉及企業的每一位員工，所以為了長期高效地履行預付款管理職責，企業要把全體員工納入預付賬款制度體系中，將職責落實到個人，量化每一位員工的職責，鼓勵員工積極參與。

（四）加強企業預付款賬齡管理

企業要重視對預付款的賬齡管理，并采取相應的措施加強管理。為了落實責任到人，可以安排專門的人員負責預付款賬齡信息統計、匯總、更新、監管等工作，為了方便管理，實現實時賬齡信息監管，可以建立動態化賬齡信息臺賬。在臺賬中，財務部門和相應的業務部門人員要對其未結算的原因進行探討、分析，尤其要特別關注“非正常”類預付賬款往來款項。還可以借助信息化技術，引入ERP 系統輔助進行預付賬款賬齡管理。企業可以在ERP 系統上設置預付賬款一級科目，設立次級科目（分類型）：預付賬款——貨款、預付賬款——設備款、預付賬款——服務。可從ERP 系統中分類型導出預付款科目明細賬，財務部每月更新預付款賬齡分析表，表中注明申請人、經辦人、金額、賬齡后發放給各部門，各部門寫明原因后反饋給財務部，如有異常情況需報公司領導審核。

（五）建立預付款預算考核機制

企業財務部是負責預付賬款的主要管理部門，日常負責預付賬款的分析、審核、考核工作。預付款獎懲標準與部門、個人預付款項目完成情況相關聯，按照多勞多得，不勞不得的原則獎懲。

為了進一步督促企業員工認真對待預付款工作，還可以增設季度考核和年度清算制度。季度考核主要是階段性的考核，是建立在年度考核指標基礎上的，具體獎懲標準按照年度標準的25%進行；年度預付款項目考核后，根據考核結果適當修正指標，年末對獎懲進行統一清算[4]。

（六）建立預付賬款調度會制度

企業要健全預付款調度會制度，在每月月初召開預付款調度會，會議內容主要是分析上月預付款項情況，對大額預付款項詳細分析，尤其是款項交易內容、發生經過、實際執行情況、清收方案等，企業預付款管理工作任重而道遠，是一項長久的、持續存在的工作，不可中斷，相應的企業預付款制度也要不斷完善和強化，形成一種長效管理機制。另外，把大額欠款作為重點清查對象，集中力量組織欠款清收工作，具體項目清收落實到實際責任人。在調度會議上還可以提出近期清收賬款遇到的問題，共同商議對策[5]。

四、總結與展望

綜上所述，加強預付款管理對于企業的資金風險防范和實現內部控制制度體系都有著重要作用。而且強化企業預付款管理也不是單一的財務部門的工作職責，而是全體員工共同的職責。

本文首先概述了企業預付賬款管理與貨到付款之間的差異，然后相繼提出了企業預付賬款存在的問題，比如預付賬款制度體系不完善、供應商信用度差、市場影響大、預付賬款掛賬時間長等，針對這些問題，本文也提出了一系列解決方案，完善預付賬款制度體系、健全供應商資料檔案、建立預付賬款長效機制、加強企業預付賬款賬齡管理、建立預付賬款預算考核機制、建立預付賬款調度會制度等，以達到降低企業經營風險、減少資金占用的目的。

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