大數據背景下的高校人事檔案信息化建設研究

趙瑛月

摘要：為實現高效人事檔案信息化改革建設工作目標，該文將從大數據背景角度出發展開相關研究，主要論述大數據下檔案管理工作的特征，論證其信息化建設的重要性，然后指出高校人事檔案信息化現狀問題，最終提出檔案信息化建設的策略。采用文中策略，可以解決高校人事檔案信息化的現狀問題，實現信息化建設目標，目標實現后檔案工作符合大數據時代特征，相關工作質量將明顯提升。

關鍵詞：大數據高校人事檔案信息技術信息化建設

中圖分類號：G64文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2022）04（a）-0000-00

Research on the Information Construction of University Personnel Archives under the Background of Big Data

ZHAO Yingyue

（Changchun Polytechnic，Changchun，Jilin Province，130000 China）

Abstract：To achieve efficient personnel file information construction goal， this article will research from the Angle of the background of big data， this paper discusses mainly the large data file management features， the necessity of information construction， demonstrate the importance of information construction， points out that the present situation of college personnel archives information problem， finally put forward the strategies of the archives information construction. Adopting the strategy in this paper can solve the current situation of university personnel archives informatization and achieve the goal of informatization construction. After the realization of the goal， the archives work conforms to the characteristics of the big data era， and the quality of related work will be significantly improved.

Key Words：Big data;University personnel files;Information technology; Information construction

人事檔案管理是高校必須展開的一項工作，其關系到高校的人力資源管理、人力資源調度以及人力資源體系的發展，而人力資源的相關工作成果又對高校辦學工作有直接影響，因此做好高校人事檔案管理工作，有利于高校辦學質量提升。但大數據背景下，許多高校在高校人事檔案中遇到了困難，以往依賴人工的工作模式不再使用，因此高校需要對工作模式進行改革，信息化建設就是此目標下必須展開的工作，而高校在該項工作中同樣存在問題，因此如何進一步做好高校人事檔案信息化建設工作成為了一項值得思考的問題，對此有必要展開相關研究。

1大數據下高校人事檔案的特征

目前，大數據開始走入高校人事檔案工作，理論上借助大數據能夠提高工作整體質量，但大數據的介入對高校人事檔案造成了影響，這一點可以從人事檔案工作的特征上來進行分析，即大數據下高校人事檔案工作的特征是大數據庫，如人事檔案中記錄了大量的人事信息，而記錄這些信息的目的就是為了給校內其他部門工作提供信息服務，因此從職能定位上人事檔案管理部門相對于其他部門而言處于服務地位。在服務地位上，高校人事檔案管理部門自然要注意自身服務能力水平，不斷拔高水平上限是該部門所有工作人員的追求，但以往工作受限于人力局限性，服務能力上限難以提升，原因就在于檔案內的信息、數據量級越來越多，人工無法有效進行處理，也很難展開深入分析，這就導致相關工作質量低下，服務能力不增反減，讓許多相關工作人員苦惱。而在大數據指引下，人們可以將龐大的檔案信息匯總，生成檔案大數據，而后對該大數據體進行深入分析，分析結果將給其他部門提供更加準確的建議，因此大數據作用下高校人事檔案工作的服務質量上限明顯提高，說明大數據對相關工作有利[1]。

2高校人事檔案信息化現狀問題

2.1信息技術應用基礎差

首先，不少高校的人事檔案工作人員對于信息化技術的作用缺乏應有認識，工作中即使高校為其配備了相關設備，也依舊習慣使用傳統方法展開工作，普遍情況來看，多數工作人員只是簡單使用設備來保存檔案，卻并未建立檔案大數據，更不用說用信息技術進行檔案大數據處理或分析，除檔案保存以外，其他工作基本保持傳統態勢。同時，也有不少高校雖然引入了信息技術，但因為缺乏對信息技術的正確認識，所以在投入上有所欠缺，諸如某高校就僅僅是引入了常規電腦與網絡設備，沒有建立滿足大數據儲存的數據庫，這將限制信息技術作用發揮，不利于改革目標落實[2]。

其次，高校對于人事檔案信息化建設的看法比較簡單，認為需要保障信息技術功能、性能足夠強大，就能實現目標，因此改革側重與信息技術環境建設，反之忽略了工作人員的信息技術應用水平等重要事項，這種做法造成了信息化建設上下不匹配的問題，信息技術的許多功能都無法投入實際工作。例如某高校在信息化建設中就沒有展開人員培訓，但卻建立了高技術水平的信息化人事檔案管理系統，故受限于人員技能水平，系統的實際使用頻率、作用性程度都遠低于預期。另外，部分高校在信息化建設中并不會去建立信息化系統，導致系統使用十分不便，諸如某校就沒有建立相關系統，導致其他部門要獲取檔案信息，必須經檔案工作人員之手，而工作人員又要根據部門要求進行信息搜索、處理、分析，效率緩慢。結合以上論述，可見高校信息技術的應用基礎較差[3]。

2.2忽視檔案信息化建設的安全性問題

雖然相比于傳統檔案，信息格式檔案具有諸多優勢，但信息技術的介入會帶來一些安全性問題，這些問題一旦爆發，有可能導致高校人事檔案內的信息外泄，這對高校的形象、運作等都有非常嚴重的影響，高校理應引起重視。但不少高校太過關注信息技術對檔案工作的作用，沒有發現信息技術帶來的安全問題，因此內部缺乏對應的安全防護體系，具體表現為：第一，高校并未在信息設備、網絡環境中設置高標準的信息安全防護軟件，常用軟件都缺乏針對性，防護作用程度相對較低;第二，高校并未展開安全防護意識培訓工作，導致工作人員缺乏對應的意識，諸如某些工作人員明明知道信息備份功能，卻在工作中很少使用該功能來備份檔案信息，這種情況下一旦發生安全性問題，就會導致檔案信息遺失[4];第三，高校沒有改進檔案信息安全管理的相關制度，諸如某高校依舊沿用傳統制度，讓檔案工作部門專職負責安全管理工作，而信息技術作用下檔案信息安全問題的誘發原因非常多，校內所有部門都可能成為問題發生地，故傳統制度并未指明其他部門在安全防護方面的責任，說明傳統制度無法全面保障檔案信息安全，整體不完善。

3高校檔案信息化建設策略

3.1消除問題的策略

面對高校檔案信息技術應用基礎差的問題，高校就要從人力資源管理與開發投入、人力資源技能培訓與安全防護體系建設兩個角度出發，采用相關策略來夯實基礎，具體內容如下。

3.1.1人力資源管理與開發投入

人力資源管理的目的是調動檔案工作人員的個人意識，讓他們知道傳統工作模式在信息化建設改革下已經不再適用，必須改革，同時也提高工作人員對信息技術的重視程度，這樣才能夯實信息技術應用基礎[5]。從這一角度出發，高校應當針對人事檔案有關部門中各個崗位的職能提出對應的工作要求，要求中要明確指出圍繞信息技術展開工作的規范，諸如所有人事檔案都必須經信息系統保存，系統內要有檔案記錄，或者在提供服務時，必須給出信息數據分析過程與結果（傳統模式下往往都是只提供結果，或只提供原始數據信息），又或者提出工作效率等方面的要求，這些要求的提出會讓習慣于傳統工作模式的工作人員感到不適應，轉而發現信息技術能夠給自己提供工作上的幫助，讓工作成果滿足當下要求，逐漸工作人員就會對信息技術保持足夠多的重視，慢慢會接受信息技術。

3.1.2人力資源技能培訓與安全防護體系建設

著眼于高校檔案信息安全防護力度不足的問題，高校應當展開安全防護體系建設工作，過程中首先要先設立安全防護力度標準，這一點可以結合現代信息安全技術的特性來設立，即現代信息安全技術與以往技術不同，其安全防護力度標準并不固定，原因在于先進技術具有自主學習能力，每次遭遇無法識別的攻擊都會將其機制記錄下來，然后在不斷分析，剖析其中原理，那么在下一次遇到相同攻擊之后就可以直接識別，由此提供有效防護，同時技術本身還具有完善的防護邏輯，第一次面對無法識別攻擊時，會將其定義為“疑似威脅”，將對其進行持續性的控制，期間攻擊程序不會造成影響，直到完全剖析后對程序進行定義之后才會進行處理[6]。這一基礎上，高校在大數據支撐下也可以引入此類技術，以技術動態化標準為基礎，可有效提高安全防護力度，避免各種惡意攻擊。其次因為在安全防護中各種防護舉措的決策權依舊把握在人工手中，所以高校在建立了對應的防護軟件之后，還要對人工進行安全防護教育，并提出對應的工作要求，諸如要求所有工作人員通過軟件發現“疑似威脅”的程序之后，不能選擇“忽略”等帶有認可意義的選項（除非人員能確認程序沒有任何威脅，但無論如何只要人員選擇了帶有認可意義的選項，之后若出現問題就要對問題負責，這一點要明確在規范要求中指出），并且要做好檔案信息備份工作等[7]。通過這些方式，人工加防護軟件的防護力度得到了全面提升，高校就成功建設了完善的安全防護體系。

3.2信息技術與大數據結合

為了讓信息技術與大數據結合，高校需要展開三項工作，具體如下。

3.2.1建構檔案管理系統

高校應當使用大數據技術（即大數據+信息技術）來建構電子化檔案管理系統，這是實現信息技術與大數據結合的第一步。具體方法上，高校可以以B/S架構為基礎，采用Java語言進行編程，同步深入開發SQL數據庫，或者直接選擇云數據庫，再設置數據庫內部功能，諸如數據分類、關鍵詞檢索等，以便系統使用。最后在進行應用層設計，即從不同用戶角度出發，考慮他們在使用檔案管理系統時的需求，由此開發對應的功能，集成后即可生成應用層，諸如用戶需要登錄后才能訪問系統數據，那么系統就要具備登錄窗口、登錄審驗邏輯等功能架構。

3.2.2注意數據規范

高校在通過信息技術挖掘檔案大數據價值時，常常會遇到不規范數據，諸如錯誤數據、重復數據等，這些數據可能會導致系統運作效率變慢，也可能使得數據分析結果出錯，因此高校要注意數據規范[8]。面對這一要求，高校在系統中應當設立預處理機制，并配置數據規范目標，這樣系統獲取相關數據之后，會根據標準模板來檢測數據是否符合規范，所有不合規范的數據會被提出，由人工處理（這一部分數據量級不高，人工可以應對）。

4結語

綜上，大數據背景下高校必須展開人事檔案信息化建設工作，否則檔案工作質量無法滿足當下要求，而許多高校在信息化建設工作中存在問題，不利于信息技術發揮，因此高校要深入分析這些問題，再采用對應策略解決問題、推進信息化建設發展，使得信息技術與大數據結合，這樣利用信息技術即可發揮大數據作用，提高人事檔案服務水平。

參考文獻

[1]張紅，龐波.大數據視域下高校人事檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外，2021（10）：7-9.

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[3]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，39（4）：157-161.

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[5]楊瑩琨，陳善平.區塊鏈技術在體育檔案管理中的應用與挑戰[J].當代體育科技，2020，10（8）：229-232.

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[8]金滿銀.大數據視域下高校人事檔案信息化建設的思與行[J].機電兵船檔案，2019（3）：101-104.