數字化檔案管理中信息通信技術的應用

陳秋月

摘要：伴隨著信息技術的不斷發展，5G互聯時代已經全面到來，在5G互聯時代下，檔案管理工作都迎來了新的發展機遇與挑戰。當前檔案管理部門在檔案管理工作推進過程中，應將檔案標準化建設作為檔案管理工作的重要方面，全面了解檔案標準化建設內外部環境出現的新變化和新情況，并以此作為依據，明確當前檔案標準化建設的重點和難點，引進現代信息技術，建立健全檔案數據庫，制定更為完善的檔案標準體系，完善制度機制，提升檔案標準化建設水平，更好地服務檔案管理工作。

關鍵詞：數字化;檔案數字化管理;對策

中圖分類號：G647：文獻標識碼：A

1 數字檔案管理的特點

數字檔案是依托信息技術存在的電子化、數字化、信息化檔案統稱。除了一般信息記錄價值以外，還可以依托網絡媒體使用數字檔案，并且表現出有別傳統檔案的特征。例如，數字檔案的存儲密度更高，可以將極大體量的檔案存儲在較小的載體上。數字檔案載體與信息可以分離，能夠運用信息技術將數據信息提取出來使用。而且，數字檔案具有易復制的特征，如果無其它標準限制，數字檔案的原件并非唯一性。數字檔案易修改，可以采用不同載體多次讀寫。作為一種傳遞更加高效，存儲形式更加多樣的檔案形式，數字檔案管理的難度更大，安全風險隱患更高。數字檔案是信息技術快速發展的產物，對于各行業的發展起到了重要的支撐作用。

2 數字化檔案管理中信息通信技術的應用

2.1 采取統一檔案數字化標準建設模式

統一檔案數字化標準建設模式也是檔案數字化建設過程中重要的技術路線之一。借助于檔案管理資料最優化管理模式，需要采取統一的管理標準，確保規范化管理的流程要求。單位要充分理解國家頒布的相關技術標準與規范要求，結合本單位檔案管理的實際需要對流程與內容進行優化、升級，做好發展技術規范與標準化構建，切實滿足檔案管理體系的構建需要，這樣才能夠更好滿足整體建設的目標，推動檔案數字化建設工作的順利開展。

2.2 建立健全檔案數據庫

大數據庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標準化建設的重要基礎。如果沒有檔案數據庫就無法實現對數字檔案信息的全面收集和整理，檔案標準化建設就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標準化建設過程中應將檔案數據庫建設作為重要方面，切實保障檔案數據收集的全面性、系統性和完整性。一是要重視標準化檔案數據庫建設。要結合檔案數據庫建設的實際需要，完善檔案數據庫的相關準入標準、運行標準、流程標準、開發標準、共享標準等等，切實保障大數據庫中的檔案數據的格式統一性，為后續檔案信息資源開發利用創造有利條件。二是結合大數據庫建設實際需要完善數據庫前后臺操作系統。要通過檢索技術引入、優化系統功能，在保障數據輸入準確性和完整性的基礎之上，進一步提升大數據庫檔案運行效率。三是要主動地引進現代信息技術，為檔案數據庫標準化建設提供完善的技術保障。一方面，要充分認識到大數據、云計算、人工智能技術對當前檔案管理工作產生的深刻影響，將現代信息技術與檔案標準化建設和大數據庫建設有機結合，為大數據庫建設提供更為先進的技術保障，進一步提升大數據庫建設質量。另一方面，要主動地樹立數據安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴守保密原則，切實保障大數據庫檔案信息安全，為后續標準化建設和相關工作開展奠定基礎。

2.3 加強檔案數字化管理宣傳

在企業不定期舉辦檔案數字化展覽、開辟有關檔案數字化的專欄、利用企業微信公眾號等多種方式加強檔案數字化工作的宣傳，真正做到讓檔案數字化管理意識深入人心。一是將檔案數字化工作明確到崗位，將責任落實到工作中的每一位成員。二是要不斷增強工作管理人員對檔案數字化的服務意識。要從服務人民群眾的宗旨出發，不斷嘗試為人民群眾服務的方法，真正做到對數字化檔案進行合理化地利用，不斷了解人們的需要，進而為廣大的人民群眾提供最為高效的檔案數字化管理服務，提高檔案數字化管理人員的責任意識與事業感，真正地為人們解決實際中出現的問題，排除他們工作中的后顧之憂。三是做好信息化方面的安全建設，國企可以結合自身的情況，如果體量相對較小，且信息的重要程度不高，可以讓相關的人員購置市面上常見的一些安全軟件等，維護當前數字化檔案的安全。如果本身的重要程度較高，且體量較大，最好是可以聯系網絡安全公司，定制符合自身情況的安全信息防火墻，從而保證自身的安全，實現對國企信息安全的維護。

2.4 加強技術人才的激勵

首先，加強數字檔案安全管理人員的專業培訓，著力發揮現有安全保障技術人才的積極作用，建立數字檔案人員定期繼續教育的工作機制，增加數字檔案從業者的知識儲備。積極開展專業知識培訓，要求相關管理人員掌握數字檔案安全的專業知識，熟悉信息系統的操作方法，具備進行數字檔案安全風險評估的能力。新時代數字檔案管理日趨復雜，還要組成復合型的數字檔案管理隊伍，實現各方面人才的緊密配合，提高數字檔案安全防控的效率。著力建立人員績效獎懲的機制，激發數字檔案安全管理人員的工作積極性，引導相關人員從事檔案安全的技術開發研究工作，通過改善薪資待遇達到吸引人才從事數字檔案安全工作目標。

2.5 建立健全數字化管理相關規章制度

持續對檔案管理制度進行完善，積極開展整理、存儲等各環節的有效管理工作，進而保障規范化開展管理工作。積極開設獎懲機制，對服務質量高、管理工作到位的個人和部門予以獎勵。進而使其主動性不斷被激發，與檔案管理在數字化方向發展的趨勢契合，最終達到增強檔案管理質量的目標。

3 結束語

綜上所述，伴隨著數字化技術的應用與推廣，檔案數字化建設逐漸成為檔案管理領域重要的發展趨勢。為了進一步改善檔案數字化建設現狀，需要充分考慮到數字化建設標準制訂的問題，通過數字化資源共享等方式來改善建設現狀、優化組織架構、提升人員隊伍建設水平，更好適應工作環境需求與發展需要，為確保檔案數字化建設質量創造良好條件。

參考文獻

[1] 葛新.數字化檔案管理中信息通信技術的應用[J].中國新技術新產品，2020（23）：117-119.