簡析基層檔案管理工作中存在的問題與對策

周紅波

摘要：縣檔案館是縣行政單位保存和研究的相關歷史檔案的重要政府機構，但現階段基層檔案館管理存在重視程度不夠等問題，導致縣檔案館并沒有發揮其應有的作用。因此本文主要就對基層檔案管理工作中存在的問題進行相關探討，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：基層檔案館;檔案管理工作;問題與對策

引言：縣是在我國行政區域劃分體系中的基層行政機構，因此縣級檔案館在我國的檔案管理體系中也是屬于基層的檔案機構。基層檔案館是承擔著保存該縣重要檔案資料的重要職能。但是以我國目前縣檔案館的管理工作來看，仍然存在很多需要解決的問題。

一、基層檔案館的檔案管理職能

縣檔案館的主要職能在于貫徹《中華人民共和國檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針政策等。根據相關法律法規對于縣檔案館的具體要求和現實情況來開展后續工作，并進行檔案的管理工作。另外還要負責相應的縣檔案館的檔案規劃工作。

基層檔案館的具體工作主要是接收各黨政機關的重要黨政資料以及相應機關部門的文案等諸多與國家有關的機密文件。另外縣檔案館還有開發縣級檔案信息，并向社會介紹有關縣級的相關歷史文件、編撰相應的史料、向社會提供準確的歷史文獻資料等，為我國社會經濟發展史料的積累等提供一定的服務。與此同時，縣檔案館還負責編纂地方史的史料，并且出版相關的縣級年鑒等相關書籍。總體而言，縣檔案館的主要職能是收集和保存相關歷史史料與黨政機關的重要文件，并通過該便利功能進行相關檔案資料的編纂與研究。

隨著我國經濟的快速發展，信息時代的到來就對縣檔案館提出了更高的要求。現階段需要各縣檔案館在職能服務方面進行相應的開拓，比如在相關的政務重要活動或重大事件來進行相應的資料收集和拍攝工作。并且要妥善保管好相應的照片、錄音、錄像的資料，便于后期資料的收集和使用。

二、基層檔案檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度需要進一步完善

在縣檔案館中，很多人對于檔案館的認知就是儲存相關資料，而且認為相關的檔案管理人員僅僅只是資料管理員。很多人對于縣檔案館的認知不夠，其次在經費投入上，相關管理層面有所欠缺，所以經費投入也相對較少。這就導致縣檔案館陷入了惡性循環。沒有足夠的經費，難以招收專業性的人才;沒有專業性的人才，就無法開展縣檔案館的整體工作。所以檔案管理人員的相關水平不高，就導致管理制度存在不完善的情況。相關的檔案室規章制度、案卷整理制度、管理工作質量等都存在一定的問題。

（二）檔案管理基礎工作不扎實

檔案管理人員的基本職能是對相關檔案進行歸檔和管理，但是由于資金不足，相關專業人員素質較為低下，所以使得檔案文件因相關檔案管理人員專業職能不夠，導致處于無序狀態。不僅降低了檔案的使用率，也在一定程度上浪費了檔案的基本職能。另外，相關的檔案管理人員平時并沒有盡到相應的工作職責，對一些平時檔案的收集與整理工作產生了忽視的心理，而且在相關檢查開始前進行突擊工作，這樣的工作行為和態度就造成了相關檔案知識的浪費。

（三）基層檔案管理信息化建設水平較低

由于基層單位可以用在縣檔案管理方面的資源較少，而且因為制度的問題存在資金挪用等相關方面的因素，從而導致縣基層單位檔案管理的條件相對來說較為簡陋，而且設備較老化，不具備發展信息化建設的條件和要求。即使相關政府單位為縣檔案管理配備了相應的計算機和掃描儀設備。但是由于工作人員并沒有相匹配的專業能力，所以導致信息化機械設備利用率較低。除此之外，由于檔案管理人員人數較少，在一定程度上即使信息化資料能夠掃描歸檔，但是沒有足夠的人員將相關檔案進行系統的整理，從而在管理手段上缺乏科學性和系統性，導致檔案利用率低，很難適應現代化基層檔案管理的建設目標要求。

（四）檔案館工作人員素質有待提高

對于我國縣檔案館工作人員的相關工作進行調查，可以發現很多檔案管理人員不知道重要檔案的存放地點，甚至那些具有很高價值的檔案并沒有定期維護的意識，以為檔案只有鎖在柜子里才能夠保證其研究價值。這種情況不僅在一定程度上造成了檔案的價值資源浪費，還影響了檔案相關正常工作的開展。甚至存在相關檔案管理人員不重視檔案管理工作，出現一些不太重要的檔案甚至落滿了灰塵，也存在一些污損和殘破的現象。

三、做好基層檔案管理工作的對策

（一）建立健全基層檔案管理制度

檔案管理工作是一份專業性較強且具有耐心的人才能夠完成的。相關的檔案管理人員要有對檔案管理的專業性和機密性認識。要充分認識到做好檔案管理工作的重要性。特別是現階段我國的市場經濟中，如果能夠利用好檔案，對著我國相關地區資源的開發有著十分重要且深遠的影響。檔案管理的工作一定要從小處做起，從規范化做起。首先應該將檔案管理的制度進行規范化，以此來推動檔案管理整體水平的提高。其次，要在檔案管理工作中確保檔案的真實性、完整性、可靠性。要認真總結檔案管理的相關工作經驗和教訓，進一步健全縣檔案管理的工作制度。讓后續有關檔案管理的工作順利的開展。

（二）創新基層檔案管理思想觀念

想要完善管理制度的改革，首先應該從創新思想觀念入手。只有通過這種方式才能夠完善后續的檔案管理工作。在之前的檔案管理工作中，主要是對一些已知的材料進行反復的整理，或者對一些來訪者進行訪問，這是一種相對封閉式的服務模式。新形勢下的檔案管理工作除了應對政治有所服務之外，還需要對科研、教學、經濟等多方面有所建樹。因此原本的管理工作已經無法適應新時代的要求，所以必要的創新思想觀念意識就顯得尤為重要。這些新意識的建立需要檔案管理人員通過自己工作本身的職能，對相關社會人員進行服務意識的呼吁，讓他們解放思想，并對檔案館進行開放，讓更多的人去認識到檔案資料的魅力。與此同時還可以鼓勵相關的學生進行檔案的研究，讓他們在學習的過程中感受到檔案的魅力。并且從活動的過程中，檔案人員可以總結活動經驗，并對檔案的管理制度進行進一步的完善。

（三）加強基層檔案管理信息化建設

想要完善基層檔案管理信息化建設，首先應該加大對縣檔案館的資金投入，讓縣檔案館配備相應的信息化管理設施和設備，比如相應的計算機和掃描儀。除此之外，還應由專門的技術人員教會檔案的管理人員進行類似設備的使用和維護，為檔案的管理提供便捷。其次政府部門應當盡快建立基層檔案資源的數字化建設，通過數字化資源的建設，最大程度上的保留檔案的相關信息，并且能夠最大程度上的進行檔案資源的利用。更要做好檔案的數字化信息管理工作，通過權限的設置對檔案的保密性進行嚴格的控制，防止信息被破壞和丟失。

（四）做好檔案信息資源的開發利用

過去縣檔案館等客上門的服務理念已經不適用于現代信息化資源開發的過程。檔案館應采取走出去的活動理念，利用大型的活動作為宣傳媒介，吸引更多的人來檔案館進行參觀和使用檔案資料。通過這種方式不僅能夠吸引外來資金開發檔案館，還能夠讓社會上更多的人了解檔案、關心檔案。

結語：

由上所知，基層檔案管理工作現階段還是存在一些問題的，因此，相關部門要進一步健全基層檔案管理制度，創新管理觀念，相關的檔案管理人員應從自身出發，提升專業知識，從而在現有基礎上提升基層檔案管理工作質量。

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