小議檔案館信息化建設存在的問題和對策

戴克友

摘要：隨著現代社會經濟的不斷進步和發展，我國信息化技術也隨之得到了完善，逐步進入了信息化時代。目前，信息化技術已經滲入我國社會發展的各個領域當中，為我國社會主義現代發展起到了關鍵作用，尤其是對于檔案館這種涉及大量的信息管理機構來說，需要針對信息技術的廣泛深入，進行相應的改革措施，應當積極探索如何利用信息化技術進行檔案館的信息化建設，不斷推進檔案館的創新發展。

關鍵詞：檔案館;信息化;存在問題;改善對策

引言：檔案館承載著社會中的各類信息數據的整理和歸納，以及對各項重要會議、重要事件、人物紀要進行檔案資料的記錄和分類。檔案館需要管理的信息數據數量較多，傳統的手工記錄方法已經不能適應現代社會中檔案館的發展腳步，因此信息化技術在檔案館的實踐應用能夠促使信息文件數字化，實現數字化信息管理，有效改善因信息量過大等問題。但是研究表示，信息化技術在檔案館中的應用還存在一些問題，為了加強檔案館的信息化建設，本文就檔案館信息化的概念、信息化建設中的問題以及加強檔案館信息化建設對策進行研究。

一、檔案館信息化的含義

檔案館信息化主要是利用現代化信息技術，針對檔內的各類信息數據進行數字化管理。檔案信息化建設主要是創建一套系統的制定體系，通過采用信息技術加強對檔案的記錄、整理、歸納、分類等工作，其中主要包括檔案信息的數字化管理、信息網站建設以及數字檔案館的建設。國家自2014年開始就針對檔案信息化建設出臺了相關政策，要求各個地區加強對檔案信息化的管理進程，完善檔案管理的相關措施。

二、檔案館信息化建設中存在的問題

目前，由于國家相關政策的支持以及信息化技術的不斷進步，我國檔案館信息化建設也取得了一定的成效和發展，但是由于信息建設化的時間較短，信息化技術在檔案管理的實際應用方面還存在些許問題。

1、思想不重視。我國部分地區由于經濟落后，思想觀念停滯不前，對于信息化技術的深入沒有多加重視，沒有針對檔案館的信息化建設進行專業的人才儲備，進而阻礙了檔案館信息化建設的發展腳步。例如，在云南省的彌渡縣就存在著專業人才嚴重不足的情況，首先，由于地區經濟相對落后，人才一般偏向于南方經濟發達的城市，導致地區人才流失。再者，檔案部門的人員編制率較低，待遇相對一般，這也是導致人才流失的原因。專業信息化人才的缺失也是導致彌渡縣檔案信息化建設停滯的原因。

2、檔案館基礎設施落后

檔案信息化建設主要是利用信息化手段來對信息數據進行分類管理，并且需要利用網絡化手段做好線上預覽，網絡查詢等工作，創建數字檔案館能夠在縣級檔案館中發揮作用。為了能夠促使數字檔案館的順利進行，促使館內的各項紙質文檔逐步向數字化轉變，并做好電子檔案的歸納工作，促使工作的順利開展，要求縣級檔案館必須配套相應的硬件措施和網絡設備。由于部分檔案館的基礎設施落后，進而會導致信息化工作無法有效開展。

3、忽視資源共享

檔案館應當有義務向公眾進行信息數據的開發查詢和資源共享，進而完成信息化建設公開透明的目標，因此實現資源共享也是信息化建設的重要工作。但是部分地區的工作人員忽視了信息化建設的深層含義，單一的認為信息化建設只是做好信息數字化，進而阻礙了檔案信息化進程。

三、加強檔案館信息化建設的有效措施

1、轉變思想觀念，重視人才培養

首先，檔案館應當加強對檔案館信息化建設的認知，工作人員應當深入了解信息化的含義，檔內的各部門應當時刻關注國家相關政策，緊跟時代發展潮流，及時轉變思想觀念，加快推進檔案館的信息化發展。其次，檔案館應當重視對專業人才的吸引和培養，制定人才競爭體制機制，適當提高薪資待遇，完善檔內工作環境。除了吸引信息化專業人才之外，還可以對現有的工作人員進行定期培訓，可以邀請信息化方面的專家來檔內進行技術培訓，創建高素質檔案管理隊伍。再者，檔案工作者應當自覺學習專業技術知識，不斷豐富自身的知識儲備和結構，深入研究信息化技術、網絡手段等在檔案管理中的運用對策，提高自身的工作能力和職業水平。最后，檔案部門除了提高工作人員的職業水平外，還應當重視對員工的職業道德的提高和培養，促使員工時刻以社會主義核心價值觀為導向，按照職業道德內容進行自我約束和自我提高，不斷提高自身的思想文化素養，時刻以一種積極向上的工作態度去進行檔案管理，提高自己的工作效率。

2、完善基礎設施建設，提高網絡安全意識

為了能夠加快檔案館的信息化建設，必須完善相應的基礎設施建設，可以向政府申請專項資金用于相關設備的購買，例如在數學信息檔案化的建設過程中，一般會用到電腦設備，掃描儀，打印機等。另外，工作人員應當在電腦中安裝檔案管理系統，并且應當考慮系統的兼容性和擴展性。其次，工作人員在進行信息化工作中，應當提高自身的信息安全意識，時刻關注電腦中的病毒信息。由于各類檔案信息都是以其數字化的方式呈現，對電子檔案的安全管理也是重要的內容之一。因此，工作人員應當采用利用網絡監管系統定期進行病毒的消殺和清理，還可以使用網絡防火墻等措施來加強對數字檔案的保護。其次，為了提高工作效率，工作人員可以把轉換為數字檔案的各類信息數據分類歸納到數據庫之中，進而能夠方便工作人員隨時進行查閱和管理。數據庫還可以有效實現信息共享，提高人民對于信息讀取的效率，拓寬人們獲取信息的渠道。在創建好數據庫后，工作人員應當時刻關注數據庫的信息情況，確保數據庫能夠順利運行，加強對檔案數據庫后續的維護工作。

加強信息安全管理

由于檔案館承載著大量的數據信息，因此加強對檔案數據的保密工作具有現實意義。因此工作人員應當重視對檔案信息的管理和保存工作，針對承載著數據的各類設備進行系統分類和管理，比如u盤、光盤等相關設備。另外，由于檔案室都由電腦設備構成，而且電腦的電線也比較多，容易發生安全問題。因此，對于檔案室的消防安全也應該加以重視，及時發現各類安全隱患，并進行妥善解決。再者，檔案室屬于絕密區域，除了相關工作人員進入外，閑雜人等一律不能隨意進入。因此可以加強對檔案室的安保措施，安裝監控系統，防止出現盜竊等問題而造成嚴重的后果。最后，應當規范檔案相關工作流程，促使工作人員嚴格按照規章制度進行，對于絕密檔案的查閱，應當按照對應的規定進行，用完檔案材料交接之后，應當仔細進行數據核對，確保信息資料萬無一失。

加強監管

檔案館的領導應當加強對檔案管理工作的日常監管，促使工作人員科學合法進行工作。另外，應當加大處罰力度，針對人員在工作中出現的違規情況進行嚴肅處理，不斷促進檔案管理工作的科學化運行。

四、結束語

綜上所述，我國已經進入信息化時代，信息技術的廣泛應用已經給人民生活帶來了極大的便利，也推動我國社會經濟的發展。尤其是信息技術在檔案管理中的科學應用，推動了我國檔案管理工作的數字化進程。但是由于我國檔案信息化建設的時間較短，部分地區的經濟水平也不盡相同，導致檔案信息化建設還存在些許問題。因此為了能夠加快檔案館信息化發展的步伐，應當就目前所存在的問題進行深入研究，并不斷探索科學有效的實踐對策。

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